福州世纪通OA办公自动化系统方案.doc

福州世纪通OA办公自动化系统方案随着当今社会的高速发展，借助计算机网络实现资源的共享，信息高速、适时的传递已成为提高工作效率和加强市场竞争力的有效手段。在这个商业环境和应用要求下，对办公过程的管理势必以高速、高效的办公网络及办公自动化系统作为支持与保障。办公自动化系统需要解决如下问题：1.创造一个集成化的办公环境，为工作人员提供多功能的桌面办公环境，解决办公人员处理不同事务需要使用不同工作环境的问题；2.支持信息传递，解决由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，实现工作效率和可靠性的有效提高；3.提供具有工作流性质的处理过程和监督功能，解决多部门协作问题，推动部门间的高效率协作；4.提供集成处理与发布信息的工作平台，解决以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，减少不必要的交接环节，提高工作便利性；5.提供与其它管理信息系统(MIS)的信息交流，解决由于数据标准不一致而造成的信息收集困难的问题，减少额外的工作量和大量重复劳动。世纪通办公自动化系统从两个方面考虑来解决办公自动化的问题：一是基于Lotus Notes的解决方案，由于Notes对文本处理的优势，及其安全性和易操作性，适合于政府机关的日常办公；二是基于Browse/Server结构的解决方案，该结构投资低无需培训，会使用浏览器即可上手使用，但不适于大量的公文流转，适合于企业办公。世纪通办公自动化系统支持流程自定义，充分考虑到系统的安全问题，采用层次型权限管理方式，层与层之间、同层次之间、同一部门内部未被文件拥有者授权，其他人无权浏览及修改，公文流转时上下级之间的浏览权限有严格的控制。世纪通办公自动化系统可以与其他MIS系统挂接，保护企业的现有资源，使企业的先期投资得到利用：如与档案管理系统、人事管理系统的挂接。目标1.能够满足领导高效率处理日常事务的工作需要，提供邮件服务、会议组织、日程安排、公文发送、个人办公、议题讨论、管理监督等功能，有效的协助领导顺利完成各项工作。2.采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，最大限度地避免人工传送实物的工作。3.提供自动监督工作功能，为部门之间实现真正的协同工作提供保证，促使部门之间的工作流程由过去的一环接一环的松散结构向紧凑的工作流结构迁移，摆脱以往多个部门协作时经常出现的互相等待的状况。系统功能根据功能相对独立和处理方便的原则，我们认为办公自动化系统是由公文管理、行政管理、公用信息、资源管理、个人办公、信息管理，六大部分组成，其功能分类如下：一、日程安排功能概述日程安排为您提供了一个电子日程表，可方便地通过日历随时安排您个人的日常工作及事务，并设有提醒机制，系统能按时自动提醒。二、我的邮件功能概述我的邮件是一个小型电子邮件系统，可以在系统的内部用户之间发送、接收小数据量的电子邮件。用户可以利用文件夹保存和管理自己的邮件。当新邮件到达时，系统能够自动提醒。三、我的名片夹功能概述我的名片夹为您提供了一个电子名片册，可方便地将您的个人名片分组管理，通过关键字，可快速查到您要找的名片信息，需要时还可打印信签。四、备忘提醒功能概述工作繁忙，您有可能会经常忘记有些事情。本功能为您提供了一个个人备忘提醒服务中心，您可以利用它建立备忘提醒事件，同时系统也会自动将日程安排、会议安排、培训通知等系统的其他模块中建立的提醒事件，收集管理并按时自动提醒，它会成为您最可靠的电子秘书。五、新闻动态功能概述新闻动态是由指定的人员发布的内部新闻、时事动态及其它可能对大家具有参考意义的摘编文献、资料等，相当于一份实时、动态更新的内部刊物和参考文献，可以有效地促进单位内部的信息共享和交流。六、内部通讯录功能概述通过内部通讯录可以查看内部人员的基本信息及当前状态，使同事之间能够清楚地了解各自当前的位置和联系方法，也大大方便了电话转接和接待工作。七、万事通功能概述万事通提供与日常办公相关的多种类别的公共信息，包括：中央政府地方政府国内长途区号/费率/邮政编码国际长途区号/费率列车时刻表航班时刻表八、内部论坛功能概述内部论坛是单位内部人员自由交流的天地，任何人都可以在这里提出自己对某些问题的看法和见解，也可以针对别人的言论提出自己的观点和意见。由于所有讨论均可采取匿名方式进行，使大家能够畅所欲言，从而为团队的内部沟通开辟了新的渠道。同时，内部论坛还可以成为一个开放式的网上信息集散地，每个人都可以将自己认为有价值的信息在这里与同事分享，也可以通过这里发出各种启事、求助信息等。为了方便信息的组织和浏览，内部论坛可以根据讨论的主题和性质分为若干个栏目，每个栏目由一个专人负责，称为版主。而整个论坛的负责人称为站长，由站长创建各个栏目并指定相应的版主。