行政性应急事件预案.docx

一 、总经理办公室业务职能概述总经理办公室是公司负责行政指令贯彻落实、部门协调及承担文稿、行政印章管理、档案管理、通讯管理、会议室管理、各种会议组织、前台接待及公司领导日常事务支持等行政工作的职能部门；负责根据集团公司下达的计划指标编制公司年度或季度生产经营计划，对公司各部门当月计划报表的审核和完成情况进行考核，完成公司各种专项计划的计划编制及考核以及公司各项经济运营指标的综合统计上报集团及政府部门的工作；负责公司内部审计工作，负责对企业内部各种经济活动进行监察，公司各项采购物资的招标及外购外协件的价格及合同审核工作和公司法律及工商事务管理工作；同时还负责公司日常接待、对外归口接待及与集团公司和政府各级部门的事务对接工作。二 、行政管理室1.行政管理室职能行政管理室主要负责公司行政指令贯彻落实、部门协调及承担文稿复印、行政印章管理、综合档案管理、办公设备维修管理、会议室管理及各种会议组织等行政工作；负责公司各种办公用品、耗材、临时办公家具的采购；负责本部门工资核算、经费预算及各种报销费用的审核工作及公司来宾接待和客饭管理工作。2.行政管理室业务流程2.1文件管理：(1)外来文件编号登记总经办主任批阅行政管理室转相关领导批阅转批阅部门实施督办收回外来文件归档备查。(2)内部各部门报告采用总经办统一格式编号登记总经办主任批阅行政管理室转相关领导批阅督办返还各部门。(3)涉及到全公司重要管理制度，管理规定、重大变更、调整、通知等，需要制成企业红头文件下发的流程：需申请制作红头文件部门填写报告本部门领导签字总经理审批行政管理室登记编号文件印制发放。(4)各部门以各自单位名义下发通知、业务联系单等，由部门领导同意签属意见分管副总经理审批同意下发。2.2印鉴、资料（营业执照、组织机构代码证、领导身份证等）管理（1）各类报表、对外报送材料用印各部门指定专人负责本部门领导审核行政管理室室主任审核用印。(2)印章的借用申请借用部门填写申请报告本部门领导签字总经办主任审批借用督促按期归还。(3)资料复印件的取用申请取用部门填写申请报告本部门领导签字行政管理室提供。(4)资料原件的借用申请借用部门填写申请报告本部门领导签字总经办主任审批借用督促按期归还。2.3业务招待费用管理(1)各单位业务招待费用按关于2012年公司各分管领导及各部门业务招待费用的相关规定执行。(2)公司专务以上领导招待费用行政管理室整理、核算、登记总经办主任审核总经理审批。(3)外来人员在新厂餐厅用餐管理各部门指定专人负责本部门领导审核行政管理室整理、核算、登记总经办主任审核总经理审批。2.4办公用品、办公耗材、临时办公家具、印刷品管理(1)1000元以下办公用品及耗材各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核行政管理室统一在中标单位采购。(2)1000元以上办公用品及耗材各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。(3)临时办公家具各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。(4)印刷品各部门填报申请单本部门领导签字行政管理室审核总经办主任审批行政管理室统一在中标单位采购。2.5 资料复印各车间、部门需要复印的资料：每套复印30份以下复印登记。每套复印30份以上行政管理室室主任审核复印登记。2.6会议室管理(1)各部门申请使用行政管理室根据会议规模大小及其重要情况安排。(2)行政管理室根据会议申请单位要求，或接待任务规格准备好会议室：席位卡、显示屏、投影仪、鲜花、咖啡、水果、纸巾、茶水、矿泉水等。2.7月生产经营综合计划编制及考核流程月生产经营综合计划编制流程：各相关部门按总经办2012年2月13日关于“2012年各部门报送总经理办公室报表”的通知要求，报当月各单位计划报表审核各部门报表计划编制上报公司总经理审批通过下发执行。月生产经营综合计划完成情况考核流程：根据上月生产经营综合计划对计划内容完成情况的逐项落实各相关部门按总经办2012年2月13日关于“2012年各部门报送总经理办公室报表”的通知要求，报计划完成情况报表结合落实情况对各部门报表进行审核月综合计划完成情况编制下发每月15日根据综合计划完成情况，按云南CY集团经济责任考核办法（试行）进行考核（A值系数核算等）上报公司总经理审批对考核结果下发执行。