会议考勤系统使用手册.doc

会 议 考 勤 系 统使用手册2003年1月25日版本 V1.0目 录一、系统简介1二、系统要求22.1 硬件需求22.2 软件需求2三、系统安装3四、系统操作44.1 系统登录44.2 主界面44.3 职工资料54.3.1 增加职工64.3.2 删除职工64.3.3 察看详细信息64.3.4 修改信息7五、会议管理85.1 人员分组85.1.1 增加分组85.1.2 删除分组85.1.3 向组中添加成员95.1.4 删除组成员95.2 会议一览95.2.1 增加会议信息105.2.2 删除会议信息105.2.3 察看详细信息105.2.4 参加人员信息115.2.4 修改信息125.3 会议考勤125.3.1 会议签到125.3.2 会议离开(签出)155.4 考勤统计15六、卡片管理166.1 卡片库166.1.1 增加卡片166.1.2 删除卡片记录176.1.3 察看详细信息176.1.4 修改卡片信息176.2 成批加入卡片176.3 成批删除卡片18七、报表与统计197.1 会议查询197.1.1 按地点查询197.1.2 按时间段查询197.1.3 进行查询207.2 排序查找207.3 打印报表21八、系统设置248.1 更改口令248.2 用户管理248.3 系统词汇258.4 系统日志268.5 系统选项268.6 部门设置27九、资料传输299.1 功能说明299.2 传输操作29会议考勤系统 使用手册一、系统简介会议考勤系统是用以管理会议编排、考勤的软件系统。本软件系统的使用主要考虑到使用的方便以及与IC卡应用的结合，是IC卡系列应用软件的一个组成部分。同时，考虑到会议考勤系统中也需要记录单位的员工等信息，当用户同时具有系列软件中的人事管理系统和本会议考勤系统时，本软件可以共享其中的员工、部门和卡号信息。二、系统要求2.1 硬件需求人事管理系统需要安装在企业内部的服务器上，该服务器的硬件配置最低为：l Pentium II 300以上的CPU；l 128M 内存以上；l 100M 以上的硬盘剩余空间；l 具有串口连接以及与之连接的读卡设备；建议的硬件配置为：l Pentium III 600以上的CPU；l 256M 内存以上；l 300M 以上的硬盘剩余空间；l 具有串口连接以及与之连接的读卡设备；2.2 软件需求会议考勤系统需要安装在Windows中文服务器平台上，需要的软件环境为：l Windows2000 Server中文版 + SP3l SQL Server2000 + SP3三、系统安装如果您从CD-ROM安装本软件，请将安装CD放入CD-ROM驱动器中，安装程序会自动运行，如果安装程序没有自动运行，请运行“x:setup.exe”，其中“x”是您机器的CD-ROM驱动器盘符；如果您从硬盘或网络的某路径下安装本软件，请直接运行该路径下的“setup.exe”文件。安装程序启动后，按照屏幕的提示，依次点击“下一步”即可完成程序的安装。四、系统操作安装完成后，即可启动本软件。软件启动后，将打开“系统登录”的界面。4.1 系统登录这是进入系统前的认证步骤，请输入您的操作员账号和口令。l 点击“登录”将根据输入的内容验证后进入系统；l 点击“退出”将退出系统；l 点击“不登录”将进入未登录状态的系统，需要重新登录才能使用系统功能；4.2 主界面以下是系统的主界面的内容。从上至下分别是窗口标题、菜单栏、工具栏、主体、状态栏。所有的功能均可以点击菜单打开，某些常用的功能可以通过点击工具栏的快捷工具按钮打开。4.3 职工资料点击主界面的“人事资料”“职工资料”可以进入人事基本信息管理的职工信息一览界面。主体为所有职工的列表信息。4.3.1 增加职工点击“增加职工”，将弹出新增职工的输入框：在输入框中输入必要的信息后，点击“确定”就可以增加一条职工的记录。注意其中姓名和职工编号必须输入，而且职工编号不能与与已存在的重复。4.3.2 删除职工将记录移动到要操作的职工记录位置，点击“删除职工”，将弹出确认删除的对话框：点击“是”后将删除该记录。4.3.3 察看详细信息将记录移动到要操作的职工记录位置，点击“详细信息”，或者双击鼠标，将弹出该职工的详细信息：l 点击“薪酬记录”，可以显示该职工的所有薪酬记录；l 点击“奖惩记录”，可以显示该职工的所有奖惩记录；l 点击“考评记录”，可以显示该职工的所有考评记录；4.3.4 修改信息参照4.3.3的操作，进入职工详细信息窗口后，进行需要的修改和编辑，然后点击“确定”即可。