药品进销存使用说明书.doc

药品进销存管理系统V6.0使用说明书奕盛科技目 录一、系统简介111操作概述1二、系统设置221 修改密码222 用户管理223 清空数据324 备份数据和恢复数据325 销售单打印设置326 入库单打印设置327 销售单显示设置4三、基础资料:531 药品分类532 单位信息833 药品信息834 供应商1135 客户1136 业务员1237 仓库12四、进货信息1341 采购计划1342 进货入库1343 进货退单1544 进货单查看1645 进货统计查询16五、销售信息管理1951 销售开单1952 销售退单2153 销售单查看2154 销售统计查询2155 利润结算21六、库存信息管理2361 库存调整2362 调价历史2363 数量调整历史2364 库存报警2465 有效期报警2466 库存查询统计24七、其它支出2571 药品报损2572 流通费用25I二、系统设置一、系统简介 药品进销存管理系统是专为我国中小型药房药品批发零售度身设计的专用进销存软件，软件结构清晰，具有简单实用、快速上手的特点，操作人员一般不用培训就能使用该软件。包括以下几大功能模块： 1、系统设置(修改密码、用户管理、清空数据、备份数据、恢复数据、销售单打印设置、进库单打印设置、销售单显示设置） 2、基本信息设置（药品分类、剂型分类、计量单位、药品资料、供应商、客户、业务员、仓库） 3、进货信息管理(采购计划、进货开单、进货退单、进货单查看、进货统计查询）4、销售信息管理（销售开单、销售退单、销售单查看、销售统计查询、利润结算） 5、库存信息管理（库存调整（包括：调整价格、数量调整、药品转仓等）、调价历史、数量调整历史、库存数量报警、药品有效期报警、库存统计查询） 6、其它支出（药品报损、流通费用、查询统计）11操作概述1、当开始使用本软件时,应当先输入药品分类、剂型分类、单位信息、药品资料、供应商、客户、业务员、仓库这些基本数据。（因为在以后的进货、销售等操作中都会反复用到这些基本资料。从而提高操作效率） 然后再进行进货信息管理、销售信息管理等其它模块的操作。二、系统设置21 修改密码用缺省密码进入系统后，为增加系统的安全性，应该更改密码。在更改时，必需先输入旧密码方能设置新密码。22 用户管理可以另添加登陆用户，修改用户和删除用户。23 清空数据 当用户需要重新建立数据信息时，可以清空帐套，当执行这操作时系统将删除所有数据。24 备份数据和恢复数据 用户可以经常备份帐套数据，最好每天工作完后备份一次，数据库默认备份在C:目录下，自己可以选择备份在其它驱动盘，最好备份在自己准备的U盘，这样当计算机系统崩溃或其它问题造成计算机操作系统不能运行或者本软件系统不能运行，计算机操作系统或本软件系统需要重新安装。重新安装后再通过数据恢复功能把备份的数据恢复到软件系统，软件系统就可以以原来奋份时的数据继续运行使用，确保数据不会掉失。25 销售单打印设置设置销售单打印表头标题和表尾备注信息：当执行销售单打印时，所设置的表头标题和表尾备注信息就会在表单的表头和表尾打印出来；质量状况默认设置和备注默认设置：当每次销售开单时质量状况和备注会自动出现为默认信息；而且有两种打印式样可供选择。26 入库单打印设置设置入库单打印表头标题和表尾备注信息：当执行入库单打印时，所设置的表头标题和表尾备注信息就会在表单的表头和表尾打印出来；质量状况默认设置和验收结论默认设置：当每次进货开单时质量状况和验收结论会自动出现为默认信息；而且有两种打印式样可供选择。27 销售单显示设置 设置销售开单或打印时是否显示某些字段。第25页六、库存信息管理三、基础资料:31 药品分类 药品分类是指按药品的功能分为不同的类别，以备在药品信息添加时直接选入。 先对药品分类进行分类并编写好分类代码，分类代码可以根据使用者自己的情况进行定义，使用者拼音较好的可以按拼音编码，否则可以按数字编码。（例：药品分类信息分有两类：解热镇镇痛药和抗过敏药，如果是按拼音进行分类编码即“分类编号”分别为：jrzht、kgm；如果按数字编码即“分类编号”可为：001、002。进行编码目的是:用“编号”代替整条信息记录,方便操作,提高效率;用拼音编码的好处是记忆方便，用数字编码的好处是熟练后操作速度更快) 要录入分类信息请单击“添加”按钮 要修改已有的分类信息的名称请单击“修改”按 要删除已有的分类信息请单击“删除”按钮 要对分类信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮 药品分类信息管理界面如下图所示： 当单击“添加”按钮时弹出“药品类别添加”窗体 如下图：（在空白框中输入相关信息，然后“保存”即可） 当单击“修改”按钮时弹出“药品类别修改”窗体 如下图：（在单击“修改”按钮时应该先在“药品分类信息”表中选择你将要修改的记录下图是选中类别编码为002的记录，再修改相关信息，最后“保存”即可） 当单击“删除”按钮时弹出警告窗体 如下图：（在单击“删除”按钮时应该先在“药品分类信息”表中选择你将要修改的记录下图是选中类别编码为002的记录，按下“确定”即可把记录删除） 当单击“查询定位”按钮时弹出查询条件窗体 如下图：（选择你要按的条件单击下图按钮） 当单击“类别编号”按钮时弹出如下窗体：（在空白框中输入你要查询的药品编号。