教程兖矿东华合同管理操作手册.doc

兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 1 兖矿东华兖矿东华 NCNC 合同管理系统合同管理系统 用户操作手册用户操作手册 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 2 目目 录录 第一章第一章系统登陆系统登陆4 1. I E 配置配置.4 1.1. 确认 IE 版本.4 1.2. IE 的安全设置.5 2. 登录登录 NC.6 2.1. 安装 JAVA 小程序 6 2.2. NC 登录.6 2.3. 输入用户名和密码.7 2.4. 修改密码.7 第二章第二章系统概述系统概述8 2.1概述.8 2.2基础设置.8 2.3日常业务.8 2.4查询统计.9 第三章第三章业务流程图业务流程图9 3.1采购合同业务流程.9 3.1.1采购部门认款流程9 3.1.2采购合同业务流程10 3.2销售合同业务流程.11 3.2.1销售部门认款流程11 3.2.2销售合同业务流程12 第四章第四章操作说明操作说明13 4.1基础设置.13 4.2合同类型定义.13 4.3合同条款定义.14 4.4合同费用定义.17 4.5日常业务.18 4.5.1销售认款19 4.5.2采购认款22 4.5.3采购合同23 4.5.4销售合同30 4.5.5销售合同收款预警33 4.5.6查询统计34 合同明细34 .1采购合同明细35 .2销售合同明细37 合同汇总37 .1采购合同汇总37 .2销售合同汇总38 合同执行情况明细39 .1采购合同执行明细查询39 .2销售合同执行明细40 合同执行情况汇总40 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 3 .1采购合同执行情况汇总查询40 .2销售合同执行情况汇总查询42 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 4 第一章第一章 系统登陆系统登陆 1. I E 配置配置 1.1. 确认确认 IE 版本版本 打开 IE，进入帮助关于 Internet Explorer，确定 IE 浏览器版本应为 6.0 或以上。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 5 1.2. IE 的安全设置的安全设置 打开 IE，请修改工具菜单下的“Internet 选项”中的“安全”页签： 修改上图的,启用 ACTIVEX 控制和插件。 然后再点击“站点”把兖矿集团服务器地址 6 添加到可信站点中，如 下图。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 6 2. 登录登录 NC 2.1. 安装安装 JAVA 小程序小程序 根据上述更改 IE 设置后，第一次登录的时候，在输入培训服务器或正式服务 IP 地址 后，可以由系统自动下载安装此 JAVA 小程序，也可直接安装。 2.2. NC 登录登录 在 IE 浏览器中输入服务器地址，回车即可。在打开的界面上点击 UFIDA-NC。 注意：为了方便，可以把服务器地址进行收藏，也可建立快捷方式。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 7 2.3. 输入用户名和密码输入用户名和密码 点击“公司”后面的放大镜标志，在弹出的公司目录中选择自己所在公司后，输入用 户及密码点击登陆。 2.4. 修改密码修改密码 各位操作员在登陆系统后，请第一时间修改自己的密码，在主界面的帮助下拉菜单 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 8 中，点击用户口令，输入原密码、新密码和确认新密码后，点确定。 第二章第二章 系统概述系统概述 2.1概述概述 本次东华的合同管理系统是在兖矿集团现有 NC 财务系统的架构上，构建东华公司 及下属公司统一合同管理体系，实现： 1、 提供合同录入功能，本公司录入合同后自动形成合同台账及其他统计报表。 2、 提供合同收付款功能，支持联查合同的每一笔收付款情况。 3、 实现东华公司对下属所有公司的合同信息、合同收付款信息的实时查询与监控。 4、 建立东华公司针对下属公司合同管理的多维度统计报表。 5、 针对销售类合同提供按照日期进行收款预警的功能。 