竣工文件编制与归档注意事项.doc

竣工文件编制与归档注意事项竣工文件编制与归档注意事项一 文件材料的鉴别1资料内容是否完整：包括开工报告、测量记录、施工记录、试验、质检、成品检验、分项工程质量评定等资料，汇总表、中间交工证书（归入计量文件中）等；2表格选用是否准确：例如水下桩基混凝土用ZJ606，非水下桩基用ZJ621；3所有资料是否为原件，不得出现热敏纸传真件，钢筋和水泥必须有出厂合格证和质量检验报告；4资料表格填写是否完整：不能出现项目漏填现象，签字手续要完备，包括评语、签名和日期；5资料是否真实：资料要根据实际检测填写，与工程实际相符，不得造资料，做假资料；6资料数据是否满足规范要求：规定值套用准确，套用规范是否是最新规范？试验检测频率要满足要求，结果要合格；7资料填写是否准确、规范：项目、部位名称，外观描述、试验用语、评定用语填写准确规范，计算要准确，合同号要统一，质检表填写具体数据，并尽量填实测数据（只有在表格填不下的情况下填写“见CS*”）； 8资料是否有涂改，特别是原始试验数据、签名和日期；9资料是否闭合：即质检和试验资料要相互一致，规定值和实测值一致，不得自相矛盾，批复与请示是否闭合；10资料表格填写字迹是否清晰，工整，特别是签名不能狂草或者姓名填写不完整，手工填写时用不褪色的蓝黑笔填写； 11资料保持整洁、美观，不得有纸张坏损的资料；12资料编写要科学，在满足要求的前提下，尽量不要重复，简洁明了，一个试验数据用到多处的不需复印，只需在备考表注明出处即可；13资料按照分项工程立卷，并按分项工程作卷内目录，资料的编排要合理，按照施工顺序和范本要求进行排列组成案卷；二 文件材料的立卷1封面、副页（格式见附件）a）部、册、分册号按范本的目录填写，册（或分册）有几本时，在册（或分册）后加“本”的流水号（例如，第四分册有三本，第二本可如此填写：“第四分册：文件名（2/3）”）；b）部、册、分册的“文件名称”均应按范本目录填写；c）册（分册）有几本时，每本都应有一个明确的案卷题名，以短语形式标明该卷内文件材料的起止桩号、内容、形式等，一般不超过50个字；例如：K11+270 K11+490路基填筑（93区）施工原始记录。d）编制单位：法人单位的全称，不能写“娄新高速公路*合同段”；e）编制日期：填写完成立卷的日期，可以省略“年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号；f）封面的填写要求打印。2卷内文件目录（格式见范本）1）卷内目录不编页号，放在案卷内文件材料之前，目录要求打印，字号、字体前后要统一。2）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。3）文件编号（或文号）：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。竣工文件中的施工文件几乎每页都有编号，此时文件编号可不填写。4）责任者：填写科技文件材料的直接编制（编写）部门或主要责任者，一般填单位（法人单位名称）。5）文件题名：a）原文上有标题的，可以照录下来；b）原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“ ”号；c）几乎每页都是一个文件的情况下，且案卷内页数很多，那么，若干个有联系的文件而与别的文件相比相对独立时可以考虑合起来题名（例如：某一段路基填筑施工的原始记录合起来题名为：“起止桩号段（93区）路基填筑施工原始记录”）,合并应以简明、清晰及便于借卷者查阅为度（合并单位太细则卷内目录过长，太粗，则查阅不便）； d）一横栏内题名书写不下，可将该处横栏加宽，书写成两行或三行。6）日期：填写文件的形成时间，同封面的“编制日期”的填写方法、方式。7）备注：留待对卷内文件变化时作说明用等。另外如果有与该科技文件材料内容相关的特殊载体的档案（比例照片、音像材料），要求在此栏标注具体载体的档号（或编号、代号）。8）页次：填写每份文件首页上的页号，最终件填写起止页号。3备考表的填写（格式见范本）1）卷内备考表要标明案卷内科技文件的件数、页数以及在立卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。2）除了说明页数，件数外，还可以做其他说明，主要有开工报告中的施工组织设计，集中拌合的砼强度试验报告等。