工程造价咨询档案管理-副本.doc

黄建价20134号关于进一步规范建设工程造价咨询档案管理工作的指导意见各有关咨询单位：为了规范我市工程造价咨询服务信息化和档案管理工作，明确工作责任，维护各方合法权益，提高造价咨询质量，根据国家和行业档案管理的有关规定，结合我市实际情况，就进一步规范建设工程造价咨询档案管理工作提出如下指导意见。第一条 工程造价咨询档案是指咨询企业从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。第二条 工程造价咨询企业完成咨询业务后必须建立档案。造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理归档，项目负责人必须在咨询报告出具后30日内将完整的档案资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立卷、保管、提供查阅等工作，档案管理人员必须在档案移交后30日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完整、安全。第三条 造价咨询档案立卷必须遵循以下原则：一、遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；二、按委托项目分别立卷；三、卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；四、卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。五、造价咨询项目档案的过程文件自归档之日起，保存期应为3年；成果文件自归档之日起保存期应为5年，咨询合同约定有特殊要求的可定为长期或永久；第四条 造价咨询档案归档材料主要由成果文件和过程文件两部分组成，其中过程文件又细分为项目资料文件和工作过程文件两类。应按照咨询项目的类别分别制订文件目录并装订成册。一、咨询成果文件主要内容和排列：1、咨询报告书正本原件；2、签发人签发的报告书底稿；3、必要的附件。二、项目资料文件主要内容和排列：1、项目建议书或批件（投资估算编审）；2、设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；3、工程招标文件（含工程量清单）、图纸会审记录、招标答疑（工程量清单、招标控制价、投标报价、结算编审）【存档时，如与造价有关的文件在本企业招标代理档案中已存的，只需在卷内文件目录备注说明并写上存档编号】；4、工程承包合同、中标通知书、投标文件及其附件、补充协议（结算编制、造价控制）【投标文件可存电子文档】； 5、送审工程概、预、决算书；【可存电子文档，其中盖有单位公章和编制人执业印章及签字的封面存纸质文档】6、竣工验收报告及相关的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料（结算审核）；7、工程的洽商、现场签证、变更设计、索赔记录、会商纪录等书面协议或文件（结算编审）；8、施工过程中甲方确认的材料、甲供材料、设备价款、设备清单（结算、决算编审）；9、会议纪要、文函；10、其他材料：各种调查材料、采集数据、取证资料等。【可存电子文档】11、承包人的营业执照及资质等级证书复印件等。工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围，如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。三、工作过程文件主要内容和排列：1、工程造价咨询合同或司法鉴定委托书；2、工程造价咨询项目相关资料交接清单（附样十六）；3、工程造价咨询项目实施方案（附样十三）；4、项目咨询基本资料（含造价会商记录（附样十五）、施工现场勘查记录（附样十四）、工程量核实记录（附样十七）、材料设备价格核实记录（附样十八）等）；5、造价咨询项目校审记录表（附样十九）；6、与咨询成果文件相关的计算底稿（可存电子文档）；7、造价咨询项目征询意见回访记录表（附样二十）；【3000万以上项目提供】8、项目备案资料。