WORD操作手册精髓.doc

WORD 公文排版 书生公文传输系统1 目录目录 第一章第一章 SEPSEP WRITERWRITER 安装安装.5 第二章第二章 WORDWORD 公文排版公文排版9 2.1 公文制作版式规范 9 2.1.1 正文版心的设置9 2.1.2 正文页码的设置10 2.1.3 秘密等级和保密期限10 2.1.4 紧急程度10 2.1.5 发文机关标识11 2.1.6 发文字号11 2.1.7 签发人11 2.1.8 公文标题12 2.1.9 主送机关12 2.1.10 公文正文.12 2.1.11 成文日期.12 2.1.12 单一发文印章12 2.1.13 联合发文印章13 书生公文传输系统2 2.1.14 加盖印章特殊情况说明.13 2.1.15 主题词13 2.1.16 抄送机关13 2.1.17 印发机关和印发日期14 2.1.18 版记中的反线14 2.1.19 版记的位置14 2.2 电子公文的模板制作 .14 2.2.1 进行页面设置.15 2.2.2 插入页号17 2.2.3 发文机关标识制作.19 2.2.4 红线制作21 2.2.5 文号制作23 2.2.6 主题词制作.24 2.2.7 保存成模板文件27 2.3 电子公文正文排版 .28 2.3.1 依据模板建立新公文28 2.3.2 制作公文正文内容28 2.3.3 定义公章位置29 2.3.4 插入 Windows 补字30 WORD 公文排版 书生公文传输系统3 2.3.5 插入扫描图片30 2.3.6 报表制作31 2.3.7 保存公文文件31 2.4 WORD文件转换成 SEP 文件 31 书生公文传输系统4 WORD 公文排版 书生公文传输系统5 第一章第一章 SEPSEP WriterWriter 安装安装 SEP Writer是由北京书生国际信息技术有限公司开发的文件格式转换工具。 使用文字处理系统可通过SEP Writer生成书生版式文件。SEP Writer通过标准 的GDI接口进行控制，在客户的应用程序（如Windows下的文字处理系统 Word、WPS等）中调用打印命令，以“打印”文件的方式创建书生版式文件。 安装步骤如下： (1) 将公文传输系统安装光盘放入光驱； (2) 双击光盘盘符，打开SEP Writer文件夹，双击Setup.exe文件，出现 SEP Writer的安装向导，完成到100%系统进入安装界面，如图11： 图11 安装界面 单击“下一步”按钮，系统弹出“许可证协议”对话框，如图12： 书生公文传输系统6 图12 许可证协议 单击“是”按钮，系统弹出“客户信息”对话框，如图13： 图13 客户信息 输入相应的用户信息及产品序列号（序列号请到系统安装目录中，找到序列号请到系统安装目录中，找到 sn.txt，文件中的字符串即为本产品的序列号，文件中的字符串即为本产品的序列号） ，单击“下一步”按钮，弹出 “请选择目的地位置”对话框，即文件所要安装的目标路径，如图14： WORD 公文排版 书生公文传输系统7 图 14 目的地位置 系统默认的安装路径为“C:Program FilesSureSenseSEP Writer” ， 可通过“浏览”按钮选择其它路径进行安装，然后单击“下一步”按钮，弹 出“选择程序文件夹”对话框，如图15： 图 15 选择程序文件夹 单击“下一步”按钮，系统将进入文件复制的过程，最后系统弹出安装 完成对话框，如图16： 书生公文传输系统8 图16 安装完成 单击“完成”按钮，即完成SEP Writer的安装。 安装完成后，在计算机的打印机系统中出现新的打印机“SureSense SEP Writer”,可从“控制面版”的“打印机”项中看到，如图17： 图17 打印机项 WORD 公文排版 书生公文传输系统9 第二章 Word 公文排版 使用书生公文传输系统进行盖章就是对Word转换生成的版式文件 （*.SEP）进行盖章加密的过程，下面我们介绍版式文件（*.SEP）的制作方 法。 2.1 公文制作版式规范 行政公文是任何一个国家行使行政管理和监督职能不可缺少的重要工具 之一，是上情下达、下情上报的一种基本工作手段。在新世纪的开端，长期 在我国公文格式中处于主导地位的 16 开型纸将成为历史，以国际标准 A4 型 作为公文用纸的新式公文样式将替代 16 开型，成为未来我国行政公文采用的 基准纸型。这是我国行政机关公文格式的一项重大变革，它标志着与我国行 政机关公文制作相关的技术装备以及办公自动化水平已经与国际接轨。为了 适应这一具有划时代意义的变革，同时规范行政机关的公文格式，由国务院 办公厅秘书局和国家质量监督局所属中国标准研究中心共同修订完成的 GB/T97041999国家行政机关公文格式国家标准已由国家质量技术监督 局正式发布，并已于 2000 年 1 月 1 日起实施。该标准的发布、实施对于我国 行政机关公文的印制，实现公文格式的统一，提高公文的制作水平和质量具 有非常重要的意义。本章节只对制作公文的基本版式要求进行说明。 2.1.1 正文版心的设置 版心字号 三号 版心字体 仿宋 每页 22 行 书生公文传输系统10 每行 28 字 行距 *7/8 以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页 22 行，每行 28 个字， 行与行之间的距离为 7/8。 2.1.2 正文页码的设置 页码字号 四号 页码字体 白正 页码两边修饰 页码与正文距离 *7/8 页码为切口位置 右左 以上参数说明页码以四号字为单位，字体为白正体，置于版心下边缘 之下一行，数码左右各放一条四号一字线；页码和正文之间的距离为 7/8；单页码右空 1 字，双页码左空一字。 