采购与应付帐款管理子系统.doc

第七章 采购与应付帐款管理子系统本章教学目的要求：本章介绍采购与应付帐款管理子系统的功能、数据流图、功能结构图，主要数据文件与输入输出设计，主要处理的程序设计思路以及本子系统应有的控制措施。通过本章教学，使学生了解该子系统的功能及其实现方法。 本章教学内容： 第一节手工条件下的采购与应付帐款的管理与会计核算 手工条件下的采购与应付帐款的管理与会计核算相关的主要处理有： (1)由生产计划部门取得下年度的各产品产量计划。 (2)由生产计划或成本管理部门取得产品零部件构成、原材料消耗定额等数据。 (3)由固定资产管理部门或生产部门取得固定资产购置计划。 (4)收集各部门其它用途的材料、物资、设备的需求申请报告。 (5)供应或采购部门制订材料物资采购计划。 (6)选择合适供应商（必要时通过电话或发函查问供应商情况），把采购订单发送给供应商，订单副本存档或另行登订已发订单登记本，以备查。另一副本送收货部门（如仓库或供销科负责收货事宜的职员）。 (7)从供应商收到订货确认通知、付款帐单，经供销部门审查确认后送会计部门审查准备付款。或者收到供应商货物或服务及发票帐单经确认后发票帐单送会计部门记帐： (8)财务管理部门根据各应付帐款帐龄、折扣优惠条件、资金筹集情况，分析制订付款计划，按计划付款。 (9)出纳把付款支票等寄供应商，付款凭证送会计部门记帐： (10)对已付款而久未收到货物的情况发函查询。 (11)月末或随时统计已发订单数、已到货数、已付款数、未付款数、应付帐款各帐龄金额等统计报表送有关部门领导存查。 第二节采购与应付帐款管理子系统的主要任务、数据流图、功能结构图一、 采购与应付帐款管理子系统的主要任务采购与应付帐款管理子系统的主要任务有： （）输入与本单位有关的供应商的资料，为存货的采购选择供应商、制订采购计划、自动打印订购单、付款单等提供供应商信息。 （）输入（或从其它子系统自动取来）本单位各产品产量计划、各产品原材料和零部件消耗定额，各部门的用料申请计划，以便辅助采购控制部门制订采购计划。 （）输入机内自动编制的采购计划以外的订购单上的数据。 （）由上述数据和从存货子系统取来的存货编号、名称、重定货点、经济定货量等数据自动制订采购计划。 （）输入采购付款凭证上的数据、各种采购费用等采购数据。 （）分析并制订付款计划。 （）统计采购数据、付款数据，并进行自动转帐。 （）打印采购计划、付款计划、用料申请计划、订购单、采购明细帐、采购统计表、付款通知单、付款清单、欠款帐龄表、供应商资料查询信函、在途材料一览表等。 （）查询上述各有关数据。二、 采购与应付帐款管理子系统的数据流图图所示三、采购与应付帐款管理子系统的功能结构图功能结构图如图所示。第三节 采购与应付帐款管理子系统主要数据文件的设计一、供应商资料库文件此库文件除书上所列字段外，有些软件可能还增加借方发生累计、贷方发生累计、应付余额、供货信用情况（备注型字节段）等字段，以更方便地查询了解各供应商应付款和供货信用。但多数软件在账务处理系统中对应付账款科目下一般都按供应商设置了明细科目或把应付账款科目设置为“供应商往来”科目，那就没有必要在这里再设置借方发生累计、贷方发生累计、应付余额等金额字段了。另外，主要供应产品或商品字段只存放1-2种该供应商的产品，其可能供应的其它产品在“供应商供应物资资料文件”中存储。二、供应商供应物资资料库文件存放每一供应商有的、本单位可能会向其采购的每一种物资的相关资料，以便选择最优的供应商采购某一商品。三、计划产量库文件制订材料物资需求计划需要这些数据。四、产品结构库文件制订材料物资需求计划需要这些数据。五、物资需求量库文件制订材料物资采购计划需要这些数据。六、采购计划库文件存放制订好的月或周采购计划数据。七、采购业务库文件存放每张已发出的采购订单及到货时的有关数据。八、发票帐单及付款业务库文件存放供应商发票及对其付款相关的数据。本文件也可以分成发票帐单文件、付款业务文件两个库文件来设计，把发票数据和付款数据分开存放，在付款业务文件中设置付款日期，付款凭证号，付款金额，对应发票号字段，每次付款一个记录，这样更能适应每张发票分1次或多次付款的情况。次数多少可以不限。九、付款计划文件存放制订好的付款计划数据。第四节 代码设计和输入输出设计一、供应商代码设计二、输入设计三、输出设计第五节 某些处理功能的程序设计思路一、制订材料物资需求计划由计划产量，乘以单位产品所需的零部件、原材料定额，即得各种材料物资的需求数量，再加上必要的余量，即可计算出各种材料物资的需求数量。二、采购计划的制订制订采购计划除与材料物资需求计划有关外，还与存货管理子系统中确定的各种材料物资的合理库存量、最高库存限量、最低库存量、订贷提前时间、重定贷点、每次经济定贷量等因素有关。