软件产品说明书模板.doc

产 品 说 明 书商务管理系统贸易、批发专业版 中小企业进销存、财务一体化管理软件前言：随着企业自身管理的需要，越来越多的中小企业使用管理软件进行进销存和财务的管理，从而提高企业的整体经营水平及管理能力。同时，随着商业角逐的日趋激烈，越来越多的企业意识到提高企业管理水平的重要性，迫切要求加快信息化管理的进程。商务管理软件将企业供进销存及财务管理溶为一体，以提升企业管理水平、减少运营成本、简化业务流程并实现企业效益最大化为目的，将人流管理、物流管理、资金流管理与信息流管理结合在一起，从而对企业进行统一系统的管理。该产品将管理与软件有机的结合起来，以简捷的操作、规范的流程、实用的功能、稳定的性能、鲜明的行业特点，帮助企业实现管理信息化。该产品以SQL Server 2000大型数据库和ACCESS2003小型数据库作为其程序开发的底层数据库，采用分部式技术，利用中间层服务器对数据进行合理有效的处理。根据企业管理需要可在内部构建服务器，用户可以使用客户端程序在客户机上访问远程服务器端的数据，不同地域的用户通过客户端也能很方便的进行数据查询和业务录入，从而实现异地同网管理，数据可实时传输。该系统通过业务单据、业务查询、财务管理、决策支持等功能模块为企业建立完善的经营管理平台，及严格的流程控制。通过商品双单位双价格管理、进价及售价跟踪、销售价低于进价报警、安全库存报警、单位及个人信用额度控制、多仓库管理、及决策支持等功能，为企业提供良好的信息管理渠道，最大程度的保障企业业务处理的流畅和安全，促进企业的高效运作。公司提供：1、大型网络版 2、小型便携版 3、远程互联网版 来满足不同类型用户的需要。 一、商务管理系统软件（贸易、批发专业版）适用对象适用于中小型商贸企业，批发公司，生产企业等。二、商贸、批发行业管理问题分析1 怎样管理各种商品的双单位（大小包装）和双价格？2 怎样根据最新进价来开销售单？怎样根据不同客户进行不同的价格销售？3 库存商品数量，金额怎样及时知道？各种商品的进、销、存明细情况怎样及时知道？4 怎样根据当前库存情况并自动产生采购单？5 怎样及时计算出各商品销售成本、毛利、毛利率？6 在商品进货、销售、退货时怎样进行收/付款零头处理？7 由于给业务员一定的价格浮动权利，怎样控制业务员收银与缴款环节，防止帐面数与实际数之间出现问题？8 支付了供货商货款后怎样及时知道其供应的商品进、销、存明细情况？9 被拖欠款项多少？具体情况怎样？公司目前总共被拖欠多少款项？数额大的有多少家？谁是经办人？10 总公司怎样及时知道公司的其它门市的销售、存货情况。其它门市怎样及时知道公司总共的存货情况？11 客户的帐款情况如何，哪些客户的帐期到了？哪些客户的信誉度到了？哪些客户现在不能继续发货？哪些客户要马上进行催款？12 公司哪些商品是畅销的商品、哪些是滞销的商品，怎样调整畅销和滞销商品的存货问题。13 怎么解决厂家、公司、客户间的费用问题（怎样解决代垫款问题）。14 怎样考核业务员的业绩？15 怎样解决商品的定时和定量促销，过了促销期商品的价格自动回到原来的价格？16 重要处理商品的损溢问题。以上这些问题是商贸行业最常见的问题，也是每个业内人士急需解决的问题，那么如何解决呢？ 三、 商务管理系统针对贸易行业管理难题提供了以下功能模块来解决以上问题。 基本信息：建立和管理往来单位、部门职员、仓库代销点、商品（按型号、产地、大小等）、财务科目等基本信息档案，根据其分类方法逐级查询统计。进货管理：处理商品入库业务，实现商品组装/拆卸进货管理以及进货资金管理。在进货时，帮助库提供该商品的库存量等等。销售管理：处理商品的销售业务，具备让利打折（例：根据不同的客户打不同的折扣）、批次管理和电脑开单等功能。