[计算机]Outlook-CN.ppt

Outlook Training,Jason Hu,2019年5月3日星期五,Outlook简介,Office Outlook是Microsoft office套装软件的组件之一，是个人信息管理器和通信程序，提供了一个统一的界面，帮助管理电子邮件、日历、联系人以及有关其他人和工作组的信息。我们现在使用的Outlook2003。 Kindly Remind: 请正确使用邮件 请勿滥发邮件 请在邮件中使用文明语言 请谨慎使用全部回复 请注意公司隐私 公司邮箱由专人监控,在Outlook里，双击发件人/收件人（仅限公司员工），就可以打开Personal Properties。在里面可以看到她/他的相关信息。,Outlook Personal Properties简介,Personal Properties的部分内容可以自行修改： 进入 /，搜索到自己名字，选择“Edit”,修改完毕后直接点“Update”。,2019年5月3日星期五,page 4 /,Topic,缓存模式 Outlook数据文件 日历的应用 创建联系人组 组织&规则 延迟/定时 发送邮件 撤回或替换已发送的邮件 恢复误删除的邮件 组织&规则 邮件自动回复（选讲）,缓存模式(Cashed Exchange Mode),什么是缓存的Exchange模式？ 缓存的 Exchange 模式（以下简称缓存模式）是 Outlook中的一项功能。在缓存模式，在 Outlook中打开时并没有从Exchange Server计算机运行 Outlook的计算机连接时，Outlook 切换到 连接尝试 的状态或 断开连接 状态。如果在连接恢复 Outlook 则会切换到 已连接 状态或到 已连接 （页眉） 状态 。到服务器的连接不可用时，将自动同步您在脱机时所做的任何更改。您可以继续工作时更改进行同步 微软官网 简而言之：缓存模式就是让你能更快的使用outlook的数据，并自动与邮件服务器进行更新。 缓存模式的优点： 1.邮箱的副本保存在本机上，可以提供对数据的快速访问并经常根据邮件服务器进行更新。 2.当你offline的时候（无法连接到邮件服务器），你还可以使用数据。 3.根据网络状况，调整连接中的发送的数据量。,2019/5/3,page 5 /,缓存模式 如何启用缓存模式,启用查看 缓存模式: 在“工具”菜单上，单击“电子邮件帐户”，选择“查看或更改现有电子邮件帐户”，单击“下一步”，选择该 Exchange 电子邮件帐户，然后单击“更改”。 选中“使用缓存 Exchange 模式”复选框。 退出并重新启动 Outlook。,2019/5/3,page 6 /,2019年5月3日星期五,page 7 /,缓存模式 当你 Offline 时,当你的Outlook Offline后，如果想马上连接邮件服务器： A：重启Outlook（记得保存你正在编辑的邮件先）. B：单击 “文件”，把“Work offline”前面的勾去掉，单击”Send/ Receive”,Outlook数据文件简介,Outlook数据文件有ost文件和pst文件2种。 OST文件（脱机文件夹文件）,是缓存模式在本地的副本文件。Ost文件与 Exchange Server保持同步。 PST文件（个人文件夹文件）,在计算机上存储邮件和其他项目的数据文件。 我们默认且推荐的设置是使用Mailbox,但Mailbox有500M（包括邮件，日历，联系人等所有东西）的容量限制。当超过这个限制的时候，你将不能收发邮件(包括会议邀请)。因此，我们需要建立一个本地的pst文件来存放邮件。,2019年5月3日星期五,page 9 /,Outlook 数据文件: 创建PST文件,单击“File”，选中“New”，选择”Outlook Date File”,在New Outlook Date File 中选择“office outlook personal folders”，单击“OK”。然后指定数据文件的路径(建议放在自己能记住的路径)并对数据文件进行命名（建议按时间命名），单击“OK”。,Outlook 数据文件: 创建PST文件,Outlook 数据文件: 创建PST文件,在Create Microsoft Personal Folders窗口中： File:显示PST文件存放的路径 Name:显示在All Mail folders中folder name (建议和PST文件名一致) Password:对数据文件进行加密（不建议用）,设置完成后： A:可以手工将邮件从Mailbox中拖到相应的文件夹中，可以使用shiftcontrol等功能键。拖到PST文件中的邮件将从Mailbox中删除。 B:使用规则，让邮件按照你的设置自动进入相应的文件夹.,Outlook 数据文件: 使用PST文件,在PST文件中创建文件夹: A,单击“File-New-Folder”; B在All Mail Folder下面任意选择一个Folder.鼠标右键点到“New Folder”. 在“Create New Folder”中，对其命名并为文件夹选择存放路径。,Agenda,Calendar的一些应用： 1.将自己的Calendar共享给他人/查看共享的Calendar 2.查看/预订会议室 3.设置Calendar 4.在Calendar上显示2个时区；,共享Calendar 共享自己的Calendar,*只能对服务器上的Calendar进行共享等操作,在Calendar里选择“Share My Calendar”。跳出的窗口中，单击“Add”。然后在Global Address List中添加你要共享的对象（可以添加多人）。选择OK。,2019/5/3,page 14 /,共享Calendar 共享自己的Calendar,在Calendar Properties里，选中共享对象，并在Permission Level对其赋予相应的权限.下面的复选框中会根据Level显示的相应的权限。选择“OK”。(建议赋予Editor权限),2019/5/3,page 15 /,共享Calendar 添加别人共享的Calendar,在Calendar中单击“Open a Shared Calendar”，单击“Name”，在Global Address List中选择对方的名字。