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机关常用公文格式培训威海工业新区管委办公室二一年十月常用公文种类及适用范围n 通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员n 请示 适用于向上级机关请求指示、批准n 报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问常用公文种类及适用范围n 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项n 意见 适用于对重要问题提出见解和处理方法n 批复 适用于答复下级机关的请示事项n 会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项n 通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况n 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项公文格式概述n 格式要求 页边距：上3.2厘米，下3.2厘米，左2.8厘米，右2.3厘米 文字格式：正文用3号仿宋体字，如有小标题，第一级可用黑体字，第二级可用楷体字 文件格式：仅限Word文档，不采用WPS、记事本、文本等文档格式n 字体的安装 复制字体文件 点击进入我的电脑本地磁盘（C:）名为Windows的文件夹名为Fonts的文件夹右击鼠标选择粘贴公文构成n 由眉首、主体、版记三部分构成n 置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记眉首构成n 秘密等级和保密期限 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开n 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文过多，必须保证公文首页显示正文 字体一般用创艺简标宋n 发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成 发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字 如果各类公文比较多，可细分发文字号：通知类用XXX发20101号，请示用XXX请20101号，函用XXXX字20101号n 签发人 上报的公文（常用的是请示、报告、意见等）需标识签发人 签发人平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，前方人姓名居右空1字 签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如有多个签发人，主办单位签发人置于第1行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后一个签发人姓名与发文字号处同一行主体构成n 公文标题 构成：发文机关+文件名称 红色反线下空2行，用2号小标宋体字（方正小标宋） 可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当n 主送机关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；主送机关之间用逗号隔开；最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送n 公文正文 主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格 页码用4号半角白体（仿宋、宋体、楷体）阿拉伯数码标识，数字左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字（即对齐方式选择外侧）；空白页和空白页后的页不标识页码 结构层次序数：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”n 附件 如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称 附件如有两个以上，需用序号标识，例如：附件：1.XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订，并每个附件应单独另起一页排版（不与正文放在一页），并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，例如：附件1n 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，例如：二一年八月二十五日 位置：成文日期居右，且右空4字，一般正文下空4行n 公文生效标识 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期 联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期；两印章间互不相交或相切； 联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上n 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面 不得采取标识“此页无正文”的方法解决n 附注 如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行版记n 主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号 词目用3号小标宋体字（方正小标宋） 词目之间空1字n 抄送机关 如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号n 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识n 版记的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心n 版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行联合行文的公文制发n 联合行文应该注意的问题 行文的各机关部门必须是同级的 联合行文对于共同贯彻执行有关方针、政策或兴办某些事业，是非常有利的 几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关 联合行文应当确有必要，且单位不宜过多n 以下部门、机关和单位可以联合行文 同级政府、同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府 政府与同级党委和军队机关 政府部门与相应的党组织和军队机关 