第五条 工程造价咨询档案电子文档格式要求：一、按单项工程建成文件包，文件包名称应包含时间、项目名称、咨询类型，如：20120801省建大厦工程清单编制（“20120801”指出具咨询报告书日期、“省建大厦工程”指咨询项目名称、“清单编制”指咨询业务类型）； 二、项目文件包内可分别设定咨询成果文件（与最终版咨询报告书一致）、项目资料文件（电子图纸、图片文件）、工作过程文件等分项文件包，具体可由各咨询企业自行规范格式，便于企业管理及相关部门检查。 三、各咨询企业所存电子包内容需格式统一，规范管理。除统一保存在安全硬盘中外，每一项目电子包还应刻录成光盘放在本项目纸质档案内（在封二上做一纸袋插入）第六条 工程造价咨询成果文件应包括报告书封面、签署页、目录、报告书正文、工程造价签署确认表和相关表式。一、报告书封面（附样五）应包括项目名、档案号、编制单位名称和编制日期，并应加盖工程造价咨询企业执业印章。成果文件名称应为工程造价咨询报告书。二、签署页（附样六）应包括项目名称及编制人、审查人、审定人和法定代表人或其授权人的姓名。编制人、审查人、审定人应在签署页签署执业（或从业）资格专用印章，法定代表人或其授权人应在签署页签字或盖章。三、报告书目录（附样七）包括序号、文件内容、文件作者、页码、备注等内容。四、咨询成果报告书格式（见附样四），其内容和要求：1、版头：位于报告书首页的上部，由咨询企业全称、发文号组成。“发文号”由咨询企业根据内部收发文管理规定自行编排；2、报告书标题：标题内容需含咨询项目名称、咨询业务类别和文种。位于版头下方，用分隔线与版头分隔；3、主送单位：指咨询项目委托单位；4、正文：正文是报告书的主体部分，用以叙述咨询结果的具体内容。正文必须实事求是，简明扼要，条理清楚，合乎文法。其内容包括委托方及委托事项、项目概况、编审的主要方法和依据、编制和审核说明、咨询结论或建议等，有“附件”的报告书应在正文后标明附件的件数和标题。5、落款：咨询报告必须有项目负责人署名并盖注册造价师执业专用章。项目负责人是指负责主持（或主编审）项目咨询的注册造价师；咨询企业全称：咨询企业落款并加盖企业公章；日期：指出具报告日期。6、版尾:主题词：根据国家统一规则或本单位制定的规则编写，位于报告书尾页下方左侧； 抄送单位：根据合同规定和需要而抄送的单位名称，位于主题词一侧下方；印制份数：指报告书印制数量，位于抄送单位下方右侧。第七条 造价咨询档案卷必须按以下要求编目：一、 编写案卷页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。二、案卷封面的编制（见附样一）。1、立卷咨询企业全称。2、咨询业务类别：按照相关规定填写。3、案卷标题：指咨询项目的全称。4、时间：指卷内文件材料所属的起止年月。5、保管期限：分为3年、5年、永久三类。有特殊要求的可定为长期或永久。6、件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数。7、归档号：可按咨询企业制定的规则编排，也可按档案立卷年份分类代码流水号组合成归档号。8、全宗号、目录号、案卷号：指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。三、 卷内文件目录（见附样二）。1、序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号。2、文号：文件制发单位的发文字号。3、作者：文件制发单位或个人。4、内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“”号。5、日期：文件形成的年、月、日。6、页号：卷内文件所在之页的页码。7、备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。四、卷内备考表（见附样三）。1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。2、立卷人：由立卷者签名。3、检查人：由案卷质量审查者签名。4、立卷时间：指完成立卷的时间。第八条 工程造价咨询档案必须按以下要求装订：一、案卷装订排列：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表封底。二、 卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。三、 单卷厚度超过200页的，可分卷立卷。