岗位说明书-文员.docx

贵州同济堂制药有限公司岗位说明书信息部文员变更记录序号更新日期更新内容更新原因更新人审批人120100824编写制度向柳燕23456789一、岗位职责1、信息部组织机构如下所示，信息部文员为红框所标注岗位2、岗位职责 2.1完成日常管理系统维护工作，并通过各种记录单据真实准确的反映信息部的日常工作；2.2负责互联网相关业务（如域名、网站）的管理、维护，信息收集等；2.3在维护过程中，对发现的用户需求及时反馈至SOP组；2.4信息部文档的整理、归档和保管2.5信息部所涉固定资产账的管理2.6日常周期性工作的处理及检查3、任职要求：3.1教育背景：大专以上3.2年龄：不限3.3工作经验：1年或1年以上3.4岗位技能要求：软硬件设备使用及维护基础，一定的财务知识；3.5知识技能：计算机、管理、经济类相关专业3.6个人素质：职业道德较好，应变能力较好，工作作风较好3.7其他：一定财务知识，语言能力要求良好，逻辑处理能良好二、岗位考核办法(指KPI)1、该岗位按月进行考核，考核表的考核指标一般由三部分组成，总分为100分：1.1月计划项目（70分）：即被考核人在组或部门本月工作计划所承担的工作任务，“月计划项目”建议一般不超过6项，由于该岗位日常性工作所占比例较大，可以按工作完成度及所占分值比例来核算考核分数。其中由部门经理或其他上级领导交办的临时任务，一律归为“领导交办的任务”，该类任务所占用的工作时间较少，且无需列入工作计划，“领导交办的任务”的权重不能超过15分1.2岗位要求（20分）：主要是从工作表现和个人能力水平对被考核人进行考核，权重为20分，由该岗位的上级进行打分1.3贡献（10分）：贡献主要指被考核人杰出的工作表现，包含下属几种情况：A、因杰出的工作表现，使小组甚至整个部门的工作效率或技能水平有较大 提高；B、因杰出的工作表现，使部门的重要计划项目保质保量并得以提前完成，或如期完工但完成质量优异，由此获得部门经理或上级领导肯定的； 如个人工作表现特别优秀的可突破限制，获得该项目得分的需部门经理在考核表中签署意见；三、岗位职业规划四、本岗位需掌握的基础知识1、WIN XP/WIN 72、OFFICE (EXCELWORDPOWERPOINT)3、OA操作，包含流程设置、表单制作、问题处理4、易飞ERP及时空系统操作流程及问题处理五、本岗位基本工作内容1、日常工作内容及范围1.1日常问题处理（包含软硬件，ERP系统，OA系统等）1.2文档管理（文档的收集和归档）1.3固定资产账管理（资产的登记）1.4互联网相关业务处理（网站信息收集与检查）1.5周期性工作的处理（按周期要求提供文档和报告）1.6周期性工作的检查（检查其他人员需提交的周期性文档和报告）1.7基础资料录入2、工作流程2.1日常问题处理流程编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.用户提交申请终端用户有软硬件，ERP系统系统能够等相关问题或需求，需填写需求申请及处理表，详细叙述问题及相关要求部门终端用户填写需求申请及处理表需求申请及处理表2.直属主管审核部门经理主要根据部门整体工作安排、岗位工作职责及该员工的实际工作职责情况，审核终端用户申请是否合理。审核通过后，部门经理在申请表上签字。如果审核不通过，则发退回申请单，并说明不批复原因。所有部门部门经理需求申请及处理表经直属领导审批的需求申请及处理表审批3.相应负责人审批根据事件内容判断，若需相应负责人审批的，应由问题提交人提交审核，若不需相应负责人审批的表单，则可跳过该流程相关部门及领导财务主管，分管领导经直属领导审批的需求申请及处理表经直属领导及相关负责人审批的需求申请及处理表审批4.信息部经理复审根据事件内容判断，若需信息部经理复审的，应由问题接收人提交审核，若不需信息部经理审批的表单（如新增基础资料类的），则可跳过该流程信息部信息部经理需复审的需求申请及处理表经信息部经理复审的需求申请及处理表审批5.信息部办理由信息部问题接收人进行相应处理，包含与用户沟通，确认问题及需求，处理问题信息部文员、实施维护员需处理的需求申请及处理表已填写处理人，处理时间，处理内容等信息的需求申请及处理表问题处理6.复核人复核由信息部其他人员（处理人以外）对该单据进行复核，以检查问题是否如实处理完成信息部文员、实施维护员需复核的需求申请及处理表复核后的需求申请及处理表复核7.文档归档以上流程全部处理完成的需处理的需求申请及处理表应及时归档，由复核人复核完毕后主动提交给信息部文员归档信息部文员所有处理流程结束的需求申请及处理表归档后的需求申请及处理表归档2.2文档管理流程编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.处理完成的相关文档由复核人提交已处理及复核完成的相关文档给信息部文员信息部信息部人员相关文档提交至文员处的相关文档提交2.信息部文员复核信息部文员复核所提交文档的完整度，包含该文档的审批，处理，复核等流程是否结束等内容，若发现相关流程未结束，则打回该流程直至处理完成信息部文员相关文档所有流程结束的相关文档检查3.