2.8档案借阅管理(1)各单位人员借阅档案按云南CY集团有限公司档案管理制度执行。(2)各部门借阅档案填写借阅申请表行政管理室办理借阅程序。2.9前台接待工作流程(1)来宾（办公楼各部门办事来宾）接待及时通知相关部门与相关部门共同安排好具体接待事宜完成接待任务。(2)来宾（公司专务以上领导客户）接待总经办主任根据领导安排陪同来宾至相关办公室完成接待任务。(3)行政管理室安排会议室（公司内部会议）接待根据要求提前做好会议前准备（准备会议室、投影仪、音响、咖啡、茶水等）会议中续水完成接待任务。(4)行政管理室安排会议室（公司外来客户或外宾）接待根据要求提前做好会议前准备（准备会议室、迎宾、投影仪、音响、国旗、咖啡、水果、茶点、茶水等）会议中续水陪同参观完成接待任务。3.行政事务应急措施（1）树立应变意识，制定缜密方案。 在会议的组织服务中，我们按照“周密、严谨、细致”的办会要求，一是完善会务方案，防止出现“万一”。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。召开会议前，严格按照流程就会议组织服务工作进行认真研究讨论。根据会议内容、议题、议程、会期长短以及人员多少，明确会议的要求，制定详细的会务工作方案。对规格高、规模大、人员多的大型会议，我们还从交通安全、车辆停放、供水供电、卫生安全等各个方面制定出具体方案。如有观摩考察活动，我们则提前对参观观摩路线反复踩点，准确掌握观摩具体线路行程及观摩点情况。在观摩活动中，由会务人员打好前站，一旦出现突发情况能及时处置。二是细化应对预案，积极应对突发事件，及时解决相关问题。会务服务中，我们坚持多想几个“万一”，多设计几个“万一”，把会议各个环节可能出现的情况逐一分析，制定每个可能出现情况的应对预案。特别是大型会议和活动，针对交通、天气、卫生等方面可能发生的情况拟定不同情况的工作预案，保证出现突发情况及时应对。（2）做好防范准备，提高应变能力。大型会议和活动会期长、规模大、人员多，会议期间活动较多，不可预期的因素也多，往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备，保证临变不惊、处变不乱。在会议组织服务中，我们积累了以下四点经验：一是名牌多备。出席会议的领导在会前发生变化是会务服务中经常遇到的问题。在会议服务中我们都在会前核对落实出席领导是否有变。会前10分钟还没到的，及时和领导秘书、司机联系，予以提醒，落实情况。同时，制作多套领导名牌，每套专箱保存，每次会议都带齐所有原拟定参加会议领导的名牌，对会前变更出席领导的，能及时更换。二是材料备份。每次会议前，在领导讲话或会议材料定稿之后，我们在提前送交有关领导及秘书的同时，会务人员另外各好一份讲话稿和会议材料。一旦发生出席领导因特殊情况忘带材料的情况，能及时送交领导。三是会前查验。会议准备工作就绪后，我们都在会前对会场布置、会标挂制、材料分发和话筒音响等各个环节逐一进行查验，“吹毛求疵”，保证不出任何差错。四是及时汇报。专题会议或小范围会议，我们在通知会议时均要求参加会议单位回复参会人员名单，确认单位主要领导能否参会，对单位主要领导不能参加会议的及时向安排会议的领导汇报，以便及时调整参会人员或调整会议时间。（3）加强沟通协调，确保信息畅通会务人员对整个会议组织服务工作的了解掌握程度以及会务人员之间信息能否及时沟通，是保证会议不出差错、不出问题的关键，也是及时应对会议突变情况的保证。我们除印发会务工作方案，明确各个会务工作组的职责任务、工作标准要求外，还印发会务人员详细分工及联络表，便于每个会务组互相沟通、了解情况。在大型会议和活动组织服务中，我们注重加强各工作组之间的工作衔接。一方面根据需要，及时召开会务各工作组碰头会，通报各组工作情况，分析会务工作中存在的问题。另一方面在会议议程、时间地点、参会人员、出席领导等发生变化时，及时向各工作组和会务人员通报，保证信息及时畅通。