QP001文件和记录管理程序.doc

余姚市康明机械有限公司程序文件文件和记录管理程序 文件编号 KB/QP001 版 本 号 A/0 生效日期 2010.10.15 制订 潘文君 日期 2010.10.15 审批 胡曙明 日期 2010.10.15 文件修改记录NO.修 改 内 容修订人修订时间修改后版本余姚市康明机械有限公司文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001制订部门办公室生效日期2010.10.15页数1/3版本A/01目的： 对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的控制，使质量体系能正确有效地运作。对质量记录进行控制,确保质量活动的记录完整、准确、可靠，以证实产品质量特性符合规定的要求和质量管理体系的有效运行。2范围： 本企业质量管理体系运作中，所有有关的文件和质量记录，均须依本程序规定管理。3参考文件：31 质量手册4定义：41 文件架构 本公司质量体系文件分为四阶，其结构和文件类别如下：411 一阶文件 质量手册（包括质量方针和质量目标的声明）412 二阶文件 程序文件413 三阶文件 作业指导书、操作规程、检验规范、技术图纸等414 四阶文件 表单、质量记录42 文件 规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件。43 记录 将工作执行的结果作好记录，这些记录供日后分析，存档备查或提供证明使用。44 受控文件文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收的文件。45 非受控文件仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。5职责：51办公室：负责组织质量管理体系一、二阶文件的编写以及文件正本保管，文件分发和回收管理，制订“受控文件一览表”。52技术部负责技术性文件（如工艺文件、技术图纸、技术标准等）的制订、发放和管理。53其他各部门：本部门文件的制订和变更以及负责本部门使用的作业指导书的审核。54 总经理负责一、二阶文件审批。55 管理者代表负责三阶文件的审批。6程序：61 制定新文件611 文件书写格式 制定文件时，须以适宜的格式编写。要求做到文件内容的统一，避免遗漏。612 决定分发部门与分发数量 一、二阶文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于“文件分发表”上，以便管理。三阶文件根据工作需要，发放到相应的部门，并做好发放记录。62 审批 新制定的文件，必须依以下规定进行审批。621 一、二阶文件由总经理审批。余姚市康明机械有限公司文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001制订部门办公室生效日期2010.10.15页数2/3版本A/0622三阶文件由管理者代表审批。63 文件编号及版本控制a、质量管理手册 公司名称代号（KM） /手册代号（QM） 顺序号（0X） 如： KB/QM01，表示控泰公司质量管理手册编号。b、程序文件公司名称代号（KM） /程序文件代号（QP） 程序文件顺序号（00X）如：KB/QP001，表示公司第一个程序文件的编号。 c、支持文件 公司名称代号（KM） /支持文件代号（QI） 支持文件对应顺序号（00X）如：KB/QI001，表示公司对应第一个支持文件的编号。d、记录表格 公司名称代号（KM） /四阶文件代号(QR) 二阶文件顺序号四阶文件对应顺序号（0X）相同格式延伸号（0X）如：KB/QR001-001-01，KM表示公司代码,QR表示四阶表单代码,表示二阶文件顺序号,表示二阶文件产生的四阶表单的顺序号,表示同一种类型表单有多种格式所产生的延伸号。64 文件发行与回收641 文件发行权责 一、二、三阶文件由办公室发放与回收。 642 文件分发与回收控制6421 为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，须按文件类别建立“受控文件一览表”，并在制定、变更文件时，更新为最新内容。6422 受控文件的分发与回收 每一份受控文件均须在文件封面加盖“受控文件”章和填写受控号后分发，使用部门必须在“文件分发表”上签收。当文件修订、变更或作废时，由文件管理员在文件分发表上签收过时无效的文件。6423 非受控文件的分发 非受控制文件在申请批准后，由办公室直接分发。非受控文件在文件变更时不予更换及回收。643 过时文件的管理 过时文件若因特殊原因需加以保存时，须由文控盖上“过时保留”章后留存。过时文件若不需加以保存时，由文件管理员统一回收销毁。644 文件补发申请 当文件因破损、遗失或其他原因需申请补发时，须填写“文件补发申请单”，经管理者代表批准，交文件管理员办理文件补发。文件管理员须在回收破损文件后补发文件。 65 修订、变更文件651 提议变更文件 当现行的发行文件有内容变更需求时，由提议人填写“文件变更申请通知单”，提出变更理由、文件项次编号、建议变更内容及变更方式，由原审批部门审批签字后，转文件管理员进行变更。652 修订、变更文件6521 当文件变更次数在五次及以下时，由文件管理员按文件变更申请单内容修订后，将新的变更页发行并收回无效部分，同时在文件封面修改记录内记录，并在原“文件分发表”上余姚市康明机械有限公司文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001制订部门办公室生效日期2010.10.15页数3/3版本A/0记录。6522 文件变更超过五次后，或管理者代表认为有必要改版时，由文件管理员负责对文件进行换版。66 外来文件控制 凡各部门因工作需要，将外来的文件列为工作执行的依据或标准时，这些外来的文件须按受控文件进行控制。并在每一份外来文件的封面上加盖“外来文件”章以识别。67作废文件的控制为防止作废文件的误用、错用，文件管理员需在作废文件的封面上盖上“作废文件”章以示区别。68记录的控制681记录表单的设计和控制相关程序文件的制订者，应按质量记录的要求，在程序文件中设计记录表单，以记录有关的质量信息。由文件管理员负责将所有表单登记于“质量记录清单”。对临时增加的表单，若使用期限超过一个月仍需使用时，则必须在相应文件中加入此表单。表单的修订与原文件表单的修订方法相同，但表单的版本可以独立于文件。682质量记录填写要规范，字迹要清晰，接收质量记录的相关部门对有缺陷的质量记录应及时通知记录部门纠正。683质量记录填写不得随意涂改，如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖更改人的印章或签上更改人的姓名及日期。