校社联财务与报销制度.doc

浙江工商大学学生社团联合会财务与报销制度第一章 总则第一条 为更好地服务社团，利用和分配有限的资金，促进社团各项资产的有效利用，提高经济效益，为社团活动的开展提供有力保障，特制定此制度以确保资金的合理分配及使用，并规范报销流程及明确可报销事项。第二条 浙江工商大学学生社团联合会根据此制度各项条例的规定给予社团相应的经费支持。第三条 对于通过校社联审核的立项活动，各社团需在活动结束后一周内一次性上交所有的报销材料，包括发票、清单、决算表、车票、汇总单等。若报销流程不符合本制度规定的要求，校社联有权拒绝该项活动的报销。第二章 财务制度细则第四条 获取经费支持的条件及相应的经费支持额度（一）根据项目化管理制度所产生的普通立项，浙江工商大学学生社团联合会（以下简称“校社联”）给予报销。申报报销的金额以300元为上限，凡是活动经费超过300元的部分由社团自行解决。（二）根据项目化管理制度所产生的重点立项，校社联给予报销。申报报销的金额以600元为上限，凡是活动经费超过600元的部分由社团自行解决。（三）根据项目化管理制度所产生的助跑计划，校社联给予报销。申报报销的金额以1000元为上限，凡是活动经费超过1000元的部分由社团自行解决。第五条 经费预算（一）普通立项1、院级社团相关材料由社团所属学院社联审核整理后上交至校社联，具体操作如下：（1）在申请普通立项后，社团应将普通立项的申请材料和经费预算表上交到院社联，由院社联整理后统一交至校社联项目部。（2）校社联财务部将对立项活动的经费预算表进行明细账的审核，可报销金额不得超过300元。对于不合理的经费预算，财务部有权对其质询，并及时与院社联联系，院社联有义务配合财务部对经费预算表进行修正。（3）财务部将审核后的经费预算汇总，并制作汇总表交由校社联主席团审核。（4）财务部将审核无误的各立项活动经费预算表存档，以作日后报销依据。2、校级社团相关材料由社团直接上交至校社联，具体操作如下：（1）在申请普通立项后，社团应将普通立项的申请材料和经费预算表上交至校社联项目部。（2）校社联财务部将对立项活动的经费预算表进行明细账的审核，可报销金额不得超过300元。对于不合理的经费预算，财务部有权对其质询，并及时与社团联系，社团负责人有义务配合财务部对经费预算表进行修正。（3）财务部将审核后的经费预算汇总，并制作汇总表交由校社联主席团审核，若审核无误，则将各立项活动经费预算表存档，以作日后报销依据。（二）重点立项1、院社联按比例在听证会中评选出重点立项，并将申请材料和经费预算表上交至校社联；校级社团将重点立项的申请材料与经费预算表直接上交至校社联，校社联按比例在听证会中评选出重点立项。2、由校社联负责定期举行听证会，通过听证会评选出校社联项目化管理重点立项活动。并由校社联财务部及主席团对重点立项的经费预算表进行审核，若审核无误，财务部将各立项活动经费预算表存档，以作日后报销依据。3、经费预算表若需修改，须将修改后的重点立项经费预算表（包括电子稿和打印稿）在听证会前3日（听证日期以校社团联合会通知日期为准）的21时前上交至项目部。社团如遇特殊情况，须向项目部说明相关原因，项目部将酌情延后上交日期。（三）经费预算表要求1、社团上交的预算表须是校社联提供的当期最新版的经费预算表，预算表不符合规定的，校社联财务部有权要求社团重新填写。预算表一经上交即发生效力，并将作为今后报销的依据。2、完整的预算表上应包含活动将要涉及的全部费用，包括：宣传经费、活动经费和其他费用。若有商家赞助或学校部门补贴的，须说明现金或实物赞助的数目，隐瞒不报的，一经发现立即取消其报销资格。3、社团须真实完整地填写预算表的各项内容。“宣传经费预算栏”项，须在“备注”中注明宣传费用的规格材质（如：横幅的长度，海报的大小等）和使用地点，（如横幅的悬挂地点、宣传单发放地点等）。