《生意经使用手册》doc版.doc

目录目录 第一章 使用前的设置.1 第二章 功能介绍11 21 系统设置 .11 2.1.1基本参数设置12 2.1.2基本信息13 2.1.3系统维护15 2.2后台管理17 2.2.1基本信息18 2.2.2销售政策23 2.2.3应付款管理26 2.2.4批发销售31 2.2.5订单及在途商品32 2.2.6进货管理33 2.2.7调拔管理36 2.2.8会员管理36 2.2.9销售管理40 2.2.10库存管理41 2.3经理查询48 2.4前台管理51 2.4.1前台参数设置51 2.4.2前台销售模块53 2.4.3前台按键说明55 第三章 常见故障排除57 第四章 系统思路60 1 第一章第一章 使用前的设置使用前的设置 创建数据库：创建数据库： 创建前台数据库和后台数据。前台数据库支持前台销售，通常在前台 POS 机 创建，后台数据库支持后台基本档案和业务管理，通常在后台服务器创建。前台 数据库和后台数据库的创建操作类似，具体操作如下： 1、通过前台建库工具/后台建库工具功能来创建前台数据库和后台数据库。 创建数据库窗口如下图所示。 2、录入服务器名、当前数据库的 sa 密码、将要创建的数据库名称以及该数 据库放置的路径，录入完成后，单击确定按钮。 2 3、创建完成后弹出“操作成功”提示框。则成功完成数据库的创建操作。 相关参数的设置：相关参数的设置： 、前台程序设置： 打开前台参数设置， “后台参数设置”中的“后台数据库设置”和后台中的 一样。 “前台参数设置”中的“前台数据库设置” ，要填上前台数据库名如 POS， 前台收款机名如 POS01，如下图： 3 值得注意的是，如果你前台的小票要带税控的话，要在前台打印税票的单 位名称上填贵公司的名称。 打开前台程序所在目录，选中 drawer.bat 文件，点击鼠标右键，在弹出菜 单中选择“属性” ，打开如下界面： 4 按如图选择，并在点击“应用”后点“确定”关闭。 在此文件设置完成后，还需要对另一个文件 Receipt.bat 进行相同设置。 、通讯程序设置： 在通讯程序安装完成后，还需要配置数据库的客户端网络协议，如果不进 行配置，则通讯程序将不能前台的销售数据回收。 安装方法：点击“开始” “程序” “Microsoft SQL Server 7.0” “client network utility” ，打开如下界面： 5 在 default network 中选择“TCP/IP” ，并点击“Add”按钮，打开如下界面： 在 server alias configurations 中增加服务器名，此处的服务器名称是 6 server，可根据具体情况设置。在 network library 选择 named pipes(如上图 所示)点击“OK”退出到前一个窗口，应显示如前一图。 通讯配置时要注意的选项是后台数据库名、机器名、前台数据库名和接收前 台销售数据的时间间隔如 150 秒，如下图所示： 您可以一次性设置好此配置文件，然后将生成的最新的当前文件夹下的 cfg.ini 文件拷贝到所有程序的目录下，如后台，前台，通讯程序。当然，您也 可以在每个目录下都设置一次。 7 3、后台程序设置： 要注意的选项是后台数据库名如 sale、 后台服务名如 server。 8 .选择“条码打印公共参数设置”如下图： 要注意的选项是是否打印店名在下拉菜单中你可以选择打印或不打印， 打印价格或商品编码在下拉菜单中你可以选择打印价格或打印商品编码。 还有要注意的：加密狗机器设置填写插狗、运行狗程序的机器。 9 .打开“前台数据库设置”如下图： 要注意的是前台数据库设置选择前台数据库名如 POS，下面的前台数 据库设置同样也要填前台数据库名，它是后台往前台传数据的重要参数。 在全部安装完成后，需要将所有使用前后台的机器的控制面板中的区域设置 中的日期格式改为：yyyy-mm-dd，如果不设置，程序将不能正常进行报表查询。 具体操作如下： 打开“开始” “设置” “控制面板” ，如下图： 10 打开“区域设置” ，如下图： 11 在选中处从下拉菜单中选择如上图。然后点击“应用” ，并点击“确定”关 闭。 好！现在您可以进入并使用本软件了。如果您是第一次安装，首先要进入 “系统设置”设置基本的参数：如：职位档案、职称档案、部门档案、职工档案 等基本参数。帐本每月起始日期、二级分类编号长度。初始进入，您可以用 “system”用户（它直接存在数据库中，其口令也为“666666” ）登录。 第二章第二章 功能介绍功能介绍 2 21 1 系统系统设置设置 该模块包括基本参数、基本信息的设置以及系统维护。 