附件： 1、案卷封面2、卷内文件目录3、备考表4、咨询报告书5、工程造价咨询报告书封面6、工程造价咨询报告书签署页7、咨询报告书目录8、工程造价确认签署表9、工程造价咨询项目实施方案10、工程造价咨询相关资料交接清单11、工程造价咨询会商记录12、施工现场勘查记录表13、工程量核实记录单14、材料（设备）价格核实记录单15、造价咨询项目校审记录表16、造价咨询项目征询意见回访记录表17、成果文件交付登记表二O一三年五月九日 附样一案卷封面（ 咨 询 企 业 名 称 ）（ 咨 询 业 务 类 别 ）（ 案 卷 标 题 ）自 年 月至 年 月保管期限本卷共 件 页归档号全宗号目录号案卷号附样二卷内文件目录咨询成果文号： 第 页 共 页 序号资料类型题名（内容）页码备注附样三备 考 表本卷情况说明：立卷人： 检查人：立卷时间：附样四：（咨 询 企 业 全 称）XX2012第*号关于工程预算编制的报告（主送单位）：（报告书正文）我们接受贵（委托方简称）的委托，对由（建设单位名称）负责建设的（建设工程名称）预算进行了编制。造价师郑重声明：（建设单位名称）的责任是提供真实、合法、完整的编制资料，我们的责任是对该工程的预算进行编制。我们依据建设单位提供的该工程的施工图纸、等资料，并结合相关造价文件规定进行编制。现将编制情况报告如下：一、基本情况该工程由（建设单位名称）负责建设，由（设计单位名称）负责施工图设计，资金由 。工程建设地点 。二、预算编制依据1.建设单位提供的由设计院设计的工程的施工图纸、等；2.省建筑工程预算定额、省安装工程预算定额、省建设工程施工取费定额、省工程建设其他费用定额（2008版）、3.三、预算编制原则及办法1.工程量：根据建设单位提供的施工图纸计算；2.材料信息价根据市建设工程造价信息2011年第*期、造价信息2001年第1期计算；3.四、有关事项说明1.（本工程按机械挖土方考虑，原始地坪标高按设计室外地坪标高计算，地下静止水位暂按原始地坪下 米考虑，挖出土方优先考虑回填，未考虑土方处置费用，未考虑塘渣回填费用；）2.五、其他需要说明的问题1.六、结论或建议附件：、预算造价汇总表、预算书 咨询企业（公章） 年 月 日主题词：城乡建设 工程预算 编制 抄 送： 共印 份说明：本报告以预算编制为例，其他编审项目可参照执行。附样五：工程造价咨询报告书封面（工程名称）工程造价咨询报告书档 案 号：（编制单位名称）（工程造价咨询单位执业章）年 月 日附样六：工程造价咨询报告书签署页（工程名称）工程造价咨询报告书档 案 号：编 制 人： 执业(从业)印章 审 核 人： 执业(从业)印章 审 定 人： 执业(从业)印章 单位负责人： 附样七： 咨询报告书目录第 页序号文件内容文件作者页码备注附样八：工程造价确认签署表单位：元工程名称工程地址发包人单位承包人单位委托合同书编号编审日期报审结算造价调整金额(+、-)审定结算造价大写小写建设单位(签章)代表人(签章、字)承包单位(签章)代表人(签章、字)审查单位(签章)代表人(签章、字)技术负责人(执业章)附样九： 工程造价咨询项目实施方案 项目名称项目总投资（万元）项目概况咨询工作目标和范围项目负责人咨询报告初稿时间咨询人员组成及分工姓名分工内容备 注 项目实施计划安排咨询操作过程中重点、难点的具体实施措施部门经理审批意见：企业负责人审批意见：项目负责人： 编制日期： 年 月 日附样十：工程造价咨询相关资料交接清单序号提 供 资 料 内 容份数是否原件咨询企业签收归还委托方签收日期签收人归还日期接收人附样十一：工程造价咨询会商记录时 间：地 点：主持人：记录人：参加会议单位及人员：委托单位：建设单位：施工单位：造价咨询单位：会议议题： 会议确认意见： 建设单位签字： 施工单位签字： 造价咨询单位签字：附样十二：施工现场勘查记录表共 页 第 页工程名称工程地点勘查时间记 录 人勘查内容勘查结果确认上述勘查项目属实建设单位（盖章）代表（签字）施工单位（盖章）代表（签字）造价咨询单位（盖章）代表（签字）附样十三：工程量核实记录单工程名称： 共 页 第 页项目编码（定额号）项目名称计 量单 位核实工程量备 注建设单位签字： 施工单位签字： 造价咨询单位签字：附样十四：材料（设备）价格核实记录单共 页 第 页序号名称规格单位购买价结算价备注建设单位签字： 施工单位签字： 审核单位签字：附样十五：造价咨询项目校审记录表存档编号： 项目名称项目编号文件内容编制人校核记录校核人签名： 日期：修改情况：编制人： 日期：校核人： 日期：审核记录审核人签名： 日期：修改情