管理手册(10.3.15)袁.doc

管理手册总经理致词第一章 公司概况第一节 总则第二节 公司简介第三节 组织架构第二章 员工规范第一节 员工基本规范第二节 保密守则第三章 行政管理制度第一节 员工考勤制度第二节 办公设备管理规定第三节 印章使用管理规定第四节 档案资料管理制度第五节 物资管理制度第六节 服装管理规定第七节 公务用车管理规定第八节 人事管理制度第九节 员工考评制度第十节 品质管理制度第四章 财务管理制度第一节 财务收费管理规定第二节 财务核算管理规定第三节 财务借支、报销管理规定第五章 企业文化建设第一节 爱心互助基金会第六章 岗位职责第七章 操作手册第一节 客户部操作手册第二节 秩序维护部操作手册第三节 工程部操作手册第四节 环卫管理操作手册总经理致词亲爱的各位同仁：真诚的欢迎您成为心连心物业管理公司的一员！公司深信职员是公司发展的原动力,能使公司各项工作顺利开展,创造更大的成绩,有赖各位职员共同努力。我们将尽最大努力服务社会、奉献社会；我们深信：忠诚、正直、公正无私及富有使命感是重要而不可替代的价值观念；现实的商业社会虽然要求我们不断更新求变，但即便在获取更多利益和更高效率的同时我们也不应当牺牲人类最高尚的情操，作为心连心的一员我们更应该相互勉励、彼此理解、信赖与支持！因此，具备完善的制度，使职员工作有据可依，具有重要的作用。各位职员须遵守公司各项规章制度，确保公司正常运作，为公司塑造良好形象。德阳心连心物业管理有限公司总经理：第一章 公司概况第一节 总则1.1.1 目的规范员工行为，加强队伍建设，提高全体员工的基本素质。1.1.2 适用范围公司所有部门和员工。 1.1.3 概述1.1.3. 1 为加强公司内部管理，协调各部门运作，增强员工团队意识，提高工作效率，特制订本手册。 1.1.3. 2 本手册是公司全体员工的行为准则，是各部门及项目制定相关规章制度和规范的纲领性文件，任何部门和个人应该认真遵守，不得超越和抵触。1.1.3. 3 本手册在实施过程中，可根据公司发展需要或实际情况的变化，逐步进行补充、修改和完善。1.1.3. 4 公司总体管理原则：按二室五部一分公司的管理架构层层负责，各施其职。1.1.3. 5 任何员工不得以公司名义从事违法活动，不得损害公司的名誉和利益。1.1.3. 6 对外宣传由公司统一策划。1.1.3. 7 本手册在实施过程中，如与相关法律法规相抵触时，将无条件服务相关法律法规，但其它符合法律法规规定的，将继续生效。第二节 公司简介公司于2004年2月成立，资质等级为三级,属德阳市房地产协会理事单位,德阳市物业管理专业委员会副主任单位,德阳市优秀示范小区专家评审组成员。公司目前所服务的物业类型有:中高层商住楼、多层住宅小区、工业厂区及写字楼物业。我公司曾用名是德阳新万杨物业管理有限公司，公司引进了国际上先进的物业管理经验。公司一直以来，通过认真学习成功的物业理论知识，以及结合本地物业管理市场的实际情况，对员工进行全方位的、严格的、符合国际高标准的培训，促使我公司也铸造了一批高素质的管理队伍；公司在管理服务运行过程中，依照公司宗旨“热情的服务、真情的参与、严情的管理、有情的合作”来开展各项工作；通过努力，使得公司获得了同行业和社会各界的认同。 心连心公司全体员工在“创造优美环境、提供优质服务、引进优秀人才”的企业文化感召下共同努力，开拓进取，公司着重塑造和培养一个团结、自律、向上、富有战斗力的一流的“心连心物业人”职业团队，以打造心连心物业品牌。企业理念：与业主心连心 真诚到永远企业宗旨：热情的服务 真情的参与 严情的管理 有情的合作企业精神：以质取威 以诚取信 第三节 组织架构1.3.1 公司职级对应表序号等 级岗 位序号等 级岗 位1第一级总经理6第六级副经理2第二级常务副总经理7第七级主 任3第三级副总经理、总经理助理8第八级主 管4第四级总 监9第九级管理员、队长5第五级经 理10第十级普通员工备 注1.3.2 公司组织架构行政部财务部物业管理服务部品监部拓展部总监经理行政、人力资源、物料、接待总 监经 理会 计出 纳总 监经 理副经理经 理主 任主 管经 理主 任主 管总经理常务副总经理副总、总经理助理项目物业客服中心经理、副经理、主任、主管、管理员工程维修部保安队长保洁班长绿化组会务、接待、收费组维修班长第二章 员工规范第一节 员工基本规范2.1.1 仪容仪表2.1.1. 1 衣容整洁、精神饱满。2.1.1. 2 着装整洁大方、庄重严谨；工作时间内应穿戴工作服，保持整洁，不得有破损、污渍、斑点、掉扣、脱线等现象；任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋等有损公司形象的服装；每周五及节假日管理人员可穿便装。2.1.1. 3 工作时间内必须配戴工作牌，工作牌应端正的配戴在左胸前。2.1.1. 4 皮鞋要保持干净、光亮、不准钉响底；皮鞋颜色为黑色或棕色。2.1.1. 