12 2.1.12.1.1基本参数设置基本参数设置 1、系统参数设置：月起始日期设置为本月盘点后的第二天日期，作为下一个 月份的库存帐的起日。当库存发生变化（如销售、进退货、调拨）时，系统会拿 操作当天日期与此处设置的日期相比较，若小于本日，则将数据记录在本月库存 帐中，若大于本日，则将数据记录在下月库存帐中。所以您不能将此日期设为月 初日期，只能设为月底日期。若发现本月的操作数据未改变本月库存，一般与此 设置的日期和您查询的月份有关。 2、更改系统管理员密码：本功能除可修改系统管理员密码外，还可修改所 有操作员的密码。当为某一个新员工增加档案后，根据系统安全性考虑，需对其 密码进行修改，本系统将新录入人员的初始密码设为“666666”。系统管理员工号 为 System，系统初始密码为“666666”。 3、设置会员折扣方式： 按折扣率打折：指会员卡顾客在销售结算时按会员档案中的各会员卡所定的 具体折扣率打折； 按商品档案中的会员价结算：指会员卡顾客在销售结算时，以商品档案中所 输入的会员价结算。 4、设置应付款管理方式： 按汇总金额管理：指统计应付款时，只按供应商统计其应付款汇总金额统计， 不记录具体各单品的往来明细。 按商品明细管理：指统计应付款时，供应商的往来帐按具体的单品明细记录 应付帐款。 注：当您选择了按汇总金额管理方式后，若已经进行了付款操作，则不能再注：当您选择了按汇总金额管理方式后，若已经进行了付款操作，则不能再 13 将汇总金额管理方式改为商品明细管理方式，因为系统不会将您的所付总额分摊将汇总金额管理方式改为商品明细管理方式，因为系统不会将您的所付总额分摊 到该供应商的单品上。到该供应商的单品上。 5、版本说明 2.1.22.1.2基本信息基本信息 1、工种设置：可设置后台操作员与前台收款员等工种。此工种只是指使用系 统的相关操作员工种，并不是公司所有的工种。 2、职称设置：可以不设。 3、职务设置：可以不设。 14 4、部门设置：一般设第一级为公司级（或各门店） ，在此公司下设二级仓库、 超市（柜组） 。此部门是用来统计库存用的，若不统计分部门的库存，则只需设 公司级即可。每一级之间是平级关系，这一级的下级是隶属上一级的，在查询时， 可包含本下级的库存。因此，在建立“所属部门”时，应选择正确，否则会造成 各报表之间的数据不准确。若如图设置： 从上图中可以看到， “湖南路店”与“新街口店”是平级关系，但都属于“门 市部” ， “仓库”与“门市部”是平级关系，但都属于总公司，因为本系统只支持 使用二级部门，但库存又需要管理到明细“门市部”和“库存” ，所以没法输入 “总公司” 。但在使用查询系统时，若不输入部门号，则查询所有的部门，包括 “门市”和“仓库”的各下级部门，并在各一级部门有一个合计，当然那个查询 的总计就是“总公司”所有的。若输入部门号“01” ，则只查询满足“门市”条 件的数据，那么总计数只是“01”的总计。若您是一个小的超市，只需设一个 “01”部门，名称为“总公司”即可，且我们一般默认“01”这个部门。若您在 使用一段时间后，觉得需要再增加部门，只需点击“新增” ，然后“保存”即可。 但请注意：这里所说的包含仅指那些部门中的库存数据，销售数据还是分开的， 15 “01”部门的销售只是以它自己的部门名义所做，不包含“0101”和“0102” 。 注意：部门号一但建立与之相关的库存、销售和职工档案后是不允许删除的，注意：部门号一但建立与之相关的库存、销售和职工档案后是不允许删除的， 但您可以修改部门名称。但您可以修改部门名称。 5、职工档案：用来建立与操作系统有关的员工的档案。当为某一个新员工增 加档案后，根据系统安全性考虑，需对其密码进行修改，本系统将新录入人员的 初始密码设为 UNIBAS。在系统设置模块和后台管理模块中均有可修改职工密码 的地方。 6、职工操作权限设置：在职工档案中新建一个新员工后，必须给这个员工定 义操作权限，此时该员工才能操作系统，否则，该员工只有前台销售的权限。系 统对新员工的初始密码设为 UNIBAS。 注意：系统设置模块的操作员只能是注意：系统设置模块的操作员只能是 system，其它员工无法使用系统。，其它员工无法使用系统。 7、收款机档案设置：用来设置收款机的机号、收款机的名称以及收款机的类 型，如果您收款机为普通电脑则选择PCPOS，如果您的收款机为生意经嵌入式 POS 请选择嵌入式 POS。设置完成后，在前台销售时，后台可以在前台销售监 控中查询各收款机的收款情况。 2.1.32.1.3系统维护系统维护 1、过期数据处理：为了加快系统运行及查询速度，可将不需要的历史数据进 行删除，空出磁盘空间，但这部份数据删除后就不能再进行查询或其它操作。