五、会议管理5.1 人员分组在设置会议参加人时，需要对单位的人员进行分组，这样在加入时就可以按照不同的人员组来批量加入。人员组有两种类型，一类是按照部门划分的人员组，是系统提供的，不能修改；另一类是操作员自行建立其他的用户组，例如“中层干部”、“XX项目组”等。这样的人员分组信息由人员分组功能进行维护。点击主界面的“人事资料”“职工分组”可以进入人事基本信息管理的人员分组界面。5.1.1 增加分组点击“新建分组”，可以新建一个分组。注意分组的名称不能与已经存在的分组名称重复。在输入框中输入必要的信息后，点击“确定”就可以增加一条职工的记录。注意其中姓名和职工编号必须输入，而且职工编号不能与与已存在的重复。5.1.2 删除分组选择要删除的分组项目，点击“删除分组”，将弹出确认删除的对话框：点击“是”后将删除该分组。5.1.3 向组中添加成员将右下方“可选组成员”的记录移动到要添加的记录位置，点击“加入即可”。5.1.4 删除组成员选定要操作的组后：如果要删除该组中所有成员，点击“清空”按钮；如果要删除指定的成员，选择要删除的成员后，点击“删除”按钮。5.2 会议一览点击主界面的“会议管理”“会议一览”，会议一览界面。主体为所有会议的一览信息。5.2.1 增加会议信息点击“新建会议”，将弹出新增会议的输入框：在输入框中输入必要的信息后，点击“确定”就可以增加一条会议信息。注意其中会议代码和会议名称是必须输入的，且会议代码不能与已经存在的会议代码重复。可以点击“自动编码”为会议指定一个新的编码。5.2.2 删除会议信息将记录移动到要操作的会议位置，点击“删除会议”，将弹出确认删除的对话框：点击“是”后将删除该会议的信息。5.2.3 察看详细信息当会议信息基本录入后，将记录移动到要操作的薪酬记录位置，点击“详细信息”，或者双击鼠标，将弹出该记录的详细信息：5.2.4 参加人员信息参照5.2.3的操作，进入会议详细信息窗口后，点击“参加人员”页面： 该窗口列出了会议的所有参加人员。如要设置该会议的参加人员，请点击“设定参会人”：可增加参会人有三类：l 按照单个人员增加：在“本单位人员”中选择后点击“增加选择的人员”；l 按照组增加：在“本单位分组”中选择后点击“增加该组的人员”；l 增加临时人员：在“临时人员”中填写姓名、单位、卡号(每个会议临时给一个卡号)、部门中填写对应的信息后点击“增加此临时人员”；删除参加人员请：l 删除单个人员：在“参加人员列表”中选择后点击“删除”；l 删除全部人员：“清空”；填写完毕后点击“关闭窗口”即可。5.2.4 修改信息参照5.2.3的操作，进入会议详细信息窗口后，进行需要的修改和编辑，然后点击“确定”即可。5.3 会议考勤5.3.1 会议签到点击主界面的“会议管理”“会议签到”，可以打开选择会议的窗口：选择要进行签到记录的会议，点击确定：此后系统自动进入签到记录状态，由参加人员刷卡统计。当正常记录了签到信息时，显示：当该人员已经签到后又刷卡时显示：当持卡人不是本会议的参加人时显示：5.3.2 会议离开(签出)操作方式与5.3.1中描述的一致，只是选择的是“会议管理”“会议离席”菜单。5.4 考勤统计当会议的签到和签出统计完毕时，进入会议明细窗口，将可以显示会议的考勤统计页面：六、卡片管理6.1 卡片库点击主界面的“IC卡管理”“卡片库”可以进入卡片信息管理的卡片一览界面。6.1.1 增加卡片点击“增加卡片”，将弹出新增卡片的输入框：其中，“完整卡号”项目会自动生成，不用手工输入。在输入框中输入必要的信息后，点击“确定”就可以增加一条卡片的记录。6.1.2 删除卡片记录将记录移动到要操作的卡片记录位置，点击“删除卡片”，将弹出确认删除的对话框：点击“是”后将删除该记录。6.1.3 察看详细信息将记录移动到要操作的薪酬记录位置，点击“详细信息”，或者双击鼠标，将弹出该记录的详细信息。6.1.4 修改卡片信息参照6.1.3的操作，进入薪酬详细信息窗口后，进行需要的修改和编辑，然后点击“确定”即可。6.2 成批加入卡片选择“IC卡管理”成批加入，即显示成批加入IC卡的对话框：其中卡号自“从”至“到”中填写的数字都将自动生成。确定后点击“加入”即可成批加入IC卡。