4S店管理系统的使用.doc

*车业4S管理系统的使用及2008年维修规范操作流程为更好的使用好新系统，提高工作效率，同时规范售后服务的操作流程，现根据公司的新维修管理系统制定相应的维修管理操作规范流程，请各部人员根据该流程认真执行与操作。（使用本系统的所有人员在系统个人密码设置时，密码字符最少不得少于六数。个人帐号不可随便更改，只可更改个人密码。若需更改个人帐号须提前申报）。(网上提供试用，大家可以登录 试用，如若有疑问可以致1、 前台接车（界面由维修前台使用）：前台接车 存档 接车审核A、必须在系统中认真填写各项数据（车 主、车 型、颜 色、联系电话、车架号、油 量、行驶里程 、进厂日期、预计完工日期 、等等）并在“车辆类别”栏目中根据车型进行选择录入对应的车型排量，以便系统自动根据车型生成对应的工时。B、“车辆状况”栏目是用以于维修车间与前台交流的栏目，因此需在此栏目中按客户所叙述的车辆问题如实填写车辆来店目的及客户反映的车辆故障现象，如时间紧急必须先在手写派工单上加以说明之后立即再在系统中加以录入，以便维修人员针对该现象进行准确判断维修。必要时可通知维修人员前来与客户一起再现故障现象。C、 对接车单进行审 核。审核完毕后在下一个“主管派工”的页面中对“维修类别”“结算方式”等进行填写，最后在系统中点击“存 档”进行保存，完成接车工作，将车辆移至车间交维修管理人员。D、 保险理赔车辆须在“结算方式”中选择“保险理赔”、 “维修类别”中选择“事故修理”、 在“保险公司”栏目中选择应付款的保险公司名称。E、 对于故障报修的车辆在接车时，需按客户所叙述的故障现象进行如实填写手工接车单，并在接车系统中的“维修类别”中选择“检查诊断”。在结算方式”选择“现金结算”。在“车辆状况”栏目中填写故障现象以便维修车间根据问题情况进行合理的派工。最后进行“派工审核”。车辆送入车间进行检查。F、 在接到维修车间确定故障原因的反馈信息后，由前台首先在系统中或与配件部联系查询该车所需配件的库存情况，对暂无配件库存的车辆应及时告知客户为其定货，同的预计到货时间并留下客户的联系方法，货到后及时与其联系。要严格杜绝客户签字确认同意维修后或已将客户车辆拆卸后再告知客户目前没有配件的事件发生。然后告知客户车辆故障原因及需维修更换所需的工时/配件/费用/维修时间等，在征得客户同意维修后请客户办理签字确认手续（包括索赔车辆所需的各项签字确认手续），然后通知车间进行车辆的维修2、 主管派工（界面由维修车间使用）：主管派工 填写维修项目 人员派工审核 此时可以打印派工单A、跟据接车单中所描述的情况对车辆进行针对性的派工维修或检查，并在系统中填写派工单。B、派工单中需填写：项目名称、帐 类、工 时、主修人、维修班组 等。填写完毕后点击审核，完成派工。C、维修人员对有故障的车辆首先进行诊断，在找出故障原因后及时上报维修管理人员，维修管理人员在确定配件库存后，在“建议交流”区中填写好所需维修的项目及配件情况后反馈前台或电话联系前台接车人，（对于个别牵涉到重大质量索赔的车辆必须首先呈报维修经理和公司负责人，不可直接通知前台及客户）。要严格杜绝客户签字确认同意维修后或已将客户车辆拆卸后，再告知客户目前没有配件的事件发生。D、对于保修索赔的车辆在确定属保修范围内后须对“维修类别”、“结算方式”、“三包厂商”等进行核对、并填写其相应的内容。之后进行“存档”和“派工审核”，完成派工。G、 对于接车单中“维修项目”为“检查诊断”的故障车辆，首先须在本维修管理系统中的“主管派工”栏目里将该故障检查所需的工时费用进行查询、录入、然后进行派工并做“派工审核”。3、维修领料（界面由配件仓库使用）： 维修领料 材料出库 审核 此时可以打印领料单A、 维修人员领料时库管人员必须当时在管理系统中输入“领料人姓名” “帐类”等必要信息，并打印好单据交领料人签收，配件库管人员在维修领料时（用拼音编码）查讯录入。