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北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部项目部 文件控制作业指导书 SLCBK-PMC-ZY-0001/A A2007-7-4初步使用梁燕杨保增 版本日期文件状态编制人审核人批准人 i 目 录 1.0文件编制基本要求文件编制基本要求1 1.1.文件基本格式1 1.2.文件签发人、签章及文件发出1 1.3.文件登记2 1.4.文控统计2 1.5.各参建单位文件编制要求2 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。.2 2.0会审会签记录模板会审会签记录模板3 2.1.会审会签记录模板及使用说明3 2.2.会审会签记录模板使用说明3 3.0文件传送单模板文件传送单模板5 3.1.文件传送单模板及使用说明5 3.2.文件传送记录登记表模板及使用说明6 4.0会议纪要及相关模板会议纪要及相关模板7 4.1.例会会议纪要模板及使用说明7 4.2.会议纪要签到表模板使用说明8 4.3.专题会议纪要模板使用说明9 5.0通知、指令、请示、报告类文件模板通知、指令、请示、报告类文件模板10 5.1.通知、指令、请示、报告类文件模板及使用说明10 5.2.通知、指令、请示、报告登记表模板及使用说明11 6.0周、月报使用模版说明周、月报使用模版说明12 6.1.周、月报模版及使用说明12 7.0检查工作使用模板说明检查工作使用模板说明13 7.1.检查工作计划模板及使用说明13 7.2.检查工作报告模板及使用说明14 7.3.不符合项整改清单模板及使用说明15 8.0文件处理与传阅单文件处理与传阅单16 8.1.文件处理单16 8.2.文件传阅单17 8.3.文件处理与传阅模板使用说明18 8.4.收文登记表模板20 9.0文件借阅登记表文件借阅登记表21 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 1 页 共 26 页 1.0文件编制基本要求文件编制基本要求 1.1. 文件基本格式 文档边距：上、下 2.5 厘米，订口 2.5 厘米，切口 2 厘米，页眉 1.5、页脚 2 厘米。 文件模板：由本手册确定，新增内容，应更新本手册。 文控编号：文件控制需要而设置的编码，由文控信息部负责登记、编码。 文件签发：由项目部经理/副经理签发。 文件标题：正文前的文件标题名称，采用“关于 XXXX 的通知” 等方式表式，三 号加粗黑体，段前间距 0.5 行，行间距 1.5 倍行，段后间距：0 行。 表格中的文字及正文内容原则上： 汉字：采用四号宋体。 数字、英文：采用四号 Times New Roman 。 文字行间距： 1.5 倍行，段落间距：0 行。 日期：采用小四号“2007-07-25”方式表式。 段落标题：采用四号加粗宋体。 文件附件：附件加在正文之后，附件名称必须与文件中附件名称的内容完全一致，不 加书名号。 页眉：首页无页眉，次页设置页眉。页眉形式如下： 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部项目部 页脚：首页、次页均设置页脚，页脚形式如下： 电话： 传真： 第 页 共 页 地址： 邮 编： 抄报/抄送：需 PMT 知情的事项，或需 PMC 设计监理、驻厂监造和施工监理负责现 场监督的事项，在文件发送有关单位的同时，向 PMT 报告通知设计监理和施工监理。 文控信息部同时保存电子和纸质两种形式的文件。 在文件发出前，由文控信息部负责对文件的要素、文字、边距进行检查验收，合格后 方能发送。 1.2. 文件签发人、签章及文件发出 文件的签发应该由该单位的法定代表人（项目经理/项目副经理）签发，在遇特殊情 况下（该项目经理不在） ，该单位要提前以文件形式上报（下达）领导层（下级） ，通知 项目部名称（14pt 字号宋体） 小五号宋体 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 2 页 共 21 页 签发人的变更，以便各级单位文件能正常流转。 需签章的文件，加盖公章后，才能发送。 文件签章：正文之后加盖项目部公章，公章内容要上报 PMC 项目部审批，公章由文 控信息部负责保管，加盖公章时，应填写加盖公章登记表。 文件发出：在信息平台发送文件前要将文件转换成 PDF 格式或将文档加密，目的是 保证文件的完整性及有效性。 1.3. 文件登记 登记表：是文控信息部的文件管理台帐。 格式要求：标题文字采用三号黑体，表内文字采用五号宋体，段落间距为 1.5 倍行距， 段前、段后为 0 行。 登记人：由文控信息部指定。 1.4. 文控统计 适用范围：用于各种报表、汇报以及绩效评价 时段：会议纪要，通知、指令、请示、报告完成情况的统计时段，根据报告期或汇报 期决定，文控信息部每周更新一次，并作为周、月报的一项内容 统计人：由文控信息部负责派遣 内部文件传阅 内部文件由文控信息部建立统一的电子文档目录，供 PMC 项目部人员查阅和使用。 