2.1.3 秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行， 两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶 格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 2.1.4 紧急程度 如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识 在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 WORD 公文排版 书生公文传输系统11 2.1.5 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文 可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘 为 25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋字体，用红色标识。字号由发文机关以 醒目美观为原则酌定，一般应小于 22mm15mm（高宽） 。 联合发文时应使主办机关名称在前， “文件”二字置于发文机关名称 右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 2.1.6 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文标识下空 2 行，用 三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称， 用六角括号“ ”括入，序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第” 字。 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。 2.1.7 签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号 左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，签发人用三号仿宋体字，签发人后标 全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办 单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发 人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最 书生公文传输系统12 后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。 2.1.8 公文标题 红色反线下空 2 行，用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布； 回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。 2.1.9 主送机关 标题下空 1 行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时顶格，最后一 个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显 示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识 方法同抄送。 2.1.10 公文正文 主送机关名称下一行，每一自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份 不能回行。 2.1.11 成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“” ；成文日期的标识位置 参阅十二、十三。 2.1.12 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。 成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文 WORD 公文排版 书生公文传输系统13 日期，印章用红色。 2.1.13 联合发文印章 当联合发文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字， 主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种 加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不 超过 3mm。当联合发文需要加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白章，应 将各发文机关名称（可以简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印 章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端不得 超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交 或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文日期。 2.1.14 加盖印章特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字 距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。 2.1.15 主题词 “主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三 号小标宋字体；词目之间空一字。 2.1.16 抄送机关 公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体 书生公文传输系统14 字标识“抄送” ，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号 后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题 词之下，标识方法同抄送。 2.1.17 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号 仿宋体字。