5 男员工应每日修剪胡须，发不盖耳遮领，不得剃光头；女员工宜化淡妆，禁止浓妆艳抹，避免使用味浓的化妆品，不留长指甲（不长于指头3毫米）和涂有色的指甲油，佩带首饰不宜过多，发式简洁、自然，头发梳理整齐，不作怪异发型。2.1.1. 6 员工应保持良好的精神状态和正确的坐姿、站姿和走路姿势。2.1.1. 7 员工上班时应保持口腔清洁，上班前不吃异味食物。2.1.1. 8 员工在上班前两小时内不得饮酒（工作原因或特殊情况除外）。2.1.2 工作态度2.1.2. 1 服从领导积极主动地服从上级工作安排，虚心好学，不断创新；管理人员应主动关心员工的工作和生活，搞好团结，提升团队凝聚力。2.1.2. 2 遵章守纪自学遵守公司各项规章制度，主动维护公司权益。2.1.2. 3 正直诚实对上级领导，同事和业主（或客户）以诚相待，不得阳奉阴违。2.1.2. 4 团结协作各部门之间、员工之间要互相配合，同心协力地完成各项工作。2.1.2. 5 勤勉高效发扬勤奋踏实的精神，优质高效地完成所担负的工作任务。2.1.2. 6 客户至上认真、及时地处理客户反映的问题。2.1.3 办公规范2.1.3. 1 上班后，部门经理应带头并监督其他员工做好办公区内的卫生；临近下班前，员工应整理好办公桌面，按照要求恢复所使用的办公设施设备、档案资料，下班时关闭电器、电脑、灯、门窗等,确保各项物资安全。2.1.3. 2 办公桌面只放置工作必须品、用具，要求整洁，除水杯和级巾外不得放置生活用品和其他与工作无关的物品。2.1.3. 3 废纸、废物应及时放入垃圾桶内，不得随意丢弃。需要保密的文件或作废的文件应做出相应处理后，方可丢弃。2.1.3. 4 自觉爱护公共设施，有义务制止、举报损坏公共设施设备的行为，造成损坏、丢失、污染的，责任人应给予赔偿。故意损坏的，公司将有追究责任人相应责任的权利。2.1.3. 5 非因业务需要，不得在上班时翻阅非工作所需资料。2.1.3. 6 办公场所应保持肃静，不得大声讲话、喧哗，禁止员工在办公区域内吸烟。2.1.3. 7 不得利用外出公务期间办理私事，若有私事办理须向部门经理请示。办公室员工外出需在“外出公示栏”中明确标示。2.1.4 会议规范2.1.4. 1 每周一早上9：00点开总经理办公会，部门负责人参加；每周五下午16：00点，开公司管理层例会，全体管理人员参加；项目每周应安排全员例会（具体时间由各项目主管自行拟定，报公司行政部审批后执行），任何人员不得无故缺席。2.1.4. 2 公司例会由行政部专人负责记录，并于会议结束后整理成会议纪要；会议纪要经总经理审批后由行政部存档，并下发到各部门。项目例会由项目负责人主持并作好各项记录，参会人员应签到确认。 2.1.4. 3 部门管理人员应在每周五上午12：00点前将工作计划或工作总结交到服务部分管经理处，由服务部整理汇总。计划或总结必须实事求是，措施得当。 2.1.4. 4 与会前应做好各项准备，发言时，简洁明了，条理清晰。 2.1.4. 5 会议前应将手机设置为震动或静音状态，无特殊情况，参会人员不得中途离开会场，会议期间禁止聊天、交头接耳或做与会议无关的事情。 2.1.4. 6 参会人员应认真做好会议记录，积极贯彻执行公司会议精神和各项工作安排。2.1.5 行为规范2.1.5. 1 文明礼貌、举止大方，与人交谈双眼应平视对方，不要左顾右盼。2.1.5. 2 遇上级领导或有客来访，应立即起身相迎并问好，先请来访人员入座后，自己方可坐下；来客告辞，应起身移步相送。2.1.5. 3 站立的正确姿势应是：双脚与两肩同宽自然垂直分开，体重落在双脚上，肩平、头正、双眼平视前方、挺胸、收腹。2.1.5. 4 注意走路姿势，在楼道内行走脚步要轻，不得奔跑（紧急情况下除外）。2.1.5. 5 进入领导或其他部门办公室前，应先立门外轻叩门三下，征得同意后方入内；若进去时门是关住的，出来时则应随手将门轻轻带上。2.1.5. 6 进出办公室，应主动上前一步先拉开门请同行的客户或业主、女士或来访人员先行。坐电梯时应先进入按住电梯按钮，出门时应让随行人员先行出电梯。2.1.5. 7 对客户/业主或来访人员一视同仁，对提出的询问、疑难、要求、意见，要耐心倾听，在不违背保密制度的原则下，有问必答并做到回答准确（对自己无把握回答的应婉转地表示歉意，联系有关人员给予回答，或留下文字记录，限时予以答复）。2.1.6 语言规范2.1.6. 1 文明十字用语：“您好、请、谢谢、对不起、再见”。2.1.6. 2 工作时间与人交谈时，应控制音量，不得影响他人。2.1.6. 3 上级与下级、同事与同事、员工与业主/客户之间要礼貌相称，不可使用“绰号”类的称呼。2.1.6. 4 接听电话时，务必在电话铃响三声内接答，使用：“您好，必连心物业！”语气平和，禁用免提键接听电话，将电话内容做好记录，要点可让对方复述一遍。2.1.7 集体宿舍管理规范2.1.7. 1 员工在公司集体宿舍住宿，应自觉服从公司安排，家具与生活用品自备。2.1.7. 