张烽城市管理101班201008460125.doc

天目学院文秘管理机构调查报告姓名:张烽 班级:城市管理101班 学号:201008460125一、调查的目的 为了更好的了解学院整个教育运行的过程情况，也为了更好的促进同学们对于学院内部管理深刻认知，特别是对于天目学院文秘管理机构的熟悉。我在2013年3月29日决定在天目学院的西大楼和实验楼做一份简单的调查。二、调查的意义通过调查，让我们对于学院的文秘管理机构有一个比较深刻的印象。通过调查，也让我们同学对于学院的文秘管理机构现状有一个重要的反思，特别能评价出目前关于设立这样一个文秘管理机构的优势之处，同样又存在着哪些不足之处。应该如何使得文秘管理机构的效率加快，为学院的运行起到良性协调作用。这是本次调查的核心所在。三、调查的内容首先，我们第一步便是确认，哪些才是天目学院真正的文秘管理机构。我们知道天目学院是由职能部门、系别、图书馆以及后勤部门组成的。其中系别是天目学院的主干部分，系别又细分为生物环境系、工程技术系、园林艺术系、经济管理系、人文系、公共基础课教学以及实验教学中心。职能部门是天目学院的正常运行机构，职能部门细分为办公室、教务部、学工部以及财务部，而图书馆与后勤部门又为天目学院起到提供后台服务的作用，这三者缺一不可。根据我国秘书机构的定义，中级领导机关的秘书机构，指地市级党委和政府机关设立的办公室或秘书。高校等机构一般设有办公室或者秘书处。因此，像天目学院的办公室、学工部、各系别的秘书办等都属于文秘管理机构。我主要调查了天目学院的学工部、教务部。接着，大致了解天目学院的文秘管理机构的工作概况。我采访了教务部的李文博主任，他的办公室在天目学院西大楼203办公室。李主任说他作为一位负责教务管理的主任，工作职责是严密重要的，工作流程需要有条不紊、井然有序。李主任需要1、全面负责部门工作，负责工作计划的制定、实施和总结；2、教务管理文件及规章制度的制（修）订；3、教务管理信息化建设工作；4、新教师开课资格及新开课程的审核；5、教材建设工作；6、转大类、专业分流、转专业、学籍异动、缓考等工作审核；7、大学生科技创新活动的立项、结题审核工作；8、教师教学工作量审核；9、招生计划管理工作；10、考试方法改革及考风建设工作；11、负责国际合作与交流工作；12、相关教学档案的归档及其它工作，完成这11项秘书的工作任务。可谓任务繁重。在教务管理部，在李主任的领导下还有四位主任助理，分别进行教学运行管理、实践教学管理、学籍学历管理以及考试、成绩管理。然后，我又采访了学工部的一系列情况，学工部即学生工作部也就是学校的团委组织。它是负责学院学生思想政治教育和管理的职能部门，在学校学工部的指导下开展各项工作。学工部的主要职责有1、负责制订学院学生管理制度及各系学生工作考核办法；2、负责学生思想政治教育与管理工作；3、负责编制学工队伍建设规划，制订学工队伍管理条例，统筹配备政治辅导员；4、负责学生各类评优、奖励、处罚的审核、监督和管理工作；5、协助教务部编制招生计划，负责招生工作；6、负责学院就业指导工作；负责学院贫困生资助工作；8、协助做好学生心理健康教育、咨询工作；9、协助学院做好团学工作；10、协助党总支做好学生党建工作，协助办好天目学院分党校；11、负责学生档案的管理工作；12、完成学院交给的其他工作。这些便是教务管理部和学生工作部的主要工作的内容。然后，要调查的便是教务管理部是怎样进行协调工作的，从调查中可知，例如教务管理部在面对学校考试这一工作上，是这样安排的，首先各系（部）应于考试前两周向教务部报送考试日程表（包括考试科目、日期、时间、地点、主考教师、监考教师等），经教务部审核后在考试前一周公布。考试日程一经公布不得随意更改。接着是试卷命题，由有经验的主讲教师组成命题小组进行命题，统一试卷，制定统一的评分标准。然后，由系教学秘书根据考试日程表，统一将试卷样本送交教务部指定地方印制、领取。考试时间的设置与安排，也应经课程所在系（部）主任批准，报教务部备案。最后，系（部）应及时进行考试工作总结，形成书面材料报教务部。接着，我们来分析学校秘书管理机构的特点与原则，学校秘书管理机构大体还得按照国家秘书机构的设置原则进行。从适应性原则来说，秘书机构的设置必须适应领导工作和机关管理的实际需要。秘书机构的规模大小、人员多少等，天目学院为了为了适应社会的需求及高校自身发展的需要，高校的专业设置也发生了很大的变化。一个院系有几个研究方向，每个方向下面又设置几个乃至十几个专业，专业数量增加。因此要求天目学院的秘书机构的规模也在不断的扩大。这需要天目学院秘书机构能处理好高校教学事务。天目学院的秘书机构基本上是能做到教学管理的，特别在教学计划的制定与执行、教学检查、课程安排、教材征订、考试安排、毕业设计（论文）、停调课、学生学籍管理、学生等级考试、教学网站的管理都能为学校机器良性运行，比较适应天目学院的办学工作。从适应性原则来说，天目学院秘书机构是做到位的。从精简性原则来说，秘书管理机构必须精简，其目的是减少层次，减少环节，高效运转，在适应领导工作需要的前提下，尽量精简人员，减少机构数量和内部层次。天目学院的秘书机构相当的精简，因此也产生了一系列的问题，例如秘书主任的工作量繁多，特别是教学秘书的岗位职责条文清楚，但具体事务往往超越其职责，常常成为“勤杂工”从高效性原则上来讲，秘书管理机构后要力求办事效率高，注重秘书机构的群体优化，充分发挥秘书机构的整体效能，有效利用所有资源。在高效性上，。同时一些领导认为秘书、主任特别是教学秘书只要熟悉日常的教学事务与管理即可，进修、进一步深造会影响工作等因素，没有给教学秘书提供更多发展的机会。使得教学秘书的积极性也会下降。从相对稳定性原则来说，秘书机构不能轻易的变更，要保持相对稳定性的状态。由于秘书机构的工作繁多，加上高校间的秘书机构发展空间狭小，同时又因为秘书机构的角色难以定位，工作常常会造成越位或者无作为的现象，使得秘书机构的稳定性较差四、结语通过对天目学院秘书管理机构的初步了解，以及从国家，秘书管理机构的四个原则进行分析，得出了天目学院秘书管理机构大体合理，小部分部门之间存在着不平衡的问题。希望学院能及时的发现部门存在的问题，因此，笔者看来，天目学院需要贯彻“以人为本”的理念设置秘书机构岗位，秘书从其岗位角色的定位而言，应该具有服务意识，在自己的岗位上充分发挥作用，在工作中应该做到以“教师与学生”为主体，“以人为本”，为校、院系教学管理工作恪尽职守，只有这样，有颗为学校的心，秘书机构的工作才会永葆活力，主观上不会挫伤积极性。天目学院重视秘书机构的工作，并设立秘书岗位的激励机制、晋升制度、进修培训、科研奖励等，并进行贯彻落实，这有利客观上为秘书岗位的稳定与工作效率的提升，为秘书机构的发展创造环境与条件。最后，天目学院的领导要充分认识到秘书机构作为教学管理队伍中重要的基层参与者，不能重视程度