印发机关左空 1 字，印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印 的日期为准，用阿拉伯数字标识。 2.1.18 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 2.1.19 版记的位置 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。 以上内容是参照 GB/T 97041999国家行政机关公文格式国家标准 应用指南一书编写，在制作公文时请遵照该标准，按照国家有关规定制 作。 2.2 电子公文的模板制作 进入 Word 2000 系统：“开始”菜单“程序”“Microsoft Word”进入 Word 2000 界面,如图 2-1： WORD 公文排版 书生公文传输系统15 图 2-1 Word 界面 用户可根据实际需求制作公文模板，模板可以包括红头、红线、文号和主 题词等。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。 2.2.1 进行页面设置 选择“文件”“页面设置”,在此对话框中可以进行页面设置。 1.选择“页边距” 附签，如图2-2： 图 2-2 “页边距”设置 书生公文传输系统16 上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左：2.8 厘米 右：2.6 厘米。 2.选择“版式”附签，如图 2-3： 图 2-3 “版式”设置 将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“” 。 3.选择“文档网格”附签，如图2-4： 图 2-4 “文档网格”设置 单击“字体设置”按钮，进入“字体设置”对话框，如图 2-5： WORD 公文排版 书生公文传输系统17 图 2-5 “字体设置” “中文字体”设置为“方正仿宋” ；“字号”设置成“三号” ，单击 “确定”按钮，回到图 1-4 所示对话框，在此对话框中进行如下设置：选 中“指定行网格和字符网格” ；将“每行”设置成“28”个字符；“每页” 设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号 字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。 2.2.2 插入页号 1选择“插入”“页码” ，如图 2-6： 图 2-6 插入页码 书生公文传输系统18 “位置”设置为“页面底端（页脚） ” ， “对齐方式”设置为“外侧” 。 然后单击“格式”按钮，如图 2-7： 图 2-7 设置页码全角格式 “数字格式”设置为全角的显示格式，如上图所示，单击“确定” 按钮，回到图 1-6，再次单击“确定”按钮完成页码设置。 2双击页码，如图 2-8： 图 2-8 修改页码样式 在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四 号” ；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置 成左空一个汉字。 至此，页码设置完成。 WORD 公文排版 书生公文传输系统19 2.2.3 发文机关标识制作 选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠标将会变成“” ， 在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发 文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设置文本框 格式” ，在这里来设置红头的属性。 1选择“颜色和线条”附签，如图 2-9： 图 2-9 文本框“颜色和线条”设置 “颜色”设置成“无填充颜色” 。 2选择“大小”附签，如图 2-10： 书生公文传输系统20 图 2-10 文本框“大小”设置 “高度”设置成“2cm” ；宽度设置成“13.5cm” 。 注：用户可根据实际情况调节尺寸。注：用户可根据实际情况调节尺寸。 3选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图 2-11： 图 2-11 文本框“版式”设置 水平对齐： “对齐方式”设置成“居中” “度量依据”设置成“页面” 垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距” WORD 公文排版 书生公文传输系统21 “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准 “8.0cm”上行文标准 注：用户可根据实际情况调节尺寸。注：用户可根据实际情况调节尺寸。 然后单击“确定” 。 4选择“文本框”附签，如图 2-12： 图 2-12 文本框“内部边距”设置 左、右、上、下都设置成“0cm” ，单击“确定”完成。 文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。 5选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色” ，字体设置成“方正 小标宋简体” ，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文 本框，这样，宽为 135mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。 2.2.4 红线制作 首先将“视图”“工具栏”“绘图”选中，在 Word 2000 界面 的下方将会出现“绘图”工具条，单击上面的直线工具，鼠标会变成“十” 字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然 书生公文传输系统22 后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式” ，红线的属性在这里进 行设置。 