2 住在集体宿舍的员工应团结友爱、互相照顾。2.1.7. 3 宿舍内应保持干净、整洁。2.1.7. 4 有朋友来需要借宿的，应先与部门负责人请示，不得擅自留宿他人。2.1.7. 5 禁止在寝室里大声喧哗，高声谈笑，赌博和汹酒等影响他人的行为。2.1.7. 6 时刻做好安全工作，注意防火、防盗与用电、用气等安全。第二节 保密守则2.2.1 保密内容公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录；公司非公开的银行帐户、帐号等情况；公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；公司员工人事档案、薪资待遇、各种奖励标准等资料；招标项目的标底、合作条件、贸易条件；业主的档案资料等。2.2.2 保密措施2.2.2. 1 公司文件在收发、承办过程中应严格执行公文的处理程序。2.2.2. 2 凡属机密文件在拟定或实施过程中，不得随意泄露、扩散。2.2.2. 3 公司文件印制时，承办人须按规定的份数办理，废页要及时销毁。2.2.2. 4 严格按批准权限履行签批手续，复印机密文件应由专人负责。2.2.2. 5 办公室人员变动时，应交接清楚，经主管领导核准签字后方可办理其它手续。2.2.2. 6 秘密文件的立卷、归档、借阅、归还应严格按规定履行登记手续。2.2.2. 7 对废弃或需销毁的文件事先登记造册，在专人监视下进行销毁，不得擅自销毁。2.2.2. 8 公司业务统计资料、各类报表、统计报表等严格实行专人保管，未经公司领导批准，任何个人不得擅自使用。2.2.2. 9 公司各种会议记录及行政文件要妥善保存，做好记录。2.2.2. 10 公司的人事档案、领导干部考查材料等由行政部专人保管，未经公司领导批准，任何人不得擅自查阅。2.2.2. 11 任何个人不准擅自打听其它人员工资、待遇、奖金发放金额。2.2.3 保密要求2.2.3. 1 不该说的秘密不说。2.2.3. 2 不该知道的秘密不问。2.2.3. 3 不该看的秘密不看。2.2.3. 4 不该记录的秘密不记。2.2.3. 5 不在私人通讯录中涉及公司秘密。2.2.3. 6 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论公司秘密。2.2.3. 7 不向无关人员泄露公司秘密。2.2.3. 8 不携带公司资料浏览、参观、探亲、访友和出入公共场所。2.2.3. 9 员工必须严格遵守保密原则，所有于工作中得到的公司资料（如客户、管理与操作制度、服务方案、公司策略）都必须严守秘密，员工不得与他人讨论，更不得滥用公司机密资料或利用公司机密资料换取个人利益，违者将会受到公司严厉处罚或追究法律和经济责任。第三章 行政管理制度第一节 员工考勤制度3.1.1 工作时间3.1.1. 1 公司总部实行每周五天半工作制，工作时间为：9：00点17：00点，如需临时调整由公司行政部另行通知。3.1.1. 2 公司各项目办公室、客服中心每周为五天半工作制，工作时间为：夏季：8：0012：00点，14：0018：00点； 冬季：8：3012：00点，13：3017：30分。3.1.1. 3 项目具体岗位以完成工作任务为目的，其工作性质要求按倒班制和轮休制工作，培训和训练不属于正常工作时间。3.1.1. 4 特殊职务工种员工：如园艺工、环境维护员、秩序维护员、设施设备维护员等工作时间由各项目制定，报公司行政部审核通过后执行。3.1.2 员工值班3.1.2. 1 值班人员：各职能部门、客服中心办公室的全体管理人员均应参加值班。3.1.2. 2 值班地点：各职能部门、客服中心办公室。3.1.2. 3 值班时间：法定节假日及双休日。上午9：0012：00点，下午14：0017：00点。3.1.2. 4 员工值班期间工作要求如下：3.1.2.4.1 值班人员应认真、准确填写值班登记，注明值班人、值班起止时间、值班情况等。3.1.2.4.2 值班人员必须及时处理各类突发事件。如遇难以处理的问题应及时逐级报告各职 能部门负责人。重大事件应及时报告总经理，并请示有关部门协助处理。3.1.2.4.3 值班人员必须坚守岗位，履行职责。若因擅自离岗而造成损失的将追究当事人责任。3.1.2.4.4 值班人员因事、因病不能值班时，应事先安排调班，并报公司行政部批准。因临时发生而不能值班时，应及时请休班人员暂替，并在值班登记表上注明。3.1.3 员工加班3.1.3. 1 国家法定节假日由公司行政部统一安排值班，各项目自行安排值班，并将值班情况报公司行政部审批后执行，值班员工确因工作需要在节假日加班的，应服从公司统一安排，不得借故推辞。3.1.3. 2 员工因工作需要临时加班的，由项目管理人员提出申请，并填写加班申请表，经管理经理批准后方可执行。3.1.3. 3 员工加班工作，公司及各项目应结合实际工作安排员工补休假。3.1.3. 4 确因工作需要，无法安排员工补/休假的，应按相应规定发放加班费。