会议室使用及会务组织管理暂行规定.doc

会议室使用及会务组织管理暂行规定为提高会议质量和办公效率，加强会议室、贵宾接待室管理，规范会务组织流程，特制定本规定。第一条 公司会议室、贵宾接待室由总经理办公室负责统筹管理、调配使用。第二条 各部门使用会议室或贵宾接待室需须填写会务申请单（详见附表），报经部门负责人及总办确认后，由总办统一安排。第三条 如同一时间安排多个会议，总办将遵循局部服从整体、下级服从上级的原则安排使用。第四条 会议组织及会场服务遵循谁申请、谁组织、谁服务的原则。一般情况下，总经理办公会、晨会由总经理办公室负责组织；其他专题会议、协调会议、部门内部会议由主办部门或公司领导指定的部门负责组织。第五条 按照精简会务，提高效率，节约经费，注重实效的原则，严格会务管理。第六条 会议主办部门负责收集会议议题、安排会议议程、下发会议通知（或通知与会人员）、印发会议材料、布置会场、调试投影仪等准备工作。需要其他部门协办的，需提前做好沟通协调，确保会议高效、有序。第七条 各部门提交上会的议题，必须事先做好调研论证，准备书面材料或电子文件，提出明确意见或备选方案，供会议研究审议。第八条 各部门汇报时要开门见山，简明扼要，提出问题要明确，提出意见要具体。第九条 会议主办部门要安排专人负责会议记录并撰写会议纪要，会议纪要由会议主持人审阅、签发。有集团领导、公司领导参加的专题会议、协调会议等，会议纪要由主办部门撰写，报总经理办公室阅改后，报会议主持人审阅、签发。第十条 会议纪要属公司机密文件，未经签发人同意，不得外传、复印。第十一条 会议主办部门负责提供会场服务。公司领导接待、总经理办公会、晨会以及有集团领导、公司领导参加的会议等由总经理办公室负责茶水服务；其他专题会、协调会、部门内部会议由主办部门负责现场茶水服务。第十二条 各部门需指定专人操作会议室各种设备，如投影仪、电视等，其他人不得擅自使用和操作。会议结束后，应认真检查设备设施使用情况，及时整理会议场地，关闭各种电器。第十三条 总经理办公室指定专人负责视频系统，其他人不得擅自使用和操作。第十四条 参会人员必须遵守会场纪律，准时到会，因故不能按时参加，应提前向会议主持人或会议组织部门请假。会议时间应将手机铃声调为静音，确需接听电话时，应离开会场接听。第十五条 会议室日常卫生由总经理办公室负责，会议室严禁堆放任何杂物，必须保持室内卫生，保证桌椅摆放整齐有序，禁止随意变动会议室整体布局。第十六条 本制度由总经理办公室负责解释，自公布之日起实施。会 务 申 请 单申请日期: 编号：申请部门会议时间参加人数参会领导/主持人会议地点27楼会议室 28楼贵宾室； 29楼大会议室 29楼小会议室（西） 29楼贵宾室 29楼小会议室（南）会议主题会场要求 设备 视频 投影仪 相机 白板 茶水 是 否 人数 用车/用餐 是 否 人数 部门签字总办意见处理结果承办人签字备注 1此表由主办部门填好后，交总办留存。2、会议人员通知由主办部门负责，会场服务原则上由主办部门指定专人负责。3、会议期间，使用部门须爱护会议室，不得损坏各种设施、设备，做好会后清场工作。专题会议组织事项序号工作内容主办部门总经理办公室1收集会议议题2安排会议议程3下发会议通知（或通知与会人员）总办配合通知集团领导及公司