Excel电子表格教程.doc

Excel电子表格目 录前 言1第一课 Excel基本操作1第二课 数据输入2第三课 编辑工作表3第四课 公式计算5第五课 数据处理6第六课 打印知识7第七课 实例8EXCEL电子表格课程前 言Excel是美国微软公司开发的办公软件的一个组成部分，默认格式为（*.xls）。Excel具有强大的制表功能，可帮助用户制作各种表格，并且可为表格设置各种漂亮的格式；可在表格中插入图形，也可将表中的数据转换成图表形式显示。在数据处理方面，Excel具有公式计算、函数计算、数据排序、筛选、汇总、生成图表等功能，广泛应用于分析、统计和财务等领域。第一课 Excel基本操作一、启动和退出Excel程序1、启动：双击桌面图标/图标右击/“开始”菜单/打开格式为“xls”的任何文件2、退出：关闭按钮/“文件”菜单/Alt+F4等二、窗口介绍1、标题栏：显示所打开的程序图标、名标、三个控制按钮2、菜单栏：所有命令的集合3、常用工具栏4、格式工具栏：编辑字体格式5、单元格地址栏 fx：插入函数 编辑公式栏6、工作区：工作区由行号、列标、工作表标签三部分组成行：65536行、列：IV（256列）7、水平、垂直滚动条：浏览页面8、状态栏：命令的提示信息：调出用户需要的工具栏的方法：“视图”菜单工具栏三、窗口切换1、任务栏中窗口按钮2、Alt+Tab（通用快捷键）四、文件管理1、新建文件：“文件”菜单/常用工具栏中新建按钮/Ctrl+N2、保存文件：“文件”菜单/常用工具栏中保存按钮/Ctrl+S/F123、打开文件：“文件”菜单/常用工具栏中打开按钮/Ctrl+O/ Ctrl+F124、关闭文件：“文件”菜单/菜单栏后的关闭按钮/Ctrl+W:保存和另存为的区别第一次保存文件时可用保存可用另存，文件修改过之后再次保存时用另存为：原文件和修改之后的文件同时存在；用保存：原文件会被修改后的文件覆盖。五、Excel常用术语工作簿、工作表、标签、单元格、工作组1、 工作簿：工作簿用来保存工作表，标题栏上显示的是当前工作簿的名称，标题栏上的“Book1”是默认工作簿的名称。2、工作表：工作表是存放和处理数据的表格，一个工作簿中可以包含多个工作表。如果把工作簿看成是一个笔记本，那么工作表就是笔记本中的每一页。工作表是一个二维表是由65536行乘256列个单元格组成。3、工作表标签工作簿中的每一个工作表都有自己的名称，该名称显示在窗口底部的工作表标签中。4、单元格：单元格是组成工作表最基本的元素，也是Excel独立操作的最小单位，用户可以向单元格里输入文字、数据、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置。5、工作组：两个或两个以上的工作表可组成一个工作组:系统默认一个工作薄中有三张工作表，工作薄中最多可建立255张工作表，方法：“工具”菜单选项常规选项卡新工作簿内的工作表数六、隐藏和显示工作表和工作簿隐藏工作表：选择工作表标签“格式”菜单工作表隐藏或显示工作表隐藏工作簿：选择工作簿“窗口”菜单隐藏或显示工作簿七、文档加密为了防止其它用户看到自己的文件可给文件设置加密“工具”菜单选项安全性输入打开和修改密码即可第二课 数据输入Excel中的数据就像Word的文本一样，是编辑表格的基础，我们将工作簿中输入的汉字、符号和数字等统称为“数据”。根据数据的特点不同，输入数据的方法也有所差异。一、普通数据的输入1、文本型数据（默认为左对齐）2、数字型数据（默认为右对齐）每个单元格中最多可输入32767个字符，可在编辑栏中全显示，但在单元格中只显示1024个字符。二、特殊数据的输入1、可直接输入：正数、负数、小数、百分数2、日期：年月之间用“-”或“/”隔开（当前日期：Ctrl+；）3、时间：小时分秒用“：”隔开（当前时间：Ctrl+Shift+；）Excel系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，所以，若要以12小时制的方式输入时间，就要在输入的时间后输入空格键，并且输入“AM”或“PM”，或“A”或“P”。注意：同一单元格中输入日期和时间，日期和时间应用空格隔开4、分数：输0空格输分子、/、分母5、以零开头的数据例：0359、044000输入方法：输“”0359、044000三、有规律的数据输入表格中很多数据都是有规律的，如依次增加的学号、序列号和相同的性别等。