大型会议涉及的服务单位多，特别是一些重大活动往往涉及信访、城建、交通公安、卫生、电力等多个部门，要保证突发情况的及时处理，必须加强各个部门的协调。大型会议活动组织服务中我们都设立综合协调组，由市委一名副秘书长负责，保证会议期间突发重大事项、重大事件能及时协调处理。三、 供应链管理室1.供应链管理室职能（一）招标：1、收发标书、监督标书的统计、做对比分析，组织开标工作，下发中标文件（各供应商的中标通知及中标明细、品控管理部的中标明细）；对企业的基建、废旧物资处理及公司其它工程（凡每月采购量或单笔业务在2万元以上）均需招标。（二）审核：1、对所采购物资的明细、重量、单价及发票进行审核；2、供应商是否为我公司的协作单位、战略合作伙伴；3、基建合同是否按招标程序执行，新增项目上报审核；4、负责对企业内部各种经济活动的监督和审查。（三）报表1、每月负责统计公司的铸件、锻件、直接料的吨位，各供货商的采购量及资金情况；2、大宗物资的价格变动情况（同期降价或上涨比例）。（铜材、生铁、树脂、45#碳元钢，板材等）；形成各种原材料价格与上月对比、去年同期比，编制数据分析图表并编写分析报告，原材料价上下浮动超过5%，提出调价建议，通知品控管理部议价，议价结果在规定时间内返供应链管理室，形成正式文件后上报总经理批示，签订新的采购合同。四、测算外委加工零件参考价格。外委零件根据加工工艺、人力资源部工时，结合市场机床台时价格，测算该零件各道工序外委加工参考价。五、不定期检查企业内部各单位是否执行招标要求（主要针对是否在采购供应链中及采购比例）六、随时调查各大宗物资的价格变动情况，即时提出调价要求，并监察各单位执行情况、合同是否到位。七、配合财务成本室做好零部件的成本核算工作。八、负责本公司的审计工作九、负责本公司的综合统计工作。十、负责公司的工商登记和法律事务。2.供应链管理室业务流程：2.1外购物资招标：根据公司要求下达招标计划公司各单位拟定招标项目报告由副总提出具体方案上报总经理批示供应链管理室接受各单位按商务标和技术标要求制作的投标书通知原有供方或目标供方登陆CY网查找相关内容供方按技术标和商务标的要求制作投标书，并按时间要求将投票书投递监察整理相关议标数据组织议标招标委员会确定中标方、中标价格、供货比例议标结果发中标通知中标单位到相关采购部门签订合同合同返供应链管理室备案并监督检查各相关部门对招标决议的执行。2.2基建工程：公司相关单位拟定工程项目报告工程建设部工程建设部按工程要求制作投标书（含商务标、技术标）供应链管理室接受投标书通知工程项目单位按时间要求发、收标书组织招标委员会议标议标结果发中标通知、或进行两次议价签订合同返供应链管理室备案审核执行结果（新增项目上报审核）。2.3监察与审核：(1)不定期对企业内部各种经济活动的监督和审查。(2)发票附各制造单元、产品线手写入库单、机开验收单审核该供货商是否为采购供应链物资明细重量、单价。(3)公司各相关单位凭相关报告、入库验收单（库房验收人、领料人、采购经办人三方签字认可），附发票后办理结算手续审核该供货商是否为采购供应链物资明细及价格。2.4市场调研：(1)市场收集分类整理形成各种原材料价格与上月对比、去年同期比编制数据分析图表编写分析报告原材料价上下浮动超过5%，提出调价建议，通知品控管理部议价，议价结果在规定时间内返供应链管理室，形成正式文件后上报总经理批示下发执行监督执行情况。(2)由品控管理部提供外扩零件的工序，人力资源部提供工时，结合市场机床台时价测算该零件各道工序的加工价各生产制造单元生产制造单元与供货商洽谈加工价签订加工合同品控管理部、供应链管理室备案。2.5 综合统计：（1）产值核算：根据每月生产经营情况（包括对三家子公司）对机床主业及全口径工业总产值、工业增加值等统计指标进行核算、分析编制报表并报送至市、经开区、集团本部等。（2）每月底根据当月生产经营的实际情况，要求各相关单位在规定的时间内上报报表（按总经办2012年2月13日关于“2012年各部门报送总经理办公室报表”的通知要求），编制各类报表按市、经开区、集团本部等规定的时间上报需。我公司上报单位如下：沈阳机床（集团）运营总部、经开区统计局、省、市工信委、云南调查总队、省机械行业协会、国家统计局。