会员管理系统操作指南.doc

会员管理系统普及版使用说明书 1 会员管理系统普及版使用说明书 2 目目 录录 内容内容简简介介.3 第第 1 章章系统配置及要求系统配置及要求.4 1.1 系统运行环境要求.4 第第 2 章章软件的安装及启动软件的安装及启动.5 2.1 软件安装 5 2.2 数据库工具使用方法5 2.3 启动系统6 第第 3 章章系统初始化系统初始化.7 3.1 后台帐务初始化 7 3.2 建立并启用帐套 8 第第 4 章章后台通用模块及业务导航操作后台通用模块及业务导航操作.12 4.1 会员管理 12 4.2 财务管理 19 4.3 报表中心 22 4.4 期末处理 22 4.5 系统维护 22 会员管理系统普及版使用说明书 3 内容简介内容简介 本手册着重介绍如何使用本会员管理系统软件进行会员管理、客户 关系管理、往来帐务管理、费用管理、自动经营报表等管理。本会员管 理软件以管理的科学化、规范化、自动化为目标，通过对会员管理过程 中每个环节进行管理，可以使管理人员有效地协调企业中各职能部门的 分工合作，合理地调度和使用企业的各种资源，降低工作人员的劳动强 度，杜绝人为的疏忽和差错，提高工作效率，从而使得各个环节能够有 条不紊地开展工作，使得顾客能够得到快速高效的优质服务。 系统特点系统特点 1.系统采用美观的图形界面，易学易用，操作简单； 2.系统为每个工作岗位都提供了相应的操作功能，可以帮助工作人员完 成本岗位的工作，减低工作强度； 3.系统提供了强大的客户信息管理，可以方便地跟踪市场客户 4.系统提供完善的权限控制，保证每个工作人员的数据安全； 5.系统提供灵活的自定义方式，可以根据实际情况进行设置相应信息； 6.系统采用流程化的管理方式，能够严密管理销售中的每一个环节； 7.系统提供了财务管理功能，能清楚第显示企业的应收应付帐款情况， 及相关费用情况。 会员管理系统普及版使用说明书 4 第第 1 章章 系统配置及要求系统配置及要求 1.1 系统运行环境要求系统运行环境要求 一硬件要求： 1：500M 以上，推荐1.5G 以上； 内存：128M 以上，推荐 256M 以上； 硬盘：至少 500M 空间及以上 二操作系统：Microsoft Windows98/Me/2000/XP 三数据库平台：Microsoft SQLServer 2000(正式版)。 Microsoft Access （试用版） 会员管理系统普及版使用说明书 5 第第 2 章章 软件的安装及启动软件的安装及启动 2.1 软件安装软件安装 一安装本系统具体操作步骤如下： 1 双击 会员管理系统SQL正式版.exe文件启动安装程序。 2 在启动窗口单击 下一步下一步 按钮。 3 选定 我同意我同意 按钮，单击 下一步下一步。 4 在窗口中输入或选定所要存储的位置，单击下一步下一步。 5 在出现的窗口中可输入您要设置的名称，单击 下一步下一步。在显 示文件复制及程序安装后即安装完成，单击 完成完成。 2.2 数据库工具使用方法数据库工具使用方法 1双击桌面数据库工具。 2在弹出的登陆框中输入操作员号以及密码，点击确定。 （初始密码 为空） 。 会员管理系统普及版使用说明书 6 3进入主界面以后，点击创建数据库按钮。 4进入创建数据库窗口。 41 在服务器主机名称位置输入 SQL 服务器名称，例：server 或 者 IP:192.168.0.1， 4. 2 数据库连接身份验证，登录名：sa，密码：空密码， 4.3 输入帐务数据库名称（本公司名称即可） ， 4. 4 创建数据库并保存连接。 