各部门发文字号编写规则.doc

附件一：发文字号编写规则第一章 发文字号的管理第一条 公司及各部门发文由总裁办公室负责，统一编制发文字号。以部门名义向总公司上报的工作申报表和工作联系函，由发文部门自行编写发文字号。第二条 要求规范标注发文字号的文种包括：（一）公司内部：命令（令）、决定（决议）、公告（通告）、通知、通报、请示、报告、会议纪要等（二）非隶属单位：函（复函）、证明、介绍信等。第二章 发文字号的编写方法第三条 董事会决议发文字号的编写方法共分两部分，统一用大写数字编码如：第一届第一次董事会决议第一码“一”代表第一届。第二码代表相关届的会议次数。第四条 公司及各部门发文字号编写方法共分三部分，前一码为中文代字，后两码为阿拉伯数字。第一码为发文机关代字；第二码为年份代码，以公历计年方法，使用四位阿拉伯数字代表；第三码为序号，不设虚位。一、以“深圳市xx鞋业连锁有限公司”名义发文的特定发文字号（一）xx（发）字第号适用于向各部门发布章程、办法、规定、实施办法、实施细则、操作规程，以及重要会议纪要等。包括决定、通知、通报等文种。（二）xx（函）字 第号适用于公司对非隶属单位进行商洽工作、咨询和答复问题，向有关主管部门请求批准或答复审批事项等。包括函、传真函等文种。（三）xx（任）字、xx（奖）字专用文书适用于经授权批准，各部门因工作需要以深圳市xx鞋业连锁有限公司名义的发文。1、xx（任）字 第号，使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司任免通知”专用文头，适用于公司各部门干部的聘任和解聘。2、xx（奖）字 第号，适用于公司对所属各部门人员的突出贡献进行重大表彰和奖励决定。二、以部门名义的发文。适用于部门使用“深圳市xx鞋业连锁有限公司文件”文头，其他统一使用 “深圳市xx鞋业连锁有限公司（部）”字样的文头。部门名义的发文只限于在部门职权范围内的事项，一个部门只有一个发文代字。其标注方式为：在“深圳市xx鞋业连锁有限公司”代字“xx”后加部门代字组成，即为“xx（）字 第号”。具体如下：部门代字示例董事会董xx（董）字第号内控委员会控xx（控）字第号审计监察部审xx（审）字第号总裁办公室总xx（总）字第号运营中心营xx（营）字第号上海运营区营沪xx（营沪）字第号北京运营区营京xx（营京）字第号成都运营区营蓉xx（营蓉）字第号深圳运营区营深xx（营深）字第号东莞运营区营莞xx（营莞）字第号广州运营区营广xx（营广）字第号机场运营区营飞xx（营飞）字第号南宁运营区营南xx（营南）字第号运营中心促销队促xx（促）字第号XX品牌事业部圣xx（圣）字第号XX精品事业部精xx（精）字第号XX研发中心研xx（研）字第号户外休闲部户外xx（户外）字第号国际业务发展部国发xx（国发）字第号人力行政部人xx（人）字第号财务中心财xx（财）字第号科技部技xx（技）字第号客户服务中心客xx（客）字第号第五条 工作申报表、工作协助函、传真函的编码规则。以部门名义就一般事项向公司内有关部门的行文，必须使用公司统一印制的专用工作申报表、工作协助函和传真函，并在落款处签署发文者姓名。编码分四部分，由字母和阿拉伯数字组成。第一码与第二码间用“”分隔。如：S-ZB2006001，代表总办2006年发的工作申报表。“S”为文种代码，ZB为部门代码，2006为年份代码，001为发文序号。文种代码，“S”代表工作申报表；“X”代表工作协助函；“C”代表传真函。部门代码，以部门拼音缩写或特定的字母组合表示，部门代码编写如下表。年份代码，年份要写全四码；发文序号，用三码表示，不足三码，用“0”补位。部门名称代码总裁办公室ZB审计监察部SJ人力行政部HR财务中心CW科技部IT国际业务发展部GF户外休闲部HWXX事业部SKXX精品部JPXX研发中心YF客户服务中心KF运营中心YY（各区域代码在一级部门代码后以城市名称的字母缩写来体现，中间用“”隔开）如：YYSZ2005001 表示深圳运营区2005年的资料。第六条 会议纪要的编号方法，按会议纪要形成年度编制大流水号，以三位阿拉伯数字码编写，不足三码，用“0”补位。第七条 授权书的编号方法（包括业务授权书、印章授权书、转授权书等）按授权书的形成年度编制大流水号，分为三个部分，年份+授+流水号。如：2007授001年份