4、食品、奖品，奖杯，通讯费等费用一律不予报销。5、活动经费中有“奖状”、“证书”等，须在“备注”栏说明该活动的奖项设置。6、普通立项的宣传费用不得超过总费用的50%，同时也不超过150元；重点立项宣传费用不超过总费用的50%，同时也不超过250元；“助跑计划”宣传费用不超过50%，同时也不超过400元。7、上交的打印稿中，“社团负责人”一栏须亲笔签名；打印稿中，“学院团总支或挂靠部门领导意见”一栏须亲笔签名并盖章，电子稿中，此栏可不填。8、校社联财务部有权要求社团提供预算表内各项经费使用的详细说明，如社团无法提供，财务部有权对该项金额进行删减。若情节严重，财务部有权拒绝此项活动的经费报销，无申诉机会。9、财务部人员将于听证会后的5个工作日内公布经费预算表审核结果。第六条 通过校社联审批的活动须在活动结束后一周内一次性上交所有报销材料。具体报销流程详见报销制度细则。第七条 每个社团以及院社联必须设一位财务负责人，并在每学期初将财务负责人的情况上报给校社联财务部。更换财务部责任人须及时通知。第八条 每学期初，各社团根据上一学期的收支情况登记好财务报表，并与注册资料一起交至校社联项目部。院社联须以学院为单位制作财务报表上交校社联备案，校级社团直接制作财务报表上交校社联。汇报或备案不及时，自动注销。第九条 财务报表须为校社联提供的当期最新版，校社联不接受自行制作或老版本的财务报表。第三章 报销制度细则第十条 上交的报销材料包括：（一）发票报销须用正式发票，收据无效。发票的具体要求如下：1、正面：发票上须加盖收款单位财务专用章。无章则不予通过；发票用户名一栏必须是“浙江工商大学”字样，多写、写错皆不予通过；物品名称一般不能出现“办公用品”、“打印复印”、“活动用品”等笼统字样。若物品太杂无法在发票上列清，则允许用上述笼统字样，但是在上交发票的同时须附上由店家出具并且盖有店家公章的销货清单，若无清单，则不予报销。发票日期必须正规，且不得与活动举办日期相差过大。若发票日期为活动结束三天（包括三天）以后的，须向校社联财务部说明理由。发票整洁，文字、数字等内容清晰可辨，否则不予报销。2、背面：用黑笔注明：社团名称、活动名称、经手人、社长、指导老师或团委老师签名。背面所注明的内容统一靠左书写，整齐明了。不得伪造签字，一经发现，财务部有权取消该项活动的报销资格。（二）车票车票报销的具体要求如下：（1）报销车票须填写车票报销单，填写有误或填写不明者，财务部有权拒绝受理。“学院团总支或挂靠部门领导意见”一栏须亲笔签名并盖章。（2）能报销的车票只限于：市区与下沙两地往返（中途可以转站）或下沙区以内的公交车票，票面超过5元的公交车票以及打的发票均不予以受理。（3）报销车票只能为外出活动所必用车票，且报销车票的数量与金额不应超过预算表上的数量与金额。因特殊情况而出现车费超支现象，应及时向财务部说明原因，财务部视情况而给予一定比例的报销。（4）每张车票的背面需负责人签名（5）车票须保留号码，号码缺损则不予通过。（6）将车票按价格分类后附于车费报销单背面左上角，装订或粘贴时切勿覆盖车票号码。（7）若车票的装订或粘贴不合要求，财务部有权退还车票并要求社团重新整理。（三）经费报销汇总单社团须自行填制一张经费报销汇总单。车票填入“交通费”一栏，其他发票填入“其他”一栏或自行添加。汇总单请自行向院或校财务科（综合大楼2楼）取得。装订汇总单时，用回形针或订书针将发票和车票附于汇总单背面左上角，切勿用胶水或双面胶粘贴。（四）经费决算表1、经费决算表的内容要求与校社联审核通过的预算表内容基本一致，必须明确地说明所有物品的规格和单价、数量、尺寸等情况（部分可在“备注”中说明，若有特殊说明可另附纸）。2、决算表“宣传经费决算栏”总额不得超过审核通过的预算表中宣传经费金额。