如何撰写高质量的自评报告.doc

如何撰写高质量的自评报告全国质量奖评审一般是6月份对申奖组织进行资料评审，根据资料评审结果，评审工作委员会在78月组织评审专家对入围组织实施现场评审。质量奖工作委员会对申报组织的全国质量奖申报表、现场评审报告等进行综合分析，择优推荐，提出获奖组织推荐名单，审定委员会在听取评审工作报告后，审定获奖组织。 撰写高质量自评报告是申报全国质量奖的基础。南京钢铁联合有限公司(以下简称南钢)申报了2009年全国质量奖并成功获奖，在公司2009年的申奖过程中，我实际承担了填写申报表、收集编撰证实性材料、撰写“组织概述”、“领导”章节及自评报告总统稿，组织与协调撰写项目组初步写作、信息沟通、封闭讨论、进度掌控等工作。 详细制订撰写计划、成立写作项目组、分配写作任务 南钢“卓越绩效办公室”全面负责公司卓越绩效模式实施和全国质量奖申报等工作。根据计划进度和时间节点安排，2007年11月，卓越绩效办公室结合公司实际，按卓越绩效评价准则要求，系统梳理了约400个自评应答问题，确定责任部门并下发，各单位根据要求对涉及的资料进行收集和准备。2008年1月，卓越绩效办公室从各部门抽调约20人组建了全国质量奖自评报告撰写项目组，各成员主要负责各自所在部门的材料汇总和自评报告涉及相关章节的撰写，写作期间，接受卓越绩效办公室直接指挥。初步写作期间按部门分工计划进行，卓越绩效办公室以例会、集中封闭等方式来完成沟通，把关，审查和统稿。2009年撰写分工和写作计划见表一、表二。 全国质量奖证实性材料的收集与编撰工作量非常大，是申报全国质量奖的重要材料支撑，在资料评审，甚至在现场评审时对评审员具有重要参考作用。自评报告涉及需要资料佐证的必须提供，消除评审员的疑问，是组织获得适当分数的前提，证实性材料没有字数、篇幅和内容限制，受字数限制，自评报告中不能展开说明的内容，放在证实性材料中是最好的选择，当然，你需要在自评报告中注明，证实性材料是自评报告最好的补充，说明材料。 全国质量奖申报表的填写也要细致，千万不能有丝毫差错尤其是财务数据、市场统计数据、生产质量数据等需要与自评报告一致，有些内容可能要与专业人员研讨后才能填写，由于行业的不同，可能有些数据你不知道怎样填报，必要时直接致电中质协会员与现场部，听听他们的解释是你最明智的选择。 对撰写项目组成员进行TOPS、MECE等技能培训 为撰写好全国质量奖自评报告，公司选派撰写项目组骨干人员先后参加了中质协组织的“企业自评师”，“企业促进师”，“全国质量奖评审员”、“全国质量奖标准培训班”等学习，项目启动后，还聘请卓越绩效高级咨询专家对写作项目组成员进行了系统培训。重点讲述对准则条文的理解、应答技巧、注意事项，评分方法等。项目组成员来自各部门，能力、水平参差不齐还对项目组成员进行了“金字塔”写作原理培训，讲授TOPS原则(Targeted to our audience(瞄准观众)0vet-arching(周延完整)Powerful(掷地有声)SuppartabIe(言之有据)和MECE技巧(Mutuallv ExclUSIVe colleotlveIy Exhaustlve)(No overlaps不重叠、No gaps不遗漏)。以“逻辑严密、言之有据，完全穷尽、相互独立”的思维方式来组织材料，不会产生零乱和抓不住重点的现象。需要指出的是，优秀的写作能力不可能一蹴而就，需要长期的培养和煅炼，与2008年相比，南钢2009年的自评报告撰写水平有突破性进步它是撰写项目组精诚团结和倾力奉献的结晶。 在写作技巧方面，还要充分注意逻辑和演绎能力的激发，引导撰写人员从“演绎顺序、时间顺序，结构顺序、重要性顺序”等方面综合考虑，在动笔之前用金字塔原理加以检验。 撰写过程中常见的问题与处理 撰写自评报告其实就是按卓越绩效模式，对企业管理从“领导、战略。顾客与市场，资源。过程管理，测量分析与改进、经营结果”等七个类目进行全面梳理和系统总结。撰写过程中常见的问题有“不知如何撰写；乱用套话，没有实质性内容；内容不分轻重，没有重点；针对标准、存在漏项”等。 “不知如何撰写”主要还是对准则的理解不充分、对企业自身的管理工作不熟悉造成的，撰写工作启动以后，换人是来不及，也不现实的，只有通过耐心辅导、启发和共同写作来解决，这是项目组长的重要职责。“乱用套话、没有实质性内容”主要是没有理解“法、展开学习，整合”的真正含义，这需要结合准则相关条款、仔细研讨卓越绩效评价准则实施指南的评价要素和评分指南，以提高应答技巧和能力，实质性内容来源于对企业管理的深入了解和对准则及指南要求的充分理解，来自于撰写人员的高度综合能力和系统总结能力。