2.2基础设置基础设置 对合同管理中需要的一些档案信息进行设置，是合同的基础，主要包括合同类型设置、 合同条款设置和合同费用设置。 2.3日常业务日常业务 对合同进行管理，主要完成合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、废止、 终 止及查询、预收/付款等功能。合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条 款、合 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 9 同费用、合同大事记、变更历史和执行过程。 2.4查询统计查询统计 对采购合同、销售合同及其执行情况进行明细、汇总查询，主要包括合同明细查询、 合同汇总统计、合同执行情况明细、合同执行情况汇总四个查询。 第三章第三章 业务流程图业务流程图 3.1采购合同业务流程采购合同业务流程 3.1.1 采购部门认款流程采购部门认款流程 付款确认流程 付款结算单录入采购部门认款合同付款录入 审核付 款单后 自动确 认合同 付款金 额 审核 自由状态的 付款结算单 付款结算单 查看 确认该笔付 款归属哪份 合同 查看 保存 财务录 入付款 结算单 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 10 3.1.2 采购合同业务流程采购合同业务流程 NC合同管理采购流程 合同录入合同审核付款录入付款复核 财务录 入付款 单 生效 终止状态的 合同 自由状态的 付款单 自由状态的 合同 审核状态的 合同 终止 生效状态的 合同 弃审 审核 审核状态的 付款单 保存 录入合 同 保存 业务 部门 审核 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 11 3.2销售合同业务流程销售合同业务流程 3.2.1 销售部门认款流程销售部门认款流程 收款确认流程 收款结算单录入销售部门认款合同收款录入 收款单 审核后 自动确 认合同 收款金 额 审核 自由状态的 收款结算单 收款结算单 查看 确认该笔收 款归属哪份 合同 查看 保存 财务录 入收款 结算单 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 12 3.2.2 销售合同业务流程销售合同业务流程 业务流程图业务流程图 NC合同管理销售流程 收款单复核收款单录入合同审核合同录入 财务录 入收款 单 终止状态的 合同 录入合 同 保存 审核 审核状态的 合同 终止 审核 自由状态的 合同 弃审 自由状态的 收款单 保存 生效 生效状态的 合同 业务部门确 认收款属于 哪份合同后 审核收款单 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 13 第四章第四章 操作说明操作说明 4.1基础设置基础设置 合同的基础设置主要包括合同类型设置、合同条款设置和合同费用设置。用户应该在 录入期初合同之前完成合同的基础设置工作，这样设置完整的内容可以为日常合同做参照。 4.2合同类型定义合同类型定义 定义合同类型档案，可以为合同输入提供合同类型的参照内容。 在主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同类型定义】 ，系统将弹出 “合同类型定义”的浏览窗口。定义完整的合同类型可以为其它输入操作提供合同类型的 参照内容。 如下图 4.2-1 所示。 图 4.2.-1 操作说明 1、 如何增加合同类型 进入界面，单击增加，表体数据项下面会新增一行，进行类型定义。类型输入完毕后， 单击保存按钮，将新增内容保存。 2、 如何修改合同类型 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 14 选定要修改的行，单击修改可以对该行的内容执行修改操作，具体操作请参照新 增合同类型。 3、 如何删除合同类型 选择要删除的记录后，单击删除并确认系统提示后，可以对该记录执行删除 操作。 4、 项目说明 合同类型编码：输入类型编码，系统限长两位，不能为空。 合同类型名称：输入类型名称，不能为空。 合同分类：选择输入，可选项有：采购合同、销售合同、其他合同。 （备注：本次东华 的合同管理只有采购合同和销售合同，增加合同类型时不要选择其他合同） 收付方向：收或付，收代表销售合同，付代表采购合同。