吉林大学教学类档案立卷工作规范.doc

吉林大学教学类档案立卷工作规范为了提高教学类档案（以下简称教学档案）的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动及教学研究等各项工作中的作用，并为考核教学工作提供依据，根据教育部普通高等学校档案管理办法、高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范等规章，结合我校实际，特制定本规范。 1 教学档案工作的基本原则1.1凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料均属教学档案。1.2 教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。1.3 教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。1.4 教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行 “三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入有关人员的职责范围，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；管理检查教学工作与检查教学文件材料的归档要求同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。1.5 各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案部门办理移交。1.6 努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。1.7 逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。2 教学档案归档范围的确定2.1 确定的原则2.1.1 归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.1.2 归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。2.1.3 归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。2.2 归档的文件材料2.2.1 归档的文件材料包括：学校在教学综合管理、研究生教育、全日制本、（专）科生教育、成人教育等工作和活动中形成的全部文件材料。具体归档范围见附件一。2.3 不归档的文件材料2.3.1 上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；2.3.2 学校有关教学的未定稿的文件；2.3.3 重份文件；2.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件；2.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；2.3.6 校内其他单位发来的与本单位教学工作无关的文件；2.3.7 与校外单位交换来的与本单位教学工作无关的文件；以上不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存。3 教学文件材料的部门立卷与预立卷制度3.1 部门立卷3.1.1 依据档案法及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要做好档案的收集、整理，预立卷工作。3.1.2学校档案馆依法对教学管理部门的教学文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。3.1.3 网上著录是教学管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见吉林大学网上著录工作规范。3.2 预立卷3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。3.2.2 教学管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。4 教学文件材料的归档流程4.1 形成与积累4.1.1新的一年开学后，应由分管档案工作的校长主持召开全校专（兼）职档案员、院（系）教学秘书、研究生秘书及各部门负责档案工作的领导参加的档案工作大会，总结上年度的归档工作，同时布置对前一年所形成与积累的文件材料的立卷任务。4.1.2 教学管理部门及学院（系）兼职档案员要将日常工作中形成与积累的教学文件材料进行认真地检查核对，避免应归档的教学文件材料缺失及重复归档。4.1.3 档案馆向学校教学管理各部门、学院（系）发放档案卷皮、档案袋等。4.1.4 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。4.1.5归档的研究生成绩单加盖学校研究生培养处公章；本（专）科毕业生成绩单加盖学院主管教学的副院长、教学秘书名章后加盖学校教务处公章；成人教育毕业生成绩单加盖学校成人教育处公章。4.2 整理组卷4.2.1 由各院（系）或教学管理部门的专（兼）职档案员，根据教学文件材料形成部门立卷的原则，负责将形成积累的文件材料立卷后向档案馆移交。4.2.2 采用立小卷的原则，“一事立一卷”。同一内容数量多的文件材料可分别组成若干小卷。 4.2.3 凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。4.2.4 卷内文件材料一律拆掉金属物，对已破损的文件材料要进行修补。4.2.5归档的文件材料纸张使用的规格为A4，研究生学位答辩材料有特殊要求,其纸张使用的规格为16开，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。4.2.6 文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料后，共同组卷。其它载体材料，需要填写与文字材料案卷一致的档号。 4.2.7 卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其它的文件材料按时间顺序排列。