3、决算表上的内容必须与所上交的发票上所列项目一致，若不一致时，必须给予财务部合理解释，否则财务部一律不予受理。4、决算表上应明确说明是否有商家赞助或学校部门的补贴，若有赞助或补贴而隐瞒不报的，一经发现立即取消其报销资格。5、决算表上“学院团总支或挂靠部门领导意见”一栏须亲笔签名并盖章。（五）报销海报、横幅等宣传经费时，需附照片资料。第十一条 财务部有权在审核发票时要求社团提供任何一项经费使用证明。若社团无法或拒绝提供，财务部有权根据情节严重程度，取消其部分或全部活动经费的报销资格。第十二条 若某些项目无法开具正式发票，则社团须向校社联财务部提交一份由学院团总支或挂靠部门出具的书面申请，说明不能开具正式发票的理由及金额。第十三条 社团上交的决算表、经费报销汇总单、发票、车票等经校社联财务部审查后，由财务部部长签字。而后交由主席团审查，主席团审查通过并签字后，上交校团委分管老师以及校团委主管领导审批签字。全部完成后，由校社联财务部通知社团领取已签字的发票，决算表等其他资料则由财务部存档。第十四条 院社联或社团领取发票后自行去校财务科报销经费，如出现发票丢失等意外事故，由社团自行负责。整理报销材料上交至校社联财务部社联财务部人员审批财务部部长签字交至校社联主席团审批主席团签字校团委分管老师签字交至校团委分管老师审批退还社团，重新制作交由校团委主管领导审批校团委主管领导签字老师签字财务部通知社团领取报销单据由社团自行去校财务科领取经费通过通过通过通过未通过未 通 过未 通 过未通过第十五条 若社团在报销过程中，出现虚报假报、私自填充等恶劣行为，则按以下情况处理：（一） 初犯，情节较轻（虚假内容在30%以下，不包括30%），且整改态度良好者，取消本次报销资格，不留不良记录；（二） 初犯，情节较轻，且态度恶劣者，取消本次报销资格，留不良记录；（三） 初犯，情节严重（虚假内容在30以上，包括30%），但改正态度良好者，取消本次报销资格，留不良记录，取消本学年立项申请资格；（四） 初犯，情节严重，且态度恶劣者，取消本次报销资格，留不良记录，取消本学年各项评奖、评比资格；（五） 再犯，不论情节轻重，皆作注销社团处理。第四章 附则第十六条 本制度解释权属于浙江工商大学学生社团联合会财务部。第十七条 本办法自颁布之日起实施。 浙江工商大学学生社团联合会 二一二年九月附表1：浙江工商大学社团联合会经费预算表社团名称：活动名称：社团负责人：联系方式： 短号：宣 传 经 费 预 算 栏物 品规格及材质单 价数 量金 额备 注活 动 经 费 预 算 栏物 品用 途单 价数 量金 额备 注其 他 费 用 预 算 栏物 品用 途单 价数 量金 额备 注赞 助 与 补 贴物品（金钱或实物）数 量提供单位（或部门）申报总金额：大写：学院团总支或挂靠部门领导意见： 签名（盖章）： 年 月 日注：校社团联合会有权要求社团说明每一项经费的详细使用情况，或要求社团上交每一项经费使用证据。附表2：浙江工商大学学生社团联合会经费决算表社团名称：活动名称：社团负责人：联系方式： 短号：宣 传 经 费 决 算 栏物 品规格及材质单 价数 量金 额备 注活 动 经 费 决 算 栏物 品用 途单 价数 量金 额备 注其 他 费 用 决 算 栏物 品用 途单 价数 量金 额备 注赞 助 与 补 贴物品（金钱或实物）数 量提供单位（或部门）报销总金额：大写：学院团总支或挂靠部门领导意见： 签名（盖章）： 年 月 日校社团联合会意见：签名（盖章）： 年 月 日校团委意见： 签名（盖章）： 年 月 日注：1、校社团联合会有权要求社团说明每一项经费的详细使用情况，或要求社团上交每一项经费使用证据。 2、若有车费报销事项，请附一张车费报销单。浙江工商大学学学生社团联合会制附表3：浙江工商大学学生社团联合会车费报销单社团名称：活动名称：社团负