收付方向根据合同分类变化， 但采购合同和销售合同的收付方向不能修改。 存货控制方式：选择空即可。 非空项控制：选择输入，可选项有：单价、数量、金额、单价+数量、单价+ 金额、 数量+金额、单价+数量+金额，表示合同保存时需要检查哪些项目非空，例如选择“数量+ 金额”表示合同中的数量、金额栏目为空时合同不能保存。只有在存货控制方式里选择了 存货合同以后才可以在数据控制方式里选择单价、单价+数量、单价+金额、单价+数量+金 额。 订单控制方式：选择不控制即可。 是否严格控制订单、订单容差控制比例两项不需要操作。 备注：需要说明的文字，可以为空。 注意注意 如合同类型已经被引用，则不能被删除。如合同类型已经被引用，则不能被删除。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 15 4.3合同条款定义合同条款定义 在主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同条款定义】 ，系统将弹 出 “合同条款定义”的浏览窗口。该窗口有两个页签，合同条款类型定义和合同条款 定义， 二者是前后相继的关系，必须先定义了合同条款类型，才能再定义合同的条款内容。 条款类型页是单表界面，表体是定义完毕的条款类型；条款内容页是左树右卡片的 界 面，界面左边的树的结点是上个页面定义好的合同条款类型的名称，右边是条款 内容的编 辑区。 如下图 4.3-1 所示。 图 4.3-1 操作说明 1、 如何增加条款类型 进入合同条款类型界面，单击增加按钮，表体数据项下面会新增一行，进行类 型 定义。类型输入完毕后，单击保存按钮，将新增内容保存，如果点击取消，则放 弃保存。 2、 如何修改条款类型 选中表内的条款类型行，单击修改可以对内容执行修改操作，修改完毕点击保 存，系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。 3、 如何删除条款类型 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 16 只有没有条款内容的条款类型才可以被删除。选择要删除的行记录后，单击删除， 该行记录如果没有被引用则会被删除，此时您还需要点击保存按钮，系统会提示是否 确认删除信息，确认系统提示后，该记录的删除操作才完成。如果点击取 消而不是 保存，该条记录则被恢复。删除条款类型只能在合同条款类型界面 下进行。 4、 如何增加合同条款 增加合同条款必须在条款类型录入完毕后进行。切换到合同条款内容页面，选中界面 左边相应的条款类型名称，点击增加按钮，在界面右边的编辑区内进行条款 编码和内 容的定义，编码和内容为必输项。输入完毕后，单击保存按钮，输入 的内容会得到保 存，该条款的编码也增加到左边类型树的相应类型下。如果不想保 存新增内容，点击取 消即可。如图 4.3-2 所示 图 4.3-2 5、 如何修改合同条款 选中编辑区内要修改的内容，单击修改可执行修改操作。修改完毕点击保存， 系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。 6、 如何删除合同条款 只有没有被合同的条款页签引用的条款才可以被删除。在编辑区选择要删除的内容 后， 如果该条条款内容没有被合同引用则会被删除，此时您还需要点击保存按 钮，系统会 提示是否确认删除信息，确认系统提示后，该记录的删除操作才完成。 如果点击取消 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 17 而不是保存，该条记录则被恢复。 7、 项目说明 条款类型编码：输入条款类型编码，系统限长四位，不能为空。 条款类型名称：输入条款类型类型名称，不能为空。 合同条款编码：输入条款的编码，系统限长四位，不能为空。 合同条款名称：可输可不输。 合同条款内容：条款具体的内容，不能为空。 备注：需要对条款进行说明的文字。 注意注意 合同条款和条款类型如果被引用，不可删改。合同条款和条款类型如果被引用，不可删改。 在合同条款的界面下，不可删除左边树结点的合同条款类型。在合同条款的界面下，不可删除左边树结点的合同条款类型。 删除条款类型只能在合同条款类型的页签下。删除条款类型只能在合同条款类型的页签下。 4.4合同费用定义合同费用定义 合同费用是指为签订合同的所发生的费用，在此结点下完成对其的设置。 主菜单中单击【合同管理】-【基础设置】的子菜单【合同费用定义】 ，系统将弹 出 “合同费用定义”的浏览窗口。