标准如下： 平常加班为：基本日工资150%；周末加班为：基本日工资200%；国家法定假日为：基本日工资300%；注：实行倒班制或特殊岗位不适合本条规定。3.1.4 法定假日3.1.4. 1 法定假日为员工带薪休假日。3.1.4. 2 员工享受国家规定的法定假日为十一天：元旦（公历1月1日），春节（农历除夕、正月初一、初二），清明节（农历清明当日），五一劳动节（5月1日），端午节（农历五月初五），中秋节（农历八月十五），国庆节（公历10月1日、10月2日、10月3日）。3.1.5 员工带薪年假3.1.5. 1 员工累计工作满1年不满10年的，年休假5天； 已满10年不满20年的，年休假10天； 已满20年的，年休假15天。3.1.5. 2 国家法定休假日、休息日不计入年休假的假期。3.1.5. 3 员工有下列情形之一的，不享受当年的年休假。3.1.5.3.1 员工每年请事假累计20天以上且公司按规定不扣工资的。3.1.5.3.2 累计工作满1年不满10年的，请病假累计2个月以上的。3.1.5.3.3 累计工作满10年不满20年的，请病假累计3个月以上的。3.1.5.3.4 累计工作满20年以上的，请病假累计4个月以上的。3.1.6 考勤规定3.1.6. 1 公司各职能部门由于办公室考勤，各部门员工，由部门负责人考勤。各部门考勤应于每月26日（或每月最后一周星期五下午前）报服务部进行审核，由服务部审核后汇总到行政部核查，核实后报财务部。3.1.6. 2 考勤必须真实准备，实事求是，书写认真规范，字迹清楚，严格按规定进行考勤，不得徇私舞弊。考勤过程中应将各种依据（如请假条、加班申请表等）附于表后。3.1.6. 3 迟到和早退：上班时间开始后5分钟至15分钟内到班者，按迟到论处；超过15分钟以上者，按旷工半日论处。提前15分钟以内下班者按早退论处，超过15分钟者按旷工半日论处。迟到按基本日工资50%扣款，旷工半日按基本日工资150%扣款。3.1.6. 4 旷工：员工不请假或未经准假擅自离开工作岗位者，一律视为旷工。旷工者按基本日工资200扣款。一年内连续旷工三天或累计旷工达七天者公司可予以辞退。3.1.7 员工请休假规定3.1.7. 1 事假3.1.7.1.1 员工在工作时间内，若确需本人前往处理之事宜，应请事假。3.1.7.1.2员工请事假按本人基本工资的100扣发工资（中层以上管理层因平时工作不定时，因此事假3天内不扣工资）。3.1.7.1.3 一月内员工请事假原则上不得超过3天，若一年内累计事假超过10天者，扣发本人年终奖金的50，超过15天者，扣发本人全部年终奖金。3.1.7.1.4 每年度连续事假超过7天或累计事假超过30天者，公司可予以辞退。3.1.7. 2 病假3.1.7.2.1员工因病需要治疗、休息者，可根据实际情况核给病假。病假在1天以内由分管经理或人事部经理批准，在1天以上3天以内由副总经理批准；3天以上者由总经理批准；病假者需出具县级以上医院病休证明，外伤明显者除外。3.1.7.2.2 员工请病假3天以内原则上不扣工资，超过3天者按本人基本工资的100扣发工资。3.1.7.2.3 一月内员工请病假原则上不得超过7天，超过7天者按超过时间扣发固定工资的200。若一年内累计病假超过30天者，扣发本人年终奖金的50；超过40天者，扣发本人全部年终奖金。3.1.7.2.4员工连续病休达2个月仍不能坚持正常工作者，公司可予以辞退，其连续病休期间只发给基本生活费。 员工因病或非因工受伤需住院治疗，按其在公司服务年限可享有相关的薪金（基本工资+岗位工资）及医疗期如下： 服务年限医疗期每月生活补助一年以上二年以内一个月以内（基本工资+ 岗位工资）之70%二个月以内（基本工资+ 岗位工资）之50%少于五年二个月以内（基本工资+ 岗位工资）之70%三个月以内（基本工资+ 岗位工资）之60%五年以上三个月以内（基本工资+ 岗位工资）之80%三个月以上（基本工资+ 岗位工资）之70%超过三个月以上医疗期，公司有权决定是否继续保留其原有职位，及对是否解除劳动关系作出最后决定。生活补助不得低于本年德阳市政府规定之本市最低生活标准保障额。3.1.7. 3 婚假3.1.7.3.1 员工结婚（以领取结婚证为准，不含再婚），按法定年龄结婚（男22周岁，女20周岁）的婚假假期为3天，实行晚婚（男25周岁，女23周岁）的为15天（含3天法定假期）。如到外地结婚的（指配偶工作所在地，不含旅行结婚），根据往返时间核给路程假。3.1.7.3.2员工婚假期间发放基本工资。3.1.7. 4 产假3.1.7.4.1女员工如果按国家规定进行生育的，可休90天产假，若是单胎难产,产假为105天，多胞胎每多生育1个婴儿增加产假15天，产假期间发放基本工资。3.1.7.4.2 实行晚婚晚育的，男员工可休15天护理假，期间发放基本工资。3.1.7.4.3 公司特殊岗位可由分管经理或人事部经理核准后进行休假。