例如涵洞开工报告里面的施工组织设计，因一致，不重复归档，可在备考表中注明：K*盖板涵施工组织设计见K*盖板涵施工原始记录。3）立卷人：负责整理、检查、装订的人，负责立卷者应签名，并填写完成立卷的日期。4） 备考表要求打印（除签名外，签名必须手签）。三 竣工图的编制1竣工图表编制范围路线平面、纵断面、路基（包括路基横断面及土石方、防护、排水、小桥渡槽、通涵）、路面、桥梁、接线、隧道、房建、交通安全设施、环保绿化工程竣工图表。 具体立卷及图号见下表：表1 竣工图号对照表分册号竣工图表名称图号简称第一分册平面图PMT纵断面图ZDT第二分册横断面图HDT路基土石方竣工图表TJ1第三分册防护工程竣工图表TJ2第四分册小桥工程竣工图表TJ3第五分册排水工程竣工图表TJ4第六分册通涵工程竣工图表TJ5第七分册路面工程竣工图表TM第八分册（特）大桥、中桥工程竣工图表TQ第九分册互通立交工程竣工图表TL第十分册隧道工程竣工图表TS第十一分册接线工程竣工图表TW第十二分册环保、绿化竣工图表TH第十三分册标志标线竣工图表TA1第十四分册护栏隔离栅（墙）防眩板竣工图表TA2第十五分册监控系统竣工图表TD1第十六分册通讯系统竣工图表TD2第十七分册收费系统竣工图表TD3第十八分册供电系统竣工图表TD4第十九分册照明设施竣工图表TD5第二十分册隧道机电设施竣工图表TD6第二十一分册收费站及房屋建筑工程竣工图表TF2编制依据1）两阶段施工图设计；2）有关变更设计图、变更通知单、设计服务函；3）有关变更设计的会议纪要、文件；4）有关工程变更申请报告。3竣工图表的编制程序竣工图表的编制与施工图有密切的联系，从施工图演变到反映实际施工最终状况的竣工图，有以下几种不同的情况：施工图没有变更；施工图只有一般局部变更；施工图发生重大的变更；施工图被取消；原设计没有而施工中新增加的内容等。根据不同的情况，本项目竣工图编制按下图所示程序进行，以保证竣工图的编制质量。施工图有变更，下发变更设计图，按变更设计图实施按照施工图实施无变更，直接用原施工图作为竣工图草图现场情况有变化，根据现场实际情况确定变更方案变更会议纪要等用变更设计图代替原设计图实施后根据实际变更情况在原设计图上修改变更设计图计算机绘制竣工图草图竣工图施工单位自检监理审核管理组审核 图3 竣工图编制程序图4竣工图表编制的基本要求（五个数据的对应关系）1）竣工图应完整、准确、清晰、规范，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2）为确保竣工图编制的质量和验收时间的要求，竣工图编制的时间与工程进度同步进行，以保证竣工图的准确性。一般来说，竣工图绘制与工程交工的时间差不大于一个单位工程的施工，完工3个月内完成竣工图的编制。3）竣工图纸（房建工程暂除外）一律重新绘制，不采用在原设计图背面盖单认可的方式。竣工图一律用计算机绘制，本项目竣工图全部采用CAD2004版本绘图软件绘制，激光打印机打印成图。只有部分房建工程允许使用蓝图。4）竣工图表一般使用A3纸（297420mm），其它规格的竣工图应按297420mm折叠；5）绘制竣工图应符合道路工程制图标准（GB50162-92），竣工图中文字应使用长仿宋体，字体大小可参考设计图（字高尺寸系列为2.5、3.5、5、7、10、14、20mm，字宽为字高的倍，即0.7倍，使用Word2003时将字符间距中的“缩放”调整为70%即可），一般尺寸标注字高采用2.5mm；图内右下角说明文字字高宜采用3mm；标题字高宜采用5mm；引线标注文字：3.5mm，CAD表格内表头文字：4mm，表格内阿拉伯数字采用3.5mm。6）尺寸标注，尺寸界线与尺寸线均应采用默认Bylayer。箭头大小2mm，基线间距3.75mm，超出尺寸线2mm，起点偏移量2mm。文字从尺寸线偏移0.625。7）竣工图应将设计通用标准图中不需要的部分去掉（例如：斜交盖板钢筋尺寸数量通用图中可能有0、5、10、15等不同角度的尺寸，那么具体某个盖板涵时则只有一种尺寸，故应去掉不需的部分），同一合同段内出现完全重复的标准图时（前面为斜交5的13m空心板，后面为斜交15的13m空心板，则不是完全重复）则后面的不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置，并在编制说明中注明；8）常用符号以交通部公路工程基本建设项目设计文件编制办法（2007）为基准，参考GB 50162-92道路工程制图标准规定。