684质量记录由规定的保存部门保存，保存部门应依据记录的性质分类保存，并注意提供适宜的保存环境，防止记录损坏、发霉和丢失。685质量记录如超过保存期或其他特殊情况需销毁时，由管理人员填写文件销毁申请单，管理者代表审批后执行销毁。686本公司人员调阅质量记录必须由记录保存部门负责人批准。非本公司人员调阅质量记录必须由管理者代表批准。687质量记录的保存期限参照质量记录清单中的规定。69 记录保存691 “受控文件一览表”须由文件管理员维持最新状态。692 “文件分发表”由文件管理员保持最新状态。693 “文件补发申请单”由文件管理员保存三年。694 “文件变更申请通知单”由文件管理员保存三年。695 “质量记录清单” 由文件管理员维持最新状态。7附件71 受控文件一览表 （KB/QR001-01） 72 文件分发表 （KB/QR001-02）73 文件补发申请单 （KB/QR001-03） 74 文件变更申请通知单 （KB/QR001-04）75 质量记录清单 （KB/QR001-05）余姚市康明机械有限公司受控文件一览表文件类别：外来文件序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1中华人民共和国经济合同法19932010.10.282中华人民共和国标准化法实施条例19902010.10.283中华人民共和国计量法19862010.10.284中华人民共和国劳动法19952010.10.285中华人民共和国质量法19932010.10.286ISO 9001:2008质量管理体系 要求20082010.10.287891011121314151617有续页请 制表： KB/QR001-01余姚市康明机械有限公司受控文件一览表文件类别：一阶文件(质量手册)序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1KB/QM01质量手册A/02010.10.15有续页请 制表： KB/QR001-01余姚市康明机械有限公司受控文件一览表文件类别：二阶文件(程序文件)序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1KB/QP001文件和记录管理程序A/02010.10.152KB/QP002管理评审程序A/02010.10.153KB/QP003人力资源管理程序A/02010.10.154KB/QP004设备管理程序A/02010.10.155KB/QP005与顾客有关过程管理程序A/02010.10.156KB/QP006采购管理程序A/02010.10.157KB/QP007生产过程管理程序A/02010.10.158KB/QP008标识和可追溯性管理程序A/02010.10.159KB/QP009顾客财产管理程序A/02010.10.1510KB/QP010产品防护管理程序A/02010.10.1511KB/QP011监视和测量设备管理程序A/02010.10.1512KB/QP012内部审核程序A/02010.10.1513KB/QP013产品的监视和测量管理程序A/02010.10.1514KB/QP014不合格品管理程序A/02010.10.1515KB/QP015数据分析管理程序A/02010.10.1516KB/QP015纠正和预防措施管理程序A/02010.10.15有续页请 制表： KB/QR001-01余姚市康明机械有限公司受控文件一览表文件类别：三阶文件(管理性)序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1KM/QI-001文件资料管理办法A/02013.10.132KM/QI-002岗位职责与技能要求A/02013.10.133KM/QI-003公司中层干部任命书A/02013.10.134KM/QI-0045KM/QI-005质量目标考核办法A/02013.10.136KM/QI-006岗 位 任 职 要 求A/02013.10.137KM/QI-007仓库管理制度A/02013.10.138KM/QI-008搬运、包装、防护及交货管理办法A/02013.10.139KM/QI-009生产设备维护保养制度A/02013.10.1310KM/QI-010进料检验规范A/02013.10.1311KM/QI-011出厂检验规范A/02013.10.1312KM/QI-012数控车床安全操作规程A/02013.10.1313KM/QI-013台式钻床安全操作规程A/02013.10.1314KM/QI-014仪表车床安全操作规程A/02013.10.1315KM/QI-015钻铣床安全操作规程A/02013.10.1316KM/QI-016攻丝机安全操作规程A/02013.10.1317KM/QI-017铣床安全操作规程A/02013.10.1318KM/QI-018超声波清洗机安全操作规程A/02013.10.1319KM/QI-019风焊机安全操作规程A/02013.10.1320KM/QI-020半成品检验规范A/02013.10.1321KM/QI-021下料机操作规范A/02013.10.1322KM/QI-022打毛孔车床操作规范A/02013.10.1323KM/QI-023数控车床操作规范A/02013.10.1324KM/QI-024半自动打孔机操作规范A/02013.10.1325KM/QI-025对割车床操作规范A/02013.10.1326KM/QI-026铣床操作规范A/02013.10.1327KM/QI-027磨床操作规范A/02013.10.1328KM/QI-028氮化过程操作规范A/02013.10.1329KM/QI-029下料车间5S标准指导书A/02013.10.1330KM/QI-030数控小仓库5S标准指导书A/02013.10.1331KM/QI-031产品质量奖惩规定（试行）A/02013.10.1332KM/QI-032检验区5S标准指导书A/02013.10.1333KM/QI-033氮化车间5S标准指导书A/02013.10.20有续页请 制表： KB/QR001-01余姚市康明机械有限公司受控文件一览表文件类别：三阶文件(技术性)序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期有续页请 制表： KB/QR001-01余姚市康明机械有限公司文件补发申请表申请部门： 申请人： 申请日期： 申请理由： 文件破损（须交回破损文件） 文件遗失 未列入分发对象 分发份数不足 供外部参考用（须经管理者批准） 其它：文