内部审计档案管理办法.docx

内部审计档案管理办法1.目的为了规范审计档案管理，保证审计档案的规范、科学与完整，充分发挥审计档案的作用，根据我公司内部审计工作管理制度，结合公司实际情况，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于XX公司开展的领导干部任期经济责任审计和离任审计、子公司管理审计、内部控制审计、项目审计、绩效与薪酬审计以及其他审计所形成的审计档案。3.术语与定义本办法所称内部审计档案是指内审机构在实施审计过程中收集和编制的与审计业务相关的具有保存价值的纸质以及电子文件（电子文件包括在内部审计活动中收集和形成的数据文件、图象文件、图形文件及相应的支持软件、相关数据等）等。具体包括但不限于：审计报告（正文）、领导批示、文件拟稿纸、被审计单位承诺书、述职报告、被审计单位基本情况表、被审计单位填报资料、被审计单位提供的其他资料、审计工作底稿、审计记录、审计通知书、审计任务书、审计工作方案等。4.原则内部审计档案建立实行审计主审负责制。审计组应遵照“谁审计谁立卷、审结卷成、上报归档”的原则，各项目的立卷责任人为主审人员。5.具体规定5.1内部审计档案按每个审计项目进行整理、立卷。卷内文件材料按三个部分按顺序排列：结论性文件材料、立项性文件材料、证明性文件材料。具体顺序为领导批示报告、正式报告、领导批示、审计通知书、审前公告、审计工作方案、审计承诺书、工作底稿、其他证明性资料。5.2内部审计案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则是：5.2.1正件在前，附件在后；5.2.2批复在前，请示在后；5.2.3批示在前，报告在后；5.2.4重要文件在前，次要文件在后；5.2.5汇总性文件在前，基础性文件在后。5.3电子档案材料的排列顺序与纸质档案相同，审计项目终结后，审计组对审计项目形成的全部电子文件资料按立卷方法和规则进行归类整理建档。排列规则为：一个项目一个文件夹，下设文件夹：5.3.1审计报告终稿、初稿；5.3.2与被审计单位交换意见的审计底稿；5.3.3书面证明材料；5.3.4电子资料，包括审计记录的电子表格和Word文档、审计工作底稿、检查表、取证资料等，按照审计组成员每人设立一个文件夹。5.4凡在审计工作中形成的审计工作方案、审计通知、审计报告等审计工作文件，以及被审计单位提供的审计承诺书、审计意见反馈书等，不管有无电子文件，均必须建立纸质文件档案。5.5审计文件材料按审计项目立卷，一个审计项目可立一个卷或者若干卷，但不得将几个审计项目合并立为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。5.6案卷的立卷编目应注意以下事项：5.6.1以卷为单位，主审对卷内文件材料逐页在文件材料的正面右上角（双面文件背面在左上角）顺序编写页码。5.6.2主审在案卷封面张贴审计档案相关信息（附表1、2）。5.7原则上审计人员应当在正式审计报告下发后5个工作日之内将审计档案和一份正式审计报告移交于档案管理人员。对立好的案卷，由主审负责将纸质卷宗和电子档案同时转交内审机构专人负责保管。档案保管员要确保审计档案的完整、安全，电子档案要做好备份。5.8档案保管人员对移交档案必须及时登记，并形成年度档案名录（附表3）。5.9借阅规定：5.9.1内部审计档案实行借阅登记制度，其他非审计人员因工作需要确需查阅的，由内审机构负责人审批（附表4）。5.9.2电子文档的封存载体不得外借，使用时应使用电子文档的复制件。5.10纸质档案销毁由内审部门提出，经部门领导批准后，由公司保密办监督销毁。6.附则6.1内审档案保存年限为10年。6.2本制度自2015年1月1日起试行。6.3本办法由公司纪监审计室负责解释。纪监审计室电子档案归档记录表序号发文号项目责任人归档时间审计时间1234567891