按教科书上P264的计划表的分析思路来设计程序，就可制订出每一种物资的采风计划。把结果数据存于采购员风计划库中。三、制订付款计划 计算机根据付款计划库已收到发票帐单但未付款的记录、该供应商要求的付款期限、允诺的折扣条件、过期付款罚款规定等，计算出最佳付款时间，使企业获得最大的折扣折让利益、最少的罚款损失。或者在企业还款能力与罚款损失、借款利息负担之间取得最佳的平衡。第六节 无纸化采购与付款系统简介目前EDI和Internet上的电子商务是无纸化采购与付款的主要的和最好的形式。第七节 控制矩阵本章重点：各库文件结构分析，搞清楚各字段的作用。本章难点：采购计划和付款计划的制订。复习题：1教材P255倒10行P256第7行。2（1）编制材料物资需求计划程序流程图： 开始打开计划产量库，复制备份后输入各月计划产量打开产品结构库、其它用料申请库、物资需求量库，复制备份后计算各月各物资需求量关闭各库文件 返回（2）编制材料物资采购计划程序流程图： 开始打开物资需求量库、供应商库、供应商物资资料库、月采购计划库、存货主库文件在存货主库中定位到物资需求量库当前记录相同物资编号的记录上KC=该物资当前库存量KC=KC下一月需求量，YF=该月份 YF=12吗？KC最低库存量吗？ N(KC+该物资经济定货量)该物资最高库存量吗？YNN计划采购量=经济定货量 Y计划采购量=最高库存量KC 显示并选定供应商，在供应商物资资料库中定位到此供应商此种物资记录上以YFINT（该物资需提前订货日数/30）1为订货月份，把计划采购量存入月采购计划库中此种物资的此月中，KC=KC+计划采购量。 YF=12吗？NYNY物资需求量库记录指针下移一个记录是文件尾吗？关闭各库文件 返回（3）编制付款计划程序流程图： 开始打开发票账单及付款业务库、付款计划库把发票账单及付款业务库中有但付款计划库中未有的发票号的记录加入到付款计划库，输入折扣条件、过期罚款规定等数据以人机对话方式逐个确定计划付款日期、金额逐逐关闭各库文件 返回3控制措施见P268。除此之外，还可以考虑增加： （1）编制订购单时与存货的当时库存量核对，如库存量尚未低到重订货点，则暂缓编制订单。（2）审核发出订单。发出订单前由采购部门主管审核订单内容，如供应商、订购商品、数量等，以确保符合既定的采购方针。（3）到货的专人验收和使用空白的验收单。验收和订单编制、入库清点或处理人员的分离，有助于减少作弊的发生。验收时由验收人员根据实际验收清点结果填写空白验收单，而不是让其对着订购单来验收，可防止其偷懒行为。本章案例：美晨股份有限公司ERP中的采购与应付账款管理一、公司信息化建设历程美晨公司的信息化建设之路可以追溯到1989年，当时投资150万元引进电脑设备开始实施电脑化管理，到1993年，公司再投入250万元引进NOTES自行开发了办公自动化系统，使公司计算机初步形成网络和实现了办公自动化、管理网络化，实现了无纸办公。 1998年开始，公司在具备一定电脑化并已成功实现办公自动化和管理网络化的基础上，投资200万元引进了当今世界最先进的现代企业管理模式企业资源计划管理系统（ERP系统）的领先者一SAP R3系统。1999年；该系统实现初始化并行。通过一年的并行测试，系统运行稳定，从2000年起，该系统正式上线切换公司原有的旧系统，顺利运行并成为全国首家获得财政局财务评审通过正式批准使用该软件的国有企业。接着，公司再投资200万元，承胜前进，于2000年末实现了全公司范围内的全面上线应用。二、公司SAP系统情况公司主要使用了SAP系统中财务、销售、采购（包括仓库管理）和生产四大模块，形成了“以财务为中心，以销售为龙头”覆盖公司整个生产经营过程的ERP系统。生产模块SAP系统采购模块财务模块销售模块 在采购模块，采购部下正式的采购定单给供应商。供应商把原料送到仓库时，仓库调出SAP系统中的采购定单，核对货物的品种、数量、品质等是否与定单相符。仓库录入入库单，确认后自动生成增加原材料和应付帐款的会计凭证。应付帐款控制点：核对供应商开来的销售发票与SAP系统中的采购定单。 使用SAP系统的应付功能后，公司能够对每一笔支出做到心中有数，清清楚楚，明明白白。采用SAP系统后，美晨公司的财务核算使用标准成本法，不仅把标准成本细化到每一个品类和不同规格的产品，而且根据BOM和标准化生产线制定出相应产品所使用的每一种原材料的标准成本和生产所需的标准工时，有效地控制了采购和生产过程中发生的成本。 