留学文书创作以小见大——标点和格式的胜利.docx

格式和标点是文书写作中不可忽视的细节格式和标点这两个不起眼的道具，在写文书的时候，好像没有谁特别在意过。文书创作中需要注意的东西已经太多，因此写申请文书，不求你用一个句号画龙点睛，但求不要出错，在小小细节上打了败仗。今天小编就来给你讲讲文书写作中关于标点和格式的那些你不知道的事。格式英文写作有基本通用的格式。此外，还有一些出版和论文的格式，如MLA，Chicago，APA等。后者主要规范论文文献引用的方法。文书写作基本遵照通用格式就可以。如果学校对申请文书的格式有所要求，应当依照学校要求。格式的作用在简历中体现的最突出。一个行间距的调整可能就是整洁有序和杂乱无章之间的区别。有时，格式还有含义，你知道吗？字体你或许觉得字体是小的不能再小的琐事了。其实字体内里大有文章。每一个字体都有它的个性，方正，圆润，洒脱，流畅。文书写作中用字体最常见的是Times New Roman。Calibri和Arial也比较常用。不同字体不要随意混用，建议申请文书统一用同一个字体。此外，文书字体应当选用一个斜体和正体有显著区别的字体。字号字体的大小很大程度上影响到文本的可读性，一般来说12号字体是正文常用的字号，标题和小标题可再大一点。这样的字体在文本打印出来后在纸上的大小也恰到好处。行间距在论文格式标准中，以MLA和APA为例，行间距要求是双倍行距（2.0）。文书写作的行距一般从1.5到2.0都是合理的行距。1.0则太小，读者的视觉感受会受到影响。段落间距许多人在写作的时候为使段落间的距离远一点，在段落间多敲一次回车。但若使用双倍行距，再在段落间插入空行，间距会过大。调正段落间距实际上是更有效且方便的手段。普通文书的段落间距6磅为宜。简历的段落间距则更灵活，也飞铲更重要。只要使用得当，简历不会显得过于拥挤，每条经历之间也能轻易区分开。如图：图中的简历中，第一个工作经历和第二个工作经历间的段落间距比较宽，视觉上将两个经历区分开。这样方便阅读，简历也显得更有条理些。首行缩进首行缩进在中文文本中是非常常见的。从小写作文就被老师教育段首句要从作文纸一行的第三个格子开始写。在英文写作中，首行缩进的用法并不常见，但也是有的。因此，大家可以根据自己的喜好决定。页边距Word的默认页边距是上下1英寸，左右1.25英寸。但MLA，APA等格式近年来要求四边的页边距都是1英寸。这样文档的每一页看起来都更丰满一些。斜体斜体在英文写作中是有含义的。一般书籍、报纸、学术期刊、电影、艺术品、以及网站名都要用斜体表示，相当于中文的书名号。这也是为什么选用文书字体时需要用一个整体和斜体有显著区别的字体。另外，在英文写作中用到外语时也常用斜体表示，如Dj vu。或者引用非英文文本（如西班牙文）时。但外国地名和人名等则不适用，因为它们严格来说并不是外来语。粗体粗体的作用在于强调。可用在文章标题、小标题等处。但不提倡用粗体强调文本内容。这会影响阅读的流畅度。强调文本内容有许多种方法，在用词、句法、语义上做文章，比用粗体要高明的多。但在简历中，粗体的运用很普遍。大写专有名词首字母要大写，这点许多人都知道了。但书名、文章名、网站等也算是专有名词，因此主要词也要首字母大写。主要词语之外的介词，定冠词如果不是第一个词，也不需要大写，如：The Catcher in the Rye中的in和第二个the都没有大写。第一个the由于是第一个词，需要大写。整个词都是大写的情况基本只有词语是缩写时才会用到，如United Nations缩写U.N.，全部大写。再如OPEC（石油输出国组织）。部分学生会用将所有字母都大写的形式来强调文本中的某个词，申请文书正文中切忌使用这类方法。原因与不能随意在正文中使用粗体一样。同样的，简历，尤其是简历标题中，全部字母大写也很普遍。标点见微知著，标点虽小，却能体现一个人在细节上是否用心。一个小小的点能够改变句义，能够凸显文风；懂的人玩起来滋味无穷，不懂的人用错了可能会成为你的写作硬伤。直白点说，就是：英文写作标点的铁则：不要重叠标点。一些人喜欢两个多个问号或者感叹号来表现强烈的感情，但这是错误的用法，在文书写作中不能出现。