由 16 于系统在使用时的关联性，所以在删除时，必须遵循一个原则，先删除底层的数 据，再删除上层的数据。如现在需删除分类档案，因为商品档案中的分类号是与 分类档案关联的，所以必须先删除商品档案，但又因为商品档案是进货、销售数 据参照的，所以必须先删除相关的销售、进货数据。步骤是：先删除相关的销售、 进退货数据，再删除相关的商品档案，最后再删除分类档案。在需要删除的项目 前打勾，然后将删除数据的起止日期修改一下，最后点确定。确定后，系统会自 动进行删除，删除完成后，界面会出现提示，若您要删除的数据量特别大，或您 的机器配置比较低，建议您最好将要删除的数据分为若干个时间段进行删除。 2、数据备份：数据备份是将从开始使用系统开始直到现在的数据进行备份， 所以只要您进行了备份，万一发因人为因素或不可抗力因素造成数据库毁坏可以 将备份的数据库文件进行恢复。备份时只要填上相应保存数据库文件的路径就行 了。 3、调整库存成本：对于现有库存中的成本价或成本金额不正确的单品进行 调整，保存后将对数据库中的现有成本进行修改。但已经发生过的销售数据成本 不会变更。 4、月底转帐：与实际的人工做帐方式一样，每一个月都得将上个月月底的 库存帐结转过来当作本月开始的库存期初数，这就用不着每个月都得重建库存帐。 这就是月底转帐的意义所在，您每个月都得做一次，若每月盘点，则在盘点当日 晚上完成，否则，就假设某一天为盘点日期进行转帐。但是，并非一切事情都能 按照正常的轨道运作，因此，请您注意“转帐方式”的选择。打个比方，现在是 五月份，某商品的库存数为 X，现在我要把五月份库存帐转到六月份，但由于某 种原因，六月份该商品已经存在库存数 Y 了，这三种转帐方式将会把转帐后该 商品六月份的库存变为： （1） 累加：X+Y 17 （2） 跳过：Y，意为不转 （3） 覆盖：X 注意：月底转帐工作必须在盘点当日所有数据处理完成后进行，转帐工作完注意：月底转帐工作必须在盘点当日所有数据处理完成后进行，转帐工作完 成后，不能再对当月的数据进行增减，否则会影响下月数据的准确性。尤其是当成后，不能再对当月的数据进行增减，否则会影响下月数据的准确性。尤其是当 您在审核损溢单时，您在审核损溢单时，一定要将原来默认的盘点日期修改为审核当天的日期一定要将原来默认的盘点日期修改为审核当天的日期。另若。另若 转帐时发现所显示的转帐月份不是您想要的月份，可以直接在转帐月份里进行修转帐时发现所显示的转帐月份不是您想要的月份，可以直接在转帐月份里进行修 改。改。 2.22.2 后台管理后台管理 后台管理包括基本信息设置、销售政策管理、应付款管理、批发销售管理、 订单及在途商品管理、进货管理、调拨管理、会员管理、销售管理及库存管理。 18 2.2.12.2.1基本信息基本信息 1、分类档案：分类号最多只能是 6 位编号；分类名称最多是 20 个字节。分 类号分为两级编号，第一级为大类，一般为服装、百货、食品、家电，第二级为 中类，即可对某一大类再进行分类，如服装可以再分为男装、女装、童装，这是 便于您统计数据。因为我们有一类报表为分类报表，即可对您所销售商品的结构 进行分析。若您在此分类档案中未进行二级分类，则报表中的一些销售结构分析 则不起作用。 注意：分类的注意：分类的“所属大类所属大类”一定要正确，否则会造成报表数据的不准确。一定要正确，否则会造成报表数据的不准确。 2、商品档案：商品编号不能超过 10 位编号，且前几位为该商品的所属分类 号，分类号根据系统设置中的分类号位数自动截取。商品档案中的商品编号、条 形码不允许修改，商品价格不允许变动，若有变动，必须在库存管理中进行变价 处理。税率为商品进货时的不含税进价与含税进价之间换算的比率。 现输入一条新商品： 19 前期准备：增加分类档案、职工档案、职工操作权限。 操作：点“操作方式”中的“维护” ，发现“增加” 、 “删除” 、 “保存”三个 灰色按钮变为可操作，点“增加”后，将光标移至空行中的商品编号内，输入该 商品的商品编号商品编号（此编号是由您自己编的） 、条形码、商品名称、规格型号条形码、商品名称、规格型号（可 不填） 、单位单位（可不填） 、分类号、进价、零售价、会员价分类号、进价、零售价、会员价（若不使用该功能则默 认为零售价。 ） 、批发价批发价（若不使用批发功能则可不填） 、包装包装（可不填） 、产地产地 （可不填） 、税率税率（默认 17%，可修改） 、促销员促销员（如果某个商品有促销活动的话 可以选择填上相应的促销员） ，最后需对不使用会员折扣的商品做好标记。待这 一条记录保存后即可进行保存。若您对这一条刚保存的数据进行修改，则必须退 出商品档案操作界面，再重新进入才能修改，否则不能保存。 （值得注意的是：值得注意的是： 如果录入的商品是散货的话它的条码必须是如果录入的商品是散货的话它的条码必须是 2 开头的六位数！开头的六位数！） 发送：当在商品档案中添加了新的商品或对某些商品的档案进行了修改就会 在保存成功后自动往前台发送。 打印：若您对录入的数据进行打印，则点“打印” ，在弹出的界面内输入打 20 印范围后点打印即可。 电子称通讯：用于将商品档案中散货的信息传送给电子称，操作时只要按 “电子称通讯” 会自动生成文本，将生成的文本通过电子称程序传送到电子称。 打印标价签：按“打印标价签”键可以自由灵活的打印标价签，按你的需要 选择要打印的商品的同时可以自己设置标价签的规格如下图： 若在保存过程中出现下列报错： 则可以从几个方面检查错误：A 商品编号不允许重复；B 商品条码不允许重复； C 保存的商品档案中不允许空行存在；D 操作员没有修改商品档案的权限；E 所 用的分类号在分类档案中不存在；F 商品编号、条形码、会员价或零售价不能为 空；G 您修改的这条记录是刚保存未退出就修改的。 3、一品多码管理：建立商品的一品多码之前，必须在商品信息中给此商品 建一个商品档案，当然在此处 应该输入一个此商品的条码。这一步操作与建立 新商品档案的操作基本相同，如下图所示： 21 在此界面中会显示已经录入的一品多码信息，您可以点击增加键后点修改进行增 加。在第一列中录入此多码商品的商品编号，按回车键后，会显示此商品编号在 商品信息中对应的商品名称、规格、条码。然后，您可以在数量栏内填写“x”， 并在商品条码表中填写该商品这一次的规格、条码和包装单位。并点击“保存” 键保存您所做的操作。注意：在一品多码表中填写的条码必须是商品信息中不存 在的条码，如果此新条码与其它商品的条码相同，则不能使用。在添加或修改一 品多码信息后保存成功也会自动往前台发送。 举例说明：易拉罐的可口可乐，在上海进货时，条形码为 AAAA，在南京进货时， 由于制造商不同，条形码为 BBBB，在超市中原来建立的商品档案的条码是 AAAA，现在还有库存，这次又进了南京的可口可乐，但由于它们的包装相同，所 以盘点时又没有必要分开，这时，您就可以在一品多码表中建立南京的可口可乐。 首先，您必须保证上海的条形码 AAAA 已经在商品信息中存在了。再进入一品多 码表，将可口可乐的商品编号录入，在数量栏录入“1”，在条码栏中录入南京 22 的条形码 BBBB，这样在前台销售时，无论使用哪一个条形码，都能认为是可口 可乐。此功能也可以用来解决部分商品价格相同，但口味不同，条码不同的问题。 相同，如果你需要区分相同商品的包装不同也可以用一品多码。 4、打印商品标价签：可以直接按照程序的固定格式打印标价签。 5、部门档案：查询部门档案 6、职工档案：查询职工档案 7、修改职工密码：当为某一个新员工增加档案后，根据系统安全性考虑， 需对其密码进行修改，本系统将新录入人员的初始密码设为 UNIBAS。此功能与 系统设置的“修改系统管理员密码”功能相同。 8、供货商档案：首先在供应商档案中建供应为“99999” ，供应商名称为 “未知供应商” ，此供应商是用来统计库存时作为备选供应商的。以后您可在此 档案中“增加”您实际需要的供应商档案，这些供应商编号最多不能超过 5 位编 号。此为进货时具体的送货单位，在录入进货单时调用供应商档案中的供应商编 号，在审核进货单后，系统会自动调整供应商的往来帐余额。 9、批发客户档案：客户编号不能超过 8 位编号。此档案为批发销售时，需 记录应收款的单位名称。当批发销售业务产生时，系统会自动记录该客户的应收 款数额。 注：若已发生过相关业务，则上述档案中的信息不能删除注：若已发生过相关业务，则上述档案中的信息不能删除 23 2.2.22.2.2销售政策销售政策 1、时段促销： 商品在销售时，因为季节因素或厂家因素，在某个特定的时间范围内不按原 来的零售价 和会员价进行销售，而按一个特定的比例和价格进行销售，在超过 这段时间后，销售又恢复原价。对于此种情况，由于有一个时间范围的限制，所 以不能通过操作调价来实现，必须通过价格政策来实现。 增加时段促销打开如 下界面： 在你做促销政策时，你选择一个日期段和时间段则是在某个日期范围内不是 所有时间都有这个政策，而是在这段日期的特定时间内才有这个政策，如上图所 示，表示在 2002 年 12 月 11 日到 2002 年 12 月 13 日，每天的 16：00 到 21：00，01010001 和 01020001 商品按九折销售，其它时间则按原价销售。如果 您是按优惠金额进行优惠，则在填写时选择时段优惠金额，则在执行时，按照原 24 价减去优惠金饿进行销售。