行政组织部门职能管理规定.doc

类别西安诚信物业管理有限责任公司行政管理工作手册编号CXWY1.3.6-2007标题行政组织部门职能管理规定版本A/1行政组织部门职能管理规定1 目的为健全公司的组织制度，确保公司的科学运作，特制定本条例。2 适用范围本规定适用于西安诚信物业管理有限责任公司的组织机构设置、编制、调整管理工作。3 管理职责3.1上级公司负责本公司总经理组织机构的审核、批准、负责总经理、副总经理、财务部经理的聘用和解聘，以及考核。3.2 公司总经理负责公司组织机构的拟定和申报、调整申报；公司其他部门经理的聘用和解聘由公司总经理提名，经本公司行政人事部考察评定后，由所属公司总经理聘任与解聘，上报总公司审查、备案。3.3 公司行政人事部负责公司组织机构的拟订，上报总经理，负责定期考核结果汇编、整理和上报。各部门经理及员工的考核，由分管领导和员工所在部门经理负责。4 程序和要求4.1 组织机构的设置的目标和原则4.1.1 公司以决策科学化、投资专业化、管理现代化、效益最大化为目标，依靠全体员工，不断改善管理。4.1.2 公司尽量精减机构，提高办事效率。4.1.3 公司实行岗位责任制，坚持因事设岗，定岗定编，分工协作，统一指挥的原则。4.1.4 所属公司的组织架构、职位、职数以及员工编制、岗位增减须依据公司规模上报编制计划和增减变动报告，总公司审核同意后方可实行。岗位描述、权责范围、业绩标准以及考核办法等资料报总公司备案。4.2 公司组织机构的设置4.2.1公司设立总经理职务，全面领导公司的各项业务工作。4.2.2公司在总经理职务下设立副总经理和总经理助理。4.2.3 公司部门设立：行政人事部、财务部、品质管理部、物业管理处，物业管理处下设客户服务部、工程部、安保部。4.2.4 行政人事部、财务部归总经理直接领导，其它各部门归有关领导分管。4.2.5 各部门架构a) 行政人事部、定编6名部门经理1名、人事管理员1名、文员1名、采购员、库管员1名、司机1名。b) 财务部：定编2名部门经理兼会计1名；出纳员1名。c) 品质管理部、定编1名质量管理员1名。d) 物业管理处： 由公司副总经理和总经理助理兼管理处经理和副经理。e) 客户服务部、定编若干，岗位如下：部门经理1名、物业管理员、经营管理员、保洁部主管、保洁班长、保洁员、绿化员、文花资料员。f) 工程部部门经理1名、日常维修班长1名、运行维护班长1名、运行工和维修技工若干。g) 安保部部门经理1名，消防管理员1名、协防班长3名、协防员和监控员若干名。4.3 岗位责任要求4.3.1各部门负责人对部门各岗位制定详细的岗位要求，行为准则，细则和规章报行政人事部，并具体负责部门员工的工作考核。4.3.2 各岗位人选实行公开竞争，择优录取的原则，最后由高管层决定聘用，签订劳动合同书。4.3.3 各岗位根据工作量适宜原则，以岗定员，财务人员和收费人员要严格考核、录用。4.3.4 各岗位人员外出或请假，其主管应指定他人暂时代理其岗位。各岗位不得因人员流动造成缺岗。4.4 组织结构图4.5公司部门职能4.5.1总（副总）经理室4.5.2总经理助理室a)协助总经理、副总经理处理日常工作，负责协调、督导、检查各部门、各管理处工作。b)公司工作标准化管理的策划、督导和管理；重点分管品质管理部工作、领导全面实施ISO9001、ISO14001管理体系，提升公司服务管理质量。c)审核公司项目维修保养计划、费用预算、验收付款等方面工作的控制管理。对维修保养作业规范的贯彻执行进行检查、督导。d)参与审核公司各类合同；参与委外项目（协议）的谈判、签约；对各管理处委外服务项目督导、审核。e)负责公司对外宣传、联系、协调与沟通；负责新接管项目市场相关信息的收集、研究，组织编制物业管理方案和费用测算，负责项目前期物业管理筹备工作。f)履行总经理、副总经理交办的其他工作，做好与其他部门的协调工作。4.5.3行政人事部a)履行总经理室、总经理办公会议和司务会议的决定，完成部门工作目标。b)负责公司工作计划、总结、简报等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发、登记工作，做好印鉴的管理及安排好公司公务用车等工作。c)安排公司会议计划，做好会议记录，整理会议纪要。d)负责行政、人事等档案、合同和有关资料管理工作。