每一个标点(或者一组标点)后需通常要空一格。如：I didnt see an actual alien being, Mr. Johnson said, but I sure wish I had.上句中，alien being, Mr. Johnson这一段，引号和逗号形成一个标点组合，中间无需空格，但引号后边空了一格。Mr. Johnson的一点后面也空了一格。大家可以将标点符号想象成某个单词的一部分，或许会更好懂一些。Mr.非常好理解，通常都看作一个单词；being与后面的逗号和引号一起，也可以想象成一个单词；每个单词后照常空格即可。上述条例也有特殊情况。一些词加了句点后并不照常空格，如M.A.Master of Arts；U.S.United States等。一般都是惯用的缩写词，这个时候可将M.A.看作一个单词。Tips：OK究竟怎么写才对？OK的来源虽然众说纷纭，但是最流行的一种说法是跟玩文字最溜的编辑行业有关的。上个世纪末的美国出版业正位于发明新词汇的疯狂潮流中。一封手稿经编辑校对过后，本已无错可挑，但为了调侃责任编辑会在文末写上Oll Korrect(误写的All Correct)。因此OK应该是Oll Korrect的缩写，从正确地使用标点方面来考虑，应该写为O.K.（中间无空格）。如今，Okay，OK，O.K.都是广为接纳的写法了。逗号逗号在英文中的作用基本与中文一致。但有两点要注意：1， 英文中的对话用逗号引出，而不用冒号。如：a) He said, “Come to see.”b) “Jenny,” he said, “come to see.”第一种句式在中文中通常用冒号，而非逗号。但在英文中，引出对话总是用逗号。2， Oxford Comma。Purdue Owl写作手册对逗号的解释中有这样一句话：Use commas to separate three or more words, phrases, or clauses written in a series。在句子中，“or clauses”前面的这个逗号就叫做oxford comma。鼓励oxford comma的使用是为了避免并列关系与插入语混淆。引号讲完逗号，顺便讲讲引号。美式英语的书面语中，引号的“级别”很高，它总是在其它标点的外面。还用上面逗号中的例子：a) He said, “Come to see.”b) “Jenny,” he said, “come to see.”c) “Jenny, come to see,” he said.从三个句子中可以看到，美式英语的引号比较霸道，不论语义逻辑如何，引号总在句子或词组的最末。然而，英式英语的引号用法跟中文一致。还好申请文书写作中的对话并不多，引号在文章中的用处多在于引用文章标题。前面已经说过了，书本、期刊、网站名要首字母大写并斜体。但发表在这些地方的文章标题如短文集中的一篇文章，期刊中的一篇论文，网站上的一个博客要用引号框起来。分号和冒号分号和冒号在英文中不算常用的标点，也非常容易弄错。建议大家尽量在文书中避免使用分号和冒号。短横连字号（Hyphen）和长横破折号（Dash）短横为链接，长横为分割。这从名字和视觉上的长短就能很好的区分。短横使用举例：a) Italian-American communities b) money-saving measuresc) 2-liter bottles长横相当于中文的破折号。使用方法也简单。如：He is the best match for this positionhe has the most eye-catching backgroundbut he is more interested in the other program. Tips：在Word中如何输入破折号？在要输入破折号的单词后面输入两个连字号“-”（键盘上0右侧的键），不加任何空格，再紧接着输入下一个单词，形成“background-but”。此时，按一下空格键，Word会自动将两个连字号转成一个破折号。这个小技巧成功的关键是两个连字号之间，以及词语之间都没有空格。总结讲了这么多，其实都是标点和格式的皮