电子表格制作简易教程.doc

电子表格制作简易教程考虑到咱们部门大多数人没有使用Excel的相关经验，我在此写一点基础性的做表方法和心得，做表老手就不用看了。Excel其软件现在的Excel软件分为微软旗下的“office Excel”和中国国产的“WPS表格”。两者大同小异，且在我看来，WPS系列软件是office系列软件的山寨版。不过，我们也不得不承认，WPS这个山寨货比office好用。由于本人使用的是WPS的版本，所以接下来的内容都是以WPS表格制作为例的。秘书处所做表的类型秘书处的电子表只是运用了Excel软件中非常基础的部分，因此个人认为是非常容易学习的。我们所做的电子表和常见的数据类电子表不同，我们的多是信息类的表，例如“秘书处联系表”这种。这样以来，电子表的整个“函数”部分我们都不需要接触了，即基本概念1. 单元格：打开Excel软件，入眼的一个个格状物，便是一个一个的单元格。从一定的程度上来讲，每个单元格都是可以看作是一个迷你的文档。2. 先选定后操作：微软几乎所有的软件都是“先选定，后操作”，例如，你要先选择你要修改的文字，然后才能进行字体大小等等的调整。这一点看起来很傻很基础，但却非常非常重要，很多常做表的人都没有注意到这一点，使得操作更加复杂。工具栏里的常用按键字体，不解释。字号，即字的大小。字体加粗，多用在标题上。居中，为了表格的美观，我们会让单元格内的内容放在整个单元格的正中间。不过这个按键往往只能做到“水平居中”而不能“垂直居中”。垂直居中后面再讲。1-1自动换行，如图1-1，右边的“性别”二字使用了“自动换行”。在一个单元格里，按“回车”键是没有换行效果的。很多新手会使用空格达到换行的目的，这样会使表难以修改。合并单元格，这是秘书处的电子表中最最常用的按键。用法是拖黑多个单元格（即选定），然后点击此按钮（即操作）。如图1-2，左边的“副部长”使用了“合并单元格”。灵活运用合并单元格功能是使电子表排版美观的关键。1-2边框，后面再着重讲。填充颜色，自行尝试。不太常用字体颜色，不解释。鼠标右键里的内容、是整个计算机里的基本操作，不会的同学可以自行查阅资料，或者单独来问我。在此就不多解释了。插入，即在当前选定行（或列）的上面（或左面）插入一行（或一列）单元格，通常插入单元格的方式是，把鼠标放到左边的数字（或上面的字母）上，单击右键，点插入即可。删除，即将当前选定内容删除。这与键盘上的“退格键”和“Delete”键是不太一样的。退格键个删除光标前（即闪动的那个竖线）的内容，Delete是删除光标后的内容，而这里的删除是将这个单元格的内容及其格式（如边框）完全删掉。设置单元格格式是整个电子表里最最重要的部分，是区分老手和新手的一个重要标志。因此接下来我特设一个分标题来讲。设置单元格格式1、数字大家尝试一下，在一个单元格里输入18位身份证号会发生什么。我们只需要将该单元格选定，然后打开“设置单元格格式”，在“数字”选项卡中，将“常规”改为“文本”即可。在输入电话号码和身份证时会用到这种做法。至于其他的分类，咱们的表里不多用，有兴趣的同学可以自行尝试。2、对齐上面所提到的“居中”按键，只能做到水平居中，无法做到垂直居中。那么这里的“文本对齐方式”就可以解决这一问题了。选定单元格后，单击右键，在“设置单元格”里调试即可。这里的自动换行和上面所提到的自动换行按键是一样的。不过自动换行按键只在国产WPS里有，微软的office里想自动换行就只能调试“单元格格式”了。另外，“方向”里的“文本”按键，可以把横排的文字变成竖排，美观用的。3.、边框打开Excel软件，入眼所见的格子，在打印的时候是不会出现的。只有通过这里，把边框加进去以后才会有网格线。大家多试试“边框”选项卡里的按键分别有什么用。4、其它“字体”和菜单栏里的字体设置是一样的，就不多加赘述了。“图案”和“保护”很少用到，略过不提。其它常用按键和工具1、行高（或列宽）将鼠标移至左边数字处（或上面字母处），待鼠标变成一个箭头后，单击右键，会出现行高（或列宽）选项。这样一来可以手动输入所需要的数值。可以选定多行（或多列）后更改行高（或列宽），这样选定的行（或列）就一样高（或宽）了。2、数据排序菜单栏里，数据下拉菜单里的排序按钮。顾名思义，即对已输入的数据进行排序。需要先选定排序范围，然后点击排序，即会弹出此菜单。具体如何排序请大家自行尝试。3、数据筛选菜单栏里，数据下拉菜单里的筛选按钮。用于内容冗杂信息量大的电子表里。在秘书处的表里不多见，但是非常重要。有兴趣的同学可以自行尝试。4、打印预览表格基本完成后，需要通过“打印预览”来查看排版是否正确，在打印预览里看到的，即是咱们做的表将打出来的样子。微软所谓的“所见即所得”就是指这个。细节1、Ctrl键和Shift键按住Ctrl键不放，再用鼠标分别单击不同的单元格（或行、列），可以同时选定不同的且不连续的单元格（或行、列）。按住Shift键不放，再用鼠标分别单击两个不同的单元格（或行、列），可以选定从第一个选定单元格（或行、列）到第二个选定单元格之间所有连续的单元格（或行、列）。2-12、自动编号如图2-1，选定单元格后，单元格右下角的那个小方形叫做句柄，我们在第一个单元格里输入“1”，然后鼠标按住句柄不放，向下拖曳，就可以自动编号了。同理，汉字“一、二、三”和日期等等都可以这么自动编号。大家可以自行尝试。2-2那么我们想要达到2-2的效果又该如何呢？我们只需要在拖曳句柄的同时，按住Ctrl键不放就可以了。需要注意的是，如果单元格内输入的是文字而不是数字或者日期，那么不按住Ctrl键，直接拖曳句柄，也可