财务报销管理规定2012.12.17.doc

出差报销管理制度的规定1.目的 为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销流程及规定，提高财务管理水平，使我们的工作流程更加科学、规范、有序，结合本公司的具体情况，特制订本制度2.使用范围 上海冠全机械有限公司全体员工：本制度不适用于国外出差，若有出国则需要在出国前填写出差行程，报公司总经理批准。3.应用表单 外埠出差报销单、市内出差费报销单、4.原始凭证有效性的规定：4.1经办人员在费用支出时，应取得真实、合法的原始凭证，不允许以其他形式的原始凭证或者原始凭证的复印件进行代替，个人丢失出差地发票责任自负。以下凭证视为合法凭证，准予报销：4.1.1税务机关批准的、印有全国统一发票监制章的税务发票。备注：如果对取得的发票有疑问，请及时拨打全国发票查询电话：区号+12366查询。4.1.2财政机关批准并统一监制的行政事业性收据。4.1.3邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。 4.2取得的发票，抬头必须是我公司的全称，不能简写。 4.3取得的发票，不能开成品名模糊、以“批”为单位的发票。（例如,品名开成：办公用品，单位为批，数量为1）。超过发票日期六个月的发票不能报销。4.4取得发票时，必须让收款方加盖发票专用章，发票专用章上面的税号必须清晰可见。能取得增值税专用发票的，一定要索取增值税专用发票。 4.5发票及其他原始凭证的粘贴要求：所有报销的原始单据一律不得涂改。应取得、可取得而未取得的各项费用支出凭证，不得报销其费用。飞机、火车、轮船、汽车票及住宿发票等原始凭证，在报销时必须保证票据上的编号、日期、车次、发车时间、金额等完整无缺，否则均作废票处理。报销粘贴有关凭据时，为便于装订和保管，必须在粘贴纸的左上角粘贴（靠左边3厘米开始，依次向右方先大后小或按一定规律粘贴），按费用报销明细的顺序依次粘贴，粘贴的发票要粘牢，保证发票及其他付款凭证的洁净、整齐。4.6凡到财务部报销，被核有误的，不得在有错误的报销单据上修改，需由报销人员重新填制报销凭证，并经有关部门领导重新签字认可后，方可报销 。4.7报销凭证必须使用水笔填写，不得用圆珠笔、铅笔等填写，同时在凭证的附件数量栏上标注附件的数量。5.具体内容 5.1借款报销的审批权限 5.1.1 公司员工因公出差借款，由各部门经理审签后，报财务部门审核，并送分管副总或者总经理批准，方能借款。凡有审批权限的部门经理须在财务部门签留字样备案，公司所有的单据上面签名必须是楷书字体，不得用艺术签名或者草书签名，否则不能借款及报销。5.1.2员工出差应填写“出差申请单”，并按规定程序报批后，去财务部门预借差费。 5.1.3员工出差返回后，填写差旅费报销单，按规定的时间及审批流程，手续齐全后到财务部门报销或者核销借款。5.2员工差旅费报销标准 5.2.1员工出差分长途和短途两类，即当天能往返的是短途，异地出差时间在一天以上的为长途。 5.2.2出差地区分为1、二类地区，即一类区：北京、广州。二类区：除一类区以外的地区。5.2.3.1员工短途出差视同出勤，不享受出差补贴。上海市内的出差不享受误餐伙食补贴（销售人员除外，中餐按每餐10元的标准补助）；上海市外的短途出差，按10元/人/餐的误餐的伙食补贴，超过晚上19：00到达上海的，另外可享受10元/人/餐的晚餐误餐补贴。（市内出差必须提供实际发生的交通发票，不得用交通卡充值费、话费或其他发票代替，否则不予报销）。