“内容不分轻重、没有重点”可能是撰写人员站的高度不够，需要提醒他从不同的角度和高度来总结，提炼，并注意写作技巧。细致检查计划进展地完成情况，和统稿人及时审阅自评报告，基本可以杜绝“存在漏项”的现象。 在系统，全面理解评分系统的基础上，组织撰写项目组成员审阅，完善自评报告，进行系统整合，确保自评报告前后一致性、完整性、连贯性、真实性最重要、也最难，2009年5月8至15日，南钢项目团队封闭了一个星期才完成统稿，主要成员每天几乎只睡23个小时，甚至喊醒相关人员进行内容完善。定稿前请内部专家、尤其是公司高层领导对自评报告进行一次评审，对于完善自评报告和申报材料不可或缺，领导者站得高、看得远。 选择优秀的统稿人 在自评报告的撰写过程中，无论是各章节统稿人，还是总统稿人的作用都举足轻重。良好的项目协调和沟通技能，对准则的理解、把握和表述、对企业的实际运营和部门职能熟悉和了解、较优秀的文字能力等，可以确保自评报告撰写的真实，准确、流畅和引人入胜。由于自评报告是按流程来写作的，跨部门进行流程整合必不可少有时撰写人员不能完成整合时，统稿人要及时协调、完成整合和画出流程图，及时提醒撰稿漏项、及时审阅已完成写作的自评报告和及时修正，这有助于少走弯路，提高效率。 聘请咨询公司的专家指导自评报告撰写也是一个好方式，因为他们更熟悉准则，我们对本企业管理熟悉，专家的建议融合我们的企业管理特色，这样的自评报告才能真实的反映出企业的优势与亮点，但片面的迷信专家的意见也不可取，项目组长一定要有自己独立的主张，这样才能体现优势互补的作用。 文笔好，知识丰富、实践经验多是项目组成员基本要求，要写好自评报告，忘我的奉献和挑战精神必不可少，写作前要确定收集哪些材料、如何收集、找谁收集，特别是分工较细的大公司更难取舍。总统稿人必须对自评报告，证实性材料和全国质量奖申报表中的内容非常熟悉，才能统筹安排撰写项目组的各项工作，确保整个工作有计划的正常进行。 申奖技巧 在自评报告的撰写过程中，涉及大量的制图工作，在PPT中做好图、转换成图片后，插到文档的相应位置是个好办法，以后有什么调整完善，到PPT中再画一个已调整的图，替换掉原来的图片就行了。而直接在文档中画图，出现误操作的概率较大，而且只能保存最后方案，要返回原来的方案，只能重画。 在文档中直接插入Excel表格也是一种好方法，它可以直接生成各种统计图表，给数据调整也很方便，双击即可进行数据修改，修改完成后统计图表也联动调整，非常方便。而且在统计字数时仅当图片识别，有利于充分使用7万字这有限的资源，因为超过7万字会被扣分。 对表格作适当的美化可能会给评委留下一个好印象，南钢的自评报告中，表格全部自动套用“网页型1”，具有较好的视觉效果。少用鲜艳色彩点辍、装饰表格，可以降低评审员的视觉疲劳，这也是我们需要注意的细节。自评报告用80g的复印纸、彩色激光双面打印即可，没有必要用铜版纸印刷，这样更方便评审员阅读，还可以节约成本，是个双赢的选择。总之，一套精美的申报资料，会给评审员留下较好的第一印象，包括认真细致的工作作风，追求卓越的精神等。 在申报全国质量奖时，还有很多细致的工作要做。如得到地方和行业质协的推荐，会增加组织申奖分量。南钢申报2008年全国质量奖时，得到了江苏省质量管理协会和中国质量协会冶金工业分会的推荐函；公司申报2009年全国质量奖时，江苏省质量管理协会和中国质量协会冶金工业分会以上行文的方式进行了推荐。表一 南钢全国质量奖撰写任务分配表任务分配统稿单位责任人配合部门组织概述综合管理部朱迅各相关单位领导综合管理部朱迅公司办、审计部、生产安全部、能源中心、党委工作部（企业文化部）战略规划发展部王道美顾客与市场销售总公司朱继技术质量部、研发中心、综合管理部资源人力资源部蒋英勤财务部、机动部、供应部、技术质量部、信息公司过程管理技术质量部顾军生产安全部、财务部、研发中心、供应部、信息公司、销售总公司、人力资源部、机动部测量、分析与改进综合管理部袁伟规划发展部、财务部、技术质量部、信息公司经营结果财务部纪国琴各相关单位证实性材料综合管理部朱迅各相关单位总统稿综合管理部朱迅申报表填写综合管理部朱迅各相关单位注：南钢卓越绩效办公室设在综合管理部表二 南钢全国质量奖撰写时间进度表时间段任务备注2月1日3月30日写作初稿每周二、五下午二点例会4月1日4月7日统稿人统稿各章节统稿人协助总统稿人完成4月9日4月12日一次审