4.2.8 按卷内文件顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字均应编写页号，页号位置在非装订线一侧的正面的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。4.2.9 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。4.2.10利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“ ”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。4.2.11 填写卷内备考表。本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。4.2.12 装订。对需要装订成卷的文件材料，采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，需进行贴边处理。研究生学位答辩材料不装订，直接装入档案袋，在档案袋正面用黑色碳素墨水笔填写档号、类别、姓名。本（专）科应届毕业生的成绩单不装订，直接装盒。4.3 归档验收4.3.1 移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全、完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。4.3.2 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。4.3.3 教学类管理性的文件材料（纸质档案）于次年五月末前归档。网上著录归档可随时进行。教学类的学位答辩材料（博士、硕士研究生）在答辩通过后三个月内归档，本（专）科应届毕业生、成人教育本（专）科应届毕业生的成绩单于当年毕业后两个月内归档。4.3.4 撤消研究生学位材料的归档，必须严格按照归档范围执行。由归档单位将撤消研究生学位材料与原存档的研究生学位答辩材料重新组卷。撤消研究生学位材料为主件，单独编写页码（参照4.2.8条款执行），原存档的研究生学位答辩材料为附件，保持原貌，页码不与主件续编，其页数是在原页数的基础上加上全引目录和备考表。重新组卷的文件材料，拟写案卷题名并录入档案管理软件中（参照4.2.9条款执行），拟写题名应为：“吉林大学关于撤消XX学院XX届XX博士（硕士）学位材料”。档案全引目录序号第5项，文号一栏，必须填写“附件”，题名一栏，应填写“博士（硕士）研究生学位答辩材料（原存件共XX页）”。备考表情况说明一栏，必须填写重新组卷的总件数与总页数。如收缴件不全，立卷人也必须如实填写并签名标注时间。5 教学档案的管理5.1 分类编号5.1.1 参照高等学校档案实体分类法结合我校教学档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。5.1.2我校教学档案分类根据实际情况，采用学历层次+机构的分类方法。5.1.3教学档案类目设置与标识5.1.4为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号“”间隔。类目与卷号之间采用连接符号“”连接。5.1.5 一级类目的设置与标识：采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“JX”，即“JiaoXue”（教学）的缩写。5.1.6 二级类目的设置与标识：二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 . .99，但10、20 等带“0”的数字不用。 5.1.7 三级类目的设置与标识：三级类目主要是针对研究生学位答辩材料（博士、硕士）和本（专）科毕业生成绩单设置的。三级类目采用阿拉伯数字为学院代码(见附件二) 。根据成人教育的特殊情况，其三级类目按校区分类设置： 01 前卫校区02 南岭校区03 新民校区04 朝阳校区05 南湖校区远程教育是成人教育的组成部分，因没有校区之分，三级类目也采用阿拉伯数字为学院代码(见附件二) 。5.1.8 四级类目的设置与标识：四级类目是在三级类目设置的基础上，对三级类目的细划分，是区分学生学历层次和学习形式的代号。四级类目的标识采用阿拉伯数字“双位制”。研究生教育博士： 11 学历博士12 同等学力博士13 不授予博士学位14 撤消博士学位硕士：21 全日制硕士22 专业学位硕士23 同等学力硕士24 不授予硕士学位25 撤消硕士学位本（专）科生教育 本科： 11 本科12 辅修 21 专科 成人教育 本科：11 夜大12 函授13 脱产专科： 21 夜大22 函授23 脱产远程教育11 本科21 专科其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级+二级+三级+四级）+案卷号研究生类目模式:072000JX1216111n 案卷号 学历博士代号（四级类目） 化学学院代号（三级类目） 研究生类代号（二级类目） 教学类代号（一级类目） 年度号 全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。本（专）科生类目模式：072000JX1316111n 案卷号 本科代号（四级类目） 化学学院代号（三级类目） 本、专科生类代号（二级类目） 教学类代号（一级类目） 年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。成人教育类目模式：07 2000 JX1401111n 案卷号 本科夜大（ 四级类目） 前卫校区代号（三级类目） 成人教育类代号（二级类目） 教学类代号（一级类目） 年度号全宗号注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。072000 JX1489 111n 案卷号 本科代号（四级类目）远程学院代号（三级类目）成人教育类代号（二级类目） 教学类代号（一级类目） 年度号 全宗号 注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。