会计人员的Excel表格常用操作.doc

会计人员的Excel表格常用操作n 财务部：XXXn 文本输入的几种解决方法n 1、在A1单元输入号码时，在前面先输入号，就是：123456789012345,这样单元格会默认为该单元为文本方式，会完整显示出15个号码来，而不会显示那令人讨厌的科学计数方式来了。 n 2、如果已经输入了大量的号码，全部以科学计数显示的话，而又懒的按照上面的方法一个一个的重新输入的话，也有这个好方法哦，比如已在单元A1：A100输入了号码，按以下步骤做：选择单元A1：A100单击鼠标右键，设置单元格式选择自定义，在类型中输入0即可，轻松搞定，呵呵！ n 举例说明n 实际讲课中实际操作说明一下，便于理解n 几个工作表生成一个打印文件一次打印 n 解答：先按 Ctrl键 + 其它要一起打印的工作表 就会成为一个群组,打印的页数可延续到下一个Sheetn 几个工作表生成一个打印文件一次打印n 如果要全部打印，可以用右键单击，选中全部报表，就可以全部打印了。n 举例说明n 实际讲课中实际操作说明一下，便于理解n round函数n 取小数位数：不要用工具条上的显示小数位数来控制小数位数，它只是显示这几位，实际还是按原来的数计算。如：1.2345，你显示两位，为1.23，而实际他是按1.2345去计算的，要用round函数，round(数据,2)即可。就是无论用什么函数都要在最外面加上 round(),不然的话因为那一两分钱会造成报表不平。n 如果怕繁的话，可在选项里设置按显示计算。n 再有两条经验 n 1、如果准备作大一些的表格，尽量不要使用 “合并单元格” 以免以后使用函数麻烦； n 2、要分清你作的表格主要是使用来存储数据，还是用来打印输出，如果想两者兼顾，小一点的表格还可以，大了就不好办了。n 冻结窗格 第 1 行中的列标题。n 向下滚动一两行之后将看不见列标题nn 在“窗口”菜单上单击“冻结窗格”。 通过一条水平线将标题与其余部分分开。n 若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中，从而将工作表分成两部分。这样，当滚动工作表的其余部分时，标题窗格会固定在原来的位置。 n 若要冻结工作表窗格，可以在工作表中选中这部分窗格，再单击“窗口”菜单上的“冻结窗格”。n 下图是冻结后的结果。标题与工作表数据由一条水平线分开，标题显示在第 10 行的上面。n 冻结窗格图表n 示例nn 同时比较两个工作簿。 n 假如有两个工作簿，一个是销售部门的预算，另一个是市场部门的预算。您希望比较这两个工作簿以便发现两个部门之间计划费用的区别。n 如图所示，“窗口”菜单中显示两个工作簿已经打开。由于“Marketing”在视图中，所以第二个工作簿的名称“Sales”列在“并排比较”命令中。若要同时看到这两个工作簿，可以单击“与 Sales.xls 并排比较”。n 同时比较两个工作簿图表n 示例nn 同时比较两个工作簿技巧n 将同时打开两个工作簿中的工作表，一个在窗口的上部，另一个在窗口的下部。在 Excel 中，并排就是水平并排，但只要您愿意，可以将它们的位置从水平并排更改为垂直并排。n 当滚动第一个工作表时，第二个工作表也在一起滚动，并且与之同步，这样就能轻松比较这两个部门的预算存在的区别。 n 技巧 n 窗口上部的工作表是单击“并排比较”命令时已在视图中的工作表。 n 可以从工作表的上部或下部开始导航。只需要在希望导航的工作表中单击，将该工作表的滚动条激活。 n 单击“视图”窗口上的“显示比例”，可以同时放大这两个工作表，以便更清楚地查看数据。n 拓展：这个技巧同时适用于WORD文档。有兴趣可体验一下。n 求和1n 选中的数字。n 窗口底端状态栏中的总和nn 求和2n 您不用考虑如何计算所选数字的总和，因为结果已自动显示在窗口底端的状态栏中：求和 =￥235.35。n 选择数字时，Excel 会对数字自动求和，并将结果显示在状态栏中。n 提示所选数字不必排列在一起，也不必处于同一行或同一列中。按下 Ctrl 键再选中每个数字，就可以对工作表中任意位置的数字进行求和。n 其他自动计算功能 n 单击快捷菜单上的“平均值”。nn 在状态栏上求和将更改为求平均值。n 各种自动计算功能n 需要平均值吗？请选中数字，然后用鼠标右键单击状态栏，再单击快捷菜单上的“平均值”，这样将得到算术平均值。执行该操作后，状态栏中的答案从求和变为“平均值 =￥39.23”。 n 如果希望执行其他操作，只要单击快捷菜单上其他选项之一，如“最大值”或“最小值”，就可以计算出此范围内的最大值或最小值。 n 一次键入，自动填充 n n 一次键入，自动填充n 如果需要很多次重复键入一年中的前六个月，则可轻松完成这项操作。n 键入“一月”，这样 Excel 就知道您要做什么了。 n 选中“一月”单元格，再将鼠标指针放在单元格的右下角，直至出现黑色十字形 (+)。 n 在填充范围内拖住填充柄 。当您拖动时，屏幕提示会显示将填写的内容。 n 释放鼠标按钮，将提示的内容填充到列表中。 n 技巧 n 对于有些序列，需要键入两个条目才能建立填充模式。例如，若要填入 3，6，9 这样的序列，请选中两个单元，再拖动填充柄。 n 也可以向上或向左拖动，还可以向下或向右拖动。 n 您是否有过多次键入相同单词的经历（比如，需要在连续 10 行内键入 完成）？现在，只需将单词键入一次，然后，将填充柄拖过需要填充的行或列，就可以自动输入相同的文本。 n 自定义自动填充内容 n 使用填充柄可以填写各种类型的 Excel 列表：1、2、3；星期一、星期二；9:00、10:00；第 1 季度、第 2 季度或者 1 月 15 日、2 月 15 日。n 但是 Excel 也可以填写您自己创建的自定义列表，如公司的雇员列表。 n 第一次手动输入所有雇员的姓名，然后选中全部姓名，再打开“选项”对话框中的“自定义序列”（“工具”/“选项”），然后单击“导入”。 