山东外贸职业学院归档类目及保管期限.doc

膃螀衿膀芅薃螅腿莈螈螁膈薀蚁肀膇芀蒄羆膆莂虿袂膅蒄蒂螈膅膄蚈蚄芄芆蒀羂芃荿蚆袈节蒁葿袄芁芁螄螀芀莃薇聿艿蒅螂羅艿薈薅袁芈芇螁螇羄莀薄蚃羃蒂蝿羁羃膁薂羇羂莄袇袃羁蒆蚀蝿羀薈蒃肈罿芈蚈羄羈莀蒁袀肇蒃蚇螆肇膂蒀蚂肆芅蚅肁肅蒇蒈羇肄蕿螃袃肃艿薆螈肂莁螂蚄肁蒄薄羃膁膃螀衿膀芅薃螅腿莈螈螁膈薀蚁肀膇芀蒄羆膆莂虿袂膅蒄蒂螈膅膄蚈蚄芄芆蒀羂芃荿蚆袈节蒁葿袄芁芁螄螀芀莃薇聿艿蒅螂羅艿薈薅袁芈芇螁螇羄莀薄蚃羃蒂蝿羁羃膁薂羇羂莄袇袃羁蒆蚀蝿羀薈蒃肈罿芈蚈羄羈莀蒁袀肇蒃蚇螆肇膂蒀蚂肆芅蚅肁肅蒇蒈羇肄蕿螃袃肃艿薆螈肂莁螂蚄肁蒄薄羃膁膃螀衿膀芅薃螅腿莈螈螁膈薀蚁肀膇芀蒄羆膆莂虿袂膅蒄蒂螈膅膄蚈蚄芄芆蒀羂芃荿蚆袈节蒁葿袄芁芁螄螀芀莃薇聿艿蒅螂羅艿薈薅袁芈芇螁螇羄莀薄蚃羃蒂蝿羁羃膁薂羇羂莄袇袃羁蒆蚀蝿羀薈蒃肈罿芈蚈羄羈莀蒁袀肇蒃蚇螆肇膂蒀蚂肆芅蚅肁肅蒇蒈羇肄蕿螃袃肃艿薆螈肂莁螂蚄肁蒄薄羃膁膃螀衿膀芅薃螅腿莈螈螁膈薀蚁肀 虿袀肆莃薅衿膈膆蒁袈袈莁莇羈羀膄蚆羇肂莀薂羆膅膂蒈羅羄莈蒄薁肇芁莀薁腿蒆虿薀衿艿薅蕿羁蒅蒁薈肃芇莇 山东外贸职业学院归档类目及保管期限一、党群类（DQ）归档部门归档类目名称保管期限备注党委办公室DQ11 党务综合 1、上级党委有关党的建设、会议纪要、通知、报告及领导讲话等文件材料（1）针对学院工作的（2）需要学院长期执行的（3）短期需要参照执行的永久长期短期2、党委名义上报上级的请示、报告及批复 （1）重要的 （2）一般的永久长期3、学院党委发布的决定、办法、通报、通知等（1）重要的（2）学院需要长期贯彻执行的（3）短期内执行的永久长期短期4、学院党代会（1）学院党委向上级的请示、报告及上级批复（2）大会主席团、秘书长、代表列席代表名单、候选人登记表、情况介绍等；（3）大会日程安排、通知、发言稿、领导讲话稿、大会选举办法等；（4）大会提案及办理、会议通过文件、大会决议、选举结果等；（5）大会及小组会议记录、纪要永久长期永久永久长期5、学院党委、党政联席会、党委中心组、党委民主生活会会议记录永久6、党委工作计划、报告、总结永久7、上级党委视察、调研、检查学院工作形成的文件材料长期8、党委工作简报永久9、党群系统启用（废止）印章的文件和印模永久10、党群系统重要统计材料永久11、党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿12、重要的群众来信、来访及处理材料永久长期纪委监察 DQ12 纪检1、上级纪委、监察机关关于纪检、监察工作的文件（针对学院）长期2、纪委工作报告、总结长期3、党风廉政建设、领导干部廉洁自律文件材料长期4、党员处分、复查等材料长期组织处 DQ13 组织1、 上级有关组织工作的指示、决定、通知等文件（1）针对 （2）一般长期短期2、学院组织机构设置、变动报告、决定、批复等永久3、副处级以上干部任免、调动、离休报告、决定、批复、通知等永久4、科级干部的考核、任免长期5、表彰和奖励优秀党员、先进基层等文件永久6、总支、支部改选报告、审批材料长期7、各总支、支部委员名册8、党员名册永久永久DQ14 宣传教育宣传部1、上级关于宣传工作的文件：针对学院或有参照意义的长/短2、学院宣传工作计划、总结长期3、山东外贸职业学院报永久4、反映本院重大活动的剪报、新闻报道等永久5、省高校思想政治教育优秀成果的通知、上报材料及获奖批复长/短6、学院师生员工政治理论学习、工作中形成的通知、简报、计划等长期学工部1、本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例长期统战部DQ15 统战工作1、上级针对学院关于统战工作的文件长期2、学院人大代表、政协委员名单长期3、各民主党派成员和负责人名册长期工会DQ16 工会1、 上级工会针对本院的有关文件 重要的 长期2、院工会年度工作计划、总结长期3、上级表彰工会先进集体及个人的文件、名单长期4、教职工代表大会、工会会员代表大会文件材料：通知、会议日程、主席团名单、开幕闭幕词、领导讲话、工作报告、会议纪要、决议、总结、选举结果及上报批复、提案，讨论通过的文件、照片。