定义完整的合同费用可以为其它输入操作提供合同 费用的 参照内容。如图 4.4-1 所示。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 18 图 4.4-1 操作说明 1、 如何增加合同费用 进入界面，单击增加按钮，表体数据项下面会新增一行，进行费用定义。您可 以 输入费用编码和对应的费用名称，输入完毕后，单击保存，将新增内容保存， 如果没 有保存，返回时系统会提示“数据已变动，是否确定退出” 。如果点击取消， 则放弃 保存。 2、 如何修改合同费用 选定修改内容，单击修改可以对表内的内容执行修改操作，修改完毕点击保 存 ，系统将修改的内容进行保存，如果点击取消，则取消更改。 3、 如何删除合同费用 选择要删除的记录行后，如果该条费用记录没有被合同引用则会被删除，此时您还 需 要点击保存按钮，系统会提示是否确认删除信息，确认系统提示后，该记录 的删除操 作才完成。如果点击取消而不是保存，该条记录则被恢复。 4、 项目说明 费用编码：输入费用编码，系统限长四位，不能为空。 费用名称：输入费用名称，不能为空。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 19 备注：需要对费用项目进行说明的文字。 注意注意 如合同费用已经被引用，则不能被删除。如合同费用已经被引用，则不能被删除。 4.5日常业务日常业务 完成销售收款、采购付款的认款，日常合同的录入、保存、审核、变更、冻结、废止、 终止及查询等功能。合同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条款、合同费用、合 同大事记、合同变 更和执行过程。 “合同基本”的表头主要是合同编码、名称、类型、客 商、生效失效 日期等辅助信息，表体是有关存货的详细信息，表尾是制单人姓名及日期等。 合同的其他信息在五个页签中反映。在“合同基本”的信息录入完毕之前，其他五个页签 是置灰的，只有在主页签保存成功后，才可以进行其他五个页签的录入。日常业务针对合 同类型不同分为采购合同、销售合同。 4.5.1 销售认款销售认款 销售认款完成财务收到款后录入收款结算单，销售部门查看收款单并审核认款的流程。 操作说明 1、 录入收款结算单 财务收到客户的回款后录入收款结算单，打开【财务会计】-【现金管理】-【日常业 务】-【收款结算单】节点，打开收款结算单主界面，点击【增加】-【自制单据-现金管理 通用流程】 ，新增一张收款结算单，点击【行操作】-【增行】增加一行表体，录入相关信 息后保存即可，如下图 4.5.1-1 所示： 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 20 图 4.5.1-1 备注：为了操作方便，可以将本人日常常用的功能节点设置快捷方式，在需要设置快 捷方式的节点上（以销售合同为例）点右键，在弹出的菜单中点击创建快捷方式，如图图 4.5.1-2 所示，在弹出的对话框中可以修改快捷方式名称，点击确定后即可将此功能节点添 加到【我的工作】中，如图图 4.5.1-3 所示，后再打开【销售合同】节点时就可以从【我的 工作】中直接打开，比较方便，其他功能节点都可以参照此方式设置。 图 4.5.1-2 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 21 图 4.5.1-3 2、 销售部门认款 销售部门具有收款结算单查看权限的人员可以从系统登陆后的主界面图【消息中心】 中的【待办事务】中查看到财务录入的收款结算单，如下图 4.5.1-4 所示： 图 4.5.1-4 双击打开一张收款结算单，在弹出的“单据管理”界面上点击“结算信息” ，然后选中 单据表体行，再点击“回写合同” ，在弹出的对话框中点击“增行” ，然后在增加的表体行 中点击放大镜，点击后会弹出“合同参照”对话框，对话框框中的合同表体全部为处于生 效状态且客商为收款结算单中录入的客商对应的销售合同，如图 4.5.1-5 所示，选择好合同 并录入收款金额后点击保存即可。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 22 备注：“回写合同”节点录入的合同总金额必须等于此收款结算单的总收款金额，鉴 于日常业务中有收款超过合同金额的情况，此处录入的合同收款总金额允许超过合同的总 金额 图 4.5.1-5 上图中录入“回写合同”金额并保存后再点击“单据”节点，然后点击“审核操作”菜单 中的“审核”按钮，将此收款结算单审核，如图 4.5.1-6 所示，单据审核后“回写合同”中 录入的合同收款金额即可传递到销售合同中的“累计收款金额”中去，如图 -4 所示。