美晨公司采购和销售的业务流程大致如图1所示：客户订单（客户意向、销售合同等） 销售订单（业务员填写）SAP系统自动生成相关财务信息与数据库存充裕标准SAP订单（财务部订单录入员录入SAP系统） 库存不足 生产需求订单 参考实际库存量原、辅料 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据充裕生产计划订单 原、辅料不足原、辅料需求订单 参考实际库存量 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据 原、辅料采购订单跟踪 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据原、辅料检验入库 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据生产SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据成品检验入库原、辅料采购订单 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据发货 SAP系统自动生成相关相关财务信息与数据货款回收 图2 美晨公司销售及其相关业务的业务流程供应部使用的主要模块：采购订单、库存管理、发票校验（一）采购订单模块：确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备。能够随时提供定购、验收的信息，跟踪和催促对外购或委外加工的物料，保证货物及时到达。建立供应商的档案，用最新的成本信息来调整库存的成本。具体有：a、供应商信息查询（查询供应商的能力、信誉等）。b、催货（对外购或委外加工的物料进行跟催）。c、采购与委外加工统计（统计、建立档案，计算成本）。 （二）库存管理模块：用来控制存储物料的数量，以保证稳定的物流支持正常的生产，但又最小限度的占用资本。它是一种相关的、动态的、及真实的库存控制系统。它能够结合、满足相关部门的需求，随时间变化动态地调整库存，精确的反映库存现状。这一系统的功能又涉及：a、为所有的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据。b、收到订购物料，经过质量检验入库，生产的产品也同样要经过检验入库。c、收发料的日常业务处理工作。（三）发票校验模块：收到供应商的供货发票后，将其与订单核对，看数量、价格、供应商等明细内容是否一致；在产品出仓时，将本企业的销货发票与出货单核对，看是否相符。三、主要的业务流程：1、采购：（1）下订单：根据生产部门的生产计划和现有的库存量，计算出需要的采购量，通过价格比较选择合适的供应商，下采购订单。控制点：由业务员下单，供应部主管审批，才为有效订单。说明：由于生产部门制定的是6个月滚动的生产计划，SAP可自动产生一份物料需求计划，但是由于影响企业需求的因素多种多样，还需经过供应部门根据实际情况对该份需求计划进行调整，产生实际的采购订单。供应部的采购订单一般一个月下一次，紧急情况下会有临时下单。（2）原材料入库：到货后，对于老的供应商提供的货物，即刻进仓，通过质检后，输入进仓单，与发票和订单核对相符后，系统自动生成记帐凭证；对于新的供应商提供的货物，先质检，再入库，此时输入进仓单，与发票和订单核对相符后，系统同样自动生成记帐凭证。控制点：未检验合格的原材料不得入库说明：对于老供应商，由于已经建立了良好的信任，所以到货即输入进仓单，一般质量不会出现问题。一般企业一个月下一个订单，而原材料是分批到达，因此按实际的入库数量记录和生成凭证，若最后汇总后的数量与订单数不符：实际入库数大于订单数，补填一张订单；若少于订单数，按实际数记录。2、生产领料：根据生产部门的生产计划和标准的配料表，各分厂向仓库下达领料单，经批准后仓库出料，并做移仓记录。3、产成品入库：产成品入库前，需通过质量检查，按实际合格入库的数量记录入库数量，各分厂下线的产品与进仓数量核对相符，结转生产成本。4、产成品出库：运输部门持销货订单到仓库取货，仓管员将其与自己所持销货订单核对相符后，批准发货，产成品出仓，确认销售。在应用SAP之前，美晨用的是唐人财务系统，也有仓库管理的功能，业务流程和控制点基本相同，因此实施SAP之前与之后，业务流程基本没有改动。但是，由于唐人是财务系统，信息偏重于财务信息，没有实现与生产和销售集成，业务信息量相对较少，不能提供足够的数据支持。供应部员工使用SAP后认为它的优势表现为以下几个方面：1、可操作性增强，一旦主数据维护好了，所有的数据都在系统中，不会因为人员的变动而影响正常的工作；2、实时性，能够实时反映仓库出入仓的数量和存量，使决策更加准确；