1.5. 各参建单位文件编制要求 请各参建单位参照本作业指导书，编制本单位文件管理模版。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 3 页 共 26 页 2.0会审会签记录模板会审会签记录模板 2.1.会审会签记录模板及使用说明 文件会审会签记录文件会审会签记录 文件题名记录人 文控编号日期 主持部门主持人 会审会签意见会审会签意见 正文 部门参加人部门参加人 2.2.会审会签记录模板使用说明 适用范围：内部文件（管理文件、会议纪要、周报、月报、有关通知、指令、请 示、报告等）涉及多部门审查会签时采用。 文件题名：与会审会签的原文件同名。 文控编号：与会审会签的原文件同号。 主持部门：由文件编制组织部门负责。 会审会签意见：由主持部门负责填写，并根据参加部门提出的意见修改原文件。 会审会签：会审工作完成后，参加会审的部门、参加人在会审会签记录上签字。 文件编写部门在提交项目经理、副经理审查、签发时，应附文件会审会签记录。 会审会签记录与修改后的正式文件一并保存，附于文件之后，以备过程审计与核 查，文件归档时，此文件撤销，只归档正式文件，正式发送的文件，也不附会审会签 项目部名称 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 书 第 4 页 共 21 页 记录。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 5 页 共 26 页 注明：进行文件会审会签记录的文件要有文件台帐登记，这是过程审计与核查的 必查内容，目的是考查文件管理的规范性，具体台帐格式如下： 审批类文件登记表审批类文件登记表 序号文控编号文件题名责任部门接收日期审查完成日期备注 适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐，主要包括程序、作业文件等一系列 审批类文件，不局限于此。 文控编号：与会审会签原文件同号。 文件题名：与会审会签原文件同名。 责任部门：指进行文件审核的该部门。 接收日期：文件接收的当日，应予以登记。 审查完成日期：文件进行审查完毕的日期，应予以登记。 备注：标明文件是否合格，是否进行了会审会签记录,应予以登记。 审查文件登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 6 页 共 26 页 3.0文件传送单模板文件传送单模板 3.1.文件传送单模板及使用说明 文件传送单文件传送单 收件单位 收 件 人联系电话 详细地址 邮政编码传送日期 序号文控编号文件题名份数 备注 以上文件传送用于： 批准审查确认备案 批准 /按要求修改返回修改更正供你使用 发 件 人：收到文件并查验后，请签字并将本页 返回 签 发：收件人(签字)： 收 到 日 期： 适用范围：一般用于印刷品文件（纸质版）的传送。 文控编号：与被传送的原文件同号。 文件题名：与被传送的原文件同名。 文件传送单回执：文件传送单与回执一交保存，以便过程审计和核查。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 7 页 共 26 页 3.2.文件传送记录登记表模板及使用说明 文件传送记录登记表（内部文件传送记录登记表（内部/ /外部）外部） 序号文控编号文件题名发文单位/发件人传送日期收文单位/收件人回执日期 适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐。 文控编号：与文件传送单中的原文件同号。 文件题名：与文件传送单中的原文件同名。 发文单位/发件人：文件发出单位/文件的发送人，由文控信息部负责。 传送日期：文件传送的当日，应予以登记。 回执日期：文件传送单回执返回的当日，应予以登记。 收文单位/收件人：文件接收单位/文件的接收人，由文控信息部负责。 文件传送记录登记表是过程审计与核查的必查内容，目的是考查文件管理的规范性。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 8 页 共 26 页 4.0会议纪要及相关模板会议纪要及相关模板 4.1.例会会议纪要模板及使用说明 例会会议纪要例会会议纪要 文控编号： 签发： 会议主题会议主题 会议时间会议时间 会议地点会议地点 参加人员参加人员 会议主持会议主持 会议内容：会议内容： 正文 议决事项：议决事项： 1、正文 2、正文 会议公告：会议公告： 1、正文 2、正文 3、正文 落款： 单位名称（四号黑体字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字） 页脚： 主送： 第 页 共 页 小四号宋体，文控编码细 则 0 行间距，0 段落间距 项目经理或 副经理签发 参加单位：参加人员 会议主持人 领导讲话的核心内容和要求，总体工作进展情况，项目管理理念等，会议 纪要必须编写的内容 会议达成一致意见的事项或确定的工作安排，会议纪要必须编写的内容 有关通知、警示，不符合项通告等，有内容 时编写，无内容时，删除此项 项目实施期间的定期会 议，小初加粗黑体 项目部名称 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 9 页 共 21 页 抄送： 印发日期：XXXX 年 XX 月 XX 日 共印 份 例会会议纪要由文控信息部拟稿，并由文控信息部负责处理发送。 