1选择“颜色和线条”附签，如图 2-13： 图 2-13 直线“颜色和线条”设置 “颜色”设置为“红色” ； “虚实”设置为“实线” ； “粗线”设置为“2.25 磅” 。 2选择“大小”附签，如图 2-14： WORD 公文排版 书生公文传输系统23 图 2-14 直线“大小”设置 “宽度”设置为“15.6cm” 。 3选择“版式”附签，单击“高级”按钮，如图 2-15： 图 2-15 直线“版式”设置 水平对齐：“对齐方式”设置成“居中” “度量依据”设置成“页面” 垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距” “下侧”设置成“6.7cm” 平行文标准 “13.5cm”上行文标准 注：用户可根据实际情况进行调节。注：用户可根据实际情况进行调节。 单击确定。这样，直线属性设置完成，一条长为 156mm、距上边距 67mm 的红线制作完成。 2.2.5 文号制作 1平行文文号： 文号三号仿宋、居中显示。 书生公文传输系统24 2上行文文号： 文号三号仿宋字体、左空一个字的距离； 签发人三号仿宋字体； 签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入” “符号”“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的 地方，单击“插入”按钮即可。效果如图 2-16： 图 2-16 文号制作 2.2.6 主题词制作 选择“表格”“插入”“表格” ，如图 2-17： WORD 公文排版 书生公文传输系统25 图 2-17 制作主题词 通过插入一个 3 行 1 列、列宽为 15.6cm 的表格来制作主题词。 1表格基本设置： 选中表格，单击鼠标右键表格属性“表格”附签，如图 2- 18： 图 2-18 表格位置设置 “对齐方式”设置为“居中” ；然后单击“边框和底纹”按钮，如图 2-19： 书生公文传输系统26 图 2-19 边框设置 在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，如上图所示。 1在表格中填写具体内容： 主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印 发单位及印发日期用三号仿宋。 制作完成后的主题词效果如图 2-20： 图 2-20 主题词制作 WORD 公文排版 书生公文传输系统27 2.2.7 保存成模板文件 单击“文件”“保存” ，如图 2-21： 图 2-21 保存模板文件 “保存类型”：选择“文档模板（*.dot） ” ； “文件名”：给模板命名； “保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可） 。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板， 直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件” “打开” ，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，则路径为 C:WINDOWSApplication DataMicrosoftTemplates书生公司上行文模板. dot，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。 书生公文传输系统28 2.3 电子公文正文排版 2.3.1 依据模板建立新公文 选择“文件”“新建”“常用”附签，如图 2-22： 图 2-22 建立新文件 选中所需模板，单击确定，调出模板。 2.3.2 制作公文正文内容 正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中 将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准： 标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式； 正 文三号仿宋字体； 成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离， “”和六角符号 的输入方法一致，不能使用“字母 O”或“数字 0”代 WORD 公文排版 书生公文传输系统29 替。 文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。 最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、 主题词的相互位置调整好。 2.3.3 定义公章位置 选择“插入”“图片”“来自文件” ，如图 2-23： 图 2-23 插入公章图片 安装 SepWriter 程序后会在相应路径下有 2 个图片（BigSealBMP.bmp 和 SmlSealBMP.bmp） ，用户可以根据实际公章的大小来选择用哪幅图片 （BigSealBMP.bmp 是 50*50mm 的；SmlSealBMP.bmp 是 45*45mm 的） 。 注：定义公章位置必须使用我们所提供的这注：定义公章位置必须使用我们所提供的这 2 个图片之一。个图片之一。 然后单击所插入的图片将其移动到成文日期之上，再选中公章题片单击鼠 标右键“设置图片格式”“版式”附签，如图 2-24： 书生公文传输系统30 图 2-24 设置公章图片 将图片格式设置为“衬于文字下方” ，单击“确定”按钮，然后再重复一 次这个过程即需要重复设置两次才能成功将其设置为“衬于文字下方” ，这样， 成文日期将不会被公章图片覆盖，可以显示出来。 2.3.4 插入 Windows 补字 如果公文里需要补字，首先我们要在造字软件中将字补好，然后把补 好的字插入到 Word 文件中。注：所补的字区位码范围必须在注：所补的字区位码范围必须在“F8A1 FEFE”范围内。范围内。插入 Windows 补字方法如下： 首先打开 Word 2000 的排版文件，将光标置于准备补字的位置上， 将输入法切换成“区位码” ，用键盘输入补好的字的区位码，该字显示出 来表示成功插入，没有正确显示表明该字区位码输入有误或所补