CE-AD-913-[2005]0801-A新建分公司管理规定.doc

中企动力科技集团股份有限公司 制度编号：CE-AD-913-20050801-A新建分公司管理规定1 目的为规范新建分公司从调研、规划、审批到筹备、执行等全过程，保障高效、减少成本，特制定本管理规定。2 适用范围本制度适用于新建分公司及增设商务部。3 制度内容3.1 总部规划3.1.1 调研：总部商务管理部在每年12月的第二个星期一，完成整体市场调研工作，主要内容包括拟建分公司所在城市的经济规模（GDP、企业数量等）、信息化程度（网站数量、域名保有量）等；3.1.2 规划：总部商务管理部协同战略规划部根据公司发展战略和市场调研结果做出下一年度新建分公司和增设商务部的规划（以下简称规划）。规划内容包括下一年度新建分公司的数量、增设商务部的数量、经理需求数量及新建分公司的开办计划（进度、负责人）等；3.1.3 规划参与人员：总部商务管理部、战略规划部、各商务区区域行政总监、区域商务总监；3.1.4 规划审批：总经理审批；3.1.5 规划落实：商务区区域行政总监、商务区区域商务总监负责领导协调，指定某分公司（以下称责任分公司）具体组织实施，由商务区相关部门配合跟进。高级行政总监对整体进度负责。3.2 审批流程3.2.1 市场调研：责任分公司市场部应按照规划的进度要求完成市场调查，填写新建分公司市场调查表；3.2.2 提交申请：责任分公司以电邮的方式向总部商务管理部提出新建分公司（增设商务部）的申请，并附新建分公司市场调查表，抄送商务区区域行政总监、区域商务总监；3.2.3 审批：总部商务管理部在收到申请一个工作日内出具初审意见，如需补充资料，则通知责任分公司相关负责人予以补充调查和说明；初审通过后以电邮形式报总经理审批。总经理在一个工作日内进行批复，同时抄送总部商务管理部、总部财务部、高级行政总监、高级商务总监、责任分公司行政总监、责任分公司商务总监；3.2.4 实施：责任分公司根据总经理的审批邮件，开始选址、装修等筹建工作，并报高级行政总监审核，审核后报总部行政部（），总部行政部按行政管理流程和有关规定审批。3.3 选址管理3.3.1 执行：高级行政总监根据审批结果，指定新建分公司筹建人员，在新建分公司所在城市进行选址工作。待建立专门机构或岗位负责该等事项后，再由该专门机构主持该项工作；3.3.2 选址招标：要求在当地物色3处备选地址，填写公司选址报告，并提交当地交通地图和备选地址平面图；3.3.3 选址要求 交通：出行方便，易于客户到访； 通讯：有足够的有线通讯资源，移动电话可接收，有宽带接入； 物业：大开间框架结构，最好有比较专业的物业管理公司； 环境：办公楼外有足够的停车位，附近有适于居住的房子； 通风状况：有比较多的通风口（窗户），利于办公区内的空气流通； 消防系统：统一由物业承担费用，办理消防检查，配置消防设备等； 发票：出租方必须能够提供正规的租赁发票； 到当地工商局等部门了解办理注册、登记所需要的文件； 到当地工商局等部门了解办理注册、登记的程序；0 了解刻制人名章、财务章和公司章的程序；1 到办公地附近银行或总公司指定银行了解开立银行帐户；2 到当地技术监督局了解办理企业代码；3 到当地地税局、国税局了解办理税务登记，购买发票。3.3.4 选址工作期限：15天。3.3.5 租房合同： 拟订：总部批准选址报告后，筹建人员可与选定的物业公司拟定租房合同（采用当地政府标准格式合同或总部法务部起草的统一定式合同； 审核：租房合同报送总公司法务部审核； 签定：总部法务部一致审批后，由筹建人代表公司签定租房合同； 备案：租房合同签定后交总部法务部、行政部备案； 要求：所签租房合同一式肆份，双方各执两份。我方留存的两份合同，一份交总部财务部专人统一保管（便于总部财务部能按时向分公司拨款并在拨款前进行金额核对，另总部行政部及法务部复印备案），一份留存于分公司便于日后办理相关工商营业手续； 注意事项：通常，各地房地产管理部门对商业用房租赁均有相关登记管理的规定，租房合同须加盖当地房地产管理部门的验证章，我方可要求出租方代为办理。3.4 装修3.4.1 装修招标：租房合同签定后，由筹建人员在当地寻找3家具备装修资质的正规装修公司，分别提出装修方案及装修预算（填写分公司新建、扩租预算审批单）进行招标，报送区域行政总监审核；3.4.2 装修审批： 区域行政总监审核后报总部行政部审批；3.4.3 装修方案有关要求：装修方案均须符合本公司VI中的设计标准(在公司网站下载)，并附同装修示意图和座位安排简图；3.4.4 装修合同：合同文本采用政府标准格式合同或总部法务部起草的统一定式装修合同。