公文中数字的规范使用.doc

公文中数字的规范使用一、数字概述 数字主要包括汉语数字和阿拉伯数字两种。其中，汉字数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”等数字，阿拉伯数字主要指“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”十个数字。不论是汉字数字，还是阿拉伯数字，在公文中的使用都具有严格的规定和统一的用法。 二、公文中数字使用的常见瑕疵 在公文创制中，由于写作主体对数字使用的有关规定不熟悉，规范意识、标准意识不强，审核程序不严格、不规范，汉字数字和阿拉伯数字的错用、滥用、误用、混用及表达不够精练等数字使用不规范情况层出不穷，屡见不鲜，普遍存在，如“2008年”写作“08年”，“七八天”写作“七、八天”，“腊月十五”写作“腊月15”，“一年4季”， “1,300,000,000人”等等，这些数字的不规范使用现象，都在一定程度上影响了文章的质量和发文机关的形象，汉字使用规范化、标准化亟待重视和加强。 三、汉语数字的规范使用 （一）长期已来约定俗成的定型的词语、词组、成语、短语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：一概、九州、三翻四次、八仙过海、零点方案、二一添作五、见其一未见其二、不管三七二十一、九牛二虎之力、行百里者半九十，等等。 （二）星期、季度的表述及规范化简称、统称用语需使用汉字型数字，如：星期一，星期六、第二季度、第四季度，二万五千里长征、十六届四中全会、七届三中全会等。 （三）中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年的表述，应使用汉字型数字。如:万历十五年、丙寅年九月二十三日、戊子年四月十七日、腊月初八，正月十五，藏历阳木龙年八月二十六日等。同时，为了表达得更加明白清楚，可在它们的后边用阿拉伯数字进行括注。如康熙二十一年（1682年）。 （四）相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字，且之间不能用符号隔开，如:“三四天”不能写成“三、四天”， “八九万套”不能写成 “八、九万套”。 （五）含有月、日简称以表示事件、节日或其他特定意义的词组，应使用汉字数字。如果涉及到一月、十一月、十二月等因数字的重复性或连续性可能引发歧义的，要将表示月和日的数字用间隔号“”隔开，并加引号。如：“一二八”事变（月日）、 “一二九”运动(12月9月)，若写作“一二八”事变、“一二九”事变，则可能理解为“12月8日”、“1月29日”，进而也就违背了历史事实。涉及其他月份的，不必使用间隔号，但是否使用引号，则视事件的知名度和社会的习惯性使用而定。如“五四运动”、“五一国际劳动节”、“九一三”事件、“七七事变”等。 （六）用“多”“几”“余”“左右”“上下”“大约”等表示不精确数时，使用汉语数字。如：一百多次、九万左右、十余年、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用 “多”、“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如: 全省农村信用社募集资金近5000万元，衣物9000多件，用于支持灾区灾民灾后重建。 （七）行政机关公文的成文时间用汉语数字，党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。如行政机关公文中成文日期署为“二九年九月十八日”，党委系统公文则署为“2009年9月18日”。同时，在签署行政机关公文成文日期时，应注意“”与“0”的区分，签署成文日期，只能使用“”，而不能使用“0”，如“二八年四月十八日”不能写成“二00八年四月十八日”。 四、阿拉伯数字的规范使用 （一）公历世纪、年代、年、月、日、分、秒的表述，用阿拉伯数字。如：公元前8世纪、公元前365年、20世纪80年代、公元1949年10月l日、23时15分55秒等。另外，年份一般不用简写，如:2007年，一般不写成07年。 （二）物理量数值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如：700kg、82cm、30等，且多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量数值一般情况下应使用阿拉伯数字，如500元，12个月、50名。 （三）统计表中的数值，如正负整数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。