对于“三包索赔”件和“内部结算”的出库则必须在“帐 类”的栏目中选择“三 包”。配件库管人员在配件出库后必须点击“审 核”以完成配件的出库的确认工作。B、 油漆入库时油漆和油漆附料要在系统中按现行规定（见通告）单独设立总的品名代码以便方便日后的查询，油漆和油漆附料以“领用出库”的方式按成本出库。部门选择“漆工组”并在“领料人”的栏目中选择好具体的材料领用人，之后“打印领料”单交领料人签字。之后每月对油漆及附料进行一次出入库的盘点，并统计出油漆及附料当月的领用出库的成本。以便每月向公司提供当月漆工组的油漆及附料的真实使用情况（注：油漆附料入库按最小单位入库）。C、 油料入库、养护产品入库、装潢产品入库等时要按现行规定的品名代码进行入库，以便方便日后的查询。D、 所有配件在入库时需详细填写“供应商”信息“发票类别”并在“结算方式”一栏中注明具体的配件及其他货物的付款项方式如：现金支付、应付帐款等，以及“验货人”和“缴货人”等栏目。最后进行“审核”。完成配件的入库工作。E、配件的门市销售：配件在做销售时配件部首先在页面中选择：“销货出库”并在此栏目中进行正常的销售出库工作，完毕后在本页面下方的“现金支付”栏目中填写好配件的“销售金额”，如销售的配件有折扣应在页面下放的“折 扣”栏目中填写好优惠折扣的具体金额，然后进行“保 存”，并 “打 印”销售出库单交客户前往财务部交款。待收到财务收款签章的回联后再将所售的配件材料予以发放。E、 注：所有外购产品的录入代码见本次通告4、维修管理（界面由维修车间使用）：维修管理 完工审核A、 辆维修完工后维修人员必须及时通知维修管理人员，并将维修人员已签字的完工单据交至维修办公室以待维修管理人员对完工的车辆进行完工检查、验收。B、 对于保养车辆，维修管理人员必须在保养的具体内容栏目中填写好该车“下次保养时间”，不得漏填和遗忘。以便系统自动生成提醒功能（下次保养的时间为距本次保养的3个月为准）， 维修管理人员对完工的车辆必须进行认真仔细的检查、验收之后在系统中输入“质检人员姓名”、“车辆完工时间”最后点击“完工审核”完成维修工作，将车辆及时交至前台。C、对与接车单中“维修项”目为“检查诊断”的车辆，在检查诊断完毕后要将检查结果和所需配件的库存情况及时通报前台接车人员，使其能立刻和客户进行联系和沟通确定是否当时进行维修。如不需当时维修，要马上通知维修人员将车辆复原，然后再回到“维修管理”栏目中进行“完工审核”，完成车辆的检查诊断工作，将车辆交至前台。C、 对于需在本店进行“检查诊断”的故障车辆在查出故障原因后，客户当时同意进行维修的车辆单据，由于在接车时前台在维修类别的栏目中填写的是“检查诊断”此时必须根据实际的“维修类别”在系统中进行重新填写，如：“小 修”“大 修”等等。并对所修车辆进行认真仔细的检查、验收之后在系统中输入“质检人员姓名”、“车辆完工时间”最后点击“完工审核”完成维修工作，完毕后将车辆及时交至前台。5、维修结算（界面由维修前台使用）：结算审核 此时可以打印结算单A、前台接到维修完毕的车辆后须对维修类别、结算方式、保养提醒及维修项目等项再次进行逐项审查核对。对于保修索赔的车辆及内部结算的车辆在确定审核无误后，点击“三包取成本价”然后按类别进行分别转帐，选择付款单位（即：“三包厂商”），最后进行“结算审核”打印结算单。前台打印维修结算单时对于以现金结算的客户原则上以打印客帐为主。D、 保险理赔的车辆，完工后要对该车的维修类别、结算方式、维修项目等项进行逐项审查核对。在审核无误后将其应付款的保险公司进行选择填写并结算。最后点击“结算审核”完成结算工作，打印结算单，待客户提车时请其签字确认，将单据交收银人员核对、备案，由收银人员开具出门单。在保险公司回款后由保险理赔员根据此结算单与财务人员进行核对消帐。