版主可以删除自己所负责的栏目中内容不恰当的文章；将优秀的文章收入栏目的精华区；也可以终止对一个论题的讨论。每个想参与论坛讨论的用户都必须先注册自己在论坛中的笔名，之后便可以在论坛中发表文章，或参与别人发起的讨论，论坛中的所有言论都署笔名。对自己已经发表的文章，还可以随时进行修改。系统会根据发表文章的顺序及被阅读的次数，自动生成最新讨论和最热讨论统计。用户可以通过对首页栏目的设置使其出现在首页上，从而方便地跟踪讨论情况。九、公告板功能概述公告板是单位内发布行政性的通知、通告的工具。由授权的部门或人员负责公告的发布和维护，全体人员都可以查看和检索。十、工作计划功能概述：工作计划可对您的工作进行事先规划，可按月份进行查询，并能生成一定阶段的工作列表，便于总结。主管领导还可查看下属的工作计划，便于检查督促。十一、资源库功能概述资源库就象一座网上图书馆，为一个单位集中管理各种文件资料提供了便捷有效的手段。用户可以将日常工作中用到的各种文档分类存放在资源库中，供大家浏览查阅。资源库中的资源分类由用户根据实际工作的需要自行创建和维护，并可分为公开资源和保密资源。公开资源中存放的文件所有用户均可查阅，好象公共阅览室；而保密资源则只有具备相应权限的指定人员才能访问，相当于实际工作中的机要室。具有资源库模块管理员权限的人员可以创建资源分类，并负责将文件导入。而由某一个管理员创建的分类，必须由其本人负责文件的导入和其它维护工作，别的管理员不能代为管理。普通用户在浏览资源库的过程中，可以打开文件查阅、对文件内容发表自己的看法、查看别人的评论，但不能修改文件内容或增加、删除库中的文件。每个用户可以根据自己工作的需要，将经常要查阅的文件收入自己的常用文件夹，从而方便日常使用。系统还会根据文件导入的时间顺序及用户查阅的频度，自动生成最新资源、热门资源等统计，帮助用户更有效的利用资源库。十二、企业档案功能概述管理客户、供应商、合作伙伴的各种联系信息，跟踪业务往来、记录客户服务、分析客户状况，提高客户的忠诚度。主要包括以下内容：公司基本信息及联系方法客户单位内部主要联系人的信息与客户的业务往来、服务记录客户的各种评价以及经常遇到的各种问题及解答。十三、项目管理功能概述项目可以广义地理解为重要的工作，它可以是一次重要的会议；也可以是一项工程；还可以是一项重大业务，只要是您认为是十分重要、需要多人、多任务的事情，都可以用项目进行管理，当然它还能帮您编制预算、记录费用、分析用途。它不仅适用于单位内部的重要工作，还可以同客户、供应商和合作伙伴联系，主要有以下功能：十四、资产卡片功能概述管理单位的房屋、车辆、计算机等各类资产，记录它们的使用情况和维修情况。主要包括以下内容：对资产进行分类管理，记录各项资产的基本数据记录资产的使用情况记录资产的变动、维修情况十五、会议管理功能概述组织、规划内部会议，发布、管理会议信息，会议室的管理及预定。建立会议基本信息、安排会议日程、上传会议记录、发送会议通知建立并管理会议室相关信息，自动生成会议室时间占用情况表，以方便您进行预定通过关键字，可对会议及会议室的信息进行快速查询十六、公司简报功能概述：通过各部门的信息提供人向责任编辑提供具体信息，由责任编辑选择汇总后，生成简报。十七、人力资源功能概述本模块为您提供了一个功能完善的人力资源管理系统，可使您方便地设置组织机构、明确岗位职责、定岗定编，实时分析缺超编情况；管理员工信息、记载资质证明、劳动合同、绩效考核等档案资料；制定员工培训计划，记录培训过程、管理后备人才，实现人力资源的合理使用与优化配置。具体功能包括：机构设置、岗位编制管理、缺超编情况统计、生成招聘信息员工信息的增加、删除、变动、查询、统计、打印后备人才信息的增加、删除、编辑、查询、统计、打印安排员工培训计划、发送培训通知包括员工的资质证明、应聘材料、劳动合同、绩效考核表等档案文件管理，为每位员工提供一个人事档案夹搜集、管理国家有关的政策法规，便于人事管理人员了解国家人事政策规定关键字、姓氏字母、多条件组合多种形式的快速查询十八、系统日志功能概述本功能为系统的操作日志，如果您是系统管理员，您可查看系统的全部使用情况的记录。按关键字检索系统日志按系统的子模块，检索操作日志。备份日志查看历史时间段的系统日志十九、用户管理功能概述为了确保只有经过授权的用户才能使用系统，每个用户在进入系统时都需要登录，即输入自己的用户帐号和密码。被分配了系统帐号和密码的人员，称为系统用户。在系统中，帐号和人力资源中的人事档案记录是对应的。每一个帐号对应于员工信息中的一条记录；每条员工信息记录对应于一名员工。在实际使用过程中，员工信息中应包含单位内所有员工，但可能会有某些员工不需要使用该系统，因此不必为他们分配系统帐号。没有帐号的员工不属于系统用户，将不能登录到系统中。同时，为了保证敏感数据的安全，需要为每个系统用户设置使用权限。系统的用户权限按功能模块划分，根据每个用户的工作性质和要求，一个用户可以对各个功能模块拥有不同的使用权限。每个功能模块的