《行政管理手册》doc版.doc

行政管理手册目录10公司管理规定11办公区域保安、防火措施12钥匙的编配管理规定13张贴告示管理规定14清理桌面管理规定15清洁卫生管理规定16抽烟管理规定17接听电话规定20行政服务规定21接待工作管理规定22车辆管理规定23文件收发管理规定24办公用品管理规定25图书管理规定26预定酒店管理规定27预定机票管理规定28名片印制管理规定30设备管理规定31会议室及设备使用管理规定32固定资产管理规定33传呼机/手机使用管理规定34电话的使用管理规定10公司管理规定1 1办公区域保安、防火措施-公司的安全、防火保卫工作由行政部统一负责，行政部专人定期对公司的安全、防火、保卫进行检查并认真做好记录，对发现的隐患和问题要责成有关责任者限期整改，并向行政部总负责人汇报结果。-鉴于保安理由，公司必须控制进出办公室的人仕。所有访客，须在接待处登记等候，在本公司员工陪同下并领取VISITOR卡后，才可进入办公区域。-电脑室只准电脑部、行政部及特许的同事进入。-如因公务须在非办公时间加班或回办公室，必须预先通知其部门主管及行政部。-所有同事必须使用职员出入证进出办公室，以便记录完整的进出记录。-如遗失职员证，行政部可给予补办，但需自行付费50元整。-请勿让陌生人跟随进入办公区域。-会议室、监视室及培训室的人负责开启、关闭所有门，并负责清洁工作。如须在晚间10：00后或假期使用，需提前向行政部办理借用钥匙手续，并由最后离开的同事负责把灯关掉、门锁上。1 2钥匙的编配管理规定-每个员工都会分配一张职员证及所用抽屉的钥匙，员工须签收确认。-每天下班前同事们必须把所有抽屉及文件柜锁好。-所有同事必须把公司的职员证及钥匙保存好。如有遗失者应立即通知其部门主管及行政部，以便尽快采取补救及防御措施。-所有公司给予的钥匙及职员证，必须在离职时全数归还。1 3张贴告示管理规定-除人力资源部及员工俱乐部的文件/海报外，所有张贴在报告板上的通告必须经行政部统筹安排。-所有报告板上的通告，会张贴三天或在事件完结后除下。1 4清理桌面管理规定-清理办公桌的目的是为了加强专业道德及形象、防止因疏忽或故意而泄露公司信息或受访者资料，灌输高质的工作习惯。-当员工离开工作岗位超过1小时时间，例如吃午饭、开会和做完工作后，工作文件和数据应适当盖上，以免放在桌面上的敏感和机密的数据可能被来访者看见。-每天下班前，文件应整理好放进抽屉/柜子里锁上，桌面上下不得留有任何文件。-在进行数据处理时，载有受访者数据的问卷应放置于工作流程范围或存放范围内，适当的装好和盖上（用纸张盖上并扎好）。在进行数据处理时，不得将零散的问卷放置一边不管。-任何资料，包括问卷、调查表都不允许放在公开的地方或过道里。-个人物品不得滥用工作空间过度放置，以致影响正常储存用途和公司整洁形象。-近期文件的保存：建议用电脑存档文件取代打印件，文件的归档应避免重复，每部门应建立起其归档制度，以便查阅。-非近文件的保存：保存参考文件的时间应与其相应的专业规定一致。非近期文件应由行政部保存于仓库或公司规定的存放范围。1 5清洁卫生管理规定-整个办公区域的卫生由行政部两个清洁工负责，其上班时间为：早班：早7：00至16：00；午班：13：00至22：00。-办公区域严禁用餐，以确保办公室的整洁。-为减低室外灰尘污染及保持办公室正常空调气温，请保持窗户关闭。-非空调供应时间内，可打开一些窗户，让新鲜空气进入，但切记要在离开前关上窗户。1 6抽烟管理规定-办公室内所有地方（包括茶水间）是禁止抽烟的。如需抽烟只可在大厦梯间进行。-如因工作上需要，例如：香烟味道测试，须在独立房间或会议室内进行，以减低影响其他同事的工作。-对于违反规定的，行政部有权给予严肃处理。1 7电话接听规定-在应接外线电话时，必须用公司礼貌用语：“Good Morning/Good Afternoon百友利通”。-在接内线电话时应报以或部门名称。如：您好，前台/行政部。-如遇到自己不能准确回答的问题，应请有关