巧用EXCEl管理学术文献.doc

用EXCEL管理学术文献本科生们，研究生们，要做毕业论文了，总不能凭空想象吧。下文献，数百篇各式论文下下来，管理却成了一个难题。本人在对某领域进行数十年的文献回顾时，通过对EXCEL的运用，搞定文献快速下载，题录分类管理及批量链接的问题。由于现在大多数高校的文献库都是中国知网的数据库。通过关键词或篇名等进行查找，就可以找到很多文献。本文要解决的问题有三个：1、 如何从知网中快速下载论文及题录；2、 从知网中下载引文格式的题录之后，如何按作者，篇名，期刊，年/期等拆分成不同的单元格，以便后续查找使用。3、 如何批量将篇名链接到下载的文献。以下为详细内容。1、从知网中快速下载论文及题录；从知网上登录中国期刊全文数据库，按篇名等条件进行查找。序号下，有个存盘按纽，点着就可以下载下来。无需再打开一篇篇文章下载页面。不过，下载下来的文献是CAJ或KDH格式的，不是PDF格式的。文章下载之后，再下载其题录。点中间右边的“全选”，然后点“存盘”（当然，你也可以下载一部分文献，那么就在需要导出题录的文献前选即可）,存盘采用引文格式，这样我们写参考文献时就不要一条一条打字了。结果如下：2、导入EXCEL ，拆分字段导入到EXCEL 里，进行下一步处理。但是复制篇名导入EXCEL之后，一条纪录占一个单位格，而我们需要对其信息分拆为几个部分：作者，篇名，期刊，发表年份，及期数，以便将来进行查找筛选等动作。如何进行拆分呢？在EXCELl中建立数据格式如下：其中第一行和第一列是EXCEL自带有标识。 ABCDEFG1序号作者篇名期刊年份卷期引文格式2其中然后将篇名复制到里面，如下，以第一篇为例，复制过去后，信息在G2单元格内。 ABCDEFG1序号作者篇名期刊年份卷期引文格式211程书强,. 家族企业成长与控制权转移的相关性分析J. 中国软科学,2006,(9).接下来对此进行操作。我希望B2栏自动出现作者程书强，但是不能用left()函数，因为截取字段的起止点都是不一样的。用MID函数和FIND函数就可以解决这个问题。B2“=MID(G2,FIND(,G2)+1,FIND(.,G2)-FIND(,G2)-1)”，其含义为，截取G2中的字段，其开始位置是第一个的后一个字符，字符长度是第一个.返回位置减去第一个，再加上1.同样的方法，B3“=MID(G2,FIND(.,G2)+1,FIND(J.,G2)-FIND(.,G2)-1)”， 其含义为，截取G2中的字段，其开始位置是第一个.的后一个字符，字符长度是第一个J. 返回位置减去第一个.，再减去1.B4“=MID(G2,FIND(J,G2)+4,FIND(,2,G2)-FIND(J,G2)-4)”B5=“=LEFT(G2,4)”B6=“=MID(G2,FIND(,2,G2)+1,30)”接下来只要将公式拉下来，结果自然呈现。其实另一种方法更好：选中要分列的列，然后用文本分列的方法进行，但是这种方法，要进行多次分列，但胜在简单易行，无需写函数。结果是：然后可对A列及C列再分列，最终可分成这样3、 批量链接文献文献题目建立之后，如果能点击题名，就能打开文献，那将给我们的研究带来极大的方便。但是一个一个去建立链接是非常痛苦的事。批量处理的方法如下。在篇名和期刊间插入三列，D2输入存放论文的地点，这里是“D:1-科研家族企业研究文献及索引中国软科学”，E2输入文献的格式，一般是“.caj”,也有“.kdh”的，这个要根据类型变更。F2输入超链接函数“=HYPERLINK(CONCATENATE(D2,C2,E2),C2)”，即链接到D2、C2、E2三个文本合并，作为链接地址，显示出来的是C2中的文本。为了消除C2中的空格，可以将C2的空格删除。“=HYPERLINK(CONCATENAT