如果您想提前终止销售政策，则可以在查询窗口选中 此条政策记录，并点击工具栏上的“终止”按钮终止此项价格政策。终止时只能按 单据终止，不能选择只终止某张单据上的个别品种。注意：当填写时段优惠金额 或时段优惠扣率进行优惠时，产生的新价格是可以修改的，即可以先选择一个默 认的优惠金额，再对每一条商品记录对应的新价格进行修改。如果你想此政策适 合会员的话，除了在上面界面上的“会员适用”前面打勾外还要此商品在商品档 案里“会员折扣”的“允许”前打勾。 2、量贩促销： 商品在销售时，有时会因为厂家搞促销或超市采取薄利多销的销售方案，在 某段指定的时间范围内，买某个商品超出一定的数量不按原来的零售价进行销售， 而按特定价格进行销售，在超过这段时间后，销售又恢复原价。增加量贩促销政 策打开如下界面： 先选择您要进行贩量销售的时间段，在某个日期范围内不是所有时间都有这 个政策，而是在这段日期的特定时间内才有这个政策，如上图所示，表示在 25 2002 年 12 月 12 日到 2002 年 12 月 14 日，每天的 16：00 到 21：00，零售价为 20 原的 01010001 商品销售数量大于等于 5 个时按 19 元销售，大于等于 10 个时 按 18 元销售（你还可以继续填量贩的其它起始数量） 。其它时间无任销售数量是 多少则按原价销售。系统会按条件限制在活动开始时自动执行新价格，并将两次 零售价的差额做为政策优惠金额。同时当活动结束后会自动恢复原价。 如果您 想提前终止销售政策，则可以在批复菜单下的查询窗口选中此条政策记录，并点 击工具栏上的“终止”按钮终止此项价格政策。终止时只能按单据终止，不能选择 只终止某张单据上的个别商品。 注意：在同一时间内同种商品不能即有时段促销又有量贩促销，政策的起始 日期小于终止日期、起始时间小于终止时间。 26 2.2.32.2.3应付款管理应付款管理 1、先进先出统计：在选择部门后进行统计，用统计部门在统计日期内的单 品销售记录去冲抵此部门的进货单，通过统计可以生成先进先出毛利表报，并不 断更新统计商品所属供应商的应付款情况。 （注意：统计过的日期不能重复统计， 统计截止日期不能大于等于系统日期。 ） 2、应付款抽单：抽单也就是针对某个供应商的进货的单品而进行的，如下 图所示： 先选择你有抽单的供应商，在未抽单商品中显示的是未抽单或未完全抽单的 进货单号，双击进货单号进入抽单明细进行填写抽单数量，界面如下： 27 图中显示的是 01010001 商品在 0112100001 号进货单中进货数量是 100，已 抽单数是 50，本次抽单数是 30，抽单保存后会更新抽单数量和抽单金额。 3、供应商付款： 根据前面抽单数量进行供应商付款，打开如下界面： 选种你要付款的供应商双击或点付款进入具体明细如下： 28 可以按照本次付款额付款，也可以填写你想要的付款额。值得注意注意的是：此 处的“本次付款额”只是作为参考，当你的抽单数量小于等于销售数量时，它显 示的已销售商品的应付款额；当抽单数量大于销售数量时。它显示的是此供应商 的整个进货单的应付款额。 4、应付款流水帐：查询历史供应商付款明细，同时可以打印付款的流水账 如图。 29 5、先进先出毛利报表：打开先进先出报表，填写你要看的时间段和部门如 下界面： 图中已冲销售数量所示的是销售数量冲减进货单生成的毛利和毛利率，图中 的未冲销售数量显示具体如下图： 30 如果销售的数量大于进货数量也就是所谓的负销售，但再这段时间内你已经 做过先进先出统计数据已无法改变了，所以只能将这段时间的负销售示为你补录 进货单之后的销售，也就是将图中“未冲销售数据处理，修改销售日期”该为你 补录完进货单后的日期。 注意：本系统标准版的所有应付款金额除特别标注外，其余都为不含税进价注意：本系统标准版的所有应付款金额除特别标注外，其余都为不含税进价 金额。金额。 31 2.2.42.2.4批发销售批发销售 1、批发销售录入：此处的作用是指用来记录那些批发但不及时付款的批发客 户销售记录。若这个客户在批发时，将销售款全部付清，且您不想记录他的销售 记录，可直接在前台销售中进行操作。此处的销售价格调用商品档案中的批发价， 但可以在此批发价的基础上再进行打折。若您在使用过程中发现在录入完批发价 后出现以下界面，则说明您在商品档案中没有输入批发价，必须先在商品档案中 输入批发价，然后才能进行批发销售录入。 注意：您在使用批发模块之前，必须在商品档案中输入该商品的批发价。注意：您在使用批发模块之前，必须在商品档案中输入该商品的批发价。 2、批发销售查询：查询历史批发客户的销售明细。 