G2-会议组织流程及注意事项.doc

会议组织流程及注意事项一、前期工作：1、确定召开会议的时间、地点、人员、议程、接机、就餐、住宿等。2、根据会议的规模，确定会务组的成员，并对成员进行具体分工。（1）、会务组成员名单及联系方式。（2）、会务需要开展的工作：如接机、住宿安排、会场布置、就餐安排。（3）、会务需要购买的物资，负责人。（4）、会务组需要打印的材料，负责人。（5）、会议材料的包装、明细整理和确认，负责人。（6）、接机负责人，接机工作流程。（7）、会议住宿安排负责人，具体流程。（8）、会议流程的具体安排，负责人。（9）、会务结束后的物资整理、结账等。3、提前了解会场情况：（1）、该时间段有几间会议室，每间会议室能容纳多少人（要求提供坐位图，考虑到主席座位的摆放）。（2）、每间会议室提供哪些硬件设备（如投影仪、投影幕布、无线话筒、激光笔、鲜花、演讲台等）。（3）、会议签到场地和配套硬件。（4）、会议期间提供的易耗品（水、会议用纸、笔）等信息。（5）、会议茶歇的清单、时间、收费情况。（6）、会议走廊的指示水牌数量及摆放。（7）、会议用会标、背景、横幅的使用。（8）、是否24小时提供空调、服务员。（9）、了解会场停车的情况，以备有与会人员自行驾车前往。（10）、建议对每个会场进行拍照。（11）、要求保留对方负联系人以及会场的联系方式。4、提前了解住宿情况：（1）、该时间段能提供的标间、大床房、行政套房等各种规格的房间数量、楼层、价格等信息。（2）、明确入住流程，是否需要与会人员提供身份证登记方可领房卡。（3）、明确酒店提供的免费项目，如健身、游泳。（4）、查询酒店附近的大型超市或特色商店，便于与会人员购买当地土特产。（5）、同时需要和酒店明确早餐券的使用方式。（6）、根据公司会议精神，一般要求酒店提前将收费商品等全部撤出房间。（7）、与会人员如需使用收费项目，酒店需要和会务组谁确认。（8）、要求保留对方联系人以及酒店的联系方式。5、提前了解就餐情况：（1）、就餐场地的桌席分布图（酒店提供）、主桌的安排。（2）、主桌是否采用分餐制。（3）、确认菜单的内容以及上菜的顺序、速度。（4）、就餐场地的背景布置。（5）、会务人员的就餐安排。6、如果是在外地召开会议，需要当地提供支持，包括人员支持、车辆支持等。7、确认是否需要接机，接机车辆的安排与租赁，从机场到会场，出租车的行驶距离、时间以及大概费用。8、参会人员的机票预订模式（各自预订还是统一预订）。二、到达会场前的工作1、会场预订合同的流转以及预付款的及时支付。2、酒店住宿以及就餐合同的流传以及预付款的及时支付。3、租车合同（如有）的流转。4、参会人员的最终确认名单及联系方式。5、根据名单安排住宿房间表。6、会场座位示意图的确认与打印。7、大会主席人员席卡的打印与座次安排确认。8、就餐座位席卡的示意图以及每桌名单的确认和打印。9、接机牌的制作与确认，接机车辆的标示打印。10、打印好签到表（2-3份）。11、准备好常用物资（签到笔10支、信纸2本、小信封50个、小透明胶5卷、剪刀3把、订书机2个、订书针1盒、袋泡茶5盒、速溶咖啡5盒、录音笔1支、激光笔5支、激光喷墨打印机、墨盒2套、A4打印纸黑白彩色各1套、笔记本电脑3台、U盘2个）。三、接机安排1、接机前一天以及当天8点前，通过短信群发告之，本次会务组的接机安排，接机联系人姓名、手机。2、接机车辆的司机联系方式，以及具体的调度时间表。3、与会人员上车后的饮用水和晕车药的保障。4、安排2组4人在机场举牌接机，车辆上粘贴好会务标示。5、接机人员以及司机的就餐安排。6、协助搬运行李。7、根据参会人员名单，及时与酒店会务组确认每批次的人员到达情况。8、对于由于太晚到达机场而无法接机的与会人员，要求电话及短信确认，同时将出租车相关信息告之。四、住宿安排1、提前确认所有房间已经准备就绪，发现问题及时纠正。2、提前办理好老板们的入住手续，专人在大堂等候，到酒店直接入住。3、将会务资料提前发放至各与会人员的房间。4、入住签到以及就餐券的发放。五、会议前安排1、确认座位的摆放以及演讲台的设置符合要求，不符合要求时及时调整。2、按照确认的嘉宾席位进行摆放。3、按照确认的与会人员座次进行张贴。4、在会议室入口醒目处张贴好大会座位安排表，并由专人引导。5、调试话筒设备、笔记本、投影仪、电源等设备，确保处于正常工作状态。6、确认会场方应提供的鲜花、纸、笔等均已摆放完毕。7、如果酒店和会场之间需要车辆，应提前安排好接送车辆。8、会场背景的安装确认。9、会场指示牌的摆放与确认。六、会议中安排1、定期提醒服务员添加饮用水。2、注意会场内的需求，有问题及时解决。七、会务用餐安排1、在就餐前1小时，确认所有席位都已经准备完毕。2、在餐厅入口处醒目位置张贴用餐示意图。3、摆放主桌桌卡（红色）和其他桌次的桌卡。4、如果是自助餐，在餐厅入口处发放就餐券（视情况决定）。5、领导司机的就餐安排。八、后期工作1、清理会议文件，收回相关资料。2、会场、酒