E、 对于超出保修期后正常来店进行检查维修的故障车辆（维修类别为“检查诊断”的车辆），前台接车进厂后车间安排故障检查并经检查发现和确定故障原因的：1、对于在本店直接进行维修的车辆其检查费用可根据实际情况予以减免优惠。2、如果只委托我店对其车辆的故障原因进行检查而不在我司进行维修的车辆，将根据实际情况收取“检查诊断”的工时费用。6、现金收款（界面由财务人员使用）： 现金收款 收款审核 出厂审核A、 财务人员对系统中的“已结算、待收款”的车辆凭前台人员传递的维修结算单，进行核对收款。在收款前必须进行“发票类型”的选择并填写，同时对结算单进行核对，无误后进行维修“收 款”（注：客户使用信用卡刷卡按现金支付进行结算收款，系统中的卡消费现为会员卡，不可作为信用卡刷卡计算，不可在此栏目中填写维修收款金额），然后开具车辆出门单，最后点击“出厂审核”，完成收款工作。B、 当日的“维修现金交款单”从“统计分析”的窗口里选择“维修装饰统计” “维修交款统计”转Excel后进行打印即可。目前的每日现金交款采用此方法打印现金报表（本单必须随当日所收现金一起上交财务部）。C、 日报表做为每日经营情况的统计，在“统计分析”栏目中的“维修装饰”一栏中进行查寻，查询时要注意“日 期”与“统计状态”的选择。需要时可在此栏目中进行查询。D、 财务人员对保险理赔车辆的回款，在收到回款款项的当日须在系统中进行核消，以保证系统中应收帐款的准确性。对代销物品的应付款在付款后当日须在系统中进行录入消帐。E、 保险回款结算：在收到保险公司回款后，选择“帐款管理”窗口中的“保险结算”子栏目并将其打开，在保险公司的栏目中填写上所回款的保险公司名称，然后点击“选择冲帐单据” 进行查询选择，并对“发票类别”、“帐款类型”、“金 额”、“折 让”等进行填写，最后点击“确 定”完成保险回款的冲帐结算。F、 三包索赔结算：在收到现代公司等厂家的索赔回款后，选择“帐款管理”窗口中的“三包结算”子栏目并将其打开，在“厂 家”栏目中选择并填写上所回款的厂家的名称，然后点击“选择冲帐单据” 进行查询选择，并对“发票类别”、“帐款类型”、“金 额”、“折 让”等进行填写，最后点击“确 定”完成三包索赔回款的冲帐结算。G、 配件销售收款的结算：点击打开配件“销售出库”页面，在此页面中根据配件部提供的配件销售单查询所需交款的具体单据，在此单据的页面中选择“审 核”并进行点击确认，然后对配件销售的实收金额进行审查核对当确认无误后点击“确 认”键，完成配件销售的审核收款工作。7、有关新系统中内部车辆维派工单据的制作与操作：A、 内部新车的送修接车：1、前台接车人员在车主栏目中必须统一输入并选择：“江苏*销售部”或“安徽*销售部”。2、车牌号选择：“江苏新车”或“安徽新车”. 3、 在结算方式中选择：“内部结算”，4、 在三包厂商中选择所需付款的部门：“江苏销售部”或“江苏维修部”再 “安徽销售部”或“安徽维修部”以及其他送修的应付款部门名称（前题：在车主资料中必须预先录入以上所需的部门，无以上部门的请及时更改录入）。B、对于一次接多台次的新车做PDI时，为节约打印纸张及接车时间原则上对每位维修人员只开一张接车单即可，然后将本批次需做PDI检测车辆的VIN码逐台填写在车辆状况栏目中并加以说明。打印（维修结算单后将本单所作的PDI车辆台次总和用手工填写在审核意见栏目中。例如：本次检测：酷派2台 / 雅尊3台，共计5台。C、 修完毕交车时必须由送修人在本结算单上签字确认。8、前台副单的制作：结算审核完毕后点击“报 销”（原有的项目会自动导入），然后可根据客户的需求进行维修项目和配件的增加、减少（手动输入即可，此时输入的内容不会影响库存和原先的收入）。9、前台副单的查询：查出原始单据后，点击“F12”即可。10、有关维修结算单的打印：1、 对用现金结算的