文件归档根据文档内容，由文员统一分类编号并放入档案柜，并登记文档信息信息部文员所有流程结束的相关文档归档后的相关文档归档2.3固定资产账管理流程编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.提交资产处理类单据由相关人员提交已处理及复核完成的资产处理类单据给文员信息部信息部人员资产处理单据提交至文员处的资产处理单据提交2.信息部文员检查信息部文员复核资产处理单据的完整度，包含该文档的审批，处理，复核等流程是否结束等内容，若发现相关流程未结束，则打回该流程直至处理完成信息部文员资产处理单据所有流程结束的资产处理单据检查3.信息部文员登记根据资产处理单据的相关内容在台账中做相应的登记，并签字确认该业务已经登记完成信息部文员所有流程结束的资产处理单据登记完成的资产处理单据登记4.文件归档根据文档内容，由文员统一分类编号并放入档案柜，并登记文档信息信息部文员已登记的资产处理单据归档后资产处理单据归档2.4互联网相关业务处理编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.填写互联网相关单据由文员填写互联网相关单据，包含网络宣传日志，网上发布信息申请表，新闻类信息收集表，不良信息收集日志，公司不良信息处理申请表等信息部文员互联网相关单据填写互联网相关单据2.信息部经理审批根据单据内容判断，如不需信息部经理审批的可跳过该流程，如网络宣传日志等记录性表单不需审核信息部信息部经理互联网相关单据信息部经理审核后的互联网相关单据审核3.相关负责人审批根据单据内容判断，有些会涉及到其他部门业务范畴，重大事件需相关领导审批，如不需相关负责人审批的可跳过该流程， 信息部相关部门负责人及领导信息部经理审核后的互联网相关单据相关负责人审核后的互联网相关单据审核4.信息部文员处理信息部文员根据单据内容进行相应的处理信息部文员审核流程结束的互联网相关单据处理完成的互联网相关单据处理5.文件复核由信息部其他人员（处理人以外）对该单据进行复核，以检查问题是否如实处理完成信息部信息部其他人员需复核的互联网相关单据复核后的互联网相关单据复核6文件归档根据文档内容，由文员统一分类编号并放入档案柜，并登记文档信息信息部文员复核后的互联网相关单据归档后的互联网相关单据归档2.5周期性工作的处理周期性工作的内容：包含每日工作，每周工作，每月工作，每季度工作及其他2.5.1每日工作：刻录备份光盘并填写相关记录，进行OA审批，美讯检查2.5.2每周工作：暂无2.5.3每月工作：网站处理相关表单，客户/供应商信息核对表，本月文档整理归档2.5.4每季度工作：设备巡检表周期性工作的处理流程编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.处理周期性事件由文员按照周期性要求在周期结束时间内将事件处理完成信息部文员处理2.填写周期性表单周期性时间处理完成后，文员需填写相应的表单记录信息部文员周期性单据填写周期性单据填写3.复核人复核文员将填写完成的表单提交其他人员复核信息部其他人员周期性单据复核完成的周期性单据复核4.文件归档根据文档内容，由文员统一分类编号并放入档案柜，并登记文档信息信息部文员已登记的资产处理单据归档后资产处理单据归档2.6周期性工作的检查周期性工作检查的内容：每天检查：机房检查表每周检查：会议记录每月检查：月结报告 周期性工作的检查流程编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.填写周期性表单由处理人按照周期要求在周期内将事件处理完成并填写相应工作记录单据信息部其他人员周期性单据填写周期性单据填写2.复核人复核周期性表单提交其他人员进行复核信息部其他人员周期性单据复核后的周期性单据复核3.文员检查单据完成情况按时提交的周期性单据由文员进行检查完成情况，未按时提交单据的，由文员按照周期性要求主动检查处理人单据填写和复核人复核情况，完成的予以登记确认事件完成，未按时完成的需填写检查报告给主管及信息部经理信息部文员复核后的周期性单据检查完成的周期性单据检查4.文件归档对检查完成的周期性单据，由文员统一分类编号并放入档案柜，并登记文档信息信息部文员检查完成的周期性单据归档后的周期性单据归档2.7基础资料录入所涉及的表单：品号信息新增申请表，客户/供应商新增申请表，需求及处理记录表基础资料录入流程：编号步骤说明部门人员附件控制活动输入输出1.用户提交申请终端用户填写基础资料新增/变更表单部门终端用户基础资料新增/变更表单填写基础资料新增/变更表单2.直属主管审核部门经理审核终端用户申请，审核通过后，部门经理在申请表上签字。如果审核不通过，则发退回申请单，并说明不批复原因。所有部门部门经理基础资料新增/变更表单经直属领导审批的基础资料新增/变更表单审批3.信息部文员录入由信息部文员按照公司及单据内容录入系统信息部文员经直属领导审批的基础资料新增/变更表单有录入信息的基础资料新增/变更表单录入4.复核人