财务部票证组优化方案[一].doc

财务部票证组优化方案（一）为完善财务部各项管理制度，严把资金关。针对目前财务部票证班组产品出厂放行管理不到位的现状，作出如下设想:一、目前情况1、产品、副产品汽运出厂放行流程：销售公司开出“产品出库提货通知单”财务部核实资金到账情况后，加盖“已办财务手续”章物运部根据加盖“已办财务手续”章的产品出库提货通知单发货装车，然后在装车单上加盖“产品发货章”，在提货通知单和装车单上加盖“衡量专用章”财务部票证组再次核实资金情况后，开具“物资出厂放行证”门岗保安根据“物资出厂放行证”点数放行。2、产品、副产品船运出厂放行流程销售公司发出电子版的“发货计划”到物运部物运部根据发货计划进行配载组货，开出“产品装车单”安排装车门岗保安根据“产品装车单”点数放行码头装船，待整船装载完毕后，船老板或承运商到物运部开具总装船计量单即成品库外发装船单船老板或承运商凭成品库外发装船单及产品运输计划单到财务部票证组办理出厂放行手续财务部票证组核实资金情况后，开具物资出厂放行证二、存在问题1、汽运出厂放行流程管理比较严格，财务部两次把控资金，在源头上控制了资金，必须是资金到位后方能装车提货，严守了资金关。2、船运出厂相对汽运出厂放行流程较为松懈，财务部未能在源头上把控资金。船运出厂均为整船装载完毕后船老板或承运商（现大部份为承运商）再到财务部票证组开具放行证，这时财务部票证组方能根据装船单及运输计划单，核实客户的资金情况开具放行证，如资金不足则不予开具放行证，但船已装好，存在多方面客观因素，船是否已离港，承运商是否及时到财务部票证组开具放行证等，这是船运出厂放行资金的管理漏洞，公司产品销售中，船运产品约占82%左右，财务部票证组未能及时在源头上把控资金，对公司资金存在一定的风险。3、根据九钢字200716文九钢公司物资出厂放行证管理试行办法规定，船运销售产品、副产品出厂流程为：物运部内部倒库（仓库码头）时，财务部不开具放行证，门卫凭装车/船计划单及过磅单放行产品装船后由物运部提出申请财务部开证人员核对货款后对整船货物开具出厂放行证。检测中心凭出厂放行证开具质保书，物运部凭出厂放行证办理船只离港手续。而目前了解到检测部及物运部并没有凭财务部开具的放行证开具质保书及办理船只离港手续。目前检测部是凭物运部开具的装车船计划单开具质保书，且有些质保书承运商或船老大并不带走，质保书开具后会上传到KRK共亨文件夹里，销售公司会将电子质保书传递给客户。而物运部表示无法根据放行证控制船只办理离港手续，即整船装载完毕后船只得离开港头抛锚，这时船老大或承运商才到财务部票证组开具放行证，无法确保船只是否已离港。三、整改措施 财务部票证组目前分新老区两个班组，共十人（定岗9人，目前因有1人需请几个月病假，1个休产假，故新增1个人）三班两倒，一位班长。票证组大晚班来办理开具放行证业务的较少，基本上为早上六点以后来办理业务。票证组的主要工作职责是控制资金，开具放行证，目前只控制了汽车，船运并没在源头上控制住资金风险，故有优化财务部票证组的计划，构想如下：1、优化财务票证班组十人，新增财务人员两人。2、产品汽运及副产品出厂放行流程：销售公司/设备机动部开出“产品出库提货通知单”财务人员核实资金到账情况后，加盖“已办财务手续”章物流根据加盖“已办财务手续”章的产品出库提货通知单装车发货，然后在装车单上加盖“产品发货章”，在提货通知单和装车单上加盖“衡量专用章”门岗保安根据加盖“已办财务手续”章的“产品出库提货通知单”点数放行。3、船运出厂的产品放行流程：销售公司发出电子版的“发货计划”到财务部财务人员核实资金到账情况后，加盖电子版的“已办财务手续”章物运部根据已加盖“已办财务手续”章的电子版发货计划进行配载组货，开出“产品装车单”安排装车门岗保安根据“产品装车单”点数放行码头装船，待整船装载完毕后，船老板或承运商到物运部开具总装船计量单即成品库外发装船单船老板或承运商凭装车船单到检测部开具质保书，物运部凭自身的总装船计量单放行。4、废旧物资出厂放行流程：设备机动部确定废旧物资种类议价到现场进行货物装载（由物运部和保障部到现场监装），刷计量卡凭计量卡过磅设备机动部开废旧物资让售通知单财务人员核实资金到账后加盖“已办财务手续”章门岗保安根据加盖“已办财务手续”章的废旧物资让售通知单点数放行。5、产品、废旧物资提