长期团委DQ17 团委、各系（部）1、上级有关针对学院共青团工作的文件长期2、学院团代会文件材料大会通知、名单、工作报告、决议、领导讲话、选举结果、大会讨论通过的文件、主席团会议记录、长期3、院团委年度工作计划、总结长期4、表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件长期二、行政类（XZ）归档部门归档类目名称保管期限备注院长办公室XZ11 行政综合1、上级机关颁发的高校行政管理综合性文件材料（1）针对学院且重要的文件/需要长期参照执行的（2）短期内参考的永/长短期2、以学院名义给上级机关的请示、报告及上级的批复 重要的/一般的永/长3、全院性的规章制度（规定、办法、条例、暂行办法等）（1）重要的（2）一般的永久长/短4、院长办公会、专项会议、中层干部会议记录、纪要永久5、学院历史沿革、情况介绍（上级批准成立、合并撤销、更改名称材料）永久6、学院行政工作要点、总结永久7、院领导在重要会议上的讲话及参加校外会议的发言材料长期8、学院评估材料永久9、高等学校基层统计报表永久10、学院大事记永久11、启用印章的文件及印模永久12、院历表 长期校友办1、校庆工作材料(1)校庆筹备期间形成的材料(人员安排、校庆方案等)(2)校庆活动日程表、校友名单、贺信等(3)会上领导讲话稿、会议记录2、校友其他工作材料长期长期长期短期人事处XZ12 人事1、上级机关有关人事工作的文件针对学院需要长期参照执行/短期内参照的长/短2、 关于机构编制规划和上级批复永久3、院内机构设置、变化的文件永久4、人事、劳资等上报统计报表永久5、表彰先进集体、教职工、评先优、考核工作文件长期6、处分教职工文件及撤销处分的文件材料长期7、学院关于师资工作文件长/短8、学院教职工名册永久9、教职工聘用、调入文件长期10、教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期11、教职工辞、退职、出国文件材料（学院发文）长期12、临时工花名册短期13、质量手册、程序文件、岗位工作职责及修改版等长期14、质量管理工作中形成的文件材料长期财务 审计处 XZ13 审计1、上级部门针对本院审计工作的文件/一般长/短2、学院审计工作的规章制度长期3、学院及金桥学校等审计报告长期4、干部离任经济责任审计报告永久5、对本院有关单位审计的报告、结论等长期安全保卫处XZ14 保卫1、上级有关治安、保卫、安全、消防等工作的文件(针对本院)长期2、学院安全保卫工作有关的材料长期3、评为市级以上先进材料长期总务处XZ15 总务1、上级有关总务工作的文件短期2、学院总务工作的各项规章制度长期3、学院食堂有关文件长/短4、学院维修、翻造、拆迁等问题的请示、报告、批复长期5、 学院有关合同 重要/一般 长/短国资办6、 学院招标文件永久7、 学院资产统计报表永久 XZ16 档案、图书院长 办公室 (档案室)1、 上级有关档案工作的文件2、学院档案管理工作的规章制度3、档案工作统计报表4、档案鉴定销毁清册、报告等长/短长期永久永久图书馆1、 学院图书馆发展规划永久三、教学类（JX）归档部门归档类目名称保管期限备注教务与科研处 JX11 综合1、上级针对学院教学工作的文件材料 长期执行/短期参照长/短2、教学管理工作规章制度 长期3、教学改革、学制等方面的规定、办法 永久4、教学大检查材料短期5、 院级教学工作会议形成的文件材料长期6、获优秀教学成果奖、优秀教学奖文件长期JX12 学科与实验室建设1、增设专业设置文件的请示、批复长期2、质量工程申报、审批材料、上级批复永久3、实验室建设统计报表永久教务与科研处（招生办）JX13 招生1、上级有关招生工作的文件（针对本院）长期2、教育事业计划、学院招生计划长期3、录取新生名册长期4、学院招生工作总结短期5、招生简章短期成教处1、对外交流合作办学等活动中形成协议、合同、备忘录等材料长/短2、与金桥学校相关文件材料长/短JX14 学籍管理教务与科研处1、学生学籍卡片（附学院进修生名单）永久2、学生成绩总册永久3、学院毕业生名单及毕业证书编号永久4、学生学籍变更材料（休学、复学、转学、退学等）长期学工处1、上级关于学生工作、奖贷学金工作、助学金工作、特困生工作的文件 针对我院/短期参考价值长/短2、学生开学、毕业典礼、军训等大会日程、讲话文件长期3、学生奖励材料（海程邦达、如隆奖学金日程安排、讲话）长期4、学生处分材料、撤销处分材料长期JX15 课堂教学与教学实践1、课程表长期学工处（就业指导中心）JX16 毕业生1、上级有关毕业生分配的文件 