3、应付款查询：查询各批客户的应收款余额。 4、客户付款操作：当批发客户付款时，在此录入客户付款情况。当付款保存 后，即可从应收款中扣减此笔金额。 5、其它费用录入：录入需增加应收款的费用，此费用不属于批发销售的商品， 但必须由批发销售客户承担的部分。如：需由批发客户承担的运费。 6、批发销售汇总 按商品汇总：查询批发销售中某商品的销售情况。 按客户汇总：查询批发销售中某客户的销售情况。 32 2.2.52.2.5订单及在途商品订单及在途商品 1、订单管理：订单可自动生成进货单 订单录入：订单与实际进货不符的，可自动生成在途单。 订单流水帐：查询生效的订单。 2、在途商品管理 在途单录入：在途单指厂家送货单已开，但商品并未到货的情况；或订货单 已开，但货未送到的情况，所以需将这一部分记录下来，当货物送到时，可以将 这部分在途单转为进货单，直接增加库存。若货物不需再记录在途单可以直接进 行删除。 在途流水帐：查询历史的在途单。 33 2.2.62.2.6进货管理进货管理 1、进货单处理：这里是您填写进货单的地方，一旦您有商品入库或上柜，都 需在此处填写单据，当单据审核生效后，系统会自动增加您的相关库存和供应商 往来帐。在录入商品编号时，调用商品档案中的前次进价，若本次进价与前次不 同，则可进行修改，系统会在您审核成功后自动保存至商品档案中供下次调用。 窗口中的含税进价与不含税进价之间可以自由换算，其换算的公式是不含税进价 =含税进价/（1+商品档案中的税率） ，所以这里就要求您在进货前需将商品档案 中的各商品的税率填写正确，这样才能保证在进货时税率的准确。 现录入一张进货单：在窗口中点“新增” 。 录入进货部门、供应商（即送货单位） 、选择结算方式（此结算方式仅供参 考） ，将表头内容填写完成后，即可录入进货明细。点“插入” ，在条形码内录入 34 商品的条码号，弹出该商品的编号、进价、零售价。也可以通过商品编号找商品。 如此次进价与前次进价不同，还可以修改进价。全部录入完成后点击“保存”按 钮。然后其他人可以通过“选择”此张单据，打开后“记帐” ，记帐成功后，库 存及供应商应付款即可增加。 若您在保存进货单时，提示“对不起，数据审核不成功。 ” ，有可能是以下几 种情况：A 您填写单据的操作员在系统的职工档案中已经被删除；B 您所填的供 应商编号在供应商档案中已不存在；C 您所填的部门号在部门档案中已不存在； D 您所填写的商品在商品档案中已不存在。还有一种情况比较特别，就是在服务 器上不能进行单据审核，若进行单据审核，则会提示“单据审核未成功” ，但实 际上已经审核成功了，可以在进货台帐查询中看到。而且进货单录入与审核记帐 不能为同一人，这一点是出于从财务审核的角度考虑。当某张单据审核成功后， 在此就看不到该单据，若要查询已生效的单据，则在进货台帐查询中查看。 注：进货日期必须是您录入系统的当天的日期，而非供货单上所填写的送货注：进货日期必须是您录入系统的当天的日期，而非供货单上所填写的送货 日期。日期。 2、退货单处理：此退单只是针对根据进货单做退货，首先生成退货单如图： 35 在图中可以查阅出你要退的商品的所有曾经做过的进货单，选择你要退货的 批次双击就会复制到退货单中，然后填写你要退货的数量确认后，最后进行审核 方法类同进货。进货台帐查询：生效的进货单在进货单处理中查询不到，只能在 此查询。选中所要查询的单据，然后点“选择” ，即可看到明细单据。若您需根 据进货单做财务凭证，则可直接在此打印正规有效的单据作为原始凭证。 退货台帐查询：查询生效退货单. 3、历史进价一览表：查询做过进货单的商品的历史进价。 36 2.2.72.2.7调拔管理调拔管理 1、调拔单处理：调拔指商品由部门 A 调至部门 B，如，从仓库调至柜组 （超市） ，但如果您的系统库存不分仓库、柜组，只有一个部门，则无需调拔。 若您做了误操作，需要进行冲帐，则只需将调入、调出部门相调即可。 2、调拔台帐查询：查询生效的调拔单。 2.2.82.2.8会员管理会员管理 会员管理可分为 IC 卡和磁条卡两种 IC 卡与磁条卡的在使用上基本相同，几个不同点是：A IC 卡在发卡时需检 测 IC 卡，而磁卡则不需要；B IC 卡的芯片中除记录卡号外还记录卡上的余 额，而磁条内只记录的是卡号。下面仅以磁卡为例加以说明。 1、 档案设置：可进行分类设置和会员档案设置。 分类档案：指可按组别划分存款系数，在存款时按存款基数*存款系数 分别自动存入各会员卡。 （若发行的会员卡数量不多时，可不用此功能，直 接对每张卡进行存款） 会员档案：会员系统使用时，必须先对每张会员卡建会员档案，在档案 建完后才可进行存款和消费活动。 