会议纪要只采用电子文件或传真文件形式发送，优先采用电子文件。 4.2.会议纪要签到表模板使用说明 会议签到表会议签到表 会议名称会议日期 会议地点 序号姓 名单位职务/职称联系方式备注 会议名称：例会为第 XX 次例会，专题会议直接填写专题会议名称 会议签到表：与会议纪要一并保存，供过程审计与核查时使用，文件归档时，只保留会 议纪要，会议签到表应撤销。 其中，在会议纪要发出后，各相关单位要根据会议纪要议决事项进行落实，且将落 实情况据节点时间以公文形式回复，未落实完毕的需对该项说明未完成原因，且制定完 成计划及时间节点，直至整个纪要议决事项完毕，纪要闭合。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 10 页 共 21 页 4.3.专题会议纪要模板使用说明 专题会议纪要专题会议纪要 文控编号： 签发： 会议主题会议主题 会议时间会议时间 会议地点会议地点 参加人员参加人员 会议主持会议主持 会议内容：会议内容： 正文 同例会会议纪要 议决事项：议决事项： 1、正文 会议公告：会议公告： 1、正文 落款： 单位名称（四号黑体字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字） 页脚形式： 主送： 抄送： 第 页 共 页 印发日期：xx 年 xx 月 xx 日 共印 xx 份 专题会议纪要由召集会议的部门拟稿及落实，由项目经理或副经理签发。 其他内容见例会会议纪要相关模板使用说明。 为专项工作事宜召开的协调 会议定期会议，小初加粗黑 体 无内容时，删除此项 必须编写的内容 必须编写的内容 必须编写的内容 项目部名称 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 11 页 共 21 页 5.0通知、指令、请示、报告类文件模板通知、指令、请示、报告类文件模板 5.1.通知、指令、请示、报告类文件模板及使用说明 收件人发件人 收件单位部 门 文 控 编 号签 发 抄报/抄送页日期 紧急 请审批 请审阅请确认请传阅请落实 文件题名文件题名 此文档模板适用于项目部发送通知、指令，报送请示、报告类文件时使用。 发件人：是指文件的提出人或拟稿人。 部 门：是指组织机构图中所设置的部门。 收件人：是指收件人或对方规定的文件接收人。 收件单位：是指工作界面中规定的接收单位。 页：采用数字，注明总页数。 处理标识：对收文单位的处理要求是指直接负责文件处理的一方，处理状态不针对 抄报/抄送单位。处理状态的确定主要依据 PMC 管理手册确定。 落款： 单位名称（四号黑体字） XXXX 年 XX 月 XX 日（四号黑体字） 完成日期：由责任人落实完成后，通知文控信息部，统计人负责应当日更新。 三号加粗黑体 按工作界面 需备案的报 审文件 通知、指 令类的管 理文件 按工作界面 需审查的报 审文件 按工作界面 需审批的报 审文件 按工作界面 需审查的报 审文件 文件编号 项目部名称 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 12 页 共 26 页 5.2.通知、指令、请示、报告登记表模板及使用说明 通知、指令、请示、报告或会议纪要登记表通知、指令、请示、报告或会议纪要登记表 序号文控编号文件题名责任部门责任人发送日期回复/批复文件编号回复/批复回复/批复日期 是/否 是/否 是/否 是/否 适用范围：文控信息部的文件登记管理台帐。 文控编号：与发送文件同号。 文件题名：与发送文件同名。 责任部门：文件拟稿和负责监督落实的部门。 责任人：负责监督落实的人员。 发送日期：文件发送的当日，应予以登记。 回复/批复文件编号：注明对该文件的回复/批复文件的编号，以便查找，且文件闭合。 回复/批复：注明该文件发出后，是否要求对方予以回复或批复。此项内容是过程审计与核查的一个控制点，目的是确保正确履 行职责。 回复/批复日期：需要回复或批复时，回复或批复完成日期，根据收文处理意见确定。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 13 页 共 26 页 6.0周、月报使用模版说明周、月报使用模版说明 6.1.周、月报模版及使用说明 工工 程程 周（月）报周（月）报 编号： x 年 x 月 x 日x 月 x 日 第第 XXXXXX 期期 编制人：编制人： 审核人：审核人： 签发人：签发人： （编制单位）编制单位） 编制日期编制日期 适用范围：用于各项目部编制周报、月报时使用。 编制人：依据程序文件规定或项目经理/副经理指定的编写人员。 