针对我院/短期内参考价值长/短2、毕业生工作计划、总结长期3、毕业生就业工作调配表永久4、毕业生质量跟踪调查材料 短期教务与科研处JX17 教材及系存教学类档案1、各系、部、各专业使用教材目录长期各系(部)1、各系部年度工作计划、总结短期2、参加市级、院级运动会材料（秩序册、奖杯等）长期四、科研类（KY）归档部门归档类目名称保管期限备注教务与科研处 KY11 综合1、上级关于科研工作指示文件和会议文件长/短2、科研工作管理规定、办法长期3、科研经费申请、报告及上级批复文件长期4、学院年度科研统计表（学院内部） 长期5、学院年度获奖项目统计表及获奖证书复印件永久6、论文（SCI、核心期刊发表）、论著（编著）、教材等或证书的复印件永久7、学院年度科研成果奖励统计表永久KY12 科研立项 KY12-1 科研立项准备阶段1、科研立项申请书（原件）长期2、科研立项审批材料（审批代表名单、会议记录、审批意见）长期KY12-2 科研立项研究实验阶段1、科研立项中期检查表长期2、科研立项经费拨付情况说明长期3、计划执行调整或撤销报告长期KY12-3 科研立项总结鉴定阶段1、科研立项结题报告长期2、研究成果（复印件）长期3、科研立项鉴定材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期五、基建类（JJ）归档部门归档类目名称保管期限备注基建JJ11 综合1、上级有关基建工作的文件长/短2、基建工作规章制度长期3、全院性总体规划、设计总平面图永久4、基建工作统计报表永久5、水、电、气管道分布图永久6、地质勘探、地形测量材料永久JJ12-1 可行性研究1、项目建议书及上级批复永久2、 可行性研究报告永久3、 项目评估永久4、 设计任务书及计划书永久5、 上级审图办意见书永久JJ12-2 设计基础1、工程地质、水文地质、勘察设计、报告永久2、水文、气象、地震等其他设计基础材料永久JJ12-3 设计文件1、 初步设计文件及批复永久2、 技术设计永久3、 施工图设计短期4、 技术秘密材料、专利文件永久5、 设计计算书长期6、 总体规划设计永久7、 设计评价、鉴定、审批长期JJ12-4 工程管理文件1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿、说明永久2、 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3、 与施工相关合同永久4、 与工程相关的协议书永久5、 产权证书永久JJ12-5 施工1、土地施工文件（1） 开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要（2） 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施（3） 原材料及构件出厂证明、质量鉴定（4） 建筑材料实验报告（5） 设计变更、工程更改洽商（6） 土建施工定位测量地质勘察（7） 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图（8） 隐蔽工程验收记录（9） 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告（10） 分项、分单位工程抽量检查、评定（11） 交工验收记录证明（12） 竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期永久永久永久永久永久长期长期永久2、设备及管安装施工文件（1） 开工报告、工程技术要求、图纸会审纪要（2） 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3） 焊接试验记录、报告、施工检验（4） 隐蔽工程检查验收记录（5） 强度、密闭性试验报告（6） 设备调试记录（7） 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告（8） 系统调试、实验记录（9） 竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期长期短期长期长期长期3、电气、登记表安装施工文件（1） 开工报告、工程技术要求、图纸会审（2） 