整理电子表格中的数据.doc

Excel软件使用中难点解析第一章 整理电子表格中的数据1、 通过“单元格格式”对话框为数值设置数字格式操作目的：在图中所示表格中，将A2：A9单元格的数值设置为货币格式，要求货币符号为欧元并显示在前、显示两位小数、负数包含括号并显示为红色字体。操作步骤：（1）选中A2：A9，按组合键打开“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，然后在分类列表框中选择“货币”。（2）在对话框右侧出现的“小数位数”微调框中设置数值“2”；在“货币符号”下拉列表中选择“ Euro(123)”；在“负数”的下拉列表中选择带括号并为红色字体的样式，如下图所示，最后单击“确定按钮”完成设置。 2、 将数值型数据转换为文本型数据如果将表格中的数据彻底转换为文本数据类型，可双击单元格或按键激活单元格的编辑模式，再按键即可。但是此方法只能对单个单元格起作用，如果同时将多个单元格数值转换为文本类型，可进行如下操作：（1） 选中包含数值数据的目标单元格区域；（2） 在菜单栏上依次单击“数据”“分列”，在依次弹出的“文本分列向导”的“步骤1”和“步骤2”的对话框中均单击“下一步”按钮；（3） 在接下来的“步骤3”的对话框中“列数据格式”区域中选择“文本”选项，然后单击“完成”按钮即可。3、 将文本型数据转换为数值型对于单个单元格的数值转换，可采取设置单元格格式为常规、再激活单元格编辑状态、最后单击键即可；同时将多个文本型单元格数值转换为数值型可进行如下操作：（1） 在工作表中选中一个空白单元格，单击鼠标右键，在右键快捷菜单中选择“复制”（或在键盘上按组合键）；（2） 选中需要转换的区域，单击鼠标右键，在右键快捷菜单中选择“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框中的“运算”区域选择“加”，最后单击“确定”即可。4、 自定义数字格式原理在12类数字格式中，“自定义”类型允许用户创建和使用符合一定规则的数字格式，应用于数值或文本数据上，以改变数据的显示方式。与其他内置数字格式相同，应用自定义的数字格式并不会改变数据本身的数值。格式代码的组成规则：自定义的格式代码具有以下结构：正数;负数,零值;文本。这样以分号“;”间隔的4个区域构成了一个完整的自定义格式代码，在每个区域中所编写的代码可以对相应类型的数值产生作用。例如，在地1段“正数”区段中编写的代码只会在单元格中的数据为正数数字产生格式化作用。除了以数值正负作为格式区段分隔依据以外，用户也可以为区段设置自己所需的特定条件。例如这样的格式代码结构也是符合规则的：大于条件值;小于条件值;等于条件值；文本。用户可以用“比较运算符+数值”的方式表示条件值，在在定义格式代码中可以使用的比较运算符有大于号“”、小于号“=”、小于等于“=”和不等于“”6中。在实际代码应用中，用户最多只能在前两个区段中使用运算符代码表示条件值，第3个区段自动以“除此以外”的情况作为其条件值，例如类似下面这样的格式代码在Excel中是不可接受的：10.00;10.00;5红色 G/通用格式;5绿色G/通用格式 ;=代码说明：格式代码分为3个区段，使用条件值分段后分别对应于“大于5；小于5；等于5”的数值类型的格式显示，其中第3区段的条件值不必写入代码。 设置数字格式为小于1的数字以两位小数的百分数显示，其他情况以普通的两位小数显示；并且以小数点对齐数字格式代码可设置为移动”#”联通”#代码说明：此种格式可以自动显示13开头的手机号码属于“移动”还是“联通”号码。在我国电信行业的号段分配规则上，130133号段属于联通所有，134139号段属于移动所有。此格式代码通过对号段大小的条件判断，自动显示手机属于“移动”或“联通”。用数字0和1代替“”、“”的输入可使用如下格式代码：=1” ”;=0” ”;符号的输入并不方便，而通过设置包含条件判断的格式代码，可以使得当用户输入“1”是自动替换为“”显示，输入“0”时自动替换为“”显示，以输入0和1的简便操作代替了原有特殊符号的输入。同理，用户还可以设计一些类似的数字格式，再输入数据时以简单的数字输入来替代复杂的文本输入，方便数据统计；而在显示时则以含义丰富的文本来替代信息单一的数字。例如：“男”;”女”：大于零的数字显示“男”，等于零时显示“女”，小于零的数字显示空。”yes”;”yes”;”no”：不等于零的数字显示“yes”；等于零时显示“no”。