例如，18、-29，-23.5、56%、1/9、1:700等。 （四）部队编号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。如:56242部队、总2389号、国办发200712号文、T45/T34次列车、HP3000型电子计算机、97号汽油、维生素C2等。 （五）引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。如:见金融学中文2版，208页，北京，中国教育出版社，1992。 （六）5位以上的数字且尾数多零的，为避免跨行和兼顾美观，一般可以用“万”、“亿”等单位计数。如345000000元，可写成3.45亿或34500万。 （七）机关公文中的附件序号和页码标识当使用阿拉伯数字，如“附件1”、“第1页”。 五、数字使用的注意事项 （一）在公文中使用概数(模糊数)、约数数字，应当只模糊一头，而不能模糊两头。如：“近百人”或“百人左右”，不能写或“近百人左右”；“80以上”或“接近80”，不能写成“接近80以上”，等等。 （二）人民币大写应采用汉语数字的大写形式,如128.45元,当写作“壹佰贰拾捌圆肆角伍分”。 （三）文件标题序号标写采用汉字和阿拉伯数字混合使用的编排方式，其标准格式是：第一层为“一、”，第二层“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。 数字在公文写作中 ,常常与相应的计量单位结合起 来 ,用来表示事物量的大小 、多少 , 对事物的量具有规定性 。数字用在公文中 ,可以用来表示公文内部的结构层次序数 ,显示公文的内在逻辑关系 。作为具有修辞色彩 的词素以及代号 、代码、时间等标志也需要用数字来进行 标注。可以采用的数字既有阿拉伯数字 ,也有汉字数字 ; 在某一特定历史时期 , 甚至还借助过罗马文中的数字来 表示文章的内部层次。而现行公文中 ,罗马数字已不再 用于公文中表示公文的内部结构关系了 。在我党的公文 发展史上 ,曾经出现过采用“甲 、乙 、丙 、丁 ”等来代替数 字表示公文内部的结构层次关系的这种不规范用法 。在 我国的现行行政公文使用中 , 特别是在基层行政单位的 公文 ,数字的不规范用法大量存在 。为规范数字的使用 , 早在 1956年 ,国务院秘书厅就针对国家机关的公文 、电报和机关刊物采用横排横写后的数字使用规范作了要求 。 在国务院历次颁布的公文处理办法中对数字的规范使用 都有涉及 ,但未作细致的说明。1987 年由国家语言文字 工作委员会 、国家出版局 、国务院办公厅秘书局等中央七部委联合颁发了关于出版物上数字用法的试行规定 , 对数字使用的规范 、体例统一提供了参考 。为进一步规 范数字的使用 , 1995年国家技术监督局颁布了中华人民 共和国国家标准出版物上数字用法的规定 (以下简称规定 ) ,把数字用法提高到了国家标准的高度 ,具有了 强制使用的效力 。但是 ,数字不论是在出版物还是在公 文写作中 ,还是经常出现一些不合规范的用法 。笔者依 据规定 的相关条款 ,谈谈数字在公文中的使用规范 。1 阿拉伯数字使用规范111必须使用阿拉伯数字的情况1)“物理量量值必须用阿拉伯数字 ,并正确使用法定 计量单位 。”物理量是用于定量描述物理现象的量 。物理 量量值的表示 , 在公文写作中属于“选择是唯一而确定 的 ”必须使用阿拉伯数字的情形 ,而且还必须与法定计量单位结合起来使用 。如 ,建筑物的高度为 30 m ( 30 米 ) ;体重 70 kg ( 70千克 ) ;电流强度为 15 A ( 15安 )等 。2 )按照规定 的要求 , 计数与计量以及统计表中的 数值、正负数以及小数 、百分数 、分数 、比例也必须采用阿 拉伯数字 。如 89、 - 24518、78% 、4 / 5、1: 200,等等 。112 要求使用阿拉伯数字的情况“目前体例尚不统一 ”的年月日的表示 ,非物理量的 使用以及代码、代号 、序号等 ,“要求凡是可以使用阿拉伯 数字而且又很得体的地方 ”,“均应使用阿拉伯数字 ”。这 类情形属于要求使用阿拉伯数字的地方 。1 )采用公元纪年表示的世纪 、年月日和时刻的 。如 公元 18世纪 80年代 、公元前 476年 、2008年 12月 5日、3点 15分 20秒 ,等 。2)表示日常生活中使用的量 (非物理量 ) ,使用的是 一般量词 ,可以用阿拉伯数字表述 。如 3500片 、8200元、30天 、80只、20条 ,等 。3 )部队番号、文件编号 、证件号码和其他序号属于代 号 、代码 、序号范畴 ,要求使用阿拉伯数字 ,并按一定要求 排列 , 即使是多位数也不能分节 。