设计变更、工程更改洽商单、材料、设备代用审批（3） 调试记录（4） 施工安装记录、质量检查评定、故事处理报告（5） 电气装置交接记录（6） 竣工报告、竣工验收报告短期长期长期长期短期长期JJ12-6 竣工验收1、竣工验收报告永久2、全部竣工图纸永久3、质量评审材料永久4、竣工验收会议决议文件永久六、设备类（SB）归档部门归档类目名称保管期限备注国资办、归口部门SB11 综合1、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长/短2、学院仪器、设备管理的规章制度长期3、学院设备购置计划、报告及经费分配方案长期4、固定资产管理、报废、转让及固定资产的清查、上报的文件材料长期SB12 仪器设备项目1、申购报告、计划、论证报告（记录等）长期2、上级或主管领导批复和准购批示长期3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等长期4、开箱记录及装箱单（5万元以上）长期5、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单（5万元以上）长期6、 验收报告及文件材料（5万元以上）长期7、 索赔来往函件及结果文件（5万元以上）长期8、 设备说明书及全套随机文件材料与设备共存9、 使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存10、重大事故的调查分析及处理意见与设备共存七、出版类（CB）归档部门归档类目名称保管期限备注1、上级有关编辑出版工作的文件长/短2、学院编辑出版工作规章制度长期3、山东外贸教育正本、底稿永/长4、山东对外贸易形势报告正本永久八、外事类（WS）归档部门归档类目名称保管期限备注教务与科研处WS11 综合1、上级关于外事方面的文件材料长/短2、学院外事工作总结长期3、外事工作统计报表永久WS12 出国（境）长期1、上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2、学院领导等出国（境）考察、访问的请示、批复及访问材料长期WS13 来校1、外籍教师与我院签订的合同、协议长期2、外国各界人士来我院参观访问的文件材料长期3、来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期WS14 国际合作与会议1、中外合作校际交流协议、合同、备忘录永久九、财会类（CK）归档部门归档类目名称保管期限备注财务审计处CK11 综合1、上级有关针对学院财务工作的文件材料长/短2、学院财务管理规定、计划、总结长期3、学院有关财务方面的文件材料长/短4、财会档案销毁清册长期CK12 会计报表1、决算报表永久2、预算会计报表 长期CK13 会计帐簿（财务档案室存档）1、总帐长期2、明细帐短期3、学院专项基金帐簿短期4、日记帐其中：现金、银行存款日记帐短期长期5、固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管五年）短期CK14 会计凭证（财务档案室存档）1、会计凭证短期CK15 工资清册（财务档案室存档）1、工资发放名册永久 十、声像类（照片ZP）归档部门归档类目名称保管期限备注宣传部及产生声像材料的各部门一、重要会议、活动、参观视察1、重要会议：学院党代会、职代会、团代会、先进表彰大会及有关党政方面的其它重大会议（开幕式、闭幕式、会议情况等）永久2、重大活动：校庆、教师节大会、重大节庆活动、重大展览等长期3、上级领导来院视察活动场面永久4、学院党政领导出访考察活动场面永久5、兄弟院校代表团来校活动场面长期6、院内举办其他重要活动长期二、教学1、学生开学、毕业典礼、军训等场面长期2、学代会、三好学生、先进班级、海程邦达及如隆奖金等表彰会的场面长期3、历届学生毕业合影、名单永久4、教授或在学术上造诣较深的教师授课、学生听课、师生共同探索教与学的改革等场面长期5、学生参加实习、社会实践等场面长期6、学生参加市级以上举办的各种竞赛活动获奖场面长期7、有代表性实验室、电化教学、教室等场景长期8、建立实训基地等合作揭牌仪式长期9、各系、部举办的重要的教学活动、比赛等场面长期10、团委举办的重要的校外活动长期三、科研1、学术活动：指本院召开的重要科研工作会议（包括