2.6法律、工商事务管理（1）涉及到法律事务：各部门填写需要调解及协作申请总经办主任审核总经理审批供应链管理室统一协调（与律师或法院对接和联系）。（2）涉及到工商事务：各部门申请办理事务总经办主任审核总经理审批供应链管理室统一协调（与市工商局或经开区工商局联系）。3、供应链管理室应急措施3.1加强节点企业的风险管理供应链从采购、生产到销售过程是由多个节点企业共同参与而形成的串行或并行的混合网络结构。其中某一项工作既可能由一个企业完成，也可能由多个企业共同完成。供应链整体的效率、成本、质量指标取决于节点指标。由于供应链整体风险是由各节点风险传递而成。因此，通过对节点企业风险的识别与判断，进行风险调整和优化，将大大加强整个供应的风险控制。3.2建立应急处理机制供应链是多环节，多通道的一种复杂的系统，很容易发生一些突发事件。因此，必须建立相应的预警系统与应急系统。供应链管理中，对突发事件的发生要有充分的准备。对于一些偶发但破坏性大的事件，可预先制订应变措施，制定应对突发事件的工作流程，建立应变事件的小组。同时，要建立一整套预警评价指标体系，当其中一项以上的指标偏离正常水平并超过某一“临界值”时，发出预警信号。在预警系统做出警告后，应急系统及时对紧急、突发的事件进行应急处理，以避免给供应链企业之间带来严重后果。3.3加强信息交流与共享提高信息沟通效率。信息技术的应用能加强了企业的通信能力，很大程度上推倒了以前阻碍信息在企业内各职能部门之间流动的“厚墙”。供应链企业之间应该通过建立多种信息传递渠道，加强信息交流和沟通，增加供应链透明度，加大信息共享程度来消除信息扭曲，比如共享有关预期需求、订单、生产计划等信息，从而降低不确定性、降低风险。一般来说，企业上下游间的信息有先进的通讯方式，及时的反馈机制，规范化的处理流程，供应链风险就小，反之就大。3.4重视柔性化设计保持供应链的弹性供应链合作中存在需求和供应方面的不确定性，这是客观存在的规律。供应链企业合作过程中，要通过在合同设计中互相提供柔性，可以部分消除外界环境不确定性的影响，传递供给和需求的信息。柔性设计是消除由外界环境不确定性引起的变动因素的 一种重要手段。另外，当今供应链管理强调方法，减少库存以降低成本，这种运作模式一旦遇到突发事件或需求有较大波动时就会显得缺乏弹性。变色龙活的时间很长，是因为它应变的能力。因此在注重效率的同时仍应保持供应链适度弹性。3.5建立战略合作伙伴关系供应链企业要实现预期的战略目标，客观上要求供应链企业 进行合作，形成共享利润、共担风险的双赢局面。因此，与供应链中的其他成员企业建立紧密的合作伙伴关系，成为供应链成功运作、风险防范的一个非常重要的先决条件。建立长期的战略合作伙伴关系，首先要求供应链的成员加强信任；其次，应该加强成员间信息的交流与共享；第三，建立正式的合作机制，在供应链成员间实现利益分享和风险分担。第四，加强契约规定等规范建设，促使伙伴成员以诚实、灵活的方式相互协调彼此的合作态度和行为。除了选择好的合作企业外，选择流通的产品也是一条重要的途径。供应链最有威力的是有规模的流通产品，在供应链中会显示优势。务，优化经营流程，降低运营成本，分散并增强抵御物流配送风险的能力。四、接待室1接待室职能负责公司各部门日常一般往来业务接待及外商来访接待业务；负责省、市政府、经开区各部委办、局领导来访接待管理，沈阳机床集团公司主要领导来访接待，沈阳机床集团各部门业务来访接待，同时负责日常各部门公务用车管理工作。2 接待室业务流程2.1省、市政府领导来访接待管理流程接到省、市办公厅或经开区通知总经办主任汇报总经理总经办主任组织接待室制定一级接待方案（参加领导、会议室、显示屏、参观路线或用餐安排等）接待室按接待方案安排接待具体事宜总经办主任协调相关部门配合与政府办公厅配合完成接待任务。2.2省、市政府、经开区各部委办、局领导来访接待管理流程接到省、市政府、经开区各部委办局通知总经办主任汇报相关副总经理（重要部委办局主要领导来访汇报总经理）总经办主任组织接待室制定接待方案（参加领导、会议室、参观路线或用餐安排等）接待室按接待方案安排接待具体事宜总经办主任协调相关部门配合完成接待任务。2.3沈阳机床集团公司主要领导来访接待管理流程接到集团公司通知总经办主任汇报总经理总经办主任组织接待室制定一级接待方案（接送机、住宿、参加领导、会议室、参观路线或用餐安排等）接待室按接待方案安排接待具体事宜总经办主任协调相关部门配合完成接待任务。