收据及发票管理规定.doc

发票、收据管理规定1 目的：规范发票、收据的购买、领用、开具、核销过程，确保公司收入的实现。2 业务范围：适用于发票、收据的购买、领用、开具、核销、检查。3 职责：3.1 项目出纳职责：3.1.1 负责办理发票、收据申请、领用、开具、核销的相关工作；3.1.2 负责对被委托人进行发票、收据相关知识的培训，并严格按照本规定执行；3.1.3 负责发票、收据的安全。3.2 财务会计职责：3.2.1 监督、检查项目出纳对本文件的执行情况负有直接管理责任；3.2.2 负责审核项目出纳开具的发票、收据及编制的与本规定相关报表。3.3 公司财务部长职责：3.3.1 全面负责本文件的执行，并对过程中出现的问题全面负责。4 工作内容：4.1 收据的购买、领用、开具、核销4.1.1 收据的购买4.1.1.1 项目/公司出纳根据收据库存和需求情况填写物品使用计划表报公司统一采购。4.1.1.2 公司统一购买收据后，公司库管员检查收据的联号和联次是否完整。检查无误后，根据项目及公司提供的物品使用计划表分别办理出库手续，由公司出纳统一贴签、保管，公司出纳应认真检查收据票号和联次的完整，如有缺失应及时告知公司库管员。4.1.2 收据领用4.1.2.1 公司出纳收到项目/公司收据后，按收据顺序号以本为单位分别登记票据领用明细表。4.1.2.2 项目出纳根据收据的使用情况及预留收据数量提前办理收据领用手续。项目出纳领用收据时应检查收据号码是否连续，各联次是否齐全，检查无误后报经公司财务部长签字审批后，在收据客户联上加盖财务章，填写票据领用明细表，领取收据。4.1.2.3 公司出纳领用公司收据按照4.1.2.1至4.1.2.2的要求执行。4.1.3 收据开具4.1.3.1 公司认可的收据样式应张贴公告交款人，接受交款人监督；同时作为退款凭据，收款人应提醒交款人妥善保管收据客户联。4.1.3.2 收据用于收取各种收押金以及其他往来性质的款项。4.1.3.3 为便于收据存档和日后查询，收据应按照业务性质类别分别起用单独的收据。4.1.3.4 收据应按照收据的序列号顺序开具，不得空号、跳号；收据的各项内容应详细认真填写，不得空项；收据的“出纳”必须签署收款人的姓名，交款人应在“交款人”处签署全名。4.1.3.5 收据一式三联，需要复写的，应三联套写，不得大头小尾。4.1.3.6 收据各联次应按照收据上注明的使用要求使用，不得随意篡改各联次的用途。4.1.3.7 收据开写错误，开写错误的记账联、客户联，与存根联合订在一起，并分别在收据的三联加盖“作废”章。4.1.3.8 款项退回，应收回收据的客户联，按照付款的手续办理退款，客户联作为退款原始凭证入账；收据的客户联丢失，填写声明书，出纳应认真核对声明书中提供的资料与相关资料原件、复印件是否一致；声明人的签字与收据记账联交款人的签字字样一致后方可退款。4.1.3.9 因工作原因需要财务部以外的同事代为收款的，填写交接单，办理好收据的交接手续。按照4.1.2、4.1.3的要求操作，受托人对代开的收据安全性及准确性负有直接责任；委托人对代开的收据安全性及准确性负有监督责任。4.1.3.10 因工作原因需先开收据、发票后收款时，由经办人到财务部说明原因，由财务人员开出相应的收据、发票。领取发票人员填写交接单，详细填写日期、票据号码、票据有效金额、领票人签字。收到票款时及时上交财务部同时在交接单的交款人签字栏签字，收款人在备注栏内签字。不能收取该笔票款，领取发票的人员应及时将该笔发票交回财务部，财务部审核无误后在备注栏注明“已收回”双方签字确认。财务部负责跟进在24小时内收回票、款。4.1.3.11 项目财务每日跟进交接单的交接情况，发现问题24小时内以邮件形式上报公司财务部长并抄送项目经理。4.1.4 收据核销4.1.4.1 收据使用完毕应及时办理收据核销手续。4.1.4.2 出纳核销收据应根据待核销收据的开具情况如实填写缴销明细，并签字确认无误后签字。4.1.4.3 财务会计审核缴销明细及缴销的收据的内容填写是否正确，审核无误后签字。由项目出纳粘贴在待缴销收据的封面上。4.1.4.4 项目出纳持待缴销收据交公司出纳，公司出纳审核待缴销收据与缴销明细的记录是否一致；审核待缴销收据是否按照4.1.3的要求开具，无误后，项目出纳在票据领用明细表的“缴销人”处签字。4.1.4.5 缴销的收据由公司出纳妥善保管。4.1.4.6 公司出纳应定期检查项目收据的结存情况，对不合理结存、长期未缴销的收据，及时查明原因向财务部长汇报；定期不定期检查项目交接单，对一周内未缴销的收据提醒、督促项目出纳，并跟进执行结果，及时向财务部长汇报，确保收据的安全。4.1.4.7 公司出纳使用的收据缴销按照4.1.4.1到4.1.4.6的要求执行，要求中需要公司出纳审核和跟进的工作由公司会计完成。4.2 发票购买、领用、开具、核销4.2.1 发票购买4.2.1.1 发票由公司会计统一购买。4.2.2 发票领用4.2.2.1 发票领用参照4.1.2收据领用的有关要求执行。4.2.3 发票开具4.2.3.1 发票由公司会计统一开具，5 收据、发票丢失的处理办法：5.1 收据丢失5.1.1 如发现收据丢失，应由丢失收据责任人及时逐级上报本部门主管领导、并书面上报丢失情况说明。5.1.2 项目经理在接到收据丢失责任人的通知后及时协助查找，在24小时内根据查找和调查的结果在丢失情况说明上签署处理意见，并报公司财务部长、公司常务副总经理。5.1.3 公司财务部长接到丢失情况说明后应及时通知公司行政部登报挂失，除登报费用由直接责任人承担外，参照税务局有关的规定对直接责任人处以不低于100元的处罚。相关责任人未在24小时内上报的处以双倍罚款。5.2 发票丢失5