2、会员折扣设定：可设定储值卡和折扣卡，并可对每一张卡设一个消费上 下限，当此张会员卡的消 费累计达到这个级别时，可进行相应的打折。如下图 所示的情况，当消费满 500 元，但又不足 2000 元时，可以打八折，当消费超过 37 2000 元，但又不足 5000 元时，可打七折。如下图所示： 你也可以指定会员的折扣率，指定后此会员将一直按这个折扣率进行折扣优 惠如下图所示： 38 3、会员存款操作：可对每张卡进行存款，录入会员卡号，存款金额及审核 员工号后点击“保存”即可将存款存入该会员卡中。 存款后系统会列出存款清单如图： 4、会员存款查询：可查询每张会员卡具体存款情况如图： 39 5、累计消费查询：查询各卡的累计消费明细。 6、卡上余额查询：查询到目前为止，卡上的所剩余额。 7、修改会员密码：会员密码初始为 7755 8、会员综合报表：查询某段时间的会员存款、消费情况，此报表只有一个合 计数，是财务用来做帐的汇总数据。 9、发卡记录查询：可以用来查实发卡人发卡记录如图： 10、会员卡消费查询：查询会员卡的具体消费记录。 40 2.2.92.2.9销售管理销售管理 1、商品销售日报（按部门）：查询单品明细报表，可查询某分类的商品销 售明细。 2、商品销售日报（按分类）：查询分类销售报表，此表为汇总表，只显示一 级分类和二级分类的销售数据，不显示单品销售明细。 3、营业员销售查询：若您是超市或您在前台销售时并未对每笔销售输入营业 员工号，则我们建议您没必要查看此报表，因为这个数据已不是真实反映您的营 业员的销售数据。 营业员销售汇总 营业员销售明细 4、收款员销售查询：为了便于提高您的管理，防止营业员做弊，所以建议您 要求收款员销售查询功能不提供给收款员，您只需要求收款员每天将所收款项上 缴到财务部，由财务部查询电脑进行核对，找出不正确的销售款。 收款员销售汇总：各收款员收款情况。 收款员销售明细 5、收款机销售查询：查询某台收款机的收款情况。因为我们的系统支持收款 员不定台收款，所以如果您想了解某台收款机的销售情况就不能通过收款员销售 报表查询，只能通过收款机销售查询才能看到。 6、零售明细查询：按具体的销售顺序查询流水号销售，这里反映到具体的 交易成功时间。 7、商场销售动态显示：在日期内输入需查询的日期，按确定后即会显示出实 时的销售动态。若您查询历史上的某一天，则看到的是到当天营业结束为止的销 41 售动态，若您查询的是当天的销售，则显示的是到查询当时为止的销售，且每分 钟系统会自动刷新一次。 8、促销员销售报表：查询促销员的销售业绩。 9、促销员销售曲线图：显示促销员的销售统计直方图。 2.2.102.2.10库存管理库存管理 1、打印库存金额报表：查询各部门或各大中类的库存情况。 2、空白盘点表打印：在盘点前打印，提供给营业员填写实盘数。该盘点表可 以将系统中的现有库存打印出来，也可在窗口中选择“库存数为零”不打印库存 数给营业员。有时为了便于营业员盘点，可按分类号或分类号中的商品编号范围 打印。若您使用盘点机进行盘点，则不需打印空白盘点表。 3、盘点管理： * 盘点通知单：手工录入盘点通知单，点新增打开如下界面： 42 在盘点通知单录入窗口填写要盘点的部门,如果你只想盘某个类别的商品你 可以按分类盘点，同时填写要盘点的分类号。接着用另外一个员工对盘点通知单 进行审核，盘点的日期就取审核的日期。 * 盘点单录入：在盘点通知单审核成功之后，你所要盘点的商品在审核的时 刻库存（机盘数）已经自动取出（如下图） ，所以你并不需要在审核的当天做完 实盘工作。打开盘点单录入选择盘点单号打开如下界面： 43 你可以选择录入盘点数据或盘点机录入（要有盘点机） ，手工录入盘点数据 打开如下界面： 在此录入各商品的实盘数量。注意：对于一品多码商品的盘点，系统将读取 一品多码表中该商品的包装率，此时的实盘数量为：实盘数*包装率。 * 盘点单批复：选择要批复的盘点单，点批复打开如下界面： 44 在此你可以看到机盘和实盘的差异，点盘点单审核出现如下界面： 在盘点过程中你可能会遇到并不是所有的商品都必须盘到的问题，此时你可 以选择将未盘点到的商品赋零或是赋机盘数，点确定后盘点单审核成功。注意： 审核成功后的盘点数据就不能再更改了。 * 盘点单录入流水帐：查询录入盘点实盘数的具体明细。 盘点过程中的注意事项： 前期工作： 45 a、盘点当日最好不要进新货，以免有些货物在盘点时因为责任不明确造成 漏盘。 b、盘点当日营业结束后，由操作人员在后台管理的库存管理中打印空白盘 点表。若点中“库存数量为零” ，则在打印时，不将电脑中的数据打印出来（这 样是为了防止营业员作弊） ，但也有些公司将电脑中的数量打印出来，让营业员 在盘点时就进行核对。 