2.3 启动系统启动系统 双击桌面的（后台）启动图标，在显示的系统登录中初始登录口令为 admin，密码为空，单击 确定确定。进入后台主界面。主界面由菜单栏， 常用工具栏，业务导航栏等三部分完成。 会员管理系统普及版使用说明书 7 第 3 章 系统初始化 3.1 后台帐务初始化后台帐务初始化 在使用会员管理系统软件处理业务之前，首先需要进行后台系 统管理的初始设置。初次使用本系统的用户，请仔细阅读本章，本章将 为您介绍系统的帐务初始设置和原始数据的录入。 3.1.1 后台帐务初始化：双击桌面的 会员管理系统(后台) 。 3.1.2 进入主界面后单击菜单栏 文件文件 帐务数据初始化帐务数据初始化 3.1.3 在弹出 帐务数据初始化-向导 单击 下一步下一步 3.1.4 选定 单击 下一步下一步 如图注意：如不是初次使 用请谨慎操作选定 将删除所有的帐务及基础资料数据； 选定 将删除指定帐务期间及之前期间的全部帐务数据。 会员管理系统普及版使用说明书 8 3.1.53.1.5 请选择您要 保留的资料数据。保留的资料数据。初次使用不需要保留任何资料，直 接单击 下一步下一步。 3.1.63.1.6 在弹出窗口后单击 完成完成 至此帐务初始化完成。 3.2 建立并启用帐套建立并启用帐套 初始化后就可对帐务、基础资料及基本数据进行录入设置。其中包括 仓库、工作端、部门、员工、员工权限设置、启用帐套。 3.2.13.2.1 部门创建：单击菜单栏 基础资料 部门 在弹出窗口中(图 单击 增加修改。 会员管理系统普及版使用说明书 9 3.2.23.2.2 仓库创建：单击菜单栏 基础资料 存货仓 在弹出窗口中单 击 增加修改。 3.2.33.2.3 工作端创建：单击菜单栏 基础资料 工作端 在弹出窗口 中单击 增加修改。 注：工作端编号与中工作端编号相配对。在帐务初始化后 提示的“本机 POS 设置不正确，请重新设置”对话框相关。 会员管理系统普及版使用说明书 10 3.2.3.2.9 9 员工管理：单击 员工，选择或（其它人员） 选 项卡 单击 增加修改。 3.2.13.2.10 0 操作员设置：系统操作员及其它工作人员的增加。 单击 确 定. 会员管理系统普及版使用说明书 11 3.2.113.2.11 权限设置：单击 权限设置 选择单击 修改 按钮。 选定按您赋以操作员的权限项目 前打“” ，并选择 前台登录后台登录 单击 保存。 3.2.13.2.12 2 启用帐套：单击 启用帐套 单击 下一步 定义会计帐务期 间单击 下一步。在弹出的窗口中单击 完成。至此系统初始化完 成 ！ 会员管理系统普及版使用说明书 12 第第 4 章章后台通用模块及业务导航操作后台通用模块及业务导航操作 4.1 会员管理会员管理 4.1.14.1.1 会员卡设置：单击菜单栏 查看会员管理会员卡设置，在会 员卡选项中选择等相关信息单 击 确定。 4.1.24.1.2 卡类型设置：单击菜单栏 查看会员管理卡片类型设置，或单 击导航栏 卡片类型设置，在 卡片类型管理 中单击 。 在对话框中输入相关信息 增加。 会员管理系统普及版使用说明书 13 4.1.34.1.3 会员卡初始化：单击 会员卡初始化 按钮，输入会员卡号或使 用读卡器刷卡。也可以在框中输入结束卡号，以批量的形式 对卡进行初始化。 会员管理系统普及版使用说明书 14 4.1.44.1.4 会员卡资料：单击 会员卡资料，在这可以对会员卡进行所有的基本 操作。 会员管理系统普及版使用说明书 15 4.1.4.14.1.4.1 会员卡的初始化。 （同上） 4.1.4.24.1.4.2 会员卡修改：在这您可以对会员卡的类型售价面额积分折扣等 修改. 4.1.4.34.1.4.3 会员卡的删除：选择你要删除的待售卡后单击 确定 注：在这步操作中只能对当前没有使用过的卡进行删除 4.1.4.44.1.4.4 会员卡销售：单击 销售按钮，输入相关信息后保存。 4.1.4.54.1.4.5 会员卡的充值：单击 充值，输入相关信息或使用读卡器 会员管理系统普及版使用说明书 16 刷卡后保存。 4.1.4.64.1.4.6 改变会员卡的状态：单击 状态，在下位箭头下选择要改 变当前卡的状态后单击 确定。 注：已使用的卡不能改为待售，已停用的卡不可改为收回，已收回的卡 不可改为停用。 4.1.4.74.1.4.7 卡的类型设置：单击 卡类型。同上 4.1.4.84.1.4.8 会员卡设置：单击 设置。同上 4.1.54.1.5 会员资料：单击 会员资料，在这可以修改持卡会员的资料。 会员管理系统普及版使用说明书 17 4.1.64.1.6 储值卡充值：单击 储值卡充值，输入卡号或刷卡后输入相关 信息保存。 4.1.74.1.7 计次卡充次：单击 计次卡充次，输入卡号或刷卡后输入相关 会员管理系统普及版使用说明书 18 信息保存。 4.1.84.1.8 会员卡续费：单击 会员卡续费，输入卡号或刷卡后输入相关 信息保存。 4.1.94.1.9 积分兑换单：单击 积分兑换单，输入卡号或刷卡后输入相关信 会员管理系统普及版使用说明书 19 息保存。 4.1.104.1.10 会员余额查询：单击 会员余额查询，输入卡号或刷卡。 4.1.114.1.11 会员修改密码：单击 会员修改密码，输入卡号或刷卡后输入 相关信息确定。 4.1.124.1.12 会员报表：列表框中是我们定义常用的会员卡类报表。如单击 会员全部资料 。 会员管理系统普及版使用说明书 20 4.2 财务管理财务管理 4.2.14.2.1 挂帐结算单：单击 挂帐结算单，点击往来账 按钮即可显示往 来帐务的金额，选择客户输入相关信息保存。 4.2.24.2.2 应收帐款单：单击 应收帐款单 选择客户并输入相关信息 保 存 会员管理系统普及版使用说明书 21 4.2.4.2.3 3 付款单：单击 付款单点击往来账 按钮即可显示往来帐务的金 额，输入客户、金额等相关信息 保存 4.2.44.2.4 应付帐款单：单击 应付帐款单 选择客户并输入相关信息 保 存 会员管理系统普及版使用说明书 22 4.2.54.2.5 其它收入：单击 其它收入 按钮。输入相关信息 保存。 4.2.64.2.6 费用支出：单击 费用支出 按钮。输入相关信息 保存。 4.2.74.2.7 帐务报表：列表框中是我们定义常用的往来帐务报表，单击可查看。 亦可自定义。 会员管理系统普及版使用说明书 23 4.3 报表中心报表中心 单击业务导航图 报表中心。其中的报表可右击建立删除。(同上) 4.4 期末处理期末处理 单击业务导航图 期末处理。 单击期末结帐，结帐之前检查数据是否正确，检查完毕结帐，下一 新的期间开始。 4.5 系统维护系统维护 单击业务导航图 期末处理。 4.5.14.5.1 系统设置：单击 系统设置。弹出在窗口中可设置常规的、等。 会员管理系统普及版使用说明书 24 4.5.24.5.2 帐套属性：单击 帐套属性，在弹出的窗口中显示帐套的基本 信息。 4.5.34.5.3 权限设置：单击 权限设置，在弹出的窗口中可为操作员设置 操作权限，首先选择操作员，然后点击 修改 按钮，选择本操作员的权 限即可，如果是