单击“OK”后，就会在Other Calendars下面出现对方的Calendar。也可以用一样的方法添加常用的会议室（1,2楼的会议室请直接联系行政）。,2019/5/3,page 16 /,共享Calendar 添加别人共享的Calendar,不同对象的Calendar会以不同的背景颜色来显示,共享Calendar 不显示删除别人共享的Calendar,A:暂时不显示别人的Calendar： 只在Other Calendars下把对方前面的勾去掉。(推荐此方法) B:删除别的共享的Calendar: 选中你想删除的Calendar,单击“右键”，选择“Remove from Other Calendars”。,Calendar 查看/预订会议室,单击“New-Meeting Request”，编辑完会议的主题内容等信息。单击“To”，从global address book中选择要预订的会议室，单击” Resources”。在Required里面添加上所有的与会者，单击“Scheduling”。 请务必将会议室添加到Resources 中（否则别人还可预定该时间段的会议室）,Calendar 查看/预订会议室,在Scheduling中输入会议的起始和结束时间，然后点“Send”。 之后你会收到一封系统邮件，提示你的会议室预计被接受了。 *如果该时间段有其他会议，请另选会议室。,Calendar 设置个性化的Calendar,Calendar 设置个性化Calendar,单击“Tools-Options”，在Preference下单击“Calendar Options”,*如果我们使用的中文版的outlook,还可以在“Add Holidays”中把我们假日添加到Calendar,Calendar 设置个性化的Calendar,Calendar 在Calendar中显示2个时区,设置2个时区： 在Calendar Options中，单击“Time Zone”，选择你需要的2个时区，并对其命名即可。 单击“Swap Time Zones”，可以对换2个时区在Calendar中的显示位置。,Distribution List: 联系人组/通讯组列表是在一个名称下收集的电子邮件地址的分组。发送到联系人组的邮件将转给组中列出的所有收件人。可将联系人组包括在邮件、任务要求和会议要求中，甚至还可以包括在其他联系人组中。 仅创建者本人使用。 如果需要建一个部门公用的比如 China Helpdesk，请联系Helpdesk.(将有费用产生),联系人组简介（ Distribution List ）,单击“File”，在“New”里选中“Distribution List”。,联系人组 创建联系人组,首先在Name中命名联系人组（建议使用个性化命名规则），可以通过2种方式来添加联系人： 1.单击“Select Members”，可以从“Global Address List”或者“Outlook Address Book”中选择列表成员 2.单击“Add New”，输入显示名和邮箱地址。完成之后单击“Save and Close”。,联系人组 使用联系人组,A.新建Email或者Calendar，单击“To”。在Outlook Address Book里选择Contacts。选择相应的联系人组，单击“OK”即可。 B.在Contact中找到相应的联系人组，鼠标右键选择“New Message to Contact”或“New meeting request to contact”即可。,Agenda,组织&规则： 为电子邮件指定颜色类别 创建基于邮件中的姓名或通讯组列表的规则 规则高级用法举例：邮件自动回复（选讲）,*最多只能标注15种颜色，点击右上角的“Automatic Formatting”进行编辑和高级设置；点击“”就可以关闭该窗口。,组织&规则 为电子邮件指定颜色类别,目的：将特定的发件人的邮件设置显眼的颜色（比如老板，重要客户等） 单击“Tools-Organize-Using Colors”，选中一封邮件就可以在Color Messages显示相应的发件人，选择其中一个颜色，然后单击“Apply Color”就可以对指定的发件人的邮件进行颜色标记。,组织&规则 创建基于邮件中的姓名或通讯组列表的规则,用鼠标右键单击“发件人”、“收件人”或者“抄送”列表中的姓名或者通讯组列表，再单击“Create Rule”。在“Create Rule”对话框中，选择想要应用的条件和动作。若要向该规则添加更多的条件、动作或者例外，请单击“Advanced Options”，再按照“Rules Wizard”中的其他指导进行操作。,延迟/定时 发送邮件发送邮件,首先新建一封邮件，填写好你要发送的主题、内容、收件人等信息，然后点击工具栏的“Options”在弹出的对话框中在“Do not deliver before”前面打上勾，然后在后面的下拉菜单中选择要发送这封邮件日期和时间。最后点击“Send”，这个时候这封信就在你的发件箱中待着了。,延迟/定时 发送邮件发送邮件,确认Outlook自动收发信件的功能是否打开：点击“Tools-Options-Mail Setup-Send/Receive”，将“Schedule an automatic send/receive every”前面打上勾，然后输入一个你希望的间隔时间。然后点“Close”。这样到了邮件设置的时间后就会自动发送这封提示邮件了。 注意：该时间段Outlook必须开着,撤回或替换已发送的邮件,*要撤回或替换某邮件只能是：该邮件的收件人已登录并正在使用 Microsoft Outlook，而且尚未阅读邮件或将邮件从其“收件箱”中移出。 撤回已发的邮件：在“Sent Items”里打开要撤回或替换的邮件，在“Actions”菜单上，单击“Recall This Message”。,撤回或替换已发送的邮件,单击“Delete unread copiee of this message”。若要接收有关对每个收件人的撤回或替换操作是否成功的通知，请选中“Tell me if recall succeeds or fa