c、营业员在盘点前应将所有商品先整理，便于填写盘点表。 盘点时： a、营业员必须仔细核对空白盘点表上的商品编号与货架上商品的商品编号 是否一致，若发现不一致可再看一下商品名称，尤其应注意同一个品种不同商品 的情况，防止串号。同时对商品上标的编号不对的情况应及时修改。 b、提醒营业员注意将盘点数据全部填到盘点表上，不能漏盘、错盘，造成 盘点不实。同时也会造成不真实的损溢。 4、手工输入损溢单：此损溢单有两个功能，一个是在在盘点时录入实盘数后， 系统将实盘数与机盘数相比较，产生的损溢单，另一个是录入平常的一些损溢单， 损溢单审核后，即可调整库存数量。 5、损溢台帐查询：查询已审核生效的损溢单。 6、低于合理库存量报警：此功能可以自动生成要货单。如果您是第一次使用 该功能，则需进行“合理库存设置”设每一个商品的最高库存和最低库存， “保 存”后再进入此菜单输入部门后，即可看到建议配货数，此配货数为您所输入的 每条商品的最高库存-当前库存得来的。点击“据此生成要货单”后在供货单位 中输入编号，系统就会在您的要货明细中选择属于该供应商的商品然后“打印” 即可。 46 7、库存查询：首先在供应商档案中建供应商编号为“99999” ，供应商名称为 “未知供应商” 。查询库存时，需要在“默认供应商”内填“99999” ，然后点确 定，注意，这是每次查询前都必须做的工作，如果在查询结果中发现供应商名称 中有“未知供应商”则说明该商品未做过进货。当系统设置起始日期为 26 日时， 每月 27 日起，数据将自动保存在下月，查询月份也应改为下月。如在系统设置 中将月起始日期设为每月 28 日，当 5 月的 29 日查询库存时，应将查询条件中的 查询月份改为 6 月。 8、商品变价：在商品价格有问题时，不能直接修改商品档案中的价格，必须 在此进行变价。但这里只是进行商品零售价的调整，若您进行商品进价的调整， 直接在进货单中录入一正一负，冲减供应商往来，请注意：若您的调整如果正确 的话，在合计中的数量和零售金额应为零。 变价单录入/审核：打开库存管理中的商品变价，在变价单录入/审核中点“新增” 录入变价单。 47 只需输入要调价的商品编码或条码，然后在新售价输入要更改的价格，退出 后换工号对变价单进行“选择” “记帐” 。 变价单“记帐”成功后，系统会自动 实时修改商品档案中的价格，并且调整库存金额。 查询已生效的变价单：审核成功的变价单只有在此查询。 9、商品削价单：对某个商品的一部分进行削价销售，也就是说将一部分商 品（可能是销售状况不佳的商品）重新编一个新的编码和新的条码进行降价销售。 10、领料功能：指公司内部领料。 48 2.32.3 经理经理查询查询 一、基本信息查询 1部门档案查询 2职工档案查询 3分类档案查询 4商品档案查询 5客户档案查询 6供货商档案查询 49 二、销售查询 1单品销售报表 2分类销售报表 3部门销售报表 4销售毛利报表 部门销售毛利报表 分类销售毛利报表 单品销售毛利报表 三、收款员/营业员业绩 1收款员汇总报表 2收款员详细报表 3营业员汇总报表 4营业员详细报表 5营业员分部门汇总 四、进销存综合统计 1综合统计报表 分类累计销售/现存报表 大类销售结构分析 部门销售统计直方图 部门销售曲线图 部门销售旬、月汇总表 进销存比率分析 50 2销售趋势图 3未付款汇总查询 4未付款明细查询 五、库存查询 1库存汇总查询 2库存细码查询：操作方法与“后台管理”中的“库存查询”操作相同。 3进货台帐查询 4退货台帐查询 5调拔台帐查询 6损溢台帐查询 六、动态显示 1各收款点销售 2库存数量显示 51 2.42.4 前台管理前台管理 2.4.12.4.1前台参数设置前台参数设置 该模块设置前台的一些功能，打开前台的 forepos.ini 文件，在这里，您可以 定义下列几项内容： 1、销售时的缺省部门号：在前台销售时，若您选择“强制输入部门号” ，则 在每笔销售时必须输入该笔交易产生的部门，但若选择“不强制输入” ，则在每 笔销售时系统会认定您这里所定义的缺省部门为销售时产生的部门。若您这台收 款机是销售一个部门的商品（如超市和小的专卖店） ，则可将您销售的部门号填 在“缺省部门号”中，这样可以缩短您的操作员的操作时间。 2、销售时的缺省营业员号：与缺省部门号相同，在前台销售时，若您选择 “强制输入营业员” ，则在每笔销售时必须输入该笔交易产生的部门，但若选择 “不强制输入” ，则在每笔销售时系统会认定您这里所定义的“缺省营业员号” 为销售时的营业员。 52 3、每笔交易是否强制输入营业员：如果“强制” ，则在每笔销售之前，得先 输入一个营业员号， “销售时的缺省营业