9）竣工图图框一律使用附件中的标准图框；图纸的图框线与外框边间的距离分别为25mm（装订边）、10mm、10mm和10mm；表格的轮廓线与外框边间的距离应与图纸大致相同。竣工图边框内文字均为仿宋体，单行字高采用5mm，双行字高采用4mm； “第几页共几页”采用4mm；10）签名严禁打印，必须手工草签（即本人的手写体）；11）竣工图号由分类代号、承包合同号、合同段同一类工程按里程的顺序号、流水号组成。分类代号见范本中竣工图号简称对照表。例如11合同段第3座桥的第5张竣工图，其竣工图号为：TQ-11-3-5。12）报送电子版一份，打印版原件1份、复印件2份，典型构造物复印件3份。14）施工过程中完成的竣工图表，应按范本中规定的部、册、分册要求装入临时档案盒内，经监理审查，最后交管理组汇集归档。监理应定期检查承包人的临时归档工作。 4、相关统一的格式见附件四 封面及案卷题名的编写1、案卷题名应包含本卷实际内容，例如本卷有土工试验资料和水泥物理性试验资料，而案卷题名只注明了土工试验资料。2、第四部分施工文件第三册试验、检测文件（2/8）的册名打印成“实验、检测文件”。3、案卷题名过于简单，重复较多，特别是原材料试验资料，如水泥物理性能试验往往有多卷，每卷的案卷题名不能笼统的写成“水泥物理性能试验文件（一）”，应在题名中体现出时间段，如“2009年10月-12月水泥物理性能试验文件”。本案卷题名在本标段所有的资料内应该具备唯一性4、由于某些电脑系统上没有样板电子文件设定的隶书，导致打印出来的封面上“竣工文件”四个字不是隶书。解决方法是：从装有隶书的电脑系统C:windowsfonts文件将隶书字体文件复制到没有隶书的电脑C:windowsfonts即可。5、封面格式参见附件，建议在组卷前要求每个合同段、监理处均报送一份封面、副页、卷内文件目录、备考表的打印件到竣工组审核，并可要求在其办公室上墙，以便提醒编制人员。五、卷内文件目录1、卷内文件目录太简单，不详细，如第一册 第二分册 总进度图、计划、工程月报（一），没有详尽标识出是哪一年、哪一个月、哪一期的月报；另如第三册 钢筋机械性能试验记录表（一）、（二）、（三）应细化到时间段。卷内目录根本该本资料的实际情况尽量满足一页。2、卷内文件目录责任者栏不能合并，应每行填写3、卷内文件目录日期格式应调整为 2010 02244、卷内文件目录最后一行条目，日期应该填写为起止页5、卷内文件目录条目偏少，如本卷内容均为钢筋原材料试验，条目仅有两条，不便于查阅。6、对于质检文件，卷内文件目录的文件编号不需要填写。7、卷内文件目录样式参见附件六、备考表1、建议删除第一行文字“1、本案卷为*文件，共*本，本案卷为第*本”。2、备考表样式参见附件七、原材料分类组卷原则1、土工资料先按桩号顺序再按试验时间顺序排列；2、其它原材料先按原材料类别再按试验时间顺序排列；3、原材料试验资料可以在施工过程中进行组卷、装订。八、竣工图1、竣工图数量应准确2、应制定设计图、变更图、竣工图的对应表竣工图和设计图除了有数量上的变动，还有其它的变动的应注明原设计图号。建议可以卷内文件目录的备注中说明。九、原件、复印件不能混编十、回复和申请的排列回复在前，申请紧跟在回复后面。例如监理工作指令在资料组卷时应该是回复放前面申请紧跟后面。十一、原材料的合格证1、小于A4版面的合格证应粘贴在A4纸复印纸中间，粘贴方法应避免装订后能正常翻阅合格证2、合格证宜复印后再粘贴。十二、监理日志、施工日志监理日志、施工日志无须复印、直接装入档案盒，给每本监理日志、施工日志分配一个档号，且无须加印封面、卷内文件目录、备考表等。十三、往来文件的收集1、高于业主级别单位的来文，统一由业主收集；2、普发文件，则发文单位统一收集，其它单位不需收集，只需收集目录3、针对某一单位下发的文件，发文和收文单位双方均应收集；十四、装订厚度的要求1、采用三孔一线装订2、装订厚度不宜超过2.5CM十五、管理制度应盖章归入竣工文件的规章制度应加章公章十六、开工报告收集1、应注意收集单位、分部工程的开工报告；2、着重注意收集关键工程的开工报告、施工原始记录。关键工程的内业资料一般为验收检查的重点。十七、往来文件的分类第四部分第二册（工程质量管理文件）中的工程质量往来文件特指施工过程中