附件一吉林大学教学类档案归档范围和保管期限表JX11 综 合序号 归档范围 保管期限1 上级有关学生思想政治工作的文件 长期2 学生政治思想教育工作计划、总结、报告、 决定、规章制度、条例 长期3 学生学籍变动的材料 永久4 对犯错误学生给予开除、勒令退学处分的决定及有关材料 永久5 毕业生分配方案、计划、报告、批复、决定 永久6 毕业生供需统计、计划 长期7 上级有关就业分配的文件材料 长期8 学生就业指导处工作计划、报告、总结、简报 长期9 新生入学名册 长期10 对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料 长期11 学生工作处工作计划、总结 长期12 优秀学生奖学金获得者名单 短期13 校领导在全校学生大会上的讲话稿 长期14 获省、市优秀学生名单 长期15 表彰先进、优秀学生干部的决定、名单 短期16 学校历届田径运动会程序册 长期17 体育教研部工作计划、总结 长期18 考试中心有关上级来文、请示、批复 长期19 考试中心工作总结、计划、报告 长期20 注册中心在工作中形成的文件材料 长期21 教育技术中心在工作中形成的文件材料 长期22 其它需要归档的材料 JX12 研究生教育序号 归档范围 保管期限1 研究生招生工作计划、请示、报告、总结、统计 永久2 博士后科研流动站申报材料及上级批复 永久3 博士后研究人员进站、离站材料、申请博士后科学基金材料 长期4 博士后研究人员工作总结 长期 5 录取研究生名单、名册 长期6 招考研究生（硕士、博士）试题 长期7 与国外合作培养研究生的计划协议、派出人 员名单等材料 长期8 教育部关于研究生招生、分配培养、代选出 国预备研究生工作的有关文件 长期9 取消研究生学籍的材料 永久10 研究生的奖励、处分材料及撤销处分材料 长期11 研究生各专业培养方案、教学大纲、教学计划、 永久12 研究生（硕士、博士生）毕业成绩单 永久13 研究生（硕士、博士）中途退学、出国在校成绩单 永久14 专业性会议、座谈会、汇报会记录及文件材料 长期15 学校与有关单位关于学位问题的联系函件 长期16 教育部等单位关于学位工作的文件 长期17 学位评定委员会、分委会名单 永久18 学位评定委员会的会议记录、决定、纪要及会议材料 永久19 学位委员会对决定等文件的修改意见、汇报材 料 长期20 研究生学位答辩材料（博士、硕士）（1） 博士研究生毕业论文及答辩材料 永久吉林大学博士成绩登记表吉林大学博士学位申请书吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学授予博士审批表博士学位论文同行评议汇总表在学期间政治思想鉴定吉林大学博士学位论文学术评议书博士学位论文同行评审意见书吉林大学授予博士学位决定吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票吉林大学博士学位论文 其它需要归档的文件材料 （） 同等学力博士研究生毕业论文及答辩材料 永久同等学力人员博士学位申请书 同等学力人员申请博士学位审查表同等学力人员申请博士学位审批表同等学力人员申请博士学位推荐书硕士毕业证书复印件硕士学位证书复印件硕士成绩单获奖证书复印件同等学力人员申请博士学位成绩登记表吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学博士学位论文学术评议书吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票科研成果复印件吉林大学博士学位论文 其它需要归档的文件材料（）硕士研究生答辩材料 永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学授予硕士学位决定吉林大学硕士学位论文答辩记录吉林大学硕士学位论文答辩表决票其它需要归档的文件材料（4）同等学力硕士研究生答辩材料 永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学授予硕士学位决定吉林大学硕士学位论文答辩记录吉林大学硕士学位论文答辩表决票毕业证复印件学位证复印件申请学位审查表外语综合考试合格证学科综合考试合格证科研成果复印件其它需要归档的文件材料( 5 )不授予博士学位材料 永久吉林大学博士成绩登记表吉林大学博士学位申请书吉林大学指导教师对博士学位论文审议意见吉林大学授予博士审批表博士学位论文同行评议汇总表在学期间政治思想鉴定吉林大学博士学位论文学术评议书博士学位论文同行评审意见书吉林大学博士学位论文答辩记录吉林大学博士学位论文答辩表决票吉林大学博士学位论文 其它需要归档的文件材料（6） 不授予硕士学位材料 永久吉林大学硕士成绩登记表吉林大学硕士学位申请书吉林大学指导教师对硕士学位论文审议意见吉林大学硕士学位论文学术评议书吉林大学授予硕士审批表吉林大学硕士学位论文答辩记录吉林大学硕士学位论文答辩表决票其它需要归档的文件材料（7） 撤消博士学位文件材料 永久撤消博士学位决定撤消博士学位表决票博士学位证书原件吉林大学申请和授予博士学位材料（收缴件）吉林大学博士学位答辩材料（原存件）注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷其它需要归档的文件材料（8） 撤消硕士学位文件材料 永久撤消硕士学位决定撤消硕士学位表决票硕士学位证书原件吉林大学申请和授予硕士学位材料（收缴件）吉林大学硕士学位答辩材料（原存件）注：撤消的学位材料与原学位答辩材料重新组卷其它需要归档的文件材料21 领取毕业证书、学位证书登记册 永久22 研究生毕业分配名册 永久23 研究生毕业分配方案、计划、报告、批复、通 知、总结 永久24 研究生院工作计划、总结 长期25 其它需要归档的材料JX13 全日制本、专科教育序号 归档范围 保管期限1 学科、专业设置与调整的报告及上级批示 永久2 教育部、省教育厅及有关部门关于招生工作的文件 长期3 招生工作计划（事业规划）、请示、报告、批复 永久4 招生宣传、招生工作总结 短期5 录取新生登记表、名册 永久6 各专业教学计划、教学大纲 、开课计划 长期7 教学管理的规定、办法 长期8 教务处工作计划、总结 长期9 本、专科毕业生、结业生成绩单 永久10 毕业生领取毕业证书、学位证书、结业证书 永久登记簿11 结业生换发毕业证书登记簿 永久12 辅修第二专业毕业证书存查表 永久13 辅修第二专业、成绩单 永久14 本、专科学生中途退学、出国在校成绩单 永久15 其它需要归档的材料 JX14 成人教育序号 归档范围 保管期限1 成人教育、远程教育学科、专业设置与调整的报告与批复 永久2 教育部、教育厅关于成人教育招生工作文件 长期3 关于成人教育、远程教育招生工作的请示、报告、批复、统计 长期4 成人教育、远程教育关于上报招生生源计划及招生简章 长期