XX会议纪要(固定格式)2012-01-14.doc

XX集团 XX有限公司内部例会纪要参加人员： A B C缺 席： D（工作原因） E（工作原因） F（休假）主 持： G发 送： A B C D E F 抄 报： G时 间： 2012年01月14日（星期六）会 议 主 要 内 容1 安全工作具体包括：a. 加强叉车充电的日常监督管理，每天仔细检查叉车充电情况，强调充电安全规定，确保叉车充电在安全环境中进行，并督促叉车司机做好叉车充电记录；b. 加强仓库安全巡查，发现安全隐患立即作出整改，务必符合安全规定；c. 对新员工进行的安全培训，加强新员工的安全意识，尤其是叉车和电梯的使用安全；d. 加强对仓库外来人员的监督，要求外来人员进入我司仓库必须配带工牌，配合我司管理，并要求保安人员严格执行进出时的登记和检查；e. 因季节气候变化，须根据实际情况使用食品仓的空调设备，以免影响库内温湿度控制；f. 加强对操作现场的安全监督，杜绝不符合安全规定的操作行为。2 客服单证部需跟进事项包括：a. D须加强对新员工吴晶的业务操作指导及日报表的督查，确保其所发出的邮件及报表信息准确，了解其对XX项目所有操作流程掌握的进度； b. D须实时跟踪了解清水河XX项目每日进出操作并及时提交更新的库存报表，同时，监督系统库存信息的更新，加强与清水河仓库的沟通；I于春节假期前后在清水河仓库工作，D须将相关报表抄送I并与其加强沟通；c. D须利用WMS加强对XX项目操作各环节的跟踪及库存数据管理，并与A沟通，实现福保食品仓的WMS模式管理；d. 单证部人员不断对本部的SOP进行回顾、细化和完善；D、E根据部门工作完成情况安排召开SOP研讨会议，会后由该期讲解人提交总结报告；e. 客服单证部须提醒客户及早安排进出仓计划，至少在春节两天前完成货物进出仓计划；f. D须提交更新后的XX项目SOP，并及时与就业沟通进出货信息；g. 单证部须安排好本部门的工作衔接、交接，保证工作正常进行，不受春节假期影响；h. E继续加强对YY项目库存报表的监管，确保数据准确；i. E、H收到YY项目货物交接的货物信息后，将该数据与库存数据、盘点数据进行比对，以协助仓务部核查差异；j. 单证部须就XX公司申报资料与实物不符要求客户对该类货物进行全面核查，杜绝此类问题再次发生，同时，单证部在往后的工作中特别注意该类货物，申报前须与客户确认。3. 报关部需跟进事项包括：a. 报关部人员需加强在YY项目WMS试运行其间的练习和测试，加强对系统的全面了解，在系统测试的过程中及时发现并提出问题；b. B须尽快提交报关部2012年1月的培训计划；c. 重视并持续加强对本部门的业务培训，有系统地进行培训，以提高本部门整体的业务技能，每次培训之后需提交培训报告；d. 与其他部门加强沟通、紧密合作，确保信息准确且更新及时；e. 加强与海关查验人员的配合，提高车辆查验的通关效率，争取当天查验当天放行，避免造成车辆压夜；f. B须加强对XX项目报关报检业务的参与和了解；g. 及早了解海关春节放假安排，及时告知单证部通知客户；h. 报关部须根据海关工作流程的改革更新SOP，并将相关的更新信息通知单证部反馈客户，要求客户配合；i. 如海关人员到我司仓库进行货物查验，须要求物业和行政在查验完成当天尽快将相应的监控摄像资料调出并刻录至光盘，由报关部提交海关；j. 向福保检验检疫部门了解、跟进我司申请诚信企业资质的审批进度；k. 当福保海关实行报关员刷卡排号递单，报关部须尽快申请办理报关员IC卡。（待报关部汇报工作后再作补充）4仓务部工作重点应包括：a. C须加强对仓务人员的监督，加大对日常操作的监管力度，不可因YY仓库操作模式调整而造成对工作的松懈；b. 仓务部须及时反馈当天的各项操作资料给单证部，以便单证部及时更新相关报表信息；c. 加强对韶通装卸操作的监管，若韶通装卸工人数不足或到场不及时，须及时敦促韶通负责人立即解决、改善；C尽可能根据第二天的操作量提前通知韶通安排足够人手；d. C须系统化地对本部门进行5S培训，注意观察、总结实际成效，并以SOP为基础，与同事共同讨论，不断细化、完善工作流程，以提高本部门整体的业务技能和工作效率；下周与仓务人员回顾、强调一楼装卸平台的装卸操作流程；e. C须根据仓库各区域的库位功能申请、更新仓库的区域吊牌，并确保相应区域的规范使用；f. C须加强对食品仓XX项目各项操作的现场管理，确保收发货数据准确；如加班进行贴标操作，须安排好仓务人员加班监督；g. 根据各个项目的操作需要，C须及时合理地调整仓务人员的工作安排；h. 尽快核实NVO库存差异，与客户完成YY库内货物交接，在交接流程实行后，根据实际操作中出现的问题及时与客户沟通，以完善工作流程；i. C每天对仓库各楼层进行安全巡查，杜绝安全隐患，对客户管理仓库起到监督作用；j. C须做好仓库安全管理工作，监督仓库安全。5 Ken需跟进工作内容包括：a. 协助WMS试运行，敦促相关业务人员参与试运行操作和及时反馈问题，并跟进解决情况；b. 了解各部门的用人需求，尽快完成人员补充；c. 提醒并敦促各部门履行2012年1月的培训计划；d. 跟进各部门每周工作完成进度，如发现未能如期完成，须查明原因并协助解决；e. 安排与各部门进行强调公司规章制度的培训，提醒同事遵守公司规定；f. 协助仓务部与韶通沟通，发现问题及时向韶通反映并督促其改善人员配置不足的问题；g. 联系、监督伟轮为我司提供的叉车维修保养服务，同时寻找其他合适的叉车维修保养供应商；h. 每周五主动向A了解WMS的进度，要求其提出总结；协调A与相关业务人员之间的配合，使WMS开发项目顺畅地进行；i. 如有人事变动，须以邮件方式正式通知人力资源中心；j. 跟进财务款项的收付；k. 与李磊共同寻找、选择合适的运输供应商，仔细审核、分析报价，尽快满足XX项目的运输需求；l. 协助C更新仓库区域吊牌和提醒YY注意叉车的使用安全；m. 协助C处理仓库安全问题；n. 跟进YY对仓库设备的要求；o. 完成领导安排的其他工作。6. A跟进的WMS事宜：a. 致佳因未能在合同约定时间内完成WMS开发，提出合同延期的解决方案，A