e)上级公司信息联系及横向与各部门信息处理的反馈。f)协调公司总部的正常运行的工作秩序及有关保障管理工作；公司安全管理工作的实施。g)拟定并组织实施公司人力资源管理制度；部门及现场管理人员、技术人员的考核与评价的策划、实施；对公司新近员工进行跟踪考核与测评。h)公司招聘、选拔工作的组织实施及其他工作；根据发展规划，负责后备管理人员、技术人员的选拔、培养、跟踪测评及总体评价的实施。i)拟定公司年度培训计划并组织实施。 j)负责公司计划申购类物资采购、供应、库房管理工作。k)参与企业标准化工作，制定本部门的标准手册，参与制定涉及本部门（与相关部门）的标准手册。4.5.4品质管理部a)履行总经理室、总经理办公会议和司务会议的决定，完成部门工作目标。b)负责公司工作计划、总结、简报等各类文件的起草、审核、打印、复印、分发、登记工作，做好印鉴的管理及安排好公司公务用车等工作。c)公司工作标准化手册、ISO9001、ISO14001管理体系的策划、运行管理、保持和持续改进工作。d)公司的业户服务、维修、安保、保洁、绿化等服务的质量管理。e)全面实施公司工作标准化，协助总经理助理室草拟公司业户服务、安保、保洁、绿化、房屋设备维修保养等服务标准与作业标准，负责日常运行指导、检查、督导等工作。f)公司品牌、形象、标识管理的计划拟定、实施与督导。g)草拟公司服务质量管理制度，制定投诉处理办法，业户满意度测评与统计办法、管理质量要求等，并严格付诸实施。h)公严格执行服务质量信息的采集、整理、统计汇总、反馈与发布等工作。i)对管理处质量指标、达标创优及整改措施等的检查与考核，对不合格项开出定期整改通知单。j)根据物业管理服务工作实施情况对服务标准与作业标准的提升、补充、修改与调整，并予以指导、实施。k)参与新接物业管理项目的交接、验收，参与前期的物业管理工作。l)参与管理处大、中修理项目的工程预、决算，并根据协议内容组织、监督委外项目的实施，以确保工程质量；参与公司大型物资采购。m)参与企业标准化工作，制定本部门的标准手册，参与制定涉及本部门（与本部门相关）的标准手册。n)履行总经理室和分管领导交办的工作，做好与其他部门的协调工作。4.5.5财务部a)履行总经理室、总经理办公会议和司务会议的决定，完成部门工作目标。b)根据企业发展前景和实际状况，进行公司的全面预算和单项预算的编制、执行、监督的管理，进行计划目标的分解，加强公司二级核算管理。c)实施公司资产及资本运作的计划。d)合理设置会计科目、会计报表，做好登账、核账、汇账，加强会计电算化管理，有效地做好核算工作。e)熟悉公司及各管理处经营管理状况，收集会计信息，做好计划统计和财务分析，为改善企业内部的经营管理和提高经济效益服务。f)合理安排资金，加强应收款、应付款的管理，控制现金流量，进行资金调控。g)监督企业经营活动，及时发现风险，向总经理室提出解决问题的可行性方案，做好企业决策的参谋。h)建立内部稽核制度，保证会计核算过程的合理、合法。i)做好财务决算工作，做好工资的核算与发放，加强纳税管理。j)做好各类收支项目的审核、管理工作。k)加强对管理处核算收费人员的选派和调配，进行业务指导和监督。l)参与标准化工作，制定本部门的工作标准化手册，参与制定涉及本部门（与本部门相关）的标准手册。m)全面实施标准化手册，贯彻ISO9001、ISO14001管理体系标准。n)履行总经理室交办的工作，做好与其他部门的协调工作。4.5.6管理处职能a)贯彻执行公司经营方针、质量方针、环保方针和目标，落实各项规章制度。b)制定管理处年度、季度和月度工作计划。做好收入和各类费用的核算和控制。c)按照企业服务标准、工作标准、作业标准、管理标准要求进行区域物业管理运作，不断提高物业挂历服务质量和物业形象，满足物业管理服务委托方和业户的需求。d)凡属于公司ISO管理体系认证范围的管理处，要严格贯彻企业标准体系得相关要求，保证企业标准有效运行并持续改进，确保通过年度外部审核。e)参与企业标准化工作，制定本管理处的企业标准，参与制定涉及本管理处（与本管理处相关）的企业标准。f)对物业设备设施精心维修保养，提高性能，确保安全运行，使设备保值。在物业接管后，协助相关方解决遗留问题。g)加强物业安全防火管理，落实各项安全防范措施，确保物业和业户的生命财产安全。h)加强管理处内部沟通，定期召开管理处工作例会，掌握业户信息，检查、推进