员工生日假员工生日当天，在工作可以合理调配时，可经项目负责人批准后，休生日假半天（特殊岗位和工种须经行政部审批后方可执行）。3.1.7. 5 丧假3.1.7.5.1 员工直系亲属（父母、配偶、子女）死亡（出具死亡证明），给予丧假3天，员工到外地办理丧事，可根据实际路程需要时间，另给路程假。3.1.7.5.2 员工丧假期间发放基本工资。3.1.7. 6 假期的审批程序3.1.7.6.1员工请假一律填写公司统一印制的请假条。除不可抗拒因素外，原则上不得请人带假、事后补假或电话请假。3.1.7.6.2一般员工请假由行政部或各分管经理批准，一般管理人员请假由公司行政部经理批准，中层管理人员请假由公司副总经理批准，主任以上级请假由总经理批准。3.1.7.6.3 员工请假1天以内（含1天），由行政部经理或分管经理批准，1天以上3天以内由副总经理批准，3天以上由总经理批准。3.1.7.6.4 公司各级管理人员应严格执行请休假审批权限，无工作代理时原则上不得准假。3.1.7. 7 其它规定3.1.7.7.1 试用期员工请假一律按事假处理。3.1.7.7.2每年度请假情况由公司行政部进行汇总统计，作为核定员工单项奖金或年终奖金的依据之一。3.1.7.7.3 公司所有工作人员均需遵守本规定。3.1.7.7.4 各部门负责人负责本部门员工的考勤审核工作。第二节 办公设备管理规定3.2.0 目的为保证办公设备正确使用，充分发挥正常效能，保障公司各项工作和业务的顺利开展，节约成本，特制定本规定。3.2.1 电话使用规定3.2.1. 1 电话是联系业务及沟通各项工作的重要通讯工具，应注意爱护和正确使用，提高效率，通话要简洁、明了，避免长时间占用。3.2.1. 2 员工因工作需要而配备的手机，其核定话费补贴已包含在工资总额中，不得另行以任何方式报销或冲抵。3.2.1. 3 因工作需要而安装的固定办公电话，其话费金额按公司文件核定的金额进行报销。超额部份由使用者自行承担，如有节约不得累计冲抵。3.2.1. 4 公司各部门、各项目服务中心及门卫室等安装的固定办公电话，除总经理、副总经理办公室和公司办公室传真机外均不得具有国际、国内长途功能和上网功能。如因公需拨打长途电话，需经公司行政部书面批准后方能使用。3.2.1. 5 公司各部门因公要求安装电话，须由各部门或各客服中心提出申请，经总经理审批后，由公司行政部统一办理，否则一切费用自理。3.2.1. 6 任何员工因人为原因造成电话损坏应照价赔偿。3.2.1. 7 任何人不得使用办公电话打私人电话或其它服务台电话，为此造成的费用将自行负责。3.2.2 传真机使用规定3.2.2. 1 为确保公司传真机畅通，未经许可，任何人不得使用传真机拨打电话。3.2.2. 2 凡配备传真机的部门需指定专人负责管理和使用传真机，其他人员不得随意使用。3.2.2. 3 传真文件资料须经各部门负责人批准后方能传真，并办理传真登记手续。3.2.2. 4 公司传真机原则上不对外服务，若因特殊原因需要传真服务时，须经部门经理或行政部经理批准，并办理付款手续（5.00元/A4张次）后方能传真。3.2.2. 5 各部门及项目传真机的配备经总经理批准后由公司行政部统一办理。3.2.2. 6 各部门及项目所配置的传真机不具备国际、国内长途功能（特殊情况由总经理审批后执行）。3.2.3 电脑使用规定3.2.3. 1 各部门及项目配备的电脑由公司行政部根据工作需要报请总经理批准后统一办理。3.2.3. 2 电脑是工作中用于文字处理、数据统计及图形设计等的专用设备，除公司办公室、总经理办公室电脑外，一律不准用于与工作无关的事宜。3.2.3. 3 各部门的电脑应配置专人（文员）使用、管理和维护，其他人未经管理者同意不得擅自使用。3.2.3. 4 电脑是重要的办公设备，管理人员应正确使用和妥善保管，若因使用不当或管理不善造成损坏和丢失应照价赔偿。3.2.3. 5 上班期间如无工作需要，禁止使用办公电脑上网或做与工作无关的事宜。3.2.3. 6 电脑一律不对外服务，违者按规定处理。3.2.3. 7 电脑的附件配置和耗材使用按物资采购程序及相关规定办理。第三节 印章使用管理规定3.3.1 印章的保管3.3.1. 1 公司法定代表人印章由总经理保管；公司行政印章由公司行政部负责人保管；各部门及项目服务中心的印章由各部门负责人保管。3.3.1. 2 公司财务、发票专用章由财务部经理保管，其他财务印章由出纳保管。3.3.1. 3 印章保管人员应妥善保管，如有遗失，应及时向总经理报告并及时挂失。3.3.1. 4 印章未经总经理批准，一律不准随意交与他人保管、使用。3.3.2 印章使用审批程序3.3.2. 1 使用法定代表人印章由总经理批准。3.3.2. 2 涉及合同、协议、财务收支及以公司名义对外发文、发函等方面用章，由总经理批准。3.3.2. 3 涉及中高层管理人员调动、任免等的用章，由总经理批准。3.3.2. 4 涉及基层管理人员调动、任免、业务管理等方面用章，由副总经理批准。3.3.2. 