总部财务内部流程指引手册.doc

武汉总部财务流程指引目录1、 武汉费用报销流程图（附图）-12、 武汉费用报销流程图（附图）-23、 财务单据的填写（附图）-3-44、 财务单据的粘贴（附图）-5-65、 财务现金管理规范（举例）-76、 财务发票要求（举例）-8武汉费用报销流程图报销发票粘贴到报销凭证粘贴单费用报销单或者差旅费报销单付款申请单借支单相关部门主管和CD签字每周四发邮件请款，收件人：andy.chen,抄送panter.wang；alice.ais； cindy.cy每周五12点之前交出纳处并再单据登记本上登记。 1武汉总部财务人员对内架构 财务经理 王菲（panter） 相 关 事 宜 离职中心财务的面谈 财务与其它部门的衔接 财务疑难问题的解决 审核原始凭证的真实性 审核金蝶软件的记帐凭证 合并公司与学校报表 其它税务的办理 POS机协议跟进027-87269783 财务出纳陈莹（CINCY)财务助理 艾思（ALICE)武汉公司、学校凭证录入 发放工资、付款、报销 固定资产折旧表整理 银行调帐退费 长期费用和待摊费表的整理 出纳银行现金日记帐 预收学费表 银行年审 分中心分部门内部利润表 核对收银日记帐与到账金额 核对出纳日记帐 出纳银行调节表 国地税个税申报 发票的购买及验销 会计银行调节表 收银离职监交 装订凭证 刷卡手续费率传达电话电话汉总部财务单据填写样版公司的一切支出财务见ANDY的中文名陈燕伟签名或邮件审批才可付款、借款、报销。一、付款申请：填写付款申请单，本公司每一笔付款都必须填写付款申请单，付款申请单中的每一栏务必填写清楚，一是方便领导审核，二是能顺利进行付款以及收款人及时拿到款项。（如附件，点击打开看样板，打“X”都要填写） 二、借款申请：需要先行付款才能取得发票的情况下填写借支单，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，借款要及时报销以便费用记入当期损益。（如附件，点击打开看样板，年月日、部门、借支人姓名、职务、借款事由、人民币大小写都要据实填写）三、费用报销： （一）费用报销单（除差旅费一规用该报销单） 取得发票后按支出的内容进行填写（如附件，点击打开看样板） （二）差旅费报销单 员工出差报销填写该单据，标准报销以下有说明（如附件，点击打开看样板） 四、费用报销标准及要件：（一）房租及物业费用、水电费 各中心由负责收银的员工填写： 1、付款申请单；2、借支单；3、出租方的催款函；（二）校区修理费、办公用品费用、通讯费 各中心统一报给行政部门，由行政部门归集后报销。（三）社保及工资 各中心的这块费用由人事部门统一计算报财务发放。（四）福利费1、员工生日 由人事统一请款，员工自行拿发票报销。2、员工聚餐（报销时附下表） 销售、市场若完成当月指标聚餐人均标准不得超过80 元； 教学部团队聚会每个季度一次，标准同上； 其他部门聚餐标准同上；3、节日福利 佳节福利由人事部统一安排。（五）市场费用（市场所有协议都必须提供对方的联系方式）1、推广点的费用 （1）除光谷世界城内的点位外，各校区推广点必须要有合同或者协议（按合法的合同签定的要求签）并附对方联系电话，原则上是要有对应的发票，如需使用其他发票仅限公交票。 （2）推广点做活动发放礼品，必须附下表。 （3）其他相关费用使用必须有佐证。 2、广告费、市场大型活动费用 由市场经理负责进行合同的签定，并进行费用报销。 3、ECA活动 标准300元/次 大型活动视情况而定 各中心教学部主管负责报销。（附下表） 4、学员刷卡手续费 学员自己办理分期的刷卡手续费，全部以退费的形式办理。 5、渠道返点 对合作机构返点必须提供以下要件：（1）与合作机构的协议；（2）合作机构的发票；（3）推荐学员返点明细表（附下表）；对于没有正式发票的走兼职工资，需准备返点本人的建行银行卡、兼职协议、签到记录，返点金额折合成工时。 （六）差旅费 1、住宿费报销标准a)住宿费报销标准按照城市类型执行，若可拼房费用报销减半处理；一类城市：260元/人天；二类城市：200元/人天；三类城市：160元/人天；一类城市：北京、上海、深圳、广州 二类城市：武汉、成都、青岛、南京等 三类城市：宜昌、东莞等b)住宿费报销采用实报实销制，但对于超过a)标准的部分，公司不予报销；c)如果由出差所在地加盟中心提供食宿，则公司不再给予住宿费报销； 2、交通工具报销标准a) 员工出差可以乘坐汽车、火车或飞机，其中以火车二等舱为主。b) 如火车在途时间少于5小时，应乘坐硬座或软席，超过5小时可以购买硬卧。