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 23 图 4.5.1-6 图 4.5.1-7 4.5.2 采购认款采购认款 采购认款完成财务付款后录入付款结算单，采购部门查看付款结算单并审核认款的流 程。 操作说明 1、录入付款结算单 财务付款后录入付款结算单，打开【财务会计】-【现金管理】-【日常业务】-【付款 结算单】节点，打开付款结算单主界面，点击【增加】-【自制单据-现金管理通用流程】 ， 新增一张付款结算单，点击【行操作】-【增行】增加一行表体，录入相关信息后保存即可。 具体可参照上述“录入收款结算单”操作说明。 2、采购部门认款 采购部门具有付款结算单查看权限的人员可以从系统登陆后的主界面【消息中心】中 的【待办事务】中查看到财务录入的付款结算单，双击所要查看的单据即可打开付款结算 单进行查看，确认这笔付款是属于哪笔合同的付款后点击单据上的审核即可审核这张单据。 具体可参照上述“销售部门认款”操作说明。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 24 4.5.3 采购合同采购合同 进入主菜单中【合同管理】的子菜单【日常业务】 ，单击【采购合同】系统将弹出 “采购合同”的浏览窗口。如图 4.5.3-1 所示。 图 4.5.3-1 操作说明 1、 如何增加合同 单击增加按钮，在下拉列表中选择自制， 系统变为可编辑状态，可以进行合 同的各种详细信息输入，增加表体内容时，单击行操作 下的增行，表体会自动增 加一行。输入完毕后，单击保存，将新增内容保存，系统将提示：“保存成功！” 增加表体内容时，也可通过行操作下的卡片编辑按钮（或者鼠标右键下选 择 卡片编辑按钮） ，系统弹出包含表体所有字段的一张卡片，在该张卡片中可 以录入相 关内容。如图 4.5.3-2 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 25 图 4.5.3-2 2、 如何查询合同 打开【采购合同】节点后，点击【查询】菜单，在弹出的【查询条件】对话框中 输入相应查询条件后点击“确定”即可查询到所需的销售合同，如图图 4.5.3-3 所 示： 图 4.5.3-3 3、 如何修改合同 处于自由状态的合同才可以被修改，选中要修改的合同，单击维护菜单下的修 改，可以对其进行修改。 选中行后系统自动显示不同的背景色，取消选中后，自动恢复 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 26 为非选中行的背景色。 4、 如何删除合同和合同行 处于自由状态下的合同才可以被删除。删除整张合同，在维护按钮的下拉列表 中 单击删除，系统提示“是否确定要删除？” ，选择“确定”后，系统将删除整张合同； 删除合同行，在选择要删除的合同行，单击行操作菜单下的删行并确认系 统提示 后，可以对该行记录执行删除操作。 5、 如何审核合同 查询出需要审核的合同，切换到列表状态，单击审核按钮，确认系统提示后， 合 同状态变为审核状态。 系统支持批审核，在列表状态选中一批合同后点击审核可以对 一批合同进行审核。也可以选中一份合同点击卡片显示，直接到合同卡片里审核。 6、 如何使合同生效 审核后的合同到达生效日期时，点击执行菜单下的生效，确认系统提示后， 合同状态变为生效状态。 7、 如何变更合同 合同审核后如果需要修改合同可以使用合同变更功能，单击执行菜单下的合同 变更，对合同内容进行变更，保存后形成新版本的合同，同时生成一个变更记录记录在 变更历史页签下，变更记录包括变更人、变更原因、变更日期等内容，以备查考。 8、 如何冻结合同 查询出需要冻结的合同，点击执行菜单下的冻结，确认系统提示后， 合同状 态变为冻结状态。冻结后的合同不能被引用和进行除解冻以外的其他后续操作。 9、 如何解冻合同 查询出需要解冻的合同，点击执行菜单下的解冻，确认系统提示后， 系统将 合同恢复到“生效”状态。 10、如何手工终止合同 在合同生命期间，比如双方有法律效力的解除合同，确实需要终止合同，可以执行手 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 27 工终止。