5.2.4长途出差差旅费补助标准（均含住宿、市内交通费、餐饮费）：A、般人员及部门经理级人员按照以下标准补助：（试行） 一类区 差旅费补助（含住宿） 元/人/天 （住宿 元+餐饮交通 元）膳食费补助（不住宿）早餐 10元/人/餐 膳食费补助（不住宿）午餐 15元/人/餐 膳食费补助（不住宿）晚餐 15元/人/餐 二类区差旅费补助（含住宿） 元/人/天 （住宿 元+餐饮交通 元）膳食费补助（不住宿）早餐 5元/人/餐膳食费补助（不住宿）午餐 10元/人/餐膳食费补助（不住宿）晚餐 10元/人/餐B、往返时间不同时，但中途在同一客户处，差费标准按个人出差标准执行，只能二选一，不能两种标准同时执行。C、早上8点、中午13点及晚上19点到达上海车站的，可按规定享受膳食补助。公司副总经理级（含）以上按实际发生的交通费、住宿费报销D、出差发生交际就餐则需扣除相应的餐费补贴E、长途交通费（每票5元，地铁除外）实报实销，报销的长途和市内交通费应在车票上标明时间和乘车路线。如有特殊情况按实际发生的费用报销，报总经理批准签字后（总经理在发生业务的发票后面签字），方可报销。公司副总经理（含）级以上人员按实际发生的交通费、住宿费实报实销。5.2.5差乘坐的交通工具：公司副总经理及以上人员可乘坐飞机、火车软卧、高铁、动车一等座、轮船二等舱；其他的员工乘坐火车硬座、硬卧、轮船四等舱，乘坐飞机、软卧、高铁、动车二等座须总经理批准（总经理在发生业务的发票后面签字）。5.2.6长途出差交通费，一般人员及部门经理的陆路交通费按公司标准报销，不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车的, 当事人在发生业务的发票后面写明要乘坐出租车的事由，由部门经理审核，交总经理签字批准后，方可报销。5.2.7必要发生的火车费、长途汽车费、客船费实报实销。公差期间，因私发生的交通费一律不予报销。因私请假而造成的线路绕行超出直达目的地的费用部分由个人承担。5.2.8乘坐硬座（或无座票），且乘车时间区段超过22:00-凌晨6:00范围的人员，乘坐特快（Z、T字头）列车可获得本次列车硬座票价金额30的补贴，乘坐软席可获得本次列车硬座票价金额15的补助，普通列车可获得本次列车硬座票价金额40的补助。动车和高铁不享受此补贴。5.3差旅费报销规定 5.3.1住宿费、交通费按公司规定标准执行，节约归己（必须提供出差地的相关真实发票），超支自负（特殊情况需总经理批准方可报销）。5.3.2 管理层员工与普通员工一起出差时，由管理人员控制各项开销，不得超过按照人员的出差补贴和限额标准，费用报销时凭发票报销。报销凭据必须是出差地实际发生的合法有效票据（发票金额大于费用限额的按限额报销，发票金额小于费用限额的按实际金额报销）。5.3.3出差人员对自己的财物须仔细保管，若发生丢失事件，由出差人员自行承担，公司不予支持。5.3.4员工出差必须取得出差地发生的实际业务的原始发票，不得用异地发票以及其他业务代替，不提供业务发生地的发票，财务有权拒绝，不予报销，责任自负。5.3.5出差人员回来后十个工作日内，必须办理报销手续归还借款。未按规定时间报销的，财务部门有权与当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。5.3.6出差人员应本着诚信的态度，实事求是地填写报销凭证，即保证所有报销单据均为实际支出，无弄虚作假行为，若被发现有作假行为，第一次扣除作假金额10倍罚款，第二次予以开除。财务部有权就员工的出差单据向出差地的相关单位进行查询。如有虚假行为，公司将按公司规定进行处理，情节严重者予以辞退，且当事人承担查询过程中产生的有关费用。5.3.7报销粘贴有关凭据时，为便于装订和保管，必须在粘贴纸的左上角粘贴（靠左边3厘米开始，依次向右方先大后小或按一定规律粘贴）。5.3.8报销人员先由本部门领导审批报销事由的真实性，并签名确认,然后由人事部门确认实际出差时间，并签名确认5.3.9人事部