项目部名称 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 14 页 共 21 页 部门：主要责任部门或项目经理/副经理指定的部门。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。 签发：项目经理/副经理签字确认。 正文：用于反映本周、本月工程进展情况，本周/月进度、质量、HSE、投资、文控 信息的管理情况及对存在问题的分析，提出建议和下周/月工作重点。 页眉、页脚同通知、指令、请示、报告模板格式。 7.0 检查工作使用模板说明检查工作使用模板说明 7.1.检查工作计划模板及使用说明 检查工作计划检查工作计划 计划编制人部门联系电话 文控编号 页 1日期 抄报/抄送 签字 文件题名文件题名 正文 适用范围：PMC 项目部开展专项检查、过程核查和审计工作计划时使用。 计划编制人：检查工作发起部门或依据程序文件规定或项目经理/副经理指定的编写 人员。 部门：主要责任部门或项目经理/副经理指定的部门。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。 抄报/抄送：抄报 PMT，抄送现场监理。 签字：项目经理/副经理签字确认。 文件题名：采用“关于 XXX 检查工作的计划”形式。 正文：应说明检查工作的起因。 文控编码 三号加粗黑体 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 15 页 共 21 页 页眉、页脚同通知、指令、请示、报告模板格式。 7.2.检查工作报告模板及使用说明 检查工作报告检查工作报告 报告编制人部门联系电话 文控编号 页 1日期 抄报/抄送 签字 文件题名文件题名 正文 附件附件：不符合项整改清单 不符合项整改回复报告 不符合项及整改完成后的电子图片 现场典型事例或示范性电子图片 适用范围：PMC 项目部开展专项检查、过程核查和审计总结报告时使用。 报告编写人：主要编写人或报告编写负责人。 部门：负责组织的部门，或项目经理/副经理指定的部门。 文控编号：根据文控编码手册要求进行编制。与检查工作计划的编码应相关联。 签字：项目经理/副经理签字确认。当需进行处理时，采用“通知、指令、请示、报 告”模板。 抄报/抄送：抄报 PMT，抄送现场监理。 文件标题：采用“关于 XXXX 活动的报告”形式。 正文：说明检查工作情况和实施效果，以及不符合项整改完成情况，抄报 PMT 或抄 送现场监理时，经项目经理或副经理签字后，由文件信息部负责送交。 附件：现场检查过程中形成的文字资料或电子图片等信息。现场检查过程中形成的不 符合项整改清单或回复报告，是必备的附件。 文控编码 三号加粗黑体 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导书 第 16 页 共 21 页 落款、页眉、页脚同通知、指令、请示、报告模板格式。 7.3.不符合项整改清单模板及使用说明 不符合项整改清单不符合项整改清单 清单编号提 交 人 工程名称工程编号 受检单位检查日期 组织单位负 责 人 参加单位负 责 人 检查情况 简 述 不符合项整改情况描述 序号 类别不符合项描述整改时间整改情况 受检人日期 受检单位 交换意见 现场监理日期 现场监理 复查意见 适用范围：配合现场检查用表，为检查工作的附件。 清单编号：检查工作报告编号+清单系列号。 提交人：不符合项整改清单提交人员（PMC 检查人员） 。 工程名称：单位工程名称+分部工程或部位。 工程编号：单位工程编号或分部工程编号。 受检单位：按单元作业单位或独立分包单位单独填写。 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指 导 第 17 页 共 26 页 8.0文件处理与传阅单文件处理与传阅单 8.1.文件处理单 文件处理单文件处理单 收文日期终止日期份数签收人 文件来源 文件题名 文控编号 处理标识紧急请审批请审阅请确认请传阅请落实 拟办意 见领导批 示处理意 见处理结 果 备注 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指 导 第 18 页 共 26 页 8.2.文件传阅单 文件传阅单文件传阅单 收文日期阅止日期份数签收人 文件来源 文件题名 文控编号 项目经理 项目 副经理 总工程师 工程部 QHSE 部 采办部 投资 合同部 文控 信息部 运行部 备注 北京兴油鄯善兰州原油商业储备库工程 PMC 项目部 文件控制作业指导 第 19 页 共 26 页 8.3.文件处理与传阅模板使用说明 签收人：在收到文件的 15 分钟之内，根据收到文件的性质，需要处理的文件，填写文件 处理单；属于抄送、备案或设计监理、驻厂监造发送的会议纪要、周报、月报 等文件，填写文件传阅单。 收文日期：由签收人填写签收文件的日期。 终止日期：被处理文件处理终止日期。 文件来源：首次来文的单位，应填写单位全称，并在（）内填写简称，以后收文时，可 填写简称。 文件题名：与被处理、被传阅文件一致。 文控编号：与被处理、被传阅文件一致。 处理标识：被处理文件的标