点击“关闭”以关闭本窗口。6.3 成批删除卡片选择“IC卡管理”成批删除，即显示成批加删除IC卡的对话框：操作的方式与6.2中一致。七、报表与统计7.1 会议查询可以按照地点和时间段对会议进行查询，点击“会议管理”“会议查询”，可以显示会议查询窗口：7.1.1 按地点查询点击“按照地点”：将要查询的会议地点加入到“需要查询的地点”中即可。7.1.2 按时间段查询点击“按照时间段”： 选择要查询的时间范围即可。7.1.3 进行查询点击“搜索”，将显示会议列表窗口，其中显示了按照给定条件查询的结果。7.2 排序查找在列表中，点击某一列的列头，即可使列表按照该列的次序排列。例如卡片库中点击“完整卡号”，可以使卡片按照完整卡号排列：再次点击，可以按照相反的次序排列：用这样的方法可以很快查找到需要的记录。7.3 打印报表在所有有列表显示的窗口中，点击工具栏的“”按钮，即可打印该列表的对应报表。例如按照7.2的步骤，卡片库中设置要打印的内容，点击“”按钮，进入预览窗口：在此窗口中，点击l “直接打印”：将报表直接输出到打印机；l “页面设置”：打印的一些设置；l “分页预览”：实际打印效果分页察看；“分页预览”中，可以调整预览的比例，例如可以设置为同时显示多页的效果：如果需要对报表的内容进行进一步编辑，也可以将报表输出到一个EXCEL文件。方法是点击工具栏的“”按钮，则弹出选择保存文件的对话框：点击“保存”后就将报表保存为指定的EXCEL文件了。八、系统设置8.1 更改口令如果需要更改某个用户的使用口令，必须以该用户的身份登录，并选择“系统”“更改密码”，则弹出更改密码的对话框：重复输入新的密码后点击“确定”即可。8.2 用户管理如果，必须以具有用户管理权限的身份登录(如administrator用户)，并选择“系统”“操作员管理”，进入系统操作员管理界面：在此界面中的各功能为“增加用户”：增加一个系统操作员；“删除用户”：删除一个系统操作员；“关闭窗口”：关闭当前窗口；选择了用户后在右侧的列表中显示了该用户的权限，在需要赋予的权限上打钩即可。注意：系统管理员administrator可以修改口令，但不能删除，而且总具有所有的权限。8.3 系统词汇系统词汇即常用词是系统中供选择的一些常用词汇，例如职称、职务等等。在常用词管理界面中就可以进行常用词的管理。方法是点击菜单的“系统”“系统词汇”，即弹出系统词汇管理的窗口： 本窗口中，上部是系统词汇的类别一览，选择一个类别后，在下部显示该类别的所有可选词汇。例如图中选择了“人员职务的下拉列表内容”，则显示“办事员”、“经理”等项目。这也就是在人员信息编辑窗口中，职务一栏可以下拉进行选择的内容。8.4 系统日志点击“系统”“系统日志”，可以显示对系统进行操作的记录：在此界面中的各功能为“删除所有记录”：将显示的所有记录删除；“输出到Excel”：将显示的记录导出为Excel文件；“关闭窗口”：关闭当前窗口；8.5 系统选项点击“系统”“系统选项”，可以对系统进行设置：其中：l 区号位数和卡号位数是用来将区号和卡号合并成为完整的IC卡号用；l 读卡器使用端口是连接的读卡器使用的COM端口号；l 用户单位的信息显示在“关于”对话框中；l 数据库连接的连接字串是连接到SQL Server数据库的设置，请修改其中的“Data Source”、“User Id”、“Password”项目以连接到实际使用的SQL Server服务器。数据库连接有两部分的内容，一是会议系统的连接字串，这是本系统所使用的数据库设置；另一是人事系统的连接字串，在同时安装有人事管理系统时，在人事管理系统的系统选项管理中可以找到对应的内容，将对应的内容复制到这里即可。这部分的内容是为了从人事系统中导入相应的数据而建立的。8.6 部门设置部门是会议管理系统中人事信息相关的内容，很多查询和统计都是以部门为条件的，本系统中，企业的部门设置可以自行调整。点击主界面的“人事资料”“部门设置”可以进入人事基本信息管理的部门设置管理界面。在此界面中的各功能为“增加部门”：增加一个部门；“删除部门”：删除一个部门；“关闭窗口”：关闭当前窗口；九、资料传输9.1 功能说明系统设计时，考虑到具有人事系统的情况下，本系统的人员、部门、卡片等信息应当与之同步；在没有人事系统的情况下本系统的这些内容也可以独立运作。因此，设立资料传输功能，用以将