1、单元格区域中输入相同的数据：第一个单元格中输入数据选中此单元格向下或向右拖动2、单元格区域中输入有规律的递增或递减数据：输前两个数据选中此两个单元格拖动（只能是数字）3、日期、时间、星期输入：相同的：输入一个Ctrl+单元格右下角拖动不相同：输入一个单元格右下角拖动4、在多个连续或不连续单元格中输入相同的数据：选择多个单元格输数据Ctrl+Enter（任何信息）5、自定义序列：“工具”菜单选项自定义序列输新序列添加确定四、下拉列表的功能如一列中要输入不同的学历，可先在某几个单元格中输入不同的几个学历，然后使用下拉列表的功能可自动选择学历方法：一列中不同的单元格中输入不同的数据选择这列中的一个空单元格中右击快捷菜单中选择“下拉列表命令” 可从中选择不同的数据自动填充五、数据有效性设置有效性后，此区域内输入的数据要符合要求，反之无效。如用户在 个区域内只输入从0100的整数。方法：1、 一般数据的有效性选择区域“数据”菜单有效数据设置范围、输入提示2、序列的有效性：选择区域“数据”菜单有效数据设置范围为（序列）输入选项（选项之间用逗号隔开，逗号必须是英文状态）六、运算符号1、算术运算符：+、-、*、/2、比较运算符：、3、运算优先级：（）、*、/、+、-4、引用运算符“：”表示区域，如“A1：A20”“，”表示连接，如“A1：A20，B1：B20”5、字符连接符“&”,如“=山西省&运城市” 七、作业1、信纸2、稿纸3、象棋棋纸4、员工档案表（编号、姓名、性别、学历、职务、加入公司日期、联系方式等）第三课 编辑工作表一、工作表标签1、移动工作表：选择标签拖动标签到一个新的位置2、复制工作表：选择工作表标签Ctrl+拖动标签到一个新的位置3、插入工作表：选择任一一个工作表标签右击插入工作表4、删除工作表：选择工作表标签右击删除5、复制或移动工作表：选择工作表标签右击复制或移动二、选择工作表内容项目快捷键单元格从空白到有数据Ctrl+、方向键移至工作表的第一个单元格Ctrl+Home移至有数据区域的最后一个单元格Ctrl+End活动单元格右移Tab活动单元格左移Shift+ Tab活动单元格下移回车键活动单元格上移Shift+回车键选择整个工作表Ctrl+A或单击行号和列标交叉处选择一个单元格单击此单元格选择多个单元格连续单元格选择首单元格+ Shift+单击尾单元格不连续单元格Ctrl+依次单击其它单元格选择整行、整列单击行号或列号三、插入/删除单元格、整行、整列选择行号或列标右击插入/删除行、列四、更改行高和列宽1、自由更改：拖动行号和列标上的行线或列线2、具体参数：选择行或列右击行高、列宽输参数3、自动调整行高和列宽：双击行号或列标上的行线或列线注：行高是以磅为单位，列宽是以12磅的英文半角字符为单位，即列宽设置为10，则意味着可以显示10个12磅的半角字符或5个12磅的全角中文字符。五、合并、拆分单元格选择区域单击格式工具栏中的“合并及居中”按钮六、隐藏和取消隐藏行或列隐藏行或列：选择将要隐藏的行或列右击隐藏取消隐藏行或列：选择隐藏的行或列的两邻的两行或两列右击取消隐藏七、设置数字格式（Ctrl+1）选择区域格式菜单单元格数字数字选项卡：常规数值：小数位数、千位分隔符、负数表示方式货币：小数位数、货币符号会计专用：小数位数、货币符号日期和时间：日期和时间的不同格式百分比：以百分比的形式表示数值分数：各种分数格式科学计数文本：数字作为文本来处理特殊：邮政编码、中文小写数字、中文大写数字八、对齐方式选择区域格式菜单单元格对齐方式1、水平对齐：左齐、中齐、右齐2、垂直对齐：上齐、中齐、下齐九、字体格式选择区域格式菜单单元格字体十、边框和底纹设置选择区域格式菜单单元格边框、纹理十一、工作表背景（不可打印）格式菜单工作表背景（删除背景）十二、网格线（不可打印）工具菜单选项视图选项卡显示/隐藏网格线/网格线颜色十三、作业1、信纸2、稿纸3、象棋盘4、销售清单5、成绩单学生成绩单姓名考号数学物理化学外语总分名次吴爱华320000185205985李 婷320000265869783赵 凯320000381869477刘 明320000471699275王小强320000577818869王 敏320000658927973李 婷320000735878479王明亮320000845718172杨 宇320000960676785刘 佳320001050544856数学物理化学外语均分各科最高成绩各科最低成绩各科均分60分以上人数各科及格率70分以上人数80分以上人数总人数(人)第四课 公式计算一、自动求和计算单击用来放置结果的单元格单击常用工具栏中的“”自动求和按钮选择运算方式选择求和区域确定二、公式计算公式计算一般用于清单中的无规则计算，公式以等号“=”开头，后面跟一组由运算数和运算符组成的表达式。