进入要手工终止的合同界面，点击执行菜单下的终止，确 认系统提示后， 合同状态变为终止状态。合同手工终止后不可以撤消终止，请用户慎用此功能合同手工终止后不可以撤消终止，请用户慎用此功能。不完全确 定的情况下建议使用冻结。合同失效日期到达时合同执行完毕则自动终止，自动终止的合 同不能撤消终止。 11、如何使用辅助查询 在合同信息维护界面选中需要联查的合同单据后，单击菜单栏辅助查询下的付 款执行情况，在弹出的查询条件对话框中设置好查询条件后点击确定则系统显示采购合 同的付款情况。 12、如何使用条款页签 在【合同基本】面签的内容没有保存之前， 【合同条款】页签是置灰的。只有保存了 【合同基本】面签的内容， 才能对【合同条款】页签进行操作。合同的详细条款内容在 【合同条款】页签下录入。单击【合同条款】 页签，切换到合同条款的页面。单击【修改】 ，然后单击【增行】 ，表体增加一行， 进行合同条款的录入。条款类型字段是可以参照的 输入条款编码，条款内容应带出(如果有条款名称也应带出)。增加完毕点击【保存】 ，此行 记录得到保存。 【取消】 则放弃保存。若想删除行记录，需选中行点击【删行】 ，经系统确 认后删除。修改记录后点击【保存】 ，放弃修改请点击【取消】 ，如图 4.5.3-4 所示： 图 4.5.3-4 合同审批后仍然可以修改合同条款内容。合同冻结、终止后不能修改合同条款。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 28 13、如何使用费用页签 在合同主表的内容没有保存之前，费用页签是置灰的。只有保存了合同主表的内容， 才能对费用页签进行操作。合同的费用发生情况在费用页签下录入。单击“合同费用” 页 签，切换到合同费用的界面。单击修改，然后单击增行，表体增加一行，进行合 同费用的录入，输入费用编码，带出费用名称，此时您可以进行费用金额的录入，增加完 毕点击保存，此行记录得到保存。取消则放弃保存。 若想删除行记录，需选中行 点击删行，经系统确认后删除。修改记录后点击保 存，放弃修改请点击取消， 如图 4.5.3-5 所示： 图 4.5.3-5 合同审批后仍然可以修改合同费用记内容。合同冻结、终止后不能修改合同费用。 14、如何使用大事记页签 在合同主表的内容没有保存之前，大事记页签是置灰的。只有保存了合同主表的内 容， 才能对大事记页签进行操作。合同的大事记在大事记页签下录入，单击【合同大事记】页 签，切换到合同大事记的页面，单击【修改】 ，然后单击【增行】 ，表体 增加一行，进行合 同大事记的录入，输入大事记编码和大事记内容，增加完毕点击 【保存】 ，此行记录得到 保存， 【取消】则放弃保存。若想删除行记录，需选中行，点击【删行】 ，经系统确认后删 除。修改记录后点击【保存】 ，放弃修改请点击【取消】 。 合同审批后仍然可以修改合同大 事记内容，如图 4.5.3-6 所示： 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 29 图 4.5.3-6 合同冻结、终止后不能修改合同大事记。 15、如何使用变更历史页签 在【变更历史】页签中记录合同的变更历史，每次合同变更后都会在本页签中增加一 条变更记录。合同变更后可以记录变更原因、备注信息，单击【变更历史】页签，切换到 合同变更记录的页面，选中变更记录后单击【修改】 ，录入变更原因、备注信息 后，点击 【保存】 ，变更记录得到保存， 【取消】则放弃保存，如图 4.5.3-7 所示： 图 4.5.3-7 16、如何使用执行过程页签 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 30 合同生效后的执行过程在此页面记录。单击“执行过程”页签，切换到执行过程记录 的页面。系统显示自动记录的生效、冻结、解冻和终止日期。 17、如何进行文档管理 使用【辅助功能】的【文档管理】 ，可以对该合同的相关文档进行管理，能实现合同文 档的上传和下载。注意： 当采购合同处于正在审批、审批、生效、关闭状态时， 【文档管 理】中的删除按钮 不可用。 4.5.4 销售合同销售合同 主要完成销售合同的录入、保存、审核、生效、变更、冻结、终止及查询等功能。 合 同的录入界面分为六个页签：合同基本、合同条款、合同费用、合同大事记、变更历史和 执行过程。主页签【合同基本】的表头主要是合同编码、名称、类型、客商、 生效失效日 期等辅助信息，表体是有关合同金额和合同收款的信息，表尾是制单人姓名及日期等。