n 当下次需要输入该列表时，请键入第一个姓名，然后使用填充柄来填写该列表。在练习单元中您将会看到如何创建并填充一个自定义列表。n 提示 如果没有可用的导入列表，则可以直接在“自定义序列”对话框中键入该列表。如果执行这样的操作，请记住在填写每个条目后按下 Enter，或者在一行内键入所有条目，但要用逗号将它们分隔开。n 自定义自动填充内容n 示例nn 条件格式”对话框。 n 示例nn 条件格式”对话框n “条件格式”对话框很大，其中有很多框和按钮，因为该对话框专门用于接受很多可能的条件。一旦您知道如何使用它们，事情就变得非常简单。n 首先选择用来触发条件格式的单元格值的条件，在这里请选择“小于”，并键入 15。 n 然后单击“格式”按钮，选择红色加粗格式来显示所有小于 15 的数值。 n 现在，Excel 已经知道：触发红色加粗格式的条件是只要 C 列的值小于 15。这很简单，是不是？n 注意对于一个单元格或某一指定区域的单元格来说，最多可以添加三个条件。n 用Excel的一些注意事项n 1、尽量不要合并单元格n 2、不在在第一行写标题名称。而有学会用页眉面脚n 3、用了公式以后尽量不要更改公式，否则容易忘记从而引起数据计算的不准确会计人员常用excel函数nn 一、MID（text，start_num，num_chars）n text：是指包含需要提取字符的文本字符串位置n start_num：需要提取的字符串在文本中开始位置n num_chars：提取的字符串个数。n 举例：从以下身份证号中提取出生年月日nn 1、函数格式：n MID（A2，7，8）n A2：指身份证号位于A2位置。n 7：是指从身份证号中第7个位置开始提取n 8：是指按顺序一共提取8个数字n 结果为：n nnnnn 二、SUMIF（range，criteria，sum_range）n range：计算区域n criteria：条件（以数字、表达式或文本形式表示）n sum_range：实际参与计算的区域（可省略）n 举例，在以下计算区域中对编码为a1的单元格所对应的数据进行求和nnn 函数格式：SUMIF（B3：C10，B3，C3：C10）n 在区域B3：C10中把所有编码为a1的单元格的数据进行求和 B3+B5+B8 = 25+33+36 = E3 = 94n 结果为nnn 三、COUNTIF（range，criteria）n range：要进行计算的非空单元格区域n criteria：需要进行计算时满足的条件n 举例：对下列区域中大于30的数进行个数统计nn 函数格式：COUNTIF（B3：C10，30）n B3：C10：进行统计的区域n 30：为表达式，表示大于30的数进行个数统计nn 结果为：nnn 四、VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)n lookup_value：查找的目标n table_array：查找的区域n col_index_num：需要返回的值在查找区域中的列号n range_lookup：默认为TRUE（即1），即模糊查找，false（即0）为精确查找n 举例：在表sheet1中查找表sheet2中a3的数据，返回的数据为模糊查找，结果放到表sheet2中。nnn 结果为： nn 五、DATE(year，month，day)n 举例：DATE(2008，1，C5)nn 在E5单元格中显示为2008-2-2，因为C5单元格中的数字为33，比1月份的31天多两天，所以顺延到2月份。nn 六、NOW( )n 该函数没有参数，选择它后直接按回车即可显示，当前电脑的时间。n 如果需要更新时间为最新的时间，可以按键盘上的F9。nn 七、DATEIF（date1，date2，y）、DATEIF（date1，date2，m）、DATEIF（date1，date2，d）n 表示返回date1与date2两个日期之间的差，其中y是指返回年的差，m表示返回月的差值，d表示返回日期差值。nnnn 八、CONCATENATE(Text1，Text)n 将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。n 举例：将下列表中B4与C4中的内容连接在一起，放到D4中nn 输入的格式为n n 在D4中输出的结果为nn 九、ROW（reference）n 求单元格或连续区域的行号n reference：表示需要求行号的单元格或连续区域n n 十、COLUMN（reference）n 求单元格或连续区域的列号n reference：表示需要求列号的单元格或连续区域nn 十一、ROUND（number，num_digits）n number：表示需要进行四舍五入的单元格，如果单元格内容非数值型，则返回错误。n num_digits：需要保留的小数位数n 举例：如ROUND（8.699,1），结果为8.7nn 十二、INT（number）n 将数字number进行取最接近number的整数n 举例：n 对单元格D5中的数字3.2进行取整n INT（3.1）或INT(D5)，结果为3n 对单元格D6中的数字 -3.2 进行取整n INT（-3.2）或INT(D6)，结果为 -4nn 十三、IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)n 判断logical_test的值，如果为真，返回value_if_true，如果为假，则返回value_if_falsen logical_test：任何一个可以判断真假的数值或表达式n 举例：判断B4单元格中的数是否大于5，大于5，则返回单元格B5中的6，否则返回单元格B3中的数。nn 函数格式：IF(B45，B6，B3)nn 结果为：n n 十四、DB(cost，salvage，life，period，month)n 用固定余额递减法，返回指定期