店铺报销处理流程说明书2015.7.27.doc

店铺报销处理流程说明书（试行）流程名称：店铺报销处理流程流程编号：流程版本：流程主导部门：财务部流程参与部门：销售管理部、各办事处最后更新时间：绘制：葛孜 审核： 林洁、陈总审批：检查、考评部门/岗位： 财务部（1）适用范围：本流程适用于公司所有店铺，店铺费用报销审批的整个过程。（2）流程目的：为了规范店铺日常借款及费用报销活动，规范各环节参与部门/单位的职责，及相关输出成果。（3）流程关键控制点： 01步骤：接收店铺报销单及店铺报销明细表营运专员所提交店铺报销单据及店铺报销明细表按流程说明执行，这是整体审核时间保证的关健点；03步骤：报销费用营销中心审批。初审本部门人员日常借款或费用报销单据时，一定要确定是否是预算内费用，以便控制费用合理发生；若不在月度资金预算内，是否已OA走超预算报销申请流程，以便公司预算管理制度的贯彻执行； 06步骤：费用会计审核店铺报销在费用审核过程中，费用填写规范附件签批完整都是决定整体报销流程时限的关健点，尽量减少03步骤退单处理的发生率；4）流程图4.1预算内报销流程4.2预算外费用审批流程（5）流程图描述序号操作步骤责任部门/岗位步骤描述输出成果时限要求IT支持步骤填写店铺费用报销单店铺文员1、单据归类：同一事项单据单月单店汇总报销；2、填写规范：用途栏不得用补贴及自营费用（用途填写需按发票内容填写）备注栏可填写领款人，开户行信息及领款人卡号、金额填写规范；3、发票要求：所有报销单据均需发票，如实在无法取得发票可用其他票代替（不得用米油盐等）用途栏按发票内容分类填写，发票名称应为公司全称；店铺报销POP、传真费、复印费原则上需有正式发票；没有正式发票用收据报销的金额需在100元以下；4、报销及领款人,报销及领款人需一致，一家店只允许一人报销，如有多人垫付，请内部协调转交。5、报销附件：快递费需要快递清单、寄客户需附小票；织补费、促销费需要照片；大型活动需大型促销活动申请表；会议费需照片及会议纪要；调拨如超10KG以上需打车，需调拨单据；出差需要出差记录表；打车须在出租车票背面空白处，写明乘坐原因起止地点；快递报销时财务仅接收快递存根联当作证明；存根联要有金额，如有涂改以最低金额为据店铺报销单及报销明细表1号/月步骤填写店铺费用报销单店铺文员6、话费报销严格按照店铺电话费、宽带费标准执行，宽带费按实报销，电话费一线城市200元/月，二线城市150元/月，三线城市140元/月；7、报销单必须用黑水笔书写，用胶棒粘贴附件，禁止使用其他颜色的圆珠笔、铅笔填写，禁止钉子钉发票，禁止使用任何形式在报销凭证上进行涂改，否则，将视为无效单据。8、粘贴发票时要求将发票按“从下至上、从右至左、先小后大、先短后长”的次序，整齐有序排列，均匀合理分布于整张报销单上，每张粘贴单上张贴的发票不应过多；差旅费报销单粘贴第一页粘贴车船票、订票费、保险、退票费，第二页粘贴住宿费、第三页粘贴公交车票、打的票、地铁票、机场建设费等；当所附单据的面积大于报销单面积时，请将这些单据折叠到报销单大小直接粘贴在报销单后即可。店铺报销单及报销明细表1号/月步骤办事处主管汇总审批办事处主管1、 办事处主管人员对费用的真实、合理、必需性进行审核，审批人员应对所批准的现金支付业务的真实性承担全部责任对于报销单据填写的合规性和完整性进行初步审核；2、 对于替代票的合规性和整体单据的完整性进行审核；3、 审核费用是不是规合公司标准及规定，如差旅及话费等；4、 其他公司要求规定的执行，如打车、会议费、快递报销规定等；店铺报销单及汇总报销明细表3号/月步骤分公司经理审批分公司经理1、 分公司经理对费用的真实、合理、必需性进行审批，审批人员应对所批准的现金支付业务的真实性承担全部责任；2、 对区域费用是否附合标准进行审批；3、 对相关费用审批的流程是否完备进行审批，如：促销费需要照片大型活动需大型促销活动申请表；4、 店铺促销费用报销票据，原则上应提供正规相关票据报，若是确实无法取得正规票据，需按超标准流程报批。5、 对整体费用和预算额度进行审批，费用是否在预算范围内；在费用使用、固定资产购置等资金支付前，必须有相应的预算。预算不足或没有预算原则上不能进行费用使用、固定资产购置等资金支付；店铺报销单及汇总报销明细表5号/月步骤超预算审批营销中心副总1、 追加日常预算：预算1-10%，预算追加审批；2、 追加项目：预算5-10%且金额1万以内，项目追加审批；3、 其他超预算或无预算费用审批；超预算审批意见营销中心总经理1、 追加日常预算：预算10-20%，预算追加审批；2、 追加项目：预算10-20%且金额5万以内，项目追加审批；其他超预算或无预算费用审批；超预算审批意见公司总经理1、 追加日常预算：预算20%以上，预算追加审批；2、 追加项目：预算20%且金额5万以上，项目追加审批；其他超预算或无预算费用审批；超预算审批意见步骤归口部门审批相关部门经理1、 固定资产定义及相关规定参见固定资产管理制度，走OA流程模板表单（固定资产申请审批表）固定资产及低值易耗品归口行政部门审批；2、 项目定义及相关规定参加项目管理办法，走OA流程模板表单（项目申请审批表），根据项目审批表相关部门领导归口审批；3、 店铺拆柜费需提供拆柜人员身份证电子照正反面，填写临时人员电话、，收款收条，此费用由人力资源部归口审核；4、 店铺购买鲜花等装饰品需事先申请并有金额限制，具体情况按归口部门标准；（如按陈列标准执行需陈列归口审批）；5、 商场节假日或店庆、会员活动日、重大节日等布置费（如企划发起需企划归口审批）；6、 有特殊原因票面金额超出相关标准的，走OA表单（费用支出超标流程），审核通过后方可报销。归口单据签批7号/月步骤费用会计审核费用会计1、 核对费用报销明细表和报销单据，区域汇总签收；（要求费用报销明细表和所提交的费用明细需按区域按公司顺序对应排列，否则无法完成当月8个工作日时限要求）2、 费用报销明细表内容及格式符合财务规定和要求，信息是否齐全；3、 审核经手人提交的原始凭证和费用金额是否一致；4、 报销单据填写粘贴是否合合公司要求；5、 报销发票必须正规合法，内容齐全，正确无误，不得涂改； 6、 资料附件是否符合公司规定；7、 各项签批流程及归口签批是否完整；8、 费用额度是否正确，整体费用和预算比例；费用报销明细汇总表；8个工作日退单营运专员1、 营运专员邮件签收费用会计提交的店铺报销退单；2、 根据公司要求把不合规的退单修订完整再次提交；退单