财务报销管理制度新201304.doc

深圳市寸金实业有限公司财务报销管理制度1.目的 为了能使公司在非生产方面的经费使用上得到有效的控制,做到使用合理、报销有序、方法规范，特制定本管理制度。2.范围 适用于公司全体员工。3.程序3.1 经营管理和业务处理中所发生的非生产性经费使用之前，经办人都必须填写费用的审批表。3.2 费用审批表必须由经办人所在部门经理核准签名后，送总经理批准后。方可报销。3.3 部门经理经办的费用报销，不准由所属员工经办后再由自己签名同意，应直接由自己填写报销凭证，经总经理批准。3.4 凡是未办理申请手续的费用。财务部有权拒办报销手续。3.5 申请使用经费以及办理报销，都必须如实，不准弄虚作假。3.6 如果经费数额超过人民币500元时，可向财务部预支费用，填写预支费用审批表，经总经理批准后方可向财务部预支费用。3.7经费数额超过人民币2000元时，需董事长批准后，方可报销。4. 市内因公出差车费及误餐费报销方法4.1 因公市内出差的车旅费报销时附每次出门证（写明是否派车），每月5日之前送财务部审核报销。4.2因公事用私车，报销时必须附每次明细派车单和发票，行政部门审核，总经理审批。4.3 因公市内出差的误餐费，每人每餐为10元，外地省市每人每天20元,与车旅费同时报销，工作日内公差享有误餐费的不再享有公司的饭贴。5. 外省市因公出差费申请及报销方法5.1 因公赴外省市出差，都必须填写出差审批单，其中按审批表的要求，写明理由、日程、可能发生的有关经费开支情况等内容，因公事紧急需乘坐飞机的都提前申请，经总经理批准。5.2 财务部根据审批表内容预支出差经费。5.3 赴外省市出差住宿标准是：应视出差地区而定，一般人员掌握在住二星级标准房的费用80-120元（同性别人员两人按一人计算），部门经理不得超过三星级标准房费用。6. 市内公务需要乘座出租车的规定6.1 因处理公务，线路无公交路线，公司又无法完成公务的情况下，可以乘坐出租车。6.2 在下列情况下经办人可以自行处理：6.2.1 因办理公务时间比较紧，在当时不乘车辆无法完成公务的情况下，可以乘坐出租车。6.2.2 因公赴办事地点路远而又无公交路线可以通达的情况下，可以乘坐出租车。6.2.3 因公办公务后需要携带比较沉重的物品，必须及时返回公司的情况下，可以乘坐出租车。6.2.4 因公务赴客户和供应商处，涉及公司体面情况下，可以乘坐出租车。6.2.5 在处理公务过程中，涉及到公司主要客户同时在场时，可以乘坐出租车。7. 交际费用使用及报销管理方法7.1 因业务关系上需要是使用交际费用，在使用之前必须填写交际费用审批表，经总经理批准。如遇突发情况，事后需补办手续经总经理批准。7.2 在使用交际费中，涉及到购礼品或购物卡时，如事前可以知道的情况下，须向部门经理汇报，经总经理批准，突发情况电话汇报部门经理，经办人直接购买礼品，须有税务局正式发票，方可进行报销。7.3职工出差期间发生的宴请费应于出差前申请，特殊情况应按审批权限口头请示。出差发生宴请的扣除陪宴人员宴请当日出差伙食补贴。7.4 在公司接待客人就餐，必须在指定地点“丰南苑大酒店”消费，但当事人需提前申请，经有审批权限的人批准后方可实施，当事人只需在消费菜单上签字并注明客户名称及客人姓名（姓名后面可带职务）作实即可，公司财务会在月末与合作单位对帐并付款。凡拜访客户需招待其就餐或娱乐的，应执行在客户公司所在地点就近招待原则，以节约其成本费用。7.5业务人员的业务招待费实行工效挂钩制度，分新老客户执行。（7.5.1）老客户分老料号与新料号分别核算，新产品新料号所发生的交际费用按照其占销售份额不能超过当月销售净额的1%，但同一客户当月交际费用不能超过其销售净额的0.5%。（7.5.2）新客户开发交际费用在前三个月之内之内不能超过其销售净额的2%，前半年内交际费用不能超过其销售净额的1%。半年之后新客户交际费用按照老客户标准执行。（7.5.3）业务人员及项目经理的交际费用按照财务所做项目经理损益表统计的数据每月进行定期考评，由财务建立项目经理月度费用考核排名表和客户考评表对项目经理当月费用分析汇总。交际费用超过标准部分，由项目经理自行承担。（7.5.4）年终进行项目经理销售提成决算时，按照财务计算项目经理损益表统计结果，如果销售净利润总体为亏损客户的交际费从其利润提成中扣除。7.6非业务人员与客户发生交际费,需客户所属业务员签字确认。7.7 凡是未经申请手续的交际费一律不予报销。8. 采购申请方法8.1 在经营管理中涉及到物品采购的，一律填写生产性采购申请单或非生产性采购申请单，由采购部统一采购。8.2 凡各部门所申请采购物品是属生产性的低值易耗品的一律在原材料仓库发放登记。8.3 办公用品之类所申请采购的物品都由人事部在每月5日之前集中发放。