2.4沈阳机床集团各部门业务来访接待管理流程相关部门接集团公司相关部门通知接待室主任与相关部门共同安排好具体接待事宜（接送车辆、会议室、食宿等）完成接待任务。2.5日常各部门一般往来业务接待管理流程各业务部门接待申请接待室主任与相关部门共同安排好具体接待事宜（接送车辆、会议室、食宿等）完成接待任务。2.6外商来访接待业务管理流程海外事业部提出申请总经办主任行政室和接待室按海外事业部要求（准备会议室、国旗、鲜花、咖啡、水果、纸巾、茶水、接送车辆等）海外事业部根据客户重要程度向总经理汇报由海外事业部协调安排相关领导参加。2.7日常各部门公务用车各业务部门填写用车申请单接待室主任安排车辆并将相关信息填写入用车申请单各小车班司机按用车申请单要求出车司机完成出车任务后按要求填写完成用车出车单用车申请单上交接待室主任存底。2.8接待费用报销流程接待室主任及接待员整理相关费用发票相关领导签字确认总经办主任签字报总经理审批财务报销。3.接待室小车班应急措施3.1车辆故障事故3.1.1 行驶过程中车辆发生熄火故障应急响应程序（1）车辆行驶过程中发生故障时，驾驶员应立即将车停靠到道路右侧安全地带，在道路来车方向距故障车50至100米（高速公路不低于150米）处摆放故障车警示牌，亮起示宽灯。（2）妥善安置故障车后，驾驶员应初步判定故障原因，排除故障。（3）驾驶员难以自行排除，应维护现场秩序，确保车辆、随车物品的安全，同时报告班组负责人，等待支援。（4）班组负责人在接到报告信息后，应立即上报接待员及车辆安全员，同时做好备用车辆赶赴现场进行替换准备工作。（5）依据上级指示赶赴车辆故障现场，协助排除车辆故障；现场无法排除时，应请求修理厂或交警帮助，将故障车送修理厂进行维修。3.2 车辆交通事故3.2.1 轻微交通事故应急响应程序（1）发生未造成人员伤亡的交通事故时，驾驶员立即拨打120报警，同时报告班组负责人。有随车人员时，随车人员应协助驾驶员保护现场和车上物质，并注意自身安全。因特殊情况需改变现场的，要做好标记，尽可能找到证明人，取得联系方式。 （2）班组负责人在接到报告信息后，应立即上报，并依据上级指示赶赴事发现场，同时组织做好救援工作所需的设备、物资和人员前期准备工作，听从上级指示及安排。3.2.2 一般及一般以上交通事故应急响应程序（1）发生造成人员伤亡的交通事故时，未受伤人员（或受伤较轻者）应立即报告班组负责人，并采取有效措施救助受伤人员，同时拨打110、120求救；当司机和随乘人员生命受到威胁时，可视情况离开现场，但应保持与上级和有关政府应急部门的通讯联系。（2）班组负责人在接到报告信息后，应立即上报，并依据上级指示赶赴事发现场，同时组织做好救援工作所需的设备、物资和人员前期准备工作，听从上级指示及安排。（3）应急处置结束后，班组责任人应配合上级部门进行事故调查、处理，协调相关事宜，并在调查结束后一日内将事故发生经过、处置过程、人员情况和处置结果书面上报总经理办公室。3.3 车辆起火事件3.3.1 班组现场发生车辆火灾应急响应程序（1）机动车辆若在公司停车场、车库内发生自燃事故，第一目击者应大声呼喊，在确保自身安全情况下，迅速利用车库配置的灭火器进行灭火。（2）班组人员听到报警警示后，除留一人立即上报公司党群综合部外，其它人员应该立即赶赴现场，参与救援工作（如：XXXX主要协助负责人做好通讯联络工作及传达上级指示； XXXX负责疏散现场周边车辆； XXXX负责携带员工休息室内和车载灭火器参与火灾扑救；XXX负责区域警戒和服从现场最高负责人指挥做好后勤保障工作）。5.3.2.外部停放发生车辆火灾应急响应程序（1）发生机动车辆在（单位）外停放自燃事故，驾驶员应立即使用车载灭火器灭火，立即拨打119报警，同时报告小车班负责人。（2）随车人员应迅速离开车辆，协助驾驶员灭火，并请求过往车辆和群众的帮助。起火车辆随车带有贵重物品或货物时，随车人员应负责警戒，在保证人身安全的前提下，抢救随车资。（3）班组负责人在接到报告信息后，应立即上报总经理办公室，并依据上级指示赶赴事发现场，同时组织做好救援工作所需的设备、物资和人员前