如“001”，然后“确定”如果表里存在“001”药品编号。即“001”药品编号记录信息将会返回到“药品分类信息”表中） 32 单位信息 记录药品的单位信息，以备在药品信息中直接加入单位。 要录入单位信息请单击“添加”按钮 要修改已有的单位信息请单击“修改”按钮 要删除已有的单位信息请单击“删除”按钮 要对单位信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮33 药品信息 记录每一种药品的详细信息，以后的进货入库中需要用到药品表中的信息。 要录入药品信息请单击“添加”按钮 要修改已有的药品信息请单击“修改”按 要删除已有的药品信息请单击“删除”按钮 要对药品信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮 药品信息管理界面如下图所示： 当单击“添加”按钮时弹出“药品信息添加”窗体 如下图：（在空白框中输入相关信息，然后“保存”即可） 注：当输入“药品名称”时就会自动生成“拼音简码”生成拼音简码目的就是为了更方便记录的查找(主要的是为了帮助加快销售开单速度）。在分类信息中可以直接在类别编号对应的空白框输入已经存在的类别编号 如：001或002等；也可以单击“打开分类信息”图标，打开分类信息去选择。 当单击“打开分类信息”图标按钮时弹出“分类信息”窗体 如下图：（先在“药品分类信息”中选择（可单击记录）药品分类记录 然后单击“选中”按钮即把类别信息加到“药品信息添加”窗体中；也可直接双击记录。如果分类信息记录集里面没有你所要的记录，还可以单击“添加”按钮添加。操作与药品分类信息管理里的添加类同）注：如果记录太多，还可以通过“查询定位”查找返回你所需的记录。 后面的“剂型信息”与“分类信息”操作类同。34 供应商 记录供应商的详细信息，以备以后在进货记录中登记供应商。 先对供应商编码，代码可以根据使用者自己的情况进行定义，可以按拼音编码、数字编码等。(基本操作与药品分类类似) 要录入供应商信息请单击“添加”按钮 要修改已有的供应商信息请单击“修改”按钮 要删除已有的供应商信息请单击“删除”按钮 要对供应商信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮35 客户 记录客户的详细信息，以备以后在销售记录中登记客户。 先对客户编码，代码可以根据使用者自己的情况进行定义，可以按拼音编码、数字编码等。(基本操作与药品分类类似) 要录入客户信息请单击“添加”按钮 要修改已有的客户信息请单击“修改”按钮 要删除已有的客户信息请单击“删除”按钮 要对客户信息表进行简单查询时请单击“查询定位”36 业务员 记录业务员的详细信息，以备以后在进货或销售记录中登记经手业务员。 先对业务员编码，代码可以根据使用者自己的情况进行定义，可以按拼音编码、数字编码等。(基本操作与药品分类类似) 要录入业务员信息请单击“添加”按钮 要修改已有的业务员信息请单击“修改”按钮 要删除已有的业务员信息请单击“删除”按钮 要对业务员信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮37 仓库 记录仓库信息，以备以后在进货记录中登记药品存放的仓库。 先对仓库编码，代码可以根据使用者自己的情况进行定义，可以按拼音编码、数字编码等。(基本操作与药品分类类似) 要录入仓库信息请单击“添加”按钮 要修改已有的仓库信息请单击“修改”按钮 要删除已有的仓库信息请单击“删除”按钮 要对仓库信息表进行简单查询时请单击“查询定位”按钮四、进货信息41 采购计划 当库存某种药品低于库存下限（缺货）时，该药品就自动进入采购计划。42 进货入库进货入库操作界面如下图所示： 入库单号:系统自动编码,号码按照开单的先后从“00000001”开始由小到大依次排序。 入库日期:系统自动显示当前日期,也可以自己重新选择。 供商编号：可直接输入存在的供应商编号；也可打开“供应商信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新供应商记录。 业务员编号：可直接输入存在的业务员编号；也可打开“业务员信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新业务员记录。 添加药品：添加你要入库的药品信息。（当单击“添加药品”（快键方式：Enter）图标时弹出“入库单药品信息”窗体）“入库单药品信息”窗体界面如下图所示：药品编号：可直接输入存在的药品编号；也可打开“打开药品信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新药品记录。拼音简码：可直接输入存在的药品的拼音简码；也可打开“打开药品信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新药品记录。