其中，运算数可以是常数、单元格引用、单元格名称和函数，而运算符则包括算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符4大类光标定位于需放结果的单元格中输“=” 依次单击需计算的单元格和输入运算符号确定如：=（A1+B1-C1）*D1/E1三、函数计算函数计算是最常用的一种计算方式光标定位于需放结果的单元格中单击“fx”插入函数按钮选择函数设置参数确定常用函数总结：1. 求和：SUM2. 最大值：MAX3. 最小值：MIN4. 平均值：AVERAGE5. 乘积：PRODUCT6. 计数：COUNT（统计某区域内数字的个数）7. 所有信息总数：COUNTA8. 某区域中满足条件的单元格数目：COUNTIF9. 条件：IF10. 名次：RANK11. 固定利率下，分期偿还额：PMT12. 条件格式：“格式”菜单条件格式四、实例1、成绩单中的各项计算2、工资表3、彩色课程表4、贷款清单第五课 数据处理使用清单中大量杂乱无章的数据常常会觉的不方便，而经过处理的数据则容易使用，记录单、数据排序、分类汇总、数据筛选是处理数据的有效工具。一、记录单用户可直接在清单中输入数据，插入行或列，电子表格提供了记录单工具，使用记录单工具也可输入清单数据，插入行或列等操作。功能：添加、删除、查找和修改清单中的某项方法：选择清单中的任意单元格“数据”菜单记录单二、数据排序制完清单后，往往要对数据进行整理，按一定的顺序进行排序。.EXCEL资料排序.xls方法：选择区域“数据”菜单排序（升序/降序）三、分类汇总分类汇总是电子表格中一个重要的功能，使用分类汇总可以更明确的统计数据。.EXCEL资料南方寝饰周销售流水帐.xls方法：选择表格排序（分类）“数据”菜单分类汇总设置分类字段、汇总方式、汇总项四、数据合并计算使用数据的合并计算功能，可以非常方便地对数据进行分类统计，同时，还可以将多个数据区域内的数据，合并到一个数据区域内。.EXCEL资料某公司加班表（汇总）.xls方法：在要显示计算结果数据的区域中，单击其左上方的单元格数据菜单合并计算选择函数选择需要计算的数据区域单击“添加”按钮标签位置栏中选择“首行、最左列” 确定五、筛选使用筛选功能可以从清单中提取出满足条件的数据。方法：1、自动筛选自动筛选主要用于符合一个条件。光标定位于清单中“数据”菜单筛选自动筛选清单列标题处会出现向下箭头单击箭头进行筛选2、高级筛选高级筛选主要用于同时符合多个条件。在某区域内输入筛选的条件“数据”菜单筛选高级筛选六、数据透视表数据透视表是一种具有交互操作功能的数据行列统计交叉表， 通常用于对大量的数据清单进行快速汇总和分析。.EXCEL资料某公司加班表（汇总）.xls1、方法：数据菜单数据透视表和数据透视图选择数据区域下一步布局拖动右侧按钮至左侧相应的位置完成2、更新数据透视表改变源数据表中的数据数据透视表内右击选择“更新数据”命令3、删除数据透视表在“数据透视表”工具栏中选择数据透视表选定整张表格选择编辑菜单清除全部七、图表图表是以图形的方式，直观地表示工作表中的数据。图表具有较好的视觉效果，可以方便查看数据之间的差异并预测趋势，有利于理解、分析和记忆复杂的数据。方法：选择数据区域插入菜单图表或常用工具栏中的“图表”按钮选择图表类型选择“行/列” 输入图表信息选择图表放置的位置完成八、拆分窗口便于用户对清单中某部分内容进行比较“窗口”菜单拆分窗口/手动拆分窗口九、冻结窗口便于用户查看清单中内容“窗口”菜单冻结窗口十、作业1、 工资表统计.EXCEL资料工资表.xls2、 统计表中总销售额.EXCEL资料产品合并计算表.xls3、 统计成绩单中各种数据.EXCEL资料语数外成绩表.xls4、 统计表中一周内的销售额.EXCEL资料南方寝饰周销售流水帐.xls5、 统计表中，加班时数和加班总销售额.EXCEL资料某公司加班表（汇总）.xls6、 图表统计.EXCEL资料图表.xls第六课 打印知识打印工作表之前，先要进行有关的页面设置，再通过打印预览观察打印结果是否满意，最后才是使用打印机打印工作表中的内容。一、设置打印区域有时，工作表中可能包含很多数据，或者同一工作表中包含了多张不同的表格，这种情况下，可以根据需要只打印工作表中的一部分内容，使用设置打印区域的功能可以轻松做到这一点。方法：选择打印的数据区域文件菜单打印区域设置打印区域（打印区域四周会出现虚边框线）二、插入分页符如果工作表的内容较多，那么Excel会根据缺省的纸张大小和页边距设置，自动在工作表中插入分页符，将工作表分成多页。有时系统自动插入的分页符并不能很好地满足打印的要求，这时，可以自行在需