文件编号管理规定--参考资料.doc

文件编号管理规定（Q/PLXG-LXLS-001-05）1、目的为了规范事业部各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。2、适用范围适用于事业部所有文件&制度的编号。3、术语根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。（属于体系文件但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类）4、职责4.1管理部企管课负责所有体系文件的编号和归口管理。4.2管理部人事行政课负责文书文件的编号和归口管理。4.3品技部负责技术文件等的编号和归口管理。4.4财务部、采购部、国内/海外营业部、发动机销售部负责合同文件的编号和归口管理。5、正文5.1文件编号规则5.1.1外来文件执行原编号。5.1.2体系文件编号管理5.1.2.1质量手册编号（Q/PLXS-LXLS-）Q/PLXS-LXLS- 年号后两位 事业部代号 质量手册代号 集团标准代号5.1.2.2程序文件编号（Q/PLXC-LXLS-. -）Q/PLXC-LXLS-. - 年号后两位 顺序号 标准章节号 事业部代号 质量手册代号 集团标准代号5.1.2.3作业文件编号（Q/PLXZ-LXLS-）Q/PLXZ-LXLS- 年号后两位 顺序号 事业部代号 作业文件代号 集团标准代号5.1.2.4管理文件编号（Q/PLXG-LXLS-）Q/PLXG-LXLS- 年号后两位 顺序号 事业部代号 管理文件代号 集团标准代号5.1.2.5管理通知编号（Q/PLXT-LXLS-）Q/PLXT-LXLS- 年号后两位 顺序号 事业部代号 管理通知代号 集团标准代号5.1.2.6质量记录（LX/J-LXLS-）LX/J-LXLS-顺序号 事业部代号 质量记录代号 集团标准代号5.1.3技术文件根据技术文件编号规则进行编号。5.1.4合同文件根据合同文件编号规则进行编号。5.1.5文书文件编号5.1.5.1部门简称序号部门简称序号部门简称1管理部管理2服务部财务3发动机品技部机品4成车品技部车品5制造部制造6采购部采购7物资部物资8发动机销售部机销9国内营业部内营10国内服务部内服11海外服务部海服12海外营业部海营5.1.5.2一般文书类别简称表行文类别简称行文类别简称计划、规划计方案、总结、报告综会议纪要纪通知、通报、通告通备注：如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类5.1.5.3红头文件编号（隆事部【】号） 隆事部【】号 顺序号 年份代号 事业部代号5.1.5.4一般文书编号（LS-）如：LS管理-纪-2005-10-001表示管理部2005年10月发出的第一份会议纪要LS- 顺序号 月份代号 年份代号 文件类别代号 部门代号 事业部代号5.2文件编写规范5.2.1文件分为标题编号目的适用范围术语职责正文接口文件记录附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。5.2.2体系文件编写规范（见附件一）5.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。5.2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。5.2.5文书文件编写规范5.2.5.1红头文件编写规范（见附件二）5.2.5.2报告/请示编写规范（见附件三）5.2.5.3会议纪要编写规范（见附件四）5.2.5.4一般性通知编写规范（见附件五）5.2.5.5通报编写规范（见附件六）5.3考核未按本规定编写文件的，对编写者按20元/次考核，对审核者按50元/次考核，对审批者按50元/次考核。6、附则6.1本办法从2005年10月15日开始执行。6.2本办法的解释权归管理部企管课。附件一：体系文件编写规范页边距：上、下、左、右各2CM文件标题黑体、二号、加粗、居中（文件编号）楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中1、目的黑体、Arial、小四、加粗、左对齐文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符1.1文书楷体_GB2312、Arial、小四、左对齐2、适用范围文书2.1文书3、术语文书3.1文书4、职责附件二：红头文件编写规范代码份号重庆隆鑫工业(集团)有限公司隆鑫摩托车事业部文件隆事部【】号文件标题黑体、二号、加粗、居中发文对象：黑体、Arial、四号、加粗、左对齐文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符特此通知隆鑫摩托车事业部年月日主题词： 报： 送： 发： 附件三：报告/请示编写规范领导批示：报告标题黑体、二号、加粗、居中（报告编号）楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中黑体、Arial、四号、加粗、左对齐报告对象：文书楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符请批复/指示隆鑫摩托车事业部年月日附件四：会议纪要编写规范会议纪要（纪要编号）签发：时 间：年月日地 点：主 持 人：与会人员： 主 题：文书主题词： 报： 送： 发： 附件五：一般性通知编写规范一般性通知标题楷体_GB2312、Arial、小四、加粗、居中楷体_GB2312、Arial、小四、首行缩进2字符黑体、Arial、四号、加粗、左对齐黑体、二号、加粗、居中（纪要编号）发文对象：文书特此通知隆鑫摩托车事业部年月日主题词： 报