解决按大小类商品选择销售并处理不同组配方案的销售问题。如有多个店面或多个仓库，还可解决一单出多仓的问题还可以实现远程数据的同步。价格管理：同一种商品根据不同的客户进行不同的最新价格销售。即销售价格可以随着某客户销售价格的变化，电脑将自动保存并更新该客户的最新价格。随时可以查询或打印客户的价格表，销售的品种。根据该功能可以制定客户的报价单。可以对所有商品进行一次性的价格调整。例：对类商品价格进行同时加、减、乘、除某个数值的操作。特殊销售：可根据需要进行促销、捆绑销售、搭赠销售等。价格跟踪：可跟踪所有进价、销售价、退货价（在价格的跟踪上实现五种以上的价格跟踪）库存管理：商品库存总量、明细情况查询、库存数量安全报警。解决按商品大小类明细查询，防止商品库存太久，以免陈旧等问题而贬值导致损失等问题，保证及时补充库存并及时处理过时商品。库存盘点：随时盘点，随时抽查实际库存商品与电脑帐是否相符，并及时更新。付款管理：随时查询某供应商供应的商品是否已经卖掉，卖多少，进多少，余多少，然后决定该付多少钱。成本核算：选择利用加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、后进先出法、个别计价法等计算商品的销售成本，得出正确的销售毛利。资金管理：管理应收/应付帐款，提供往来对帐功能，随时查询到期的应收款项，防止呆帐、死帐发生。管理客户的拖欠款数额，并按数额的大小进行排列，同时从电脑中具体查到这笔款项是由哪一个业务员经手的，回款情况怎样，并按此信息判断拖欠款客户信誉度如何。辅助业务：仓库盘点处理、报损/报溢处理、仓库移库、客户退货和退货回厂处理等。经理查询：包括商品的进、销、调、存情况，往来单位收付款情况，业务人员的业绩及销售利润等综合查询，进行名次排列并用图表方式协助经理对各种信息进行分析，让经理在最快的时间里得出最准确的信息，做出正确决策。财务管理：包括应收款管理、应付款管理、日常费用管理、日常收入管理等，产生应收及应付款报表、日常费用及支出报表、经营汇总表、现金银行日报表等财务报表。订单采购：方便、快捷地产生各种商品的报价单、订货单，报价单可分别根据零售价、批发价、实际成本价。报价单还可根据库存生成订货单。报表中心：生成各种销售报表、财务报表、统计报表等，并可自行对报表样式进行设计和调整，供不同的用户选择。权限管理：对公司不同层次的人员设置不同的密码，并给予不同级别的权限，即每个人可以根据需要设置使用本软件的部分或全部的功能模块。二次开发：客户可根据自己企业的实际情况对单据、报表格式及管理模式作一定的调整。客户和经销商经过适当的培训，就可以自行操作，不需要通过开发商，大大降低了维护工作量和维护费。远程连接：利用的远程连接工具真正实现数据的随时连接不需要数据的发送和接收。用户也可以利用此功能来解决数据在本地不安全的问题，及数据的异地存储。软件的流程结构图：软件的特点：1 采用大型网络版解决数据的安全性、稳定性，大大提高数据存储容量。2 采用小型便携版解决软件使用的便携性和灵活性。3 采用远程互联网版解决各地分公司和总公司之间的数据共享和交流。4 各种统计报表的规范和全面。5 软件真正做到用户自我可维护，真正实现软件适应用户。6 软件功能强大、实用、流程清楚、操作简便、易学易用。7 采用标准化的设计，用户可随时增加功能模块。使用软件带来了什么？1 省略了手工核对的工作量，提高工作的准确性；2 各级主管从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并具有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率；3 采购人员通过查询和报表，更直接、有效地获得商品的情况，了解到商品是否畅销和