商品采购合同及货款支付“双重确认”流程4.25.docx

商品采购合同及货款支付“双重确认”流程根据美集人发（2003）第018号和第026号文件，进一步对品采、营采、规采、门店采、销的责任相关双重确认流程进行了补充，现对涉及到的合同签订及用款双重流程修订如下： 一、合同谈判大纲的原则：1、各事业部锅头根据今年的预算目标与规采经理、营采经理、门店经营阿米巴代表召开锅会，确定本部门各供应商的谈判大纲，并签字确认。2、各事业部锅头通过锅会形式确定的合同谈判大纲给事业部总经理进行呈现，上下达成一致后，事业部总经理给总裁团队进行汇报，通过后备案总裁团队和财务中心。二、签订合同双重确认流程：1、年度采购合同签订双重确认：品采经理携带确定后的合同谈判大纲及各项资质提请法务部审核资质办公室盖章ALC录入ALC主管财务结算部存档2、城市营采经理拾遗补缺合同签订双重确认：城市营采经理在发现品采经理没有采回当地顾客需求商品时，第一时间和品采经理沟通是否能够采回，如果品采经理无法及时采购此类商品时，营采经理与门店经营阿米巴代表开锅会充分沟通后签字确认，方可签订合同。签订合同双重确认流程同“年度采购合同双重确认流程”。3、现款、非现款自采买断的、非实销实结的、临时合同的、屯货商品（日常蔬果采购除外）的合同双重确认：由品采经理锅头召集门店经营阿米巴交易代表、规采经理、营采经理等相关人员召开“锅会”，会议要说明合作条件及合作方式为非实销实结厂商，以及采买计划、商品的进价、售价、陈列及贩卖方式、周转天数、营销措施等，由锅会成员一致通过签字后即可进行采买。品采经理持锅会签字内容及采买合同按照合同审批流程进行审批。审批合同后报财务中心结算部按照合同条款进行付款操作。事业部部门经理及事业部总经理从采买商品到店之日起进行采买商品的风险控制，每周跟进该商品的销售及利润是否达成锅会预算，出具未达成的原因及解决措施，财务中心结算部对异常供应商进行跟进。 审计中心每季度跟进非实销实结的商品是否按照计划销售或达成预期利润。三、签订合同的审核标准：1、品采经理根据谈判大纲签订原则与供应商谈判合同，在每年四月谈判完毕。2、法务部在审核合同时对供应商的资质进行审核，资质包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等内容，并且对涉及法律的条款进行确认，法务部在品采经理交来合同一周内审核完毕。3、总裁办公室在合同盖章时需确认合同签订的条款与合同谈判大纲中的内容相符，合同双重确认表签字齐全，合同无涂改现象，确认无误后加盖公章，二个工作日审核盖章完毕。4、信息ALC人员根据加盖公章的合同文本及合同要求所附的附件齐全，对合同条款录入系统，根据合同在二个工作日录入完毕。5、信息ALC主管审核系统中合同录入的条款是否正确，审核内容包括：供应商帐期方式和帐期天数是否录入正确、合同是否在有效期内、合同的返利条款是否录入正确等，检查完毕后“生效”合同。信息ALC在每日下班前将录入完毕后的合同文本交于财务结算部。6、财务结算部根据合同文本对系统中的合同在二个工作日“锁定”完毕，并对合同存档。四、支付货款双重确认流程：1、供应商年度合同签订为帐期（严格帐期、票到帐期、实销实结、联营月结）的货款支付流程：结算会计提请财务中心结算部审核总部出纳付款审核标准：到期应付的货款、退货和折让全部核减、帐扣费用全部核减、现金费用全部收回、异常供应商暂停付款等事项。2、供应商合同签订为现款预付款（或服装买断）的货款支付流程：品采经理提请规采经理或营采经理（太原由规采经理确认，其他城市公司由营采经理确认）总部财务中心总部出纳付款抄送：事业部总经理、采购副总裁、采购物流公司总经理审核标准：（1）品采经理根据门店反馈的顾客需求寻找货源，保证门店货源充足并且是门店需求的商品。（2）品采经理与规采经理或营采经理（太原由规采经理确认，其他城市公司由营采经理确认）等相关人员对预付款请款的相关数据及商品明细进行确认。（3）预付款情况表如下：预计回货时间年 月 日预计回票时间年 月 日预计销售期间年 月 日 年 月 日预计销售额预计毛利率预计毛利额上年同期销售额上年同期毛利率上年同期毛利额销售额增长比毛利率增浮上年同期供应商周转天数供应商库存金额供应商月均销售成本供应商库存可销售天数（4）总部财务中心审核上笔货款全部回货、回票，收回品采经理与规采经理双重确认的预付款情况表。如果是改变合同中结算方式的，属定制生产、季节性、临时性采购、服装买断的货款支付时需收回品采经理、营采经理、门店经营阿米巴代表等相关人员开“锅会”的会议纪要和预付款协议。“锅会”内容包括：订货单及当季订货计划，订货单内应有销售时限、销售数量、销售额、毛利率、周转天数、备注等，对自有品牌的商品，对引进的商品需与同类商品比对，找出毛利优势，厂家支持力度，陈列贩卖形式等进行确认。3、盐、烟草的货款支付流程：品采经理在请款前要与门店经营阿米巴充分沟通的月度采购预算，并将预算分解到周，并报总部财务中心结算部备案后方可申请货款。双重确认流程如下：盐：品采经理（内蒙、保定营采经理）提请总部财务中心总部出纳付款 抄送：事业部总经理、城市总经理盐业公司货款支付审核标准：（1）品采经理根据门店阿米巴代表讨论确定的月度资金预算表、并由门店经营阿米巴统计本次要货明细及金额，营采经理根据确认的金额申请预付款。（2）品采经理在请款时要检查上笔预付款是否回货（山西及外阜地区确定上笔请款金额的回货达成率为100%，清徐物流上笔请款金额的回货达成率为85%以上）。（3）品采经理要检查上笔货物的税票是否交回（上月请款的单据在本月15日前交回，回票时限45天）（4）总部财务中心根据品采经理备案的月度资金预算报表审核付款在月度预算范围内，并且上笔货款已达到回货的达成率后支付货款。烟草：品采经理（内蒙、保定营采经理）提请事业部总经理总部财务中心总部出纳付款 抄送：采购副总裁、 采购物流公司总经理审核标准：（1）品采经理根据门店阿米巴代表讨论确定的月度资金预算表、并由门店经营阿米巴统计本次要货明细及金额，品采经理（营采经理）根据确认的金额申请预付款。（2）品采经理（营采经理）在请款时要检查上笔预付款是否回货，请款金额的回货达成率为70%以上。（3）品采经理（营采经理）要检查上笔货物的税票是否交回（上月请款的单据在本月15日前交回，回票时限45天）（4）总部财务中心根据品采经理备案的月度资金预算报表审核付款在月度预算范围内，是否由事业部总经理确认，并且上笔货款已达到回货的达成率后支付货款。（5）事业部总经理对烟草的订货单品的数量、