5 公司内部工作证、上岗证及一般性文件用章，由公司行政部负责人批准。3.3.2. 6 各部门及项目服务中心印章使用由各部门负责人批准。3.3.3 印章使用登记3.3.3. 1 使用印章必须履行登记手续，由印章使用人员登记用章时间、用章事由、用章件数、批准人、经办人等项目，重要事项用章，原件需复印留底存查。3.3.3. 2 使用法定代表人印章及公司行政印章，由公司行政部负责登记；使用财务专用章由财务部负责登记；使用各部门及项目印章，由各部门及项目印章保管人登记。3.3.3. 3 对不履行用章登记的人员，印章保管人员可拒绝用章。用章登记表每季度汇总交公司行政部保存。3.3.4 印章使用纪律3.3.4. 1 未经印章审批权人批准不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖空白信笺及介 绍信等。3.3.4. 2 对不符合用章规定的，印章保管人员有权拒绝用章或提出合理化建议和意见。3.3.4. 3 未经印章审批权人批准，印章保管人员擅自使用印章而造成的一切后果，均由其承担相应责任，公司将追究其法律责任。3.3.4. 4 对违反规定或弄虚作假获得用章，造成严重政治、法律后果或经济损失的，要追究当事人行政、经济上的责任。3.3.4. 5 印章应妥善保管，正确使用，防止丢失损坏等。第四节 档案资料管理制度3.4.1 文件资料的归档范围3.4.1. 1 行政文书类3.4.1.1.1 国家或地方政府的法律、法规文件和各类条例、细则等资料。3.4.1.1.2 上级主管部门的文件、通知、函件等资料。3.4.1.1.3 公司的各类文件、制度、规定及与相关单位的往来函件。3.4.1.1.4 公司各部门或项目制定的各种制度、通知、规定、规范等资料。3.4.1. 2 人事劳资类3.4.1.2.1 各类人员的招聘、任命、解聘及奖惩等的合同、文件、函件资料。3.4.1.2.2 员工的晋升、辞职、调资等各种资料。3.4.1.2.3 员工的违纪记录、年终考评记录及考勤记录等资料。3.4.1.2.4 公司涉及人事劳资其他方面的各种资料。3.4.1. 3 经营管理类3.4.1.3.1 公司的各类合同、协议、方案、函件等资料。3.4.1.3.2 公司有关经营管理方面的其他资料。3.4.1. 4 财务管理类3.4.1.4.1 公司的各类财务收支票据、账目、图表等资料。3.4.1.4.2 公司涉及财务方面的函件、通知、借据等资料。3.4.1.4.3 公司涉及财务管理方面的其他资料。3.4.1. 5 部门或项目管理类3.4.1.5.1 公司各部门和项目的工作资料、记录、图表等资料。3.4.1.5.2 各项目主业单位资料、项目基本资料、业主/客户资料、各类通知、通告及管理规定等资料。3.4.1.5.3 住宅小区的“三表”记录、业主/住户投诉记录、回访记录、门岗记录等资料。3.4.1.5.4 涉及项目管理的其他资料。3.4.1. 6 设备管理类3.4.1.6.1 项目的验收和设备更新、改造资料。3.4.1.6.2 房屋及公共设施维护维修资料。3.4.1.6.3 设施设备管理资料及技术资料。3.4.1.6.4 设施设备运行、维护、保养资料及记录。3.4.1. 7 质量管理类 3.4.1.7.1 质量体系文件资料。3.4.1.7.2 质量管理资料如品质督察、考评、奖惩等资料。3.4.1. 8 其他各种有保存价值的图书及资料。3.4.2 文件资料的归档要求3.4.2. 1 归档文件资料必须字迹工整、纸张及文件格式符合相关要求，使用黑色签字笔或黑色刚笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝黑墨水等书写材料。3.4.2. 2 归档文件资料要完整、系统、准确、真实。3.4.2. 3 归档文件资料必须是原件。3.4.2. 4 归档文件资料应保持连续性，并进行科学的分类、立卷和编目、编号。档案目录应编制总目录、案卷目录和卷内目录。3.4.2. 5 案卷题名应确切反映卷内文件资料内容并区分保管期限。3.4.2. 6 文件资料的归档必须办理移交手续。3.4.3 文件资料的归档时间3.4.3. 1 财务档案在会计年度核算后由财务部保管一年，再由财务部编制清单移交档案管理人员管理。3.4.3. 2 文书及管理资料在次年第一季度前由各部门负责人审定并按归档要求整理后移交档案管理人员管理。3.4.3. 3 设备、设施的运行、维护、维修、保养资料在次年第一季度前整理后移交档案管理人员管理。3.4.3. 4 基建项目改造工程，竣工验收资料在完工后一月内整理移交档案管理人员管理。3.4.3. 5 质量管理文件应在文件发布后一个月内整理移交档案管理人员管理。3.4.4 档案的保管3.4.4. 1 档案管理工作由公司行政部总体负责。行政文书、人事劳资、经营管理、质量管理类由公司办公室归档；财务管理由财务室归档；项目管理类由各项目服务中心归档；但各部门应定期向行政部上报归档详细目录以备查验。