设置数字格式，隐藏特定内容通常有以下几类隐藏内容的自定义格式：1G/通用格式;：格式代码分为4个区段，第一区段设定当数值大于1时常规显示，其余区段均不显示内容。应用此格式后，仅有当单元格数值大于1时才有数据显示，隐藏其他类型的数据。0.000;-0.000;0;* ：格式代码分为4个区段，第一区段设定当数值大于零时，显示包括3位小数的数字；第2区段设定当数值小于零时，显示负数形式的包含3位小数的数字；第3区段设定当数值等于零时显示零；第4区段设定文本类型数据以“*”代替显示。其中第4区段代码中得第一个“*”表示重复下一个字符来填充列宽，而紧随其后的第二个“*”则是用来填充的具体字符。; ：格式代码为3个区段，分别对应于数值大于、小于及等于零的3种情况，均不显示内容，因此这个格式的效果只显示文本类型的数据。; ：格式代码为4个区段，均不显示内容，因此这个格式的效果为隐藏所有的单元格内容。此数字格式通常被用来实现简单的隐藏单元格数据，但这种“隐藏”并不彻底。文本类型数据的多种附加显示常用的格式用法有以下这些：;”集团公司”部” 格式代码分为4个区段，前3个区段限制非文本型数据的显示，第4个区段为文本数据增加了一些附加信息。此类格式可用于简化输入操作或某些固定样式的动态内容显示（例如公文信笺标题、署名等），用户可以按此结构根据自己的需要创建出更多样式的附加信息类自定义格式。;* 文本型数据通常在单元格中靠左对齐显示，设置这样的格式可以在文本左边填充足够多的空格使得内容显示为靠右侧对齐。;*_ 此格式在文本内容的右侧填充下划线“_”，形成类似签名栏的效果，可用于一些需要打印后手动填写的文稿类型。6、 常规查找和替代中对于应用了数字格式的数据，查找内容以实际数值为准，而不是应用数字格式后的显示内容。7、 通配符“？”和“*”的含义（1）*：可代替任意数目的字符，可以是单个字符也可以是多个字符；（2）？：可代替任意单个字符。例如，要在表格中查找以“e”开头以“l”结尾的所有组合，可在“查找内容”栏内输入“e*l”,此时表格中包含了“excel”、“electrical”、“equal”等单词的单元格都会被查找到。而如果用户仅是希望查找以“ex”开头“l”结尾的5个字母单词，则可以在“查找内容”栏内输入“ex?l”，以两个“？”代表两个任意字符的位置，此时的查找结果在以上4个单词中就只会包含“excel”。注意：如果用户需要查找字符“*”本身而不是它所代表的的通配符，则需要在字符前加上波浪线符号“”（如“*”）。查找“？”的方法与此相同。8、 单元格和区域的保护实际上，对于单元格区域的保护功能，主要有以下几种方式：l 禁止选定：用户不可以选定设置了保护的单元格和区域，因此无法对单元格内容进行编辑修改，也不可以对单元格进行设置格式、插入批注等其他操作；l 可选定但不可编辑：用户可以选定受保护的单元格和区域，但禁止用户对单元格内容进行编辑修改；l 可选定并凭密码或权限进行编辑：用户可以选定受保护的单元格和区域，但如需要对单元格进行编辑操作则需要输入相应的密码。也可以设定特定用户无需密码即可进行编辑操作。（1） 禁止选定步骤一、按组合键选定当前工作表中所有单元格，按组合键打开“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，并取消其中“锁定”复选框；步骤二、选定需要保护的单元格和区域，按组合键打开“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，勾选其中“锁定”复选框；步骤三、在菜单栏上依次单击“工具”“保护”“保护工作表”，在弹出的“保护工作表”对话框中取消勾选“选定锁定单元格”复选框，同时勾选“选定未锁定的单元格”复选框，最后单击“确定”即可完成保护操作，如有必要，用户可设置保护密码，此密码用于撤销工作表保护状态的操作。（2） 可选定但不可编辑在“禁止选定”操作步骤三中，“保护工作表”对话框中勾选“选定锁定单元格”复选框即可。（3） 凭密码或权限保护进行编辑步骤一、选定需要设置此类保护的单元格和区域，按组合键打开“单元格格式”对话框，选择“保护”选项卡，勾选其中“锁定”复选框；步骤二、在菜单栏上依次单击“工具”“保护”“允许用户编辑区域”，弹出“允许用户编辑区域”对话框步骤三、在此对话框中单击“新建”按钮，弹出“新区域”对话框，用户可在“标题”栏中输入区域名称（可使用系统默认名称），然后将鼠标定位到“引用单元