郑州大学西亚斯国际学院2011届毕业生毕业典礼筹备方案.doc

郑州大学西亚斯国际学院二一一年应届毕业生毕业典礼筹备方案2011年5月29日，西亚斯学院将举行2011届应届毕业生（总人数：5256，数据由教务处提供）毕业典礼，现将典礼相关活动制定计划如下：一、领导小组顾 问：陈肖纯组 长：费鹤祥 李海俊副组长：吴铁军 张海涛 董企铭 成 员：（按姓氏笔画排序）王 伟 方文常 吴 华 沈 阳 张 杰 罗鸿群 赵 飞 柴丽敏 魏 忠 财务部长 有毕业生的专业学院/系负责人（由各专业学院/系指定党、政负责人一名）二、活动内容及时间安排1、全体毕业生与学校领导合影留念时间：2011年5月29日 上午8:30地点：行政楼北侧台阶参加人员：外国代表团、学校领导、专业学院（系）院长（主任）、党总支书记、教师代表（有毕业班的院/系选1人）、学务处长、教务处长、外教代表（5人）、全体毕业生。 要求：各系参加照相的人员一律穿学士服，各毕业班的辅导员上午8:00将各班的学生组织好；学务处长、教务处长着学位袍；校领导统一服装由学院办公室提前申领；学务处要安排辅导员提前做好学生的安全教育，并设专人负责现场学生安全工作。现场组织（学生）：赵 飞照相协调：张 杰2、毕业典礼全校毕业典礼时间：2011年5月29日 上午9:30地点：综合体育馆参加人员：国内外来宾、郑州大学领导、学校领导、中层以上领导及教师代表、2011届全体毕业生、2012届学生代表（人数待定）、毕业生家长要求：后勤集团提前布置主席台、摆好会场中桌、椅国际教育学院FHSU毕业生授予学位仪式时间：上午11:00 负责人：（国际教育学院）要求：全校毕业典礼结束后，国际教育学院FHSU学位生及相关嘉宾人员参加3、毕业生代表午宴时间：2011年5月29日12:00地点：行政楼一楼宴会厅参加人员：国内外来宾、学校领导、优秀毕业生代表、各专业学院（系）负责人、院办主任、学务处长、教务处长负责人：罗鸿群三、各部门分工及要求序号部门负责人工 作 内 容1学院办公室罗鸿群1、制定活动计划，对各部门准备工作的进行协调、监督、检查；2、制定会场布置方案；3、邀请上级领导、兄弟院校并负责接待；4、拟定典礼仪程；5、制作并摆放座位标签；6、理事长致辞讲话稿的起草、定稿；7、郑州大学领导讲话稿的起草、定稿；8、提前为来宾发放纪念册、仪程；9、做好校领导参与典礼各项工作的准备工作；10、申请部分中方来宾的学位袍；11、组织穿学位袍的中方来宾按顺序入场；12、安排行政楼毕业午宴；13、邀请校友参加典礼；14、安排、组织毕业典礼彩排（时间待定）。2学务处赵 飞1、组织2007级省级优秀毕业生、综合测试成绩第一名；专业成绩第一名、第二名、第三名的评选，FHSU学位获奖毕业生的评选（电子文档提前交学院办公室出红头文件），并提前制作须现场颁发的荣誉证书；2、落实2007级学生代表发言人员，初审发言稿（中英文）4月30日前交学院办公室文字秘书把关，待校领导审核后交新闻中心收入纪念册；3、组织毕业生照相：8:00集合学生；8:30站好拍照；9:00到东校区排队准备入场（提前划分行政楼北侧台阶固定各院、系所站区域）；4、制定入场方案并组织毕业生入场式：各专业学院、系毕业生在9:00到指定位置按顺序排队进场，9:30由各队负责人组织好准时进场（礼仪人员停在体育馆外，不进主会场）；5、制定会场内坐席安排并组织学生代表（2012届）9:00前入场在指定区域坐好。6、组织各专业学院、系毕业班负责人参加彩排；7、提前排定受奖毕业生代表上台领奖顺序（分批）及就座次序，安排专人负责现场组织上台领奖；8、安排院（系）辅导员邀请参加典礼家长并统计参加人数，由家长委员会统一组织；9、安排军乐团迎宾及演奏中、美国歌。3教务处沈 阳1、负责起草表彰2011届相关毕业生的文件（报考研究生取得复试资格人员名单表彰文件）（教务处提前将电子文档交学院办公室出红头文件）；2、准备毕业证、学位证等；3、4月下旬提供毕业生相关信息（专业、中英文姓名）由新闻中心制作纪念册。接上表4相关院（系）专业学院/系负责人1、协助学务处组织参加人员（2007、2008级）按时带到指定位置，按时按要求进场，按顺序就座；2、协助学务处组织安排毕业生照相并参加照相（行政楼北侧台阶，5月29日8:008:30）；3、提前1周报后勤集团需申领学士服套数及专业学院院长、系主任学位服；4、按要求通知学生及时归还学士服；5、确定本专业学院、系教师代表参加照相，并通知按时到位；6、确定参加毕业午宴学生及教师代表（参加名额由院办核实分配）并组织参加；7、安排各专业学院（系）负责人员参加彩排。5国际交流处方文常1、提前2天给学院办公室提供外方来宾名单（姓名、职务）并排好介绍顺序，统计穿学位服外教的人数；2、组织好穿学位袍的外宾及外教代表照相；按入场顺序从东门入场参加典礼；3、组织好未参加照相其他外宾及外教上午9:10从体育馆东门进入（提前确定参加人数报学务处，以便安排位置），于指定位置就座；4、提前向后勤集团申请部分外宾及外教的学位服；5、提前作好典礼仪程、各种讲话稿的翻译（学院办公室提供中英文文本）；6、提前2周做好纪念册的中英文翻译（向新闻中心追踪中文文本）；7、安排有关责任人参加彩排。6后勤 集团吴 华1、负责午宴、毕业典礼的音响，准备音乐（电脑录制）：典礼音乐、欢迎进行曲、欢送进行曲、中、美国歌、颁奖音乐；2、制作并悬挂条幅及横幅（内容、位置由新闻中心确定）；3、会场布置：（1）桌椅摆放，并负责嘉宾席桌布围裙的布置；（2）布置主会场（按照会场布置方案）；4、宴会厅的布置；5、保障活动用的物品；6、照相处摆放椅子（方案由新闻中心提供）；7、统计并准备学士服，按各相关部门申请，发放各专业学院、系毕业生学士服，及学校领导、部分外宾及外教、各专业学院院长、系主任及部分中层学位服；8、保障活动期间所需的车辆；9、负责活动期间的安全保卫工作；10、保障活动用物品；11、安排有关责任人参加彩排。接上表8财务部部长1、审核预算；2、督察活动的各项支出。9人力资源处王 伟1、选定发言教师代表，4月30日前向学院办公室文字秘书提供发言稿（中英文）；2、组织中层领导、教师代表（50人）于5月29日上午9:10从体育馆东门入场按指定位置就座。10新闻 中心张 杰1、邀请新闻媒体并负责接待；2、提供横幅、条幅的内容及悬挂位置；3、审定并监制毕业生纪念册；4、活动期间的照相、录像等；5、联系照相馆，确定照相费用、时间和地点；6、制定校领导、中外来宾、各专业学院、系主任和学生照相站位方案；7、现场与学务处协调照相学生的站位。11音乐 学院负责人1、安排交响乐团演奏，负责毕业典礼入场音乐的演奏；2、负责毕业生献歌的组织及合唱。12国际教育学院负责人1、负