8.4 在申请采购中，遇到特殊专用的物品，请购人可以参与采购的指导，购物款由采购部支付。8.5 在采购零星物品时，必须在采购申请备注栏上写明大约单价，如购买物品超出大约单价差额很大时，采购人员口头向上级报告，必须经上级领导同意。8.6 厂房装修资料 任何工程外包与大宗采购合同(而且不再交易)，在执行最后一笔货款(如质量保证金、尾款)时，需要办理书面完整验收资料之后，总经理书面签字确认后方可支付工程费用余款。8.7 公司有临时或变动很大物品采购，必须经总经理审批签字。8.8 采购的现款物品，除报价单提前给到财务外，报销时还需附申请单、送货单、入库单、发票，做到四单齐全，且四单的供应商名称一致，否则财务有权不予报销。 8.9 财务部根据审核后的付款计划统一在每月20号左右付款。8.10所有采购物品必须凭正规发票付款或报销，财务部负责审核监督，不按以上手续办理采购的物品，财务有权拒绝报销8.11 财务部不定期公布一些采购物品（包括员工食堂）的价格，供公司人员参考并监督，力争做到成本可见可控、阳光财务、阳光采购。8.12凡需要进行第三方检测并且需要支付费用的事项，如：环境物质、量具检具等，在提交第三方前必须由财务先审核，财务须确认费用有“承付人”的条件下放行。8.13对小金额付款可以30天内支付，但必须是发票到寸金后的30天内。大笔金额拒绝30天内支付，如果原小金额付款供应商已经上浮到大金额供应商的行列，即取消原30天的账期承诺，采购须同供应商重新协商付款的账期。8.14承包组外发新厂商加工须遵循三原则：1、部门净资产回报率需在18%以上。2、同比寸金内&原供应商加工费有优势。3、新厂商须经公司供应商资质认定。9.汽车费用报销管理方法 9.1 公司用车人员需由用车人或计划部派车人填写派车核销单方可派车，出差费用、公里数需按客户单列，走高速公路产生的过路费、停车费需和派车核销单相关出差时间、出差地点相对应。过路费、停车费报销必需经保安核对公里数、车号并签名。如发现有作假行为的，每次处以两百元的罚款。 9.2 公司项目经理及其合伙人在报销汽车费用时，需经人事根据每月的派车核销单进行公用及私用公里数统计，据实予以报销。 9.3 公司项目经理及合伙人每周给予回家三次汽车公里数的补贴，超过三次的，其汽车费用不予报销。10报销程序10.1出差需填外省出差报销单，市内出差及其他报销一律填写报销凭证。10.2出差订购机票必须提前三天告知订票合作单位，并把合作单位票价与“去哪儿”网站上的票价进行对比，择其优惠价。否则，出差人承担票价的30%，特殊情况除外。10.3报销有效期限：一个月内（特殊情况例外）。对于超过期限的申请，部门经理不得签字报销；如有特殊理由，需要书面报告，由总经理批准。10.4所有报销费用都需有发票，收据、白条一律不得报销。10.5 给客户红包及年终赞助费需总经理批准后方可报销，总经理出差期间可邮件或电话通知到财务，报销人负责找齐发票。10.6涉及工伤、医疗等相关费用的报销，需人事部负责人签名。10.7 所有发票按费用类别，分别填写清楚，并且表达清楚报销事项。不得使用假发票，否则财务有权拒绝报销。10.8 在外面直接付款的的费用，如餐费、烟酒、礼品等款，金额超过100元的，报销时需提供付款时刷卡回单；若只能用现金消费，需要书面报告，由总经理批准。10.9报销人员须持有部门经理签字,财务会计审核、总经理批准的报销申请单，到财务部进行报销。出纳对没有部门经理、会计、总经理签字的报销申请单，一律不予报销,必须在单据合理、完整审批后，才予以报销，报销人员需在领款人签名处签字。10.10 审批权限：所有报销凭证必须经副总经理以上人员审批方可报销。10.11总经理出差期间，由总经理指定人员审批。10.12任何对报销、支付等账款费用的单据必须由财务先审核，在财务认同费用“承付人”的条件下，交由负责人核准。11、其他有关规定11.1根据公司实际工作情况，暂定报销时间为每周一、三、五下午16：30以后，请提前一天将报销单据准备好并交到财务部统一进行审核。特殊情况不受此时间限制。11.2通讯费用于次月15日前报销上月费用，发票内容必须为通讯费用，发票金额不作限制，按照标准限额内报11.3工资发放时间：每月二十日的下午(如逢星期天自动延后一天)。11.4单据填写方法见相关财务表单。11.5报销发票不得经过任何涂改；项目必须齐全；收到的发票抬头必须是深圳市寸金实业有限公司。11.6报销单一律以黑色水芯笔进行填写，报销单上大小写金额不得涂改，其它项目涂改两处或两处以上者，须重新填写报销单。11.7订有合同的业务，应向财务部进行合同备案，财务人员依照合同开具发票。财务人员应参与合同的订立，对收付款条目进行审核，以便从财务、税务角度合理合法地规避风险，降低成本。11.8购买固定资产，请款时须附固定资产申请单，报销发票时需先办理固定资产相关手续