合 同的其他信息在五个页签中反映。在主页签合同管理的信息录入完毕之前，其他五个页签 是置灰的，只有在主页签保存成功后，才可以进行其他页签内 容的录入。 在主菜单中单击【合同管理】的子菜单【日常业务】下的【销售合同】 ，系统将弹 出 “销售合同”的浏览窗口。如图 4.5.4-1 所示： 图 4.5.4-1 操作说明 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 31 1、 如何手工自制增加合同 单击增加-自制按钮，系统变为可编辑状态，可以进行合同的各种详细信息输入， 增加表体内容时，单击行操作下的增行，表体会自动增加一行。输入完毕后，单 击保存，将新增内容保存，系统将提示：“保存成功！” ，单击维护-取消， 系统将放弃保存新增内容。 增加表体内容时，也可通过行操作下的卡片编辑按钮（或者鼠标右键下选择 卡片编辑按钮） ，系统弹出包含表体所有字段的一张卡片，在该张卡片中可 以录入相 关内容。 注：在实际操作时，行操作下的按钮功能和鼠标右键下的按钮功能是一致的。 2、 如何修改合同 处于自由状态的合同才可以被修改，选中要修改的内容，单击维护菜单下的修 改，可以对其进行修改。选中行后系统自动显示不同的背景色，取消选中后，自动恢复 为非选中行的背景色。 3、 如何复制合同 在合同的列表和卡片界面对已存在的合同单击维护-复制，系统自动生成一个 和选中 合同内容相同的合同，显示新生成的合同的卡片界面，将合同号和合同名称清空。 合同复制时，不仅仅复制合同基本的内容，同时复制合同条款的内容。合同复制时， 保存 “合同基本”页签信息后，自动进入“合同条款”页签，可以对复制的条款信息进 行维护。 4、 如何删除合同和合同行 处于自由状态下的合同才可以被删除。删除整张合同，在维护菜单下单击删除 ，系统提示“是否确认要删除？” ，选择“是”后，系统将删除整张合同；删除合同行，在 选择要删除的合同行，单击行操作菜单下的删行后，可以对该行 记录执行删除操 作。 5、 如何审核合同 查询出需要审核的合同，点击审核按钮，确认系统提示后，合同状态变为审核 状 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 32 态。 6、 如何使合同生效 审核后的合同正式执行时，点击执行菜单下的生效，确认系统提示后，合同 状态变为生效状态。 7、 如何变更合同 生效后的合同如果需要修改只能进行合同变更，单击执行菜单下的变更， 修 改合同内容后保存，合同号不变，版本号自动加一形成新版本的合同，同时在变 更历史页 签中增加一条变更纪录。 8、 如何冻结合同 查询出需要冻结的合同，点击执行菜单下的冻结，确认系统提示后，合同 状 态变为冻结状态。 冻结后的合同不能被引用和进行除解冻以外的其他后续操作。 9、 如何解冻合同 查询出需要解冻的合同，点击执行菜单下的解冻，确认系统提示后， 系统将 合同恢复到“生效”状态。 10、如何终止合同 合同执行完毕后或在合同生命期间，确实需要终止合同，可以执行终止操作。进入要 终止的合同界面，点击执行菜单下的终止，确认系统提示后，合同状态变为终止 状态。终止的合同不可以撤消终止，请用户慎用此功能终止的合同不可以撤消终止，请用户慎用此功能。不完全确定的情况下建议使用冻 结。 11、如何使用辅助查询 在合同信息维护界面选中需要联查的合同单据后，单击菜单栏辅助查询下的收 款执行情况，在弹出的查询条件对话框中设置好查询条件后点击确定则系统显示销售合 同的收款情况。 12、如何使用合同条款页签 在合同主表的内容没有保存之前,条款页签是置灰的。只有保存了合同主表的内容, 才 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 33 能对条款页签进行操作。合同的详细条款内容在条款页签下录入。单击“合同条 款”页签， 切换到合同条款的页面。单击修改，然后单击增行,表体增加一行,进行合同条款的 录入。条款类型字段是可以参照的,输入条款编码,条款内容应带 出(如果有条款名称,也应带 出)。增加完毕,点击保存,此行记录得到保存。取 消则放弃保存。若想删除行记录, 需选中行,点击删行 ,经系统确认后删除。修改记录后点击保存,放弃修改请点击 取消。 13、如何使用合同费用页签 在合同主表的内容没有保存之前,费用页签是置灰的。只有保存了合同主表的内容, 才能对费用页签进行操作。合同的费用发生情况在费用页签下录入。单击“合同费 用“ 页签,切换到合同费用的界面。