3.4.4. 2 归档时必须认真验收，并办理交接登记手册。3.4.4. 3 档案应设置专用档案柜分类存放。3.4.4. 4 每年对档案资料进行一次清理、核对和保管质量检查工作，做到账物相符，不得损坏和丢失。3.4.4. 5 档案柜应定期清理，保持整洁干净，防止霉变和虫害。3.4.4. 6 档案的接收、转移、借出必须履行登记手续，借出档案须在规定时间内归退。3.4.5 档案的借阅3.4.5. 1 公司档案原则上不外借，若因特殊原因需外借，应经总经理批准并办理借阅登记手续后方能借出，必须在规定时间内完整归退。3.4.5. 2 内部员工借阅档案，须经各部门经理或项目负责人批准后并办理登记手续后方能借阅，必须在规定时间内完整归退。3.4.5. 3 文书类档案只阅不借；科技类档案借出后15日内归还；书籍类档案借出后30日内归还；如需长期借阅，归还后办理续借手续。3.4.5. 4 所借阅档案不得折叠、拆散、更改、涂号和复印。3.4.5. 5 借阅档案时应分三级，不能越级借阅档案。3.4.5. 6 借阅或归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由档案保管人员和借阅者当面核对清楚。3.4.5. 7 档案如有丢失、损坏或泄密，须立即写出书面报告，按情节轻重追究当事人的法律或行政责任。3.4.5. 8 调离人员必须清理移交、归还借阅档案及归档资料后，方可办理调离手续。3.4.5. 9 外单位人员需查阅档案资料的，须持单位介绍信经总经理批准并办理查阅登记手续后，能在档案室内查阅。3.4. 5.10 非财务人员查阅财务档案须经财务部经理批准后方能查阅。3.4.6 档案的鉴定和销毁3.4.6. 1 档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行。鉴定小组由公司行政部负责人、档案管理员和有关业务管理人员组成。日常的档案鉴定工作由档案管理员负责。3.4.6. 2 档案鉴定小组的任务3.4.6.2.1 负责制定、修订本公司档案保管期限表。3.4.6.2.2 对到期档案提出明确的存、毁意见。3.4.6.2.3 确定保管期限原则。3.4.6.2.4对本公司有长远利用价值并能反映各部门及项目职能活动和历史面貌的档案应永久保存。3.4.6. 3 凡是在一定时期内有利用价值的档案，要明确保存期限。3.4.6. 4 鉴定工作应定期进行，原则上每年进行一次。3.4.6. 5 档案通过鉴定，要求划定档案保管期限，档案保管质量达到标准。鉴定中发现档案不准确、不完整，档案员应及时责成有关人员或部门负责修改、补充。3.4.6. 6 档案销毁的程序3.4.6.6.1鉴定小组列出需要销毁档案的清单和撰写销毁报告，报总经理审批后执行，销毁清单及报告由档案管理员保存。3.4.6.6.2 档案销毁时，要由鉴定小组成员两人以上监销并在销毁清单上签名。3.4.6.6.3销毁档案时，要严格执行保密规定。对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的将根据国家和公司有关规定进行处理。3.4.7 档案员岗位职责3.4.7. 1 忠于职守，严格遵守相关法律法规及公司档案管理制度，积极开展各项工作。 3.4.7. 2 负责收集、接收档案资料，作好积累、补充、配套、保管和借阅等工作。3.4.7. 3 及时立卷归档，编制总目录、卷内目录及档案形成说明书并编排入柜。熟悉各类档案的位置，协助借阅检索。3.4.7. 4 妥善管理档案，严格执行借阅制度，建立健全借阅登记。对借出资料按期催还。3.4.7. 5 定期清理、整顿、鉴定档案，每年进行一次全部档案的清理核对和保管质量检查，做到账物相符，及时修补和复制已损坏或变质的档案。3.4.7. 6 严守机密，确保档案安全。3.4.7. 7 对各部门兼职资料管理人员进行资料和档案管理的业务指导。3.4.7. 8 完成领导交办的其他工作。第五节 物资管理制度3.5.1 办公物资、用品、电话费用管理规定3.5.1. 1 公司办公用品由行政部统一采购、发放和管理。3.5.1. 2 各职能部门的办公用品实行按计划采购和领用。3.5.1. 3 各职能部门应在每季度末向公司行政部报下月办公用品使用计划，行政部汇总后报副总经理审核，最后经总经理批准后交行政部专人采购，凭入库单和发票在财务部报销。3.5.1. 4 临时和急需办公用品采购由各职能部门经理、主任、主管报总经理同意后采购，报销时需特别注明日期及相关事项。3.5.1. 5 各职能部门每月末凭计划单领用下月的办公用品。3.5.1. 6 所有印刷品由行政部核查并报总经理批准后，由行政部统一印制。3.5.1. 7 各职能部门的打印、复印费应严格控制在核定标准内。3.5.1. 8 电话费用标准。总部办公室电话为：200元/月/部；片区办公电话：100元/月/部；项目客服中心办公电话：150元/月/部；门卫室值班电话：50元/月/部。