报送总公司法务部审核，总部法务部应于收到后1个工作日内回复，总部法务部审核通过后，由筹办人员代表公司与装修公司签定；3.4.5 费用支付：施工期间所需各项预算内费用按相关财务规定申请后，由总公司及时拨给。如有预算外费用发生，须向总部行政部另案报告（填写分公司装修工程增项审批单经总部行政部批准后方可支付。3.4.6 装修注意事项：其他规定详见办公室装修及价格标准， 各地分公司均采取大开间式开放办公。 办公区装修色调统一为浅绿墙（参考色：立邦漆 5401-4）；黄柱（参考色：立邦漆 2901-4），草绿色屏风，红榉木饰面门。 须隔出以下几个完全封闭的办公室：行政总监（如有）办公室、商务总监（如有）办公室、财务室、培训教室、机房、储藏室、会议室。 区域行政总监办公室面积为15平方米。 区域商务总监办公室面积为12平方米，面对员工区域的墙面采用玻璃结构（墙面嵌玻璃，面积尽可能大一些）。 行政总监、助理行政总监办公室面积12平方米。 商务总监、助理商务总监为开放式办公，面积为两个桌位，可用隔板(规格同商务部)做适当分隔，以利于工作开展，但不做封闭式处理。 前台接待区必须遵照公司VI设计要求，可与办公区域有所区隔，但不做封闭式处理。 培训教室应安排在公司前台附近，并在设计时尽量考虑到开大会时的需要，培训教室与接待区或者培训教室与小会议室之间尽可能以活动隔板方式进行分割。0 商务部屏风高1米1.1米,屏风仅做为部门与部门之间的间隔；综合服务部门屏风高1.11.2米。1 办公区主通道的宽度为1.2米，辅通道的宽度为0.9米。2 局域网施工注意事项2.1 商务部工作区域应尽可能多地安排电话点，同时，考虑到公司的发展，即便是商务部区域亦应留有足够多的网络接点。2.2 电源的设计应更多地考虑电缆的承载能力，尤其是必须满足后台工作区域各种计算机设备满负荷工作时的电力需要，同时注意消防安全的要求。2.3 局域网施工安装过程中须注意施工监理，完工后须认真地按照合同要求对每个电源、电话及互联网接点进行测试，保证工程质量。3.5 购买办公家具和设备：成立分公司所需办公家具和计算机等物品，根据总部确定的分公司年度拓展计划编制费用预算报总部行政部审批。3.6 办理工商手续：新筹建分公司办理工商执照等经营所需之各项手续统一由商务区协同各分公司行政部门或财务部门相关人员负责办理，并报总部行政部和财务部备案。3.7 财务管理：新建分公司的财务在各项工商手续完成之前由责任分公司或总部单独立帐代为管理；待条件成熟各项手续完成，再成立财务部进行帐务管理。3.8 各级新开立分公司经理级以上员工上岗前必须由总部或授权商务区进行统一的岗前培训，具体内容由总部培训部确定，由商务区视具体情况组织执行。并由总部行政部准备相关管理文件一套至新公司开展工作。3.9 干部配备：3.9.1 按干部异动管理的有关规定执行。3.9.2 审批完成时间：按规划要求时间内完成。3.10 培训：按照规划要求的新建分公司的成立时间前一个月内，安排推荐的干部参加经理人岗前培训，培训合格颁发毕业证，准予上岗。4 制度执行的监督和奖惩4.1 在新建分公司、商务区过程中徇私舞弊的，一律予以辞退，并追究法律责任。主管领导包庇隐瞒的，一同辞退；5 生效时间：本制度自下发之日起生效。附件一：新建 分公司市场调查表附件二：分公司选址报告附件三：分公司新建、扩租预算审批单附件四：装修工程申请单中企动力科技集团股份有限公司 二零零五年八月十日附件一：新建 分公司市场调查表新建 分公司市场调查表年 月 日 城市项目拟建分公司所在城市周边主要城市（GDP200亿元）地理位置交通状况铁路交通航空交通公路交通基本经济情况上一年度GDP企业总数/生产型企业总数网站数量域名保有量政府相关经济政策经济活跃性上一年平均工资及最低工资标准其他预计年营业额竞争对手项目主要竞争对手其他竞争对手竞争对手调查规模主营业务月营业额合作伙伴工资水平其他其它发展计划填报人：附件二：分公司选址报告 分公司选址报告第一处第二处第三处物业情况具体位置交通(公交/地铁状况等)周边银行情况（包括招商银行、工商银行、建设银行到公司距离）楼盘类型楼层数建筑面积每层面积面积使用率层高是否大开间发展商情况物业管理物业出租率电梯数车位情况空调（使用时间）照明通讯情况（电话、网络资源如带宽等）交房日期租赁条款报价物业管理费空调/供暖费定金电话线定金及附加费车位费免租费现行租客我公司欲租用概况第一处第二处第三处楼层建筑面积使用面积装修状况可提供电话直线数量上网方式电容-附件三：分公司新建、扩租预算审批单分公司新建、扩租预算审批单申请人： 日期： 主要项目名称数量（单位）单价金额（元）装修工程费自购材料费办公家具办公设备其他费用房租总