布展、开展、撤展工作及注意事项.doc

广州展会不同阶段工作流程及注意事项展会时间：2014年3月1-3日（2月28日布展，3月3日撤展）参展人员：谢天宇、何炎杰、王德强展会地址：广州中国进出口商品交易会（广交会展馆）B区F100-101布展阶段工作流程1. 整理物品运输至展馆2. 负责与展馆方沟通、协调，落实所需的服务（如电力、水力安装、办公家具租用等）3. 按照事先的设计，摆放展品4. 设备设施（演示电脑、电源等）调试，确保正常可用5. 清理包装物料、纸箱、空盒、空箱、建筑废料6. 展出前全面清洁展位注意事项：人员安排：所有参展人员在2014年2月28日早上出发去广州会场（广州国际会议展览中心（广交会展馆B区），因为货物要运输的需要所以何炎杰跟曾工一起安排运货的车辆在27号到达，安排好准备工作。 参展人员展会期间需着正装，鞋应注意擦干净。布展安排：1. 2014年2月28日正式布展，布展符合展馆方规定的各项要求。2. 布展时，先要检查楣板上公司名称拼写有无错误，然后注意检查展位上的基本配置是否齐全、完好，如提前租用了额外物品，还应注意额外物品是否配备齐全。3. 背景幕布等方面的物品，将物品一一拜访整齐，并且拉好背景墙和安装好相关设备，如有特别情况立即向上级领导报告。4. 带领承运商熟悉展馆环境，根据自己展位的位置，制定出最佳撤展路线，与承运商敲定接货时间和准确地点，避免撤展时门口交通堵塞，延误撤展时间。开展阶段工作流程1. 开展前检查展品、设备状态良好2. 接待客户 介绍技术、产品 有选择地散发公司宣传材料 赠送礼品3. 收集会展人员客户资料，等展会后开会反馈相关的消息。4. 收集相关人员同行信息，等展会后开会反馈相关的消息。5. 收集商业伙伴信息，等展会后开会反馈相关的消息。6. 现场拍照及临时事宜处理7. 每日展示结束后展位规整、清洁注意事项：1. 严格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到、不早退。进入展场时需配佩带好胸卡，作为专业行业展，无胸卡一律不得入内，因而请妥善保管，谨防丢失，万一遗失请速与公司联系。2. 由于展馆内人员流动大，参展人员应增强防盗意识，贵重物品、书包等不要离开视线，更不要把包、钱等放在展台上，对于重要的展品，每展展览结束后带回酒店，不要留在展场内。3. 人员仪表、仪态、接待态度。展会期间需着正装，鞋应注意擦干净。应保持精力充沛，不要歪扭的到处坐，尽量不要在展台内吃东西、看报纸、杂志、打瞌睡。平易近人，不卑不亢，不要蓄意贬低竞争对手，对每一个走进展位的人都应同样地尊重。4. 如条件充许，参展人员在每天的展会结束后应讨论一下一天的工作成绩，评价工作的进程，哪些地方做的得体，哪些地方仍需改进。5.如果在开展期间有相关费用的开销，在得到领导同意后，申请人员先垫支该费用，保管好单据。等展会结束后回公司报销。撤展阶段（2014年3月3日下午14:00）工作流程1. 托运箱进馆2. 拆装工人撤台3. 展品重新打包4. 办理退展手续（包括租用展具的归还，相关服务费用的结清等，并从组展商中领到出门条）5. 展品转运离馆6. 与承运商交接7. 其他注意事项：1. 撤展时应严格遵守撤展时间，不得提早，避免错过可能的客户。同时，空荡的展位也会影响企业形象。2. 撤展时应注意清除展板上的胶带、宣传画等，回收相关的能重复使用的物品。3. 撤展前，最贵重的展品由自己人先带走。撤展开始，清点好所属物品，自行打包，易碎展品的装箱注意小心，并在打包入箱前注明应使用的不同包装材料。全程看管至所有物品离场，以免遗落、遗