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位n 发文机关标识 联合行文时，应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文n 发文字号 使用主办机关的发文字号n 签发人 主办单位的签发人要始终放在最上面的位置，其他签发人在主办单位签发人之下按发文机关标识的顺序排列，最后的签发人要与发文字号同处一行平行排列 发文字号左空1字和签发人姓名居右空1字 “签发人”三字用仿宋体，签发人姓名用楷体n 成文日期 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两印章互不相交或相切 当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，每排最多排3个印章，最后一排如余一个或两个印章要居中排布，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间n 印发机关 印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门，如果没有专门的相关部门，也可标识发文机关函的制发n 适用范围 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项n 函的效力 作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力n 发文机关标识不标识“文件”二字n 标题 发文机关+关于的函n 内容 必须专一、集中，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜 n 结尾 一般常用“即请函复”、“特此函达”、“此复”、“如无不妥，请予支持为盼”等惯用语，也可不用需特别注意的n 公文要求是一事一文n 请示、报告等向上行文必须标识签发人n 请示的正文在最后通常以“当否，请批复。”之类的语言单独成段结束；此外，需在日期下空一行处标注联系人及联系方式n 意见的格式，参照市委、市政府发文的习惯，党委系统的意见无需标识主送机关，在标题下方标明发文日期；政府系统的意见需标识主送机关，无需在标题下方标明发文日期；在版记下一行右下方需标注印发份数。n 公文全文页数在2页以内的，用A4双面打印；超过2页的，页数尽量形成4的倍数，用A3双面（翻页式）打印常见错误n 文种使用混乱 生造文种把未列入文种的公文种类作为文种使用，例如：关于市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定、关于使用社会保障卡有关问题的说明可以改成关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知、关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知p 不能作为文种使用的还有“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等 混用文种常见的是把相近的“请示”和“报告”两个文种张冠李戴的。例如：关于批准成立学会的报告，关于元旦文艺联欢会所需经费的报告，这类请求上级解决问题的，应该用“请示”而不是“报告”。p 请示与报告的区别：报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的，只要把情况汇报、反映清楚即可，目的是让上级和领导了解发展情况，掌握工作进度，做到心中有数，不需要回复；而请示是向上级机关请求指示、批准的，需要回复，两者在使用上有很大的区别n 规矩格式混乱 排版规格不当，字号、字体使用不当 发文字号标注不规范，正确格式：新区工办发20101号，方括号可在智能ABC输入法对软键盘点击右键标点符号（A、S键） 年份略写，在公文中年份一律使用公历年份的全称，如2010年不能写成10年 成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”，例如：二一年十月二十日，在智能ABC输入法对软键盘点击右键特殊符号（T键）n 主送机关排列混乱 应按照党政军群的顺序排列，级别由高到底顺序排列；不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开；平级机关可按公文的内容与主送机关关系的密切程度先后排序 例如：各镇党委、政府，区直各部门，驻区各单位：n 公文标题乱用标点符号 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 顿号：不使用，可以用“和”来代替或者直接删除，特别是批转转发的文件联合发文时，可考虑简化部门名称，例如XXX省人民政府关于批转省计委、教委、人事厅、编办、物价局关于做好2009年大中专毕业生就业工作意见的通知，可改为 XXX省人民政府关于批转省计委等6部门关于做好 括号：使用时应注意位置，关于印发XXX省鼓励招商引资出口创汇奖励办法（试行） 的通知 关于审查修改XXX省名牌农畜产品认定办法（征求意见稿）的通知 引号：尽量减少使用，一般是为了对一个特殊概念和缩略语进行强调、标注，例如“863”计划等n 附件位置及标识混乱 附件应在正文正文下空一行，左空两格用三号仿宋体字标识； 注意：附件不是 “副件” 附件的标题不加书名号 常见附件类型及格式要求p 有多个附件：正文中应做如下标识：附件：1.XXXX 2.XXXXXXXXX XXXX 特别注意：如果附件的名称过长，一行排不开的，第二行应于附件名称 的第一个字对齐。 p 附件为表格的 表格名称在附件名下空一行，居中，用2号小标宋体字标识，然后下空一行放表格；根据表格情况调整页面横向或者竖向。 n 正文涉及领导小组成员名单的易发生标识混乱 职位名用3号黑体标识，并左空两格 职位名较短的中间加上空格，以保持职位名称两端对齐 成员人名为两个字的姓名中间加上空格，以与其他三字人名对齐 举例说明公文签发过程n 拟文单位拟稿 需由拟文单位牵头负责人签字确认n 审核把关、加工修改 向管委报送的公文，由管委办公室具体负责受理和回复，区领导如无特殊要求，不得直接向其报送公文，否则管委办公室将不予受理n 送审送签 修改后的文件先转送拟文单位（或科室），经拟文单位主要负责人（各局局长必须在“会签”一栏签字，工委、管委发文还需分管主任在“分管主任审稿”一栏中签字）审核并签字确认无误后，再送请领导审核，并提出签发意见 工委、管委办公室文件由办公室主任签发；工委、管委发文由区主要领导签发；函、会议纪要由相关负责领导签发 未经签发的公文一律不予印发n 送印归档 公文分发完毕后，将拟文稿纸、文稿及成文（2份）收集存档 电子版及纸质文件的归档都要做好，以备将来随时查询威海工业新区管委办公室文件退办制度 根据国家行政机关公文处理办法和山东省实施国家行政机关公文处理办法细则的有关规定，各镇、区直各部门、驻区各单位上报区管委的请示、报告和意见等文件，有下列不规范情况之一的，经区