单击修改，然后单击增行,表体增加一行, 进行 合同费用的录入。输入费用编码,焦点离开带出费用名称。此时,您可以进行费 用金额 的录入。增加完毕,点击保存,此行记录得到保存。取消则放弃保存。 若想删 除行记录,需选中行,点击删行 ,经系统确认后删除。修改记录后点击保 存,放弃 修改请点击取消。 14、如何使用合同大事记页签 在合同主表的内容没有保存之前,大事记页签是置灰的。只有保存了合同主表的内容, 才能对大事记页签进行操作。合同的大事记在大事记页签下录入。单击“合同大事 记“页签, 切换到合同大事记的页面。单击修改，然后单击增行,表体增加一 行,进行合同大 事记的录入。输入大事记编码和大事记内容,增加完毕,点击保存, 此行记录得到保存。 取消则放弃保存。若想删除行记录,需选中行,点击删行 , 经系统确认后删除。修改 记录后点击保存,放弃修改请点击取消。 15、如何使用变更历史页签 在变更历史页签中纪录合同的变更历史，每次合同变更后都会在本页签中增加一条 变 更纪录。合同变更后可以记录变更原因、备注信息，单击“合同变更“页签，切换到合同变 更记录的页面，选中变更纪录后单击修改，录入变更原因、备注信息 后，点击保存 ，变更纪录得到保存，取消则放弃保存。 16、如何进行文档管理 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 34 使用辅助功能的文档管理，可以对该合同的相关文档进行管理，实现文档的 上传上载功能。注意： 当销售合同处于正在审批、审批、生效、关闭状态时， “文档管理” 中的删除按钮 不可用。 4.5.5 销售合同收款预警销售合同收款预警 合同收款协议预警：按照销售合同中的预计收款日期对即将到期的收款进行预警 ，设 置的预警提示期为预计收款日期的提前 2 天预警。如果有超过预警提示期的合同还没有收 款则系统会在消息中心的预警信息中给予预警提示，如图 4.5.5-1 所示： 图 4.5.5-1 双击上图中的“合同收款预警” ，即可打开预警信息，如下图 4.5.5-2 所示： 图 4.5.5-2 4.5.6 查询统计查询统计 查询统计主要包括合同明细查询、合同汇总统计、合同执行情况明细、合同执行情况 汇总四种查询，每种又分为采购合同与销售合同两类。前两种是对企业内签订的合同情况 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 35 的查询，后两种是通过对采购付款、销售收款情况的查询得到合同的执行情况。对采购合 同与销售合同的操作相同只是使用者不同，这里详细介绍采购合同的处理。 合同明细合同明细 合同明细查询包括采购合同明细和销售合同明细两个子节点。这两个明细查询是对合 同的具体内容进行查询，查询结果以列表的形式显示。选中列表行，单击卡片， 系统 将显示合同的卡片界面。 .1 采购合同明细采购合同明细 在采购合同明细界面，单击查询，系统将弹出查询条件界面。该界面为单表界面， 界面主体是查询条件，界面下方是确定取消等按钮，用户可以自定义查询条件， 单击确定，查询出符合条件的合同。如图 .1-1 所示： 图图 .1-1 操作说明 1、 用户只要定义好查询条件，单击确定，将得到查询结果；单击取消则放 弃此次查询。 2、 查询结果如果是多张合同，以列表形式显示；选中列表行，切换到表单形式，可 以看到包括费用、大事记、条款在内的合同所有信息。 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 36 3、 如何增加自定义查询条件 点击查询条件对话框左侧的查询方案页签，在打开的对话框左侧点击新建 文件夹工具按钮新建一个查询文件夹，输入文件夹名称后点击确 定后保存。如下图 .1-2 所示： 图 .1-2 新建文件夹后设置好查询条件比如业务员选择“杨斌” ，然后点击右上方的保存工具按 钮，在弹出的对话框中输入查询方案名称确定后就可以保存好一个设置好的查询条件，以 后再想查询的时候就可以直接选择这个查询条件，方便日后的查询，如下图 .1-3 所 示： 兖矿集团东华有限公司兖矿集团东华有限公司 NC 合同管理操作手册合同管理操作手册 37 图 .1-3 .2 销售合同明细销售合同明细 销售合同明细查询与采购合同明细查询方式一致，请参照上面所述的采购合同明细查 询，不再描述。 合同汇总合同汇总 合同汇总查询包括采购合同汇总和销售合同汇总两个子结点。这两个汇总查询是统计 多张合同的累计数量和累计金额。 .1 采购合同汇总采购合同