如 8341 部队 、川 府 200832号文件 、k23 /24 次列车、GB / T15835 - 1995、维 生素 B12 ,等 。身份证 、学生证以及其他等级证书的编号都是采用阿拉伯数字按照一定的排列顺序排列的 , 数字之间不能 分节。4 )“引文标注中版次 、卷次 、页码 , 除古籍外 , 一般均 使用阿拉伯数字 。”如 ,马正平 1写的智慧 1 第 4 卷 1435 页 1重庆 :西南师范大学出版 , 1995年 12月 。2 汉字数字使用规范211 必须使用汉字数字的情况“定型的词、词组 、成语 、惯用语 、缩略语或具有修辞 色彩的词语作为语素的数字 , 必须使用汉字。”它又分为 多种情形 :1)涉及到数字的专有名词我们可以将涉及到数字的专有名词 , 归为“定型的 词 、词组 ”中 。规定 的要求 ,凡是涉及到有数字的专有名词都可以归入到必须使用汉字数字这一类中来 。如三 叶虫 、十滴水、九三学社 、三氧化二铜 、二万五千里长征 、 十一届三中全会 ,等。2)成语 、惯用语 、缩略语成语 、惯用语已经约定俗成 。涉及到数字的成语 、惯 用语 ,在公文写作中必须使用汉字数字 。如三番五次 、一 把手 、七上八下、三令五申 、隔三差五 ,等 。“数字缩略语 ,是用数字概括几种有相同性质的事物 或行为 ,方式是把原词中几个并列结构的共同成分抽出来 ,再在它前面标上与并列结构数目相等的数字 ”。 1 43由 于它有特定意义 ,一部分缩略语在发展演变中已经定型 ,得到了社会的普遍认可 ,并被社会大众所接受 ,这部分缩 略语中的数字必须使用汉字 。如三从四德、三皇五帝 、四 书五经 、三教九流 , 等。随着社会政治的需要 , 经济的发 展 ,产生了一些新的涉及到数字的缩略语 ,并被社会所接 受 。这些缩略语中的数字也必须使用汉字。如三个代 表 、八荣八耻、四项基本原则 、五讲四美 ,等 。3)具有修辞色彩的数字语素 。这儿数字语素的作用 是起修饰 、限制特定的词 、词组作用的 ,通常是用来表示 事物顺序或者序数的。这些涉及到数字的词、词组中的数字也必须采用汉字数字。如第一次 、第二 、一季度 、红 四方面军 ,等。4)相邻的两个数字并列连用表示概数和带有“几 ”字 的约数 ,必须使用汉字。如三五个 、十五六岁 、三十几个 , 等 。212要求使用汉字数字的情况要求使用汉字数字的情况大体分为以下几种情形 :1)中国的干支纪年方式和夏历月日要求用汉字数字 进行表述 。如甲午年三月十四日 、正月初一 ,等 。2)清代及清代以前的历史纪年 ,如嘉靖八年 、秦穆公 三年 ,等 。各民族的非公历纪年也采用汉字数字 。如藏 历阳木龙年三月十五日。应当注意的是这类纪年表达方 式 ,需要在它的后边用括号标注公元纪年。3)特定事件 、特定节日和特殊意义的词组 ,可采用汉 字数字 。如五一国际劳动节 、七七事变 、五卅运动 ,等 。3 数字变通使用情况阿拉伯数字以及汉字数字在使用过程中 ,“遇特殊情 况 ,或者为避免歧义 ,可以灵活变通 , 但全篇体例应相对 统一 。”这类情况 ,主要涉及到不具有统计意义的整数一至十和用“多 、余 、左右 、上下 、约 ”等表示的约数。对于是采 用阿拉伯数字还是汉字数字 ,规定 中只强调是要保持全篇的体例一致 。也就是说在公文的写作中 ,数字的使 用既要保持局部体例上的一致 , 又要考虑通篇文章对数 字使用的要求。4 数字使用应注意的几个问题1 )公元纪年的年份不能简写 。如 1999 年不能写成“99年 ”,或者“九九年 ”。2 )引文著录 、行文注释 、表格 、索引 、年表等 , 年月日 的表示可以按 GB / T7408 - 94中的扩展格式表示 ,也就是 说可以用“2009 - 01 - 15 ”来表示“2009 年 1 月 15 日 ”。 要注意的是“月 、日 ”是个位数时 ,在十位上加“0 ”; 年月日 之间还需用半字线“ - ”连接。时分秒的表示也可以采用 GB /7408 - 9中的扩展格式进行书写 ,要注意的是它是采用 24小时来进行计时的 。如 3点 15分 20秒可以表述为3: 15: 20。3 )表示参数范围的值时 , GB / T111 - 1993 标准指出 : “规定线性值的参数范围时 ,只在其后书写单位符号 , 且范围两端的数值应完整 。”两参数之间用“”加以连接 , 表示计量单位的符号或者文字只出现在后一个数字的后 面 。如钢材价格每吨 3500040000元 。4)对于特别巨大的数字 ,规定 要求非科技出版物 可以采用“亿 ”、“万 ”为单位 。数字巨大的精确数字 ,作为特例可以同时采用“亿 、万 ”为单位 ,但表述时不能将五亿 三千四百万人 ,表述为“5亿 3千 4百万人 ”。正确的表述 是“5 , 3