仓库编号：可直接输入存在的仓库编号；也可打开“打开仓库信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新仓库记录（系统默认为第一条仓库记录）。批号：直接输入此药品的批号。有效期至：系统自动显示当前日期的后一年,当然可以自己重新选择日期。进货单价：默认为药品原来的价格（也可修改）。数量：直接输入数字。金额：系统根据进货单价和数量自动统计得出。预售价：默认为药品原来的价格（也可修改）。质量状况：直接输入,如果不需要可以不录入。注：还可以在“系统设置”“进库单打印设置”-“质量状况默认设置”设置默认信息。验收结论：直接输入,如果不需要可以不录入。注：还可以在“系统设置”“进库单打印设置”-“验收结论默认设置”设置默认信息。最后“确定”（快键方式：Enter）即把这条药品信息加入入库单药品表，如果再添加，请重复上面步骤。删除药品：把已经加入入库单药品表的药品删除掉（快键方式：Delete）。最后单击“入库”（快键方式：空格键）按钮，即完成此次药品入库。注：主要快键方式（回车：选中信息。F2：打开新窗体）43 进货退单 对于已经进了货，如果需要进行退货操作。一定要知道需要退货的进货单。 在进入退货单主界面时，先出现下面信息窗体： 在空白框里输入要退货的进货单单号，然后“确定”如果存在此进货单，即进入退货主界面 如下窗体所示：添加退货药品：添加你要退货的药品信息。（当单击“添加退货药品”图标时弹出“退某药品信息”窗体）“退某药品信息”窗体界面如下图所示： 打开此单药品出库信息：打开此进货单原来进货的药品信息去选择你要退货的某种药品。退货数量：输入你要退货的数量。出库仓库编号：表示药品从哪个仓库出库。（默认是跟原来进货仓库一样，也就是说进货入那里就从那里退出，但是如果你已经把这仓库的药品调拨到其它仓库，即要重新选择仓库去出库）最后“确定”即把此退货药品添加到退货单。如要继续退次单其它药品即重复上面步骤。添加完毕后，再点击“退货出库”即完成此进货单的退货。44 进货单查看 可以按照进货单编号、进货单的时间间隔、供应商、业务员、查询进货单。45 进货统计查询 此功能模块分：1、常用汇总统计。2、万能查询。3、查看所用进货数据。操作界面如下图所示： 1、常用汇总统计：此查询首先要注意的是要正确设置好查询的时间段，时间段的设置可精确到某一天。可按药品、供应商、业务员、仓库、单据号、操作员等方式统计一段时间内的所有进货数据。 2、万能查询：此查询可按自己的要求设定各种单一条件或复合条件查询统计药品进货数据记录。操作界面如下图所示： 3、查看所用进货数据：显示全部进货数据记录。五、销售信息管理51 销售开单销售开单操作界面如下图所示：销售单号:系统自动编码,号码按照开单的先后从“0000001”开始由小到大依次排序。销售日期:系统自动显示当前日期,也可以自己重新选择。客户编号：可直接输入存在的客户编号；也可打开“客户信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新客户记录。业务员编号：可直接输入存在的业务员编号；也可打开“业务员信息”（快键方式：F2）去选择，并可在此增加新业务员记录。添加药品：添加你要销售出库的药品信息。（当单击“添加药品”（快键方式：Enter）图标时弹出“销售开单药品信息”窗体）“销售开单药品信息”窗体界面如下图所示：药品编号：可直接输入存在的药品编号；也可打开“打开库存药品信息”（快键方式：F2）去选择。拼音简码：可直接输入存在的药品的拼音简码；也可打开“打开库存药品信息”（快键方式：F2）去选择。销售单价：默认情况就等于库存药品信息里的预售价乘折扣率，如果特殊情况也可以重新定义。数量：直接输入数字。金额：系统根据销售单价和数量自动统计得出。质量状况：直接输入,如果不需要可以不录入。注：还可以在“系统设置”“销售单打印设置”-“质量状况默认设置”设置默认信息。备注：直接输入,如果不需要可以不录入。注：还可以在“系统设置”“销售单打印设置”-“备注默认设置”设置默认信息。最后“确定”（快键方式：Enter）即把这条药品信息加入销售单药品表，如果再添加，请重复上面步骤。删除药品：把已经加入销售单药品表的药品删除掉（快键方式：Delete）。最后单击“销售出库”（快键方式：空格键）按钮，出现收费计算，再确定即完成此次药品销售出库。注：主要快键方式（回车：选中信息。F2：打开新窗体）52 销售退单 对于已经销售出库的药品，如果有客户要求退货，即进行这操作。类同进货退单操作（注：在默认下，货品退入的仓库和入库后的预售价、都跟原来药品出库时一样，也可重新定义）53 销售单查看可以按照销售单编号、销售单的时间间隔、客户、业务员、查询进货单。54 销售统计查询此功能模块与“进货统计查询”模块类似，请参看“进货统计查询”模块说明。55 利润结算 要结算利润首先要注意的是正确设置好结算的时间段，时间段的设置可精确到某一天。 窗体下图所示： 设置好结算时间段后，单击“结算”按钮即可统计出这段时间内的销售金额、进货金额、药品报损、流通费用、库存增减和利润。六、库存信息管理61 库存调整 库存调整管理主界面如下图所示:查询定位:按照各种条件查询库存药品