不报销软卧费用，特殊情况需提前申请。c) 如火车在途时间超过8小时或有其他特殊情况，可申请坐飞机。 d) 对于乘坐飞机出差的情况，公司只承担飞机票报销。如果由于需要必须办理行李托运，可以报销行李托运费，但必须写明事由。e) 交通费用采用实报实销制，但对于超过上述标准的部分，公司不予报销； 3、餐费报销标准a) 餐费报销标准为40元/人天；早餐标准：10元/人餐；中餐及晚餐标准：15元/人餐b) 餐费报销采用实报实销制，但对于超过a)标准的部分，公司不予报销；c) 出发当日餐费报销的计算方式：车、船或机票显示时间在12:00前出发的，可报销中餐及晚餐费，车、船或机票显示时间在12:00后出发的，可报销晚餐费； d) 返回当日餐费报销的计算方式：车、船或机票显示时间加上一般情况下路途经历时间在12:00前返回的，可报销早餐费，车、船或机票显示时间加上一般情况下路途经历时间在12:00后返回的，可报销早餐、中餐费；4、目的地交通工具报销标准a) 出发当天市内的交通工具的费用报销范围原则上仅限于公交车、地铁及机场大巴。b) 对于以下特殊情况，可报销出租车费用：i. 阴雨、雪等不便出行的天气；ii. 随身携带工作用具或工作所需的其它材料；iii. 乘坐早上8点前出发或晚上10点后到达的航班/火车。目的城市市内的交通工具的费用报销范围包括公交车、地铁、轻轨或出租车等：但对于出租车费用，必须注明出发地和目的地，同时必须注明事由。原则上以公交车、地铁或轻轨为主要交通工具。（七）招待费 使用前先填写下表，审批后再使用并报销。（八）交通费用（少量的在发票后写明，发票较多时请附下表）市内交通费的报：要凭正规发票(公交车票、租车车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项（或者附外出清单）。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因），市内交通费一个月报销一次。 （九）学杂费 韦博系统内部的教材报行政从上海总部购买，韦博系统外部的教材统一报教学经理购买。团训教材同上。五、学员退费 按照以下流程操作：武汉总部财务单据粘贴样式一、 样式一发票大张的只能粘一张接一张的粘，每张发票都要粘在报销单据粘贴单上，发票以大到小依次粘贴，发票与发票的间距大小一致，这样避免发票被抽或丢失容易发现，一张报销单据粘贴单不够的可以粘二张、三张不合格粘贴单二、 样式二发票小张的两排并列一张接一张的粘，每张发票都要粘在报销单据粘贴单上，发票与发票的间距大小一致，这样避免发票被抽或丢失容易发现，一张报销单据粘贴单不够的可以粘二张、三张三、样式三 6武汉总部财务现金管理规范一、公司可以在下列范围内使用现金：（一）学员注册金退费或小于1000元的学员学费；（二）邮寄发票、资料、合同等快递费；（三）员工工伤事故、生活困难、突发事件和临时借款。（四）小型维修费及所需的零配件等其他材料费或一千元之内的零星支出。（五）中介提供外教兼职服务费用。（六）报刊订阅费用。二、公司报销规范： 报销款已大部分不支取现金以转帐形式报销，除非小金额的（100元之内的）支取现金，不扣任何费用和税金。（一）差旅费的报销：出差人员所到地出差，回来报销必须有相应所到地发票，不可以拿不是所到地发票来代替，发票日期也应相符出差日期。（二）市内交通费的报：要凭正规发票(公交车票、车租车票）进行报销手续，需要在经费支出单上注明起始地、目的地、办理事项。员工办公无特殊情况不许打车，如有需要，向总经理请示同意后方可打车办事并进行报销手续（在报销单上注明打车原因），市内交通费一个月报销一次。（三）借款报销：公司现有借款的部门是行政、推广及市场，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特别是推广部门的房租及团奖，及时报销以便费用记入当期损益。7武汉总部财务发票要求 关于付款发票 虽然我们现在付款有些是先付款后到发票，但经常发生跨月到票或好几个月，为了减少税局查帐以不是本月发票不作当期损益的风险，公司规定当月付款的发票当月要回，否则下月不付款。关于费用发票 公司有部分费用发票归纳。 一、电脑开据的发票1、发票的时间：即发票首行的月份与报销月份不能超过3个月。2、发票公司名称必须是：湖北韦博文化交流有限公司（新世界中心使用）；武汉市武昌区韦博国际英语培训学校（中南中心和徐东中心使用）；武汉东湖新技术开发区韦博英语培训学校（光谷中心使用）3、发票内容或项目：办公用品、教材、服装费、咨询费、礼品、服务费、管理费、广告费二、直接获取的交通票据（时间也不