合同档案管理制度2012.6.19打印版.doc

合 同 档 案 管 理 制 度目录第一条 合同档案管理目的 2第二条 合同档案管理范围 2第三条 档案管理职责 2第四条 合同档案的移交 2第五条 合同档案的保管期限 2第六条 合同档案管理办法 3第七条 合同档案的鉴定与销毁 3第八条 罚则 4第九条 附则 4附件一： 合同档案交接清单附件二： 合同档案借阅登记表附件三： 合同档案销毁清单 第一条、合同档案管理目的为了规范合同档案管理工作并保证合同档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。二、合同档案管理范围本合同档案管理制度所指的合同档案是公司（广州市精都实业有限公司、广州市精都实业有限公司白云分公司、广州五号停机坪商业经营管理有限公司）在经营业务中形成的各种协议、合同文本、各类公函、通知（包括但不限于协议或合同的附件、对方加盖红章五证）等。三、档案管理职责 法务部负责公司合同档案的管理工作，各业务部门应重视本部门内部的档案管理工作，并积极配合法务部的合同档案管理工作。法务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理档案管理部门应对合同档案形式与内容的规范性进行分析，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映其合法权益档案管理部门应定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档档案管理部门应主动及时的收集相关资料，避免合同档案的遗漏及时效的损失每半年对合同文档进行清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任档案管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单合同文档的保存条件：防火，防潮四、合同档案的移交1、各业务部门应在签署合同后的当日将合同原件、合同会审表原件、呈批件（包括但不限于活动呈批件、商铺租赁条件审批表）原件、对方加盖公章证件（包括但不限于营业执照、组织机构代码证、国税证、地税证、法定代表人身份证）各1份（如合同为委托代表人签字，需提供授权委托书原件及委托代表人身份证复印件各1份）移交合同档案管理部门；如相关证件无法当日移交的，各经办部门最迟应在合同签署后的一个星期内移交。2、合同移交时，负责合同档案管理工作的人员应当面点清，并与各业务部门的经办人员签署“合同档案交接清单”(该合同档案交接清单应一式二份，经办部门与法务部各执一份)，由合同档案管理部门保管的“合同交接清单”应与合同共同归档。3、合同履行完毕后，各经办部门需将该合同项目所涉及的所有技术资料汇总成册，经各部门经理鉴定后，具有长久保存价值的技术资料向合同档案管理部门移交存档。五、合同档案的保管期限1、合同档案的保管期限分永久、长期、短期三种。长期为15年以上；短期为15年以下，三年以上。2、确定合同档案保管期限的原则：（1）、凡是对公司影响重大或具有长远利用价值的合同档案，列为永久保管；（2）、凡是在较长时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列为长期保管；（3）、凡是在较短时间内对公司有影响或有考察利用价值的合同档案，列为短期保管。六、合同档案管理办法1、合同档案以年代并按部门进行分类编号。2、各部门因工作需要，借阅本部门的合同档案（包括合同及相关证件）需填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及档案管理部门负责人批准后，方可借出。3、公司各部门借阅非本部门的合同档案需填写“合同档案借阅登记表”，并经本部门领导及总经理的共同批准后，方可借出。4、借阅人不得泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁、转借、复印合同档案材料，如有特殊情况需要转借、复印的，需经总经理的批准。5、借阅的合同档案用完后应及时归还，借用时间一般不得超过三天。如需延长借阅时间的，需由合同档案管理部门负责任人批准。6、借阅人应当对合同档案进行妥善保管，不得遗失。七、合同档案的鉴定与销毁1、各业务部门应定期对本部门的合同进行鉴定，对于合同期限已届满的合同应及时以书面的形式汇总到合同档案管理部门。原则上各业务部门应每半年进行一次汇总。2、合同档案管理部门定期对所保存的合同档案进行鉴定，对保存期限已满的合同档案，按规定进行销毁。3、档案鉴定工作由合同档案管理部门负责人组织，有关部门参加组成档案鉴定小组，对被鉴定的合同档案进行逐件审查，提出存毁意见。4、合同档案鉴定小组审定，并经总经理及董事长批准后方可销毁。5、销毁合同档案的，需在指定地点进行销毁，且应有两名以上的监督人员在场并在“合同档案销毁清单”上签字。八、罚则1、公司各部门及各经办人员无故延期或不交合同档案（包括但不限于合同），经合同档案管理部门催交后，经办部门或经办人员仍拖延移交的，责令经办人员及经办部门领导写出书面检查，并予以公司内部通报批评。2、所有员工违反本制度第六条第四款之规定，泄密、涂改、伪造、拆散、撕毁及未经同意转借、复印合同档案的，视具体情况要求其部门领导及当事人出具书面检查并予以公司内部通报批评；如造成恶劣后果的，视情况严重程度追究其法律责任。3、所有员工违反本制度第六条第五款之规定，未在规定的借阅期限归还合同档案的，限期归还，并责令其出具书面检查。4、所有员工违反本制度第六条第六款之规定，遗失合同档案的，应当立即报告，并在公司内部予以通报批评；如因遗失合同档案，泄露公司商业秘密的，视情况严重程度追究其相关责任（包括书面检查