（特殊情况由项目负责人申请，报公司行政部审核，经副总经理/总经理批准后执行。）3.5.1. 9 办公用品领用必须登记签字，各单位在报下季度办公用品计划时，将本季度办公用品领用登记表同时上报行政部查验核对。3.5.1. 10 办公人员在使用办公用品时，应本着勤俭节约、避免浪费的原则。 3.5.1. 11 各部门/项目的办公用品总金额由行政部据实核定，报总经理审批后执行。3.5.2 物资管理规定为加强公司各类物资的管理工作，本着“加强领导、统一管理、明确职责、方便使用”的原则，做到“供、管、用”协调一致，保障公司各项服务工作的正常开展和需要，特制定本规定。3.5.2. 1 公司各类物资统一由行政部安排专人负责采购、保管、供应和处理。所有购回物资均需登账入库后，方可领用。3.5.2. 2 库房管理员应严格落实库房物资管理的相关规定，做好各类物资的入库、登账、保管、发放等工作。3.5.2. 3 库房管理员应做好物资库存台账，做到月清点、季整理、年中盘点、年未清库，保证账物相符。3.5.2. 4 工程及维修用物资计划由负责或承接该项任务的部门负责编制，报行政部审核。3.5.2. 5 废旧物资由行政部统一处理，回收款的20%划归各职能部门或项目部作集体福利基金。任何个人或班组均不得擅自变卖或变相变卖旧物资。3.5.2. 6 所有物资的请购、使用、处理由行政部统一汇总审核，报副总经理/总经理审批后，方可实施。3.5.3 物资计划、采购、入库、保管和领用规定3.5.3. 1 物资计划3.5.3.1.1各职能部门的物资使用计划由本部门负责编制，报行政部审核。3.5.3.1.2 临时或急需等未列入物资月计划的物资，由各部门负责人编制临时物资采购计划单，报行政部审核，经副总经理/总经理批准后执行。3.5.3.1.3 各项物资计划应在经济实用、例行节约的原则下编制，反对重复采购。3.5.3. 2 物资采购3.5.3.2.1 行政部负责对各部门或项目上报的物资计划表进行审核，汇总；并编制公司物资采购计划，经副总经理/总经理批准后统一组织采购。3.5.3.2.2 有下列情况下，相关部门可自行采购或协助行政部采购。3.5.3.2.2.1 采购人员不足而又急需使用的物资；3.5.3.2.2.2 由使用部门派人协助采购能更好保证所购物资满足要求；3.5.3.2.2.3 利用出差机会顺便采购可以节省开支成本的；3.5.3.2.2.4 采购人员必须按采购任务单规定的型号、规格和数量进行采购，确保质量，尤其是设备、仪器及其他贵重物资，更需货比多家，慎重选择。3.5.3.2.2.5 按原计划型号规格采购不到，需更改或代用时，采购人员可提供信息，经使用部门管理经理同意后方可购买，否则造成损失按工作责任事故处理。3.5.3.2.3 材料采购员要建立采购台账，将每次采购的名称、数量、价格、用途登记上账。各部门或项目临时采购的物资应及时将采购信息（名称、数量、价格、用途等）上报到行政部，由行政部采购员统一登记上账。3.5.3.2.4 采购人员到其他城市采购物资，需经总经理批准。3.5.3.2.5对于错购或购回质量严重不合格物资，采购人员负责及时退换，要求在五个工作日内必须落实。3.5.3.2.6 未经公司领导批准任何人不得擅自采购物资，造成不良后果将由采购者自行负责。3.5.3. 3 物资入库3.5.3.3.1一切采购物资，均需由计划、采购人员填写入库单，经签字后在公司总库房办理入库手续。未办理入库手续的物资，除紧急情况外一律不得领用。 3.5.3.3.2物资保管员应根据入库单和采购计划认真核对入库物资的型号、规格、数量及外观质量情况。设备、仪器还需查对技术文件、保修单等是否齐全，发现问题应及时提出，经确认后方可在入库单上签字。物资保管员签字入库的物资，其责任由保管员负责。3.5.3.3.3 未经物资保管员在入库单上签字的物资收据或发票，财务不予报销。 （项目物资入库和报销程序）3.5.3.3.4 已办理入库的物资，物资保管员应及时登账，并做好保管工作。3.5.3. 4 库房保管3.5.3.4.1物资入库后，保管员应根据其性能、型号、规格、用途分类摆放，做到整齐、规范、安全。3.5.3.4.2易燃、易爆品应隔离存放，易受鼠害物料应密封存放。做好防火、防盗、防潮等预防措施，确保物资的数量、质量不受损失。3.5.3.4.3 期限性物资应存放于醒目位置，并在失效期的前两个月告知使用单位、主管领导，以便妥善处理。3.5.3.4.4库房保管员每月做好物资的清点，做到账物相符。计划采购员每月与库房保管员对账，做到账账相符。每半年进行全部耗材大清点，库房保管员进行实物清点，做到账物相符；计划采购员根据库存物品明细表与库房保管员对账，做到账物相合。3.5.3.4.5 对存在时间过长可能会影响到质量或使用性能的物资保管员应定期鉴定。保管员负责初验，对明显